レストランのスケジュールの立て方 (+ チームの生産性を最大化するためのヒント)

レストランのスケジュールを立てるのは、さまざまな要素や相反する優先事項を考慮し、バランスを取る必要があるため、難しい場合があります。

従業員はさまざまな時間に働きたい場合があり、休暇を希望する人もいれば、勤務時間の増減を希望する人もいます。 これらすべてを管理しながら、すべてのシフトが確実に埋まり、スタッフが可能な限り生産性を発揮できるようにする必要があります。

幸いなことに、完璧なレストランのスケジュールを作成するのはそれほど難しいことではありません。 いくつかのヒントとコツに従えば、このプロセスは非常に簡単であることがわかります。 このガイドでは、レストランのスケジュールの立て方について知っておくべきことをすべて網羅し、成功するためのヒントを提供します。

レストランのスケジュール設定がなぜそれほど重要なのでしょうか?

レストランの円滑な運営にはスケジュール管理が不可欠です。 適切なスケジュール設定がビジネスの成功に役立つ重要な方法のいくつかを詳しく見てみましょう。

すべてのシフトが確実にカバーされるようにする

レストラン業界では、繁忙期の人員不足ほど最悪なことはありません。 注文に時間がかかり、従業員の士気が低下し、顧客のエクスペリエンスが低下する可能性が高くなります。

スケジューリングの主な利点の 1 つは、すべてのシフト中にすべての役割が確実にカバーされることです。 特定のシフトに必要なラインシェフ、バススタッフ、給仕スタッフの数を決定し、各シフトで働く適切な従業員を割り当てることができます。

一度に 1 週​​間分のスケジュールを作成すると、レストランが数日間にわたってスタッフをフルに配置できることがわかり、安心できます。

従業員の生産性を最大化する

レストランの従業員は、可能な限り生産性を高めるためにチームとして働く必要があります。 お互いの役割を担うウェイターと、働き方が一致するシェフが必要です。

スケジュールを設定すると、どの従業員がどのくらいの頻度で一緒に働くかを決定することができます。 協力してうまく働く従業員はより幸福で生産性が高くなる傾向があり、それが顧客体験の向上と収益の増加につながる可能性があります。

作業を従業員全体に均等に分散する

レストラン業界では、一部のシフトが他のシフトよりも接客スタッフにとって有利であることはよく知られています。 たとえば、高級レストランでは、平日のランチ時よりも週末の夜の方が混雑する可能性が高くなります。 シフトが忙しいほどチップも多くなるため、従業員は通常、こうした有利なシフトをできるだけ多く取得したいと考えます。

スケジュールを作成するときにこれを考慮して、すべての従業員が均等にシフトを配分できるようにすることができます。 そうすれば、従業員は毎週ほぼ均等にチップを獲得できるチャンスが得られます。 このように公平に扱われていると感じている従業員は、あなたのレストランで働くことを楽しむ可能性がはるかに高くなります。

人件費を節約する

すべてのシフトが確実にカバーされるようにすることは重要ですが、必要のない労働力にお金を払いたくもありません。 それは、過剰な人員を排除し、残業を可能な限り減らすことを意味します。

スケジュール ソフトウェアを使用すると、各シフト中に必要な補償範囲を予測し、適切な数の従業員をスケジュールすることができます。 また、各従業員が 1 週間に何時間スケジュールされているかを監視し、残業時間を減らすために調整することもできます。

レストラン従業員のスケジュール管理はどのように機能しますか?

レストランの従業員のスケジュール設定は、マネージャーがビジネスの運営上のニーズと最も忙しい時間帯、従業員の空き状況、スキル、シフトの好みを判断することから始まります。 次にマネージャーは、通常は紙とペン、オンライン スプレッドシート、またはデジタル スタッフ スケジュール ツールを使用して、これらの要因を考慮したスケジュールを作成します。

スケジュールは従業員と共有され、必要に応じて変更をリクエストできます。 マネージャーは、スケジュールの競合や人員不足や人員過剰などの問題を回避するために、必要に応じてシフトを更新します。 マネージャーと従業員の両方は、スケジュールに影響を与える可能性のある欠勤に関して、特に柔軟でコミュニケーションを取る必要があります。

ほとんどのレストラン経営者にとって、従業員のスケジュールを作成する最良の方法は、専用のスタッフ スケジュール ソフトウェアを使用することです。 これにより、毎日をシフトに分割し、どの従業員をそのシフトに割り当てるかを決定できます。

Connecteam などの一部のスケジュール プラットフォームは、スケジュールを作成するためのドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを提供します。 これは、最初のスケジュールを作成し、カレンダー内でシフトと従業員を移動するだけで変更できるため便利です。 また、ある週から次の週までスケジュールを複製することもできるため、レストランの人員配置のニーズが比較的安定している場合は、時間を節約できます。

もちろん、各シフトにどのような補償が必要かを知る必要があります。 この情報は通常、あなた自身の経験に基づいているため、レストランが最も混雑する曜日と時間を考えて、そこから行くようにしてください。 また、必要に応じて今後のスケジュールを調整できるように、毎日のスタッフ配置の質についてメモを取ることもお勧めします。

スタッフのスケジュールを立てる方法

レストランのスケジュール設定の基本を理解したところで、レストランのスケジュールの作成方法について詳しく見ていきましょう。 6つのステップに分けて説明していきます。

ステップ 1: シフトをレイアウトする

レストラン従業員のスケジュールを作成する最初のステップも最も複雑です。 必要なシフトと各シフトがカバーする時間を決定する必要があります。

次のセクションでは、最も一般的なレストランのシフト スケジュールのいくつかについて説明します。 多くのレストラン経営者は 4 時間と 8 時間のシフトを組み合わせていますが、12 時間のシフトを採用しているレストランもあれば、時間ごとにスケジュールを設定しているレストランもあります。

どのシフト構造を使用する場合でも、シフト レイアウトを毎週同じに保つと通常は効果的です。 これにより、従業員の混乱が軽減され、スケジュール設定プロセスが簡素化されます。

レストランの各タスクに必要な従業員の数も決定する必要があります。 つまり、厨房には何人必要ですか? 待機スタッフは何人いますか? 案内係とバススタッフは何人いますか?

これを正しく行うには、試行錯誤が必要です。 過去のスケジュールがある場合はそれを確認し、特定の日時にレストランが通常どのくらい混雑するかを考えてください。 追加の顧客を呼び込む可能性がある休日を考慮することを忘れないでください。

ステップ 2: スケジュールの長さを決定する

座ってスケジュールを立てるときは、おそらく一度に複数の日のシフトをスケジュールすることになるでしょう。 そうしないと、毎日スケジュールを作成するのに時間を費やす必要があり、あまり効率的ではありません。

しかし、何日間のスケジュールを立てるべきでしょうか?

多くのレストランでは、答えは一度に 2 週間です。 2 週間分のシフトを公開すると、従業員は事前に計画を立てることができますが、あまり将来に偏ることもありません。 隔週スケジュールの場合、毎年 26 個のスケジュールを作成して公開する必要があります。

レストラン経営者の中には、毎月のスケジュールを作成することを選択する人もいます。 これにより、毎年作成する必要があるスケジュールの数が 12 に減ります。ただし、従業員は 1 か月以上先の計画を立てるのが難しい場合があります。 これにより、土壇場での休暇申請が増えたり、ノーショーが発生したりする可能性があります。

毎週のスケジュールもオプションです。 週単位のシフトがもうすぐ始まるため、従業員が予期せぬ休暇を取得したり、その他の問題により出勤できなくなる可能性は低くなります。

ただし、従業員が毎週のスケジュールに基づいて生活を計画するのは難しく、士気の低下につながる可能性があります。 レストランのマネージャーとして、わずか 1 週間前にシフトを計画することもストレスになる場合があります。

ステップ 3: スケジュールの下書きを作成する

スケジュール全体のシフトをレイアウトしたら、シフトへの従業員の追加を開始できます。 この段階では大まかな草案を作成しているため、残業を最小限に抑えたり、各従業員の労働時間のバランスをとったりすることについてあまり心配する必要はありません。 目標は、すべてのシフトを埋めることです。

過去 2 週間のスケジュールがある場合は、それを複製して下書きスケジュールを作成できます。

ステップ 4: スケジュールを微調整する

すべてのシフトを入力したら、微調整を行います。

まず、すべてのシフトが実行可能であることを再確認します。 シフトに割り当てた各従業員は、割り当てられた役割を遂行する資格を持っている必要があります。 また、スケジュールしたシフトが従業員が休暇を申請した時間と矛盾していないかも確認する必要があります。

次に、各従業員に割り当てられた時間をカウントします。 各従業員は、通常予定しているおおよその勤務時間数を確保する必要があります。 従業員の残業が予定されている場合は、残業コストを最小限に抑えるためにシフトで従業員を交代することができます。

最後に、各従業員に割り当てたシフトがバランスが取れているかを確認します。 つまり、各従業員には、ほぼ同じ数の有利なシフト (週末の夜など) が割り当てられている必要があります。 これが 1 つのスケジュール内で不可能な場合は、スケジュールを作成するたびに、より有利なスケジュールを受け取る従業員を変更するようにしてください。

ステップ 5: スケジュールを公開する

スケジュールの準備ができたら、それを公開して従業員と共有できます。

少なくともスケジュールの長さ分だけ事前にスケジュールを公開することをお勧めします。 つまり、隔週のスケジュールを作成する場合は、新しいスケジュールをそれぞれ 2 週間前に公開します。 毎月のスケジュールについては、1 か月前に公開します。

プロのヒント:

従業員が見つけやすい場所にスケジュールを公開します。 電子メールで送信したり、スケジュール アプリを通じて利用できるようにしたりできます。 スケジュールのコピーを印刷し、レストランのスタッフエリアに貼っておくのも良いでしょう。

ステップ 6: 調整を行う

新しいスケジュールを公開すると、必然的に従業員が変更を要求するようになります。 変更に対応するにはいくつかの方法があります。

まず、あなたの承認を得て、従業員が互いにシフトを交換できるようにすることができます。 シフトの交換は、すべてのシフトが確実にカバーされるようにするのに役立ち、どの変更が自分たちに適しているかを決定するのは従業員に任されているため、調整のための比較的簡単なオプションです。

別のオプションは、従業員をシフトから削除し、シフトを開いたままにすることです。 資格のある従業員は、あなたの承認を得て、空いているシフトを申請できます。 これにより、追加の時間を取得したい従業員に方法が提供されます。

直前にスケジュールを変更する場合は、スケジュールを変更したらできるだけ早く従業員に電話またはテキスト メッセージを送り、調整内容を知らせてください。

レストランの勤務スケジュールの種類

レストランに最適なスケジュールを自由に作成できますが、ほとんどのレストラン経営者は、いくつかの一般的なスケジュール構造に集中しています。

固定シフト

固定シフトでは、従業員は毎週同じスケジュールで働きます。 これにより、スケジュールが簡単になり、従業員が一貫したチームで働くことができるため、利点が得られます。

固定シフトの欠点は、柔軟性があまりないことです。 繁忙期への対応が困難になる場合があります。 また、一部の従業員が他の従業員よりも有利なシフトを繰り返し働くという不均衡なスケジュールが生じる可能性もあります。

ローテーションシフト

ローテーションシフトでは、従業員のスケジュールが週ごとに変わります。 通常、シフトは予測可能なパターンで回転します。 最も一般的なローテーション シフト スケジュールの 3 つを次に示します。

5-2-2-5 スケジュール

5-2-2-5 スケジュールでは、従業員は 5 日間勤務し、2 日間休んで、2 日間勤務し、その後 5 日間休む必要があります。 シフトは通常 12 時間ですが、8 時間と 4 時間のブロックに分割することもできます。

2-2-3スケジュール

2-2-3 シフト スケジュールは、24 時間年中無休で営業しているレストランで通常使用されます。 従業員は 2 日勤務し、2 日休み、その後 3 日勤務します。 翌週は2日休み、2日出勤、そして3日休みとなります。 シフトは通常12時間です。

5-4-9スケジュール

5-4-9 スケジュールは、週 5 日営業する多くのレストランで使用されています。 従業員は、1 週間に 4 日 9 時間勤務、1 日 8 時間労働をし、次の週には 4 日 9 時間勤務し、1 日休みます。

分割シフト

長時間の休憩によって分割されるシフトは、分割シフトとして知られています。 これらを使用すると、従業員が昼食時間に勤務し、その後数時間休憩して夕食のサービスに戻ることができます。

シフトを分割すると、レストランの混雑時に従業員が作業に費やす時間を削減できます。 ただし、従業員が健全なワークライフバランスを達成することがより困難になる可能性もあります。 カリフォルニアを含む一部の州では、分割シフトで働く従業員に追加の報酬を受け取る権利があります。

レストランのスケジュール設定のヒント

レストランに常に適切なスタッフを配置するために役立つ 5 つのヒントをご紹介します。

スケジュールポリシーを設定する

基本的なスケジュール ポリシーのセットを作成し、それを遵守します。 これには、どれくらい前にスケジュールを公開するか、従業員がどれくらい前に休暇申請を行う必要があるかなどが含まれます。

スケジュール ポリシーには、各従業員の最低勤務時間を設定したり、特定のシフトを多忙として指定したりすることもできます (したがって、チップを受け取るのに適しています)。

休暇要求を尊重する

従業員が休暇を要求した場合は、その要求を尊重するためにできる限りのことを行ってください。 たとえ忙しくても、従業員が燃え尽き症候群に陥ることは望ましくありません。 休暇申請が拒否されたとわかった従業員は、他の場所で仕事を探す可能性も高くなります。

シフトリマインダーを送信する

自動化されたシフトリマインダーは、ノーショーの削減に大いに役立ちます。 これらは、従業員のモバイル デバイスに送信されるテキスト メッセージやプッシュ通知と同じくらい簡単なものにすることができます。

従業員のクロストレーニング

人員不足を減らすための 1 つのアプローチは、従業員を相互トレーニングすることです。 たとえば、テーブルを待つために案内係をクロストレーニングするとします。 そうすれば、レストランが特に混雑しているときや、接客スタッフの一人が出勤しなかったときに、彼らが介入する可能性があります。

従業員が複数のポジションに就くために相互トレーニングを受けるほど、作成するすべてのスケジュールに冗長性が組み込まれます。

データを収集します

毎日の終わりに、実際に必要な保障の量と比べて、人員配置がどうだったかをメモしてください。 特定のシフト中に常に人員が不足しているか、人員が過剰である場合、それがデータに表示されます。 このデータを使用して、それに応じてスケジュールを調整できます。

レストランのスケジュール設定のベスト プラクティス

いくつかのベスト プラクティスに従うと、より適切なスケジュールを作成し、従業員の満足度を維持し、ビジネスの収益を最大化することができます。

スケジュール管理ソフトを使う

紙とペン、または Google スプレッドシートや Microsoft Excel などのデジタル スプレッドシートを使用してレストランのスケジュールを作成することもできますが、これらのオプションは時間がかかり、間違いが非常に発生しやすくなります。

一方、Connecteam のようなスケジュール ソフトウェアを使用すると、スケジュールの作成にかかる時間を大幅に短縮できます。 また、人員不足または人員過剰につながる可能性のあるスケジュールの競合やエラーを排除するのにも役立ちます。

最適なオプションでは、迅速かつ簡単にスケジュールを作成できる直感的なドラッグ アンド ドロップ インターフェイス、空きシフトを作成する機能、資格や好みなどに基づいて従業員をスケジュールするオプションが提供されます。

事前に計画を立てる

スケジュールの最初のシフトのかなり前にスケジュールを作成して公開します。 これにより、従業員は新しいスケジュールを計画する時間を得ることができます。 従業員がシフトのために誰かを雇う必要がある場合、代わりの人を見つけるまでに数日かかることがあります。

バックアップシステムを構築する

間違いや緊急事態は起こるものであり、そのような事態に備えておくことが重要です。 おそらく、従業員がシフトに来なかったり、レストランが予想よりもはるかに忙しい夜を過ごしたりする可能性があります。 原因が何であれ、現在勤務していない従業員からバックアップを得られるシステムを整備することが重要です。

これを達成する 1 つの方法は、オンコール対応、つまり、すぐに出社できるように従業員に割引料金を支払うことです。

あるいは、急遽出勤することに同意した従業員に時間を 1 時間半与えることもできます。 これは、通常の時給の 1.5 倍の賃金を支払うことを意味します。

従業員とのコミュニケーション

スケジュールについて従業員とコミュニケーションを深めれば増やすほど、スケジュールに関する問題が発生することは少なくなります。 スケジュール、空き状況、シフトの希望について、定期的に直接会ったり、電子メールやテキスト メッセージで連絡したりしてください。

さらに、新しいスケジュールを作成する前に休暇申請を提出するよう従業員に通知します。 また、新しいスケジュールがいつ発表されるのか、スケジュールの公開後に発生した問題への対処方法も従業員に知らせる必要があります。

結論

レストランのスケジュールでは、レストランに常に適切なスタッフが配置されるようにすると同時に、従業員の満足度を維持する必要があります。 スケジュールを作成するには、シフトを配置し、従業員間で仕事を均等に分散し、必要に応じて調整することが必要になります。

最初はスケジュールを立てるのが大変に思えるかもしれませんが、練習することでプロセスは簡単になります。 この記事で共有した重要なヒントに従い、専用のスケジュール作成ソフトウェアを使用すると、素晴らしいレストランのスケジュールを簡単に作成できることがわかります。

詳細については、最高のレストラン スケジュール ソフトウェアに関するガイドを参照して、あなたのビジネスに適したツールを見つけてください。

今すぐ Connecteam を無料で始めましょう!

よくある質問

Excel を使用してレストランのスケジュールを作成できますか?

Excel を使用してレストラン従業員のスケジュールを作成することは可能ですが、それは良い考えではありません。 Excel ではシフトを追跡できなくなり、スケジュールの競合が発生して、後でビジネスに悪影響を及ぼす可能性が高くなります。 代わりに、Connecteam などの専用のスケジュール ソフトウェアを使用することをお勧めします。

レストランのスタッフのスケジュールをどうやって決めるのですか?

レストランで 1 日を通して何人の従業員が働く必要があるかを決定するのは難しい場合があります。 予定されている取材内容とレストランの混雑状況を比較してメモをとることをお勧めします。 時間が経つにつれて、シフトのスケジュールを立てる方法を決定するために使用できるデータが大量に得られるようになります。

さらに優れた記事をメールボックスに直接受け取りたいですか? ここから購読してください