チームメンバーと情報を共有する 12 の効果的な方法
公開: 2023-06-18業界に関係なく、情報の共有は組織の日常業務の大きな部分を占めている可能性があります。 作業指示、新しいオンライン プラットフォームの手順、より効果的に作業するためのヒントやベスト プラクティス、さらには次の休日の予定などを共有することもあります。
今日の忙しい世界では、非常に多くのコミュニケーションが行われており、重要な詳細が漏れてしまう可能性があります。 その場合、従業員は仕事をするために必要な情報を持っていない可能性があります。 さらに悪いことに、自分たちが蚊帳の外に置かれると、イライラしたり、無視されたり、無関心になったりする可能性があります。
私たちはこれらの問題を回避するためにここにいます。 以下では、チームメンバーと情報を共有する方法を詳しく説明します。 また、透明性を高め、誤解や情報の損失を防ぐ方法もお教えします。 さらに、使用する最も効果的なコミュニケーション チャネルや、Connecteam などのソフトウェアを使用して全員を同じ認識にする方法についても説明します。
重要なポイント
- 効果的な情報共有は、より信頼され、より効果的で効率的な従業員を生み出す、より良い職場文化の構築に役立ちます。
- 使用するコミュニケーション チャネルを選択するときは、すべての従業員が情報を簡単に見つけてアクセスできるようにする方法を考慮する必要があります。
- 双方向のコミュニケーションとフィードバックは、より強力な情報システムの作成に役立ちます。
- 1 つのプラットフォームを複数の通信チャネルで使用すると、情報が見逃されるリスクを軽減できます。
- Connecteam のようなオールインワン プラットフォームは、情報共有のニーズに対する完璧なソリューションです。
チームメンバーと情報を共有することの重要性
情報の共有は、収益と会社の成功にとって非常に重要です。 データと重要な知識を効果的に共有すると、次のことが可能になります。
従業員の生産性向上を支援
適切なコミュニケーション システムがあれば、チームは従業員のマニュアル、指示、その他仕事に必要なものを探すのに何時間も費やす必要がなくなります。 その代わりに、仕事により多くの時間を費やします。
従業員がより効率的に仕事をするよう奨励する
これは簡単です。ベスト プラクティスやヒントに関する知識を共有することで、従業員の仕事の改善に役立ちます。
より良い職場文化を構築する
企業が組織の変更や今後のイベントについて詳細を共有すると、従業員は参加していると感じます。 これにより、より強力な職場文化を構築することができます。
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課題のリスクを軽減する
職場の課題の多くは情報共有が不十分であることが原因です。 たとえば、遅刻しそうになったときに電話する必要があると従業員に指示されていない場合、管理者は従業員が電話をかけず、欠席することにイライラする可能性があります。 プロセスと期待を伝えることで、このような多くの問題が解決されます。
従業員の満足感とエンゲージメントを維持する
誰もが口伝えではなく会社から直接情報を得ることができれば、従業員はチームの一員であると感じる可能性が高くなります。 情報を共有することで信頼関係が生まれます。
イニシアチブからより良い結果を得る
会社で読書クラブを立ち上げる場合でも、組織のホリデー パーティーを計画する委員会が必要な場合でも、チームに情報を届ける方法があれば、より多くの賛同を得ることができます。
責任を軽減する
高額な訴訟のリスクを軽減するために、安全性や業界固有の規制情報を伝達する必要がある場合があります。 たとえば、医療業界に従事している場合、チームは患者データを保護し続ける方法を知る必要があります。
チームメンバーと情報を共有する 14 の方法
グループで情報を共有する最適な方法は、何を共有するか、誰と通信するかによって異なります。 組織はオンラインでもオフラインでも通信でき、情報を共有するそれぞれの方法に適切な場所があります。
以下に、チームと連絡を取り合い、チームが必要なリソース、事実、データを確実に入手できるようにする 14 の方法を示します。
9つのオンライン方法
- 会社のウィキ。 これらは、(通常は) 変更されないデータに関する情報をグループと共有するための最良の方法です。 ここでは、たとえば、提供するサービス、価値観、ミッション ステートメントなどを説明します。
- インスタントメッセージング。 Slack や Connecteam などのインスタント メッセージングを可能にするプラットフォームは、個人やグループとの即時のコミュニケーションに適しています。 モバイル デバイスから直接他のチーム メンバーと接続し、リアルタイムでチャットできます。 たとえば、プロジェクトの突然の変更についてすぐに連絡したり、悪天候の到来について現場のチームに警告したりできます。
- オンラインビデオ。 オンラインに投稿される 2 ～ 3 分の短いビデオは、作業タスクをデモしたり、トレーニングを提供したりするのに最適な方法です。 グループで情報を共有するのにも最適です。
- 電話。 これらは、従業員から即座に情報を得る良い方法となります。 たとえば、従業員がシフトに現れない場合、電話で問題を迅速に解決できます。
- Eメール。 これは、公式の正式な通知、特に文書を保管したい場合に使用する良い方法です。 たとえば、合併を発表したい場合には、これが正しい選択となる可能性があります。 電子メールではすべてを説明するスペースが得られ、従業員は自分の時間にメッセージを読むことができます。
- 会社のニュースフィード。 これは、特定のチームまたは組織全体と同時に情報を共有するのに最適です。 より正式な発表のために電子メールの代わりとして使用することもできます。
- コラボレーションを可能にするツール。 Google ドキュメントや Connecteam などのプラットフォームは、共同作業や社内情報の共有に最適です。 たとえば、プラットフォームの 1 つを使用してプロジェクト ファイルを共有したり、従業員に新しい会社のミッション ステートメントの草案に独自のアイデアを追加するよう依頼したりできます。
- コンテンツ管理システム (CMS)。 コンテンツ開発を管理するために設計されたプラットフォームを使用すると、期限やプロジェクトを追跡したり、従業員が作業タスクにコメントしたり、新しい割り当てやファイルを共有したりすることができます。
- 社内ソーシャルネットワーキング。 Yammer や Connecteam などのプラットフォームは、安全な社内ソーシャル メディア プラットフォームとして機能し、従業員はソーシャルな「ウォータークーラー」チャットに参加できます。
5つのオフライン方法
社内でオフラインで情報を共有する最も効果的な方法は次のとおりです。
- 毎日のスタンドアップ。 これらの短い毎日のミーティングは、プロジェクトの進捗状況やチームの目標を共有するのに役立ちます。 また、作業を遅らせる可能性のある課題を共有して対処することもできます。
- 1対1のミーティング。 特定の個人と対面で情報を共有します。
- 毎週のチームミーティングと毎月の全社ミーティング。 全員を集めることで、今後の仕事やシフト、進捗状況など、今後の目標を達成するために必要なあらゆることに取り組むことができます。
- 四半期ごとの全員参加会議。 全員参加会議には、全従業員や経営陣を含むすべての利害関係者が集まり、全社的な問題を検討します。 これには、新しい会社目標や新しいリーダーシップの導入が含まれる場合があります。
- 会社は撤退する。 リトリートでは、従業員が仕事以外でも集まります。 これは、従業員の士気を向上させ、チームを強化し、燃え尽き症候群のリスクを軽減することを目的とした、コーチング、スキル構築、社交、ネットワーキング、アイスブレイク活動の機会です。
プロのヒント:
プロセス、トレーニングなど、チームと共有する必要があるすべての情報を書き留めます。 各リソースの横に、この情報を共有するための最適な方法を 1 つまたは 2 つ書き留めます。 これは、組織でどのようなコミュニケーション方法が (いつ) 最適に機能するかを確認するのに役立ちます。
社内で良好なコミュニケーションを促進する方法
チームメンバーと情報を共有するための 14 の効果的な方法を見てきましたが、状況に応じて異なるコミュニケーション方法が必要になることがお分かりいただけたかと思います。 優れたコミュニケーション戦略が役に立ちます。
作成方法は次のとおりです。
透明性のレベルを確立する
チームと共有する情報の量を検討してください。 疑問がある場合は、透明性を高める方を選択してください。 これにより信頼が促進され、情報共有の前例となるため、従業員も自分の洞察を共有するようになります。
会社のリーダーとマネージャーは、どのような情報を共有できるのか、どのような情報を非公開にするのかについて話し合う必要があります。
どの情報を誰が共有するかを定義することもできます。 たとえば、マネージャーがチームの目標を共有し、リーダーが全社的な変更を共有する責任を負うことを決定することができます。
チームのニーズを考慮する
若い従業員はダイレクト メッセージングやインスタント コミュニケーションを好む場合がありますが、年配の従業員の中には電子メールや電話を好む人もいます。 しかし、常にそうとは限りません。
チームを調査して、どのような形式の情報共有が全員にとって効果的かを調べてください。
コンセンサスがある場合は、たとえば電子メールを介したインスタント メッセージングなど、ある通信チャネルを別の通信チャネルよりも選択することができます。 または、全員が確実に閲覧できるように、同じ情報をいくつかのチャネルで共有することもできます。
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コミュニケーションを一方通行ではなく、協力的なブーメランにする
あなたの会社で情報がどのように流れているかを見てください。 チームにニュースや最新情報を送信すると、その情報がフィードバックや新鮮なアイデアとともに戻ってくるはずです。
この種の協力的なアプローチがあれば、情報に基づいて構築することができます。
たとえば、会社の休日パーティーのアイデアを共有することを想像してください。 数人の従業員がボランティアでイベントを企画し、装飾に関するアイデアを共有しています。 突然、使える情報を送受信するようになりました。
情報が一方通行にならないように、最新情報や会社のニュースを共有するときに追加のアイデアを求めてください。 たとえば、ファイルを共有して、「ここに何か足りないことに気づいたら、知らせてください」と書き込むとします。
情報をキャッチアップしやすくする
従業員が全社規模のバーチャル会議に参加できない場合、または新しいトレーニングに関する通知を見逃した場合は、必ず遅れを取り戻せるようにしてください。 たとえば、会議のメモをオンラインの会社ナレッジ ベースに投稿したり、トレーニングに関するリマインダーを送信したりできます。
オンライン プラットフォームまたは従業員ニュースレターは、全員が必要な情報を確実に入手できる 2 つの優れた方法です。 新しいニュースや更新情報が共有された場合は、中央の場所に投稿して、誰もが最新情報を入手できるようにします。
情報共有方法を評価する
リソース共有を遅らせているスピードバンプを積極的に探します。 従業員がオンラインでファイルを表示するための適切な権限を持っていること、およびファイルが最新の情報で更新されていることを確認します。 混乱を避けるために、古いリソースをオンラインから削除してください。
さらに、アクセスできるデータやリソースに関するフィードバックをチームに定期的に求めます。 仕事をより良く行うのに役立つ追加のトレーニング オプション、チェックリスト、フォーム、またはその他の情報があるかどうかを尋ねます。 次に、これらのリソースの実装に取り組みます。
適切なチャネルを通じて適切な手に情報を届けるためのルールを設定する
ほとんどの従業員はインスタント メッセージで解雇について知りたくありません。 ただし、チームと共有するビデオ メッセージなど、公開のフォーラムで賞賛を聞きたいと思うこともよくあります。
全員で会議を開き、さまざまな種類の情報をどのように共有するかを検討します。 これは、情報の共有に関して何が適切で何が不適切であるかについて合意に達するのに役立ちます。 たとえば、雇用の変更に関する情報は電子メールのみで共有する必要があると決定する場合があります。
情報を共有する方法を検討するだけでなく、いつ情報を共有するかも考えてください。 たとえば、管理者が時間外に従業員に連絡できるかどうか、またいつ連絡できるかについてルールを設定するとよいでしょう。
情報を共有する方法を検討するときは、アクセシビリティを忘れないでください。 たとえば、聴覚に障害のある従業員はビデオ メッセージのクローズド キャプションを高く評価しますが、他の従業員は文書、メッセージ、その他のお知らせに含まれる画像やグラフィックから恩恵を受ける可能性があります。
Connecteam を使用してチームメンバーと効果的に情報を共有する
Connecteam は、あらゆるコミュニケーションと情報共有のニーズに対応するオールインワン プラットフォームです。 エンドツーエンドのデータ暗号化とストレージ制限がないため、必要なすべてのファイルやドキュメントを安心して共有できます。
あなたの仕事生活を楽にする機能を詳しく見てみましょう。
ナレッジベース
Connecteam を使用すると、すべての重要な企業情報が詰まったナレッジ ベースを作成できます。 従業員はいつでもどこでもモバイル デバイスから直接アクセスできます。 Connecteam アプリを 14 か国語のいずれかで使用することもでき、必要な情報を簡単に検索できます。
Connecteam を使用すると、ファイルと情報の整理と共有が簡単になります。 ファイルをドラッグ アンド ドロップするだけでアップロードできます。 古いバージョンのファイルを簡単に置き換えることもできます。また、すべてが安全なプライベート クラウドにバックアップされるため、すべてのファイルの最新バージョンを常に表示できます。 もう古い情報について心配する必要はありません。
さらに、カスタム権限を設定して、チーム内の適切なメンバーが従業員のマニュアル、トレーニング資料、ドキュメント、および必要なその他の情報にアクセスできるようにすることができます。 必要に応じて、権限を取り消したり、チームに独自のファイルをアップロードするよう依頼したりできます。
コネクトチームトレーニング
Connecteam を使用すると、短いトレーニング ビデオを簡単にアップロードし、チーム向けに完全にカスタマイズされたトレーニング コースを作成できます。 従業員が学んだことについて質問することもできます。
さらに、従業員がどのようなトレーニングを完了したかを確認し、トレーニング セッションを完了するようリマインダーを送信することもできます。 さらに、必要に応じていつでもトレーニング資料を簡単に更新および置き換えることができます。
アプリ内チャット
Connecteam の安全な組み込みチャットにより、あなたとあなたの従業員はリアルタイムで互いにつながることができます。 グループ チャットまたは個別チャットを設定して、チームがどこにいても即座にコミュニケーションできるようにします。
メッセージでは、画像、音声メモ、ファイル、さらには他の Connecteam 機能へのショートカットも共有できます。
アンケートと世論調査
Connecteam のアンケートを利用すると、組織の状況を把握し、フィードバックを簡単に収集できます。 たとえば、従業員がどのような情報を必要としているのか、会社のコミュニケーション スタイルについて従業員の経験はどうなのかを尋ねることができるため、必要に応じて変更を加えることができます。
特定のトピックについて素早く洞察を得るのに最適なライブ投票ツールもあります。
会社のニュースフィード
Connecteam を使用すると、社内ニュースフィードを設定して、特定のチーム メンバーまたは組織全体と更新情報やお知らせを共有できます。
ニュースフィードでは、画像、GIF、ビデオを投稿に追加して情報を理解しやすくできるため、ソーシャル メディア スタイルのエクスペリエンスが作成されます。
投稿をスケジュールするオプションがあり、情報が正確なタイミングで共有されるようになります。 また、誰が自分の投稿を閲覧したかを確認できるので、誰が最新の情報を投稿しているかを常に知ることができます。
従業員名簿
会社ディレクトリ Connecteam を使用すると、全員が接続できるようになり、簡単に見つけられるようになります。また、Connecteam を使用すると、従業員向けの接続を簡単に作成できます。
あなたとあなたの従業員は、ディレクトリから直接、他のチーム メンバーを簡単に検索し、チャット、テキスト メッセージ、電子メール、または電話で連絡を取ることができます。
従業員の所在地、名前、役職、部門を検索して従業員を検索します。 各チームメンバーの希望通話時間などの詳細も確認できます。
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運行情報
タスク管理とスケジュール設定はConnecteam アプリに直接組み込まれているため、従業員にいつ作業するようにスケジュールされ、何をする必要があるかをリアルタイムで知らせることができます。
対応可能な人が一目でわかり、各従業員がすべての仕事に必要なフォーム、タスク リスト、チェックリスト、その他のリソースを持っていることを確認します。 休暇についての連絡も可能です。
従業員の評価と報酬
Connecteam の組み込み機能の使用 従業員認識機能 を使用すると、パーソナライズされた認識バッジを従業員に送信して、従業員の成功を祝い、マイルストーンを認識することができます。 従業員にデジタル トークンを送信し、ギフトカードと交換することもできます。
Connecteam の要点
1 つのプラットフォームに複数の通信チャネルがあると、何かがすり抜けてしまうリスクが軽減されます。 これは、従業員がスケジュール情報、仕事情報、チャット、更新情報などを確認するために 1 つのプラットフォームだけを確認するだけで済むためです。
Connecteam を使用すると、手順マニュアル、トレーニング ファイル、スタッフ ポリシー、従業員ハンドブック、在庫スプレッドシート、会社 Wiki、およびチームがアクセスする必要があるその他のブランドの会社資料を共有できます。 すべてが 1 か所にあり、常に更新されます。
Connecteam を使用すると、どの従業員がトレーニングを完了したか、誰がファイルにアクセスしたか、誰が更新を閲覧したかを確認することもできます。 こうすることで、チームの全員が必要な情報を確実に入手できるようになります。
知ってますか？
Connecteam には、従業員数 10 人までの小規模企業向けの永久無料プランがあり、有料プランは最大 30 ユーザー向けに月額 29 ドルから始まります。
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結論
従業員が最高の仕事をし、効率を維持し、会社の使命に貢献していると感じるためには、組織で何が起こっているのかを知る必要があります。
チームメンバーと情報を共有する方法を知ることは素晴らしい出発点であり、適切なテクノロジーが役に立ちます。 Connecteam のようなプラットフォームを使用すると、多くのコミュニケーションおよび情報共有チャネルを、従業員がいつでもどこからでも使用できる 1 つのアプリに置き換えることができます。
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よくある質問
企業における情報共有のプロセスはどのようなものですか?
このプロセスは、特定の種類の情報のニーズを特定することから始まります。 次に、コンテンツを作成し、適切なチャネルに送信またはアップロードします。 その後、将来の情報共有を容易にするためにフィードバックを収集する必要があります。 関連性を保つために、必要に応じて情報を定期的に更新することも重要です。
組織内で共有する必要がある情報は何ですか?
ほとんどの企業で共有する必要がある情報は主に 5 種類あります。
- 法的に必要な資料(必須のトレーニングや安全情報など)
- 機械の指示など、従業員の仕事を支援するタスク固有のリソース
- 社内イベントを含む会社の最新情報と組織変更
- 仕事のヒントや専門能力開発の機会に関する詳細など、従業員が職場で成功するのに役立つ情報
- 仕事がうまくいったことや職場のマイルストーンを達成したことへの叫びなど、従業員を表彰または祝うアナウンス。