ビジネスに最適なスタッフ勤務表を作成するための 9 つのヒント

公開: 2023-02-28

スタッフの勤務表を作成することは、微妙なバランスを取る作業です。従業員の可用性とスキルセットを考慮する必要があるだけでなく、ビジネスのニーズも考慮する必要があります。標準以下のスケジューリングは、人員不足、人員過剰、および顧客体験の低下につながります。これは、収益と従業員の士気に影響を与える可能性があります。土壇場での変更は事態を悪化させ、従業員とマネージャーの両方にストレスと混乱をもたらす可能性があります。

これらすべてを回避するには、よく設計された勤務表が鍵となります。マネージャーは、十分な数のスタッフがいると認識しており、従業員は希望のシフトを受け取ります。さらに、組織化された勤務表は、従業員の燃え尽き症候群を防ぎ、欠勤の可能性を減らすのに役立ちます。これにより、生産性が向上し、人件費が削減されます。

この記事では、ビジネスを円滑に運営し、従業員を満足させるスタッフの勤務表を作成する方法について説明します。

スタッフロータとは？

勤務表 (名簿またはスケジュールとも呼ばれます) は、従業員のシフトに関するすべての情報を設定します。これには、シフトの開始時間と終了時間、場所、休憩、完了すべき特定のタスクが含まれます。

ホスピタリティ、建設、小売、フィールドサービスなど、さまざまな業界で勤務表システムが使用されています。雇用主が使用できるさまざまな種類の柔軟な勤務スケジュールもあります。これらには、圧縮、分割シフト、またはオンコール勤務表が含まれます。

入念に計画された勤務表は、事業運営とスタッフの士気をサポートします。適切に編成されたスケジュールは、人員不足や人員不足を回避するのに役立つだけでなく、残業や休憩など、関連する労働法を順守し続けることを保証します。

そのため、良いロータを作成する方法を知ることが不可欠です。

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勤務表の良し悪しとは？

ビジネスニーズのアカウント

ビジネスの人員要件を満たすには、十分な数の従業員を登録する必要があります。これには、季節の変化やより多くのスタッフを必要とする特別なイベントの考慮が含まれます。

十分な数のスタッフが必要であるだけでなく、適切なスタッフも必要です。良い勤務表は、従業員のスキルセットのバランスをとります。

人員不足やスキル不足は、従業員に不必要なストレスを与え、仕事の質に影響を与える可能性があります。同時に、人員過剰は、人件費を浪費する手っ取り早い方法です。

多くの中小企業は、ビジネスニーズに対応するために、正社員やパートタイムの従業員など、さまざまなタイプの従業員を勤務表に組み合わせて使用しています。

従業員のニーズに対応

勤務表で従業員のニーズに対応することは、成功し、生産的な従業員にとって重要です。各従業員の対応可能性、好み、仕事以外のコミットメントを考慮する必要があります。これにより、従業員は仕事と私生活のバランスを取ることができます。

ワークライフバランスをサポートする勤務表があると、従業員はより満足します。私生活で支えられていると感じるとき、彼らは仕事でより幸せになります。また、ワークライフバランスが改善されると、従業員の燃え尽き症候群や離職率が低下し、長期的な労働力が構築されます。

簡単に作成でき、読みやすい

優れた勤務表は、作成が簡単で理解しやすいものです。

新しい勤務表の作成に毎週何時間も費やしたくありません。迅速かつ簡単に作成および更新できる必要があります。これにより、時間とお金を節約できます。また、従業員の勤務時間と場所を簡単に確認することもできます。

勤務表は、従業員にとっても読みやすく理解しやすいものでなければなりません。スケジュールされた時間を一目で確認できると、いつどこにいる必要があるかがわかります。

公平でバランスの取れた

バランスの取れた勤務表は、包括的で融通が利く一方で、従業員間でシフトを公平に分配します。

人気のあるシフトを同じ人に割り当てることは、えこひいきとして現れる可能性があります。これは、他の従業員の間で恨みを助長する可能性があります。 1 人か 2 人の従業員に大部分のシフトを課すことは、彼らを燃え尽き症候群のリスクにさらす可能性もあります。

フレキシブル

土壇場でのスケジュール変更は避けられません。勤務表は、病気、怪我、または介護者の責任による変更に対応できる柔軟性を備えていなければなりません。

勤務表にある程度の柔軟性を組み込むことで、変化するビジネスニーズにも対応できます。急に新しいプロジェクトが立ち上がった場合、既存の勤務表にスタッフを追加できる柔軟性が必要です。

緊急時対応計画またはオンコール勤務表を設定することは、予期しない変更に対応できる方法です。

効果的な勤務表を作成するための 9 つのヒント

事前に計画する

計画は、ビジネスと従業員の両方にとって重要です。ビジネスの観点から、ピーク期間、従業員の休暇、およびその他の既知のスケジュールの問題を考慮することができます。

その後、従業員に勤務表をできるだけ多く知らせることができます。これにより、シフトに関する個人的なコミットメントを計画できます。また、早い段階で名簿上の問題を提起して対処することもできます。

従業員に一定量の勤務表を通知することが法律で義務付けられている場合があることに注意してください。たとえば、米国のさまざまな州の予測スケジューリング法は、雇用主が従業員に通知する必要があることを定めています。

英国では、雇用主は従業員にスケジュールを「事前に」通知する必要があります。これは一般に、少なくとも 1 週間前の通知を意味すると理解されています。

従業員の空き状況を確認する

勤務表を作成する前に、従業員に空き状況を登録するかシフトの好みを登録するように依頼してください。これには、計画された年次休暇、介護者の責任、およびその他の個人的な約束のための休暇が含まれます。

この情報により、従業員の空き時間を反映し、スケジュールの競合を回避する勤務表を作成できます。また、従業員が土壇場でシフトをキャンセルしたり、まったく現れずに人手不足になるリスクを軽減します。

仕事量のバランスを考える

勤務表を作成するときは、シフトをカバーするために必要なスキルセットを持つ従業員の適切な組み合わせをスケジュールするようにしてください。これは、特定のビジネスニーズによって異なります。たとえば、一部のシフトでは、効果的かつ安全に運営するために、一定数の技術、管理、およびサポートスタッフが必要になる場合があります。

また、従業員間のワークロードバランスも考慮してください。従業員の契約と空き状況を反映して、シフトが公平かつ均等に配分されるようにします。

同じスタッフに多くの時間を割り当てることは避けてください。これは従業員の疲労につながり、健康と仕事の質に影響を与える可能性があります。時間が経つにつれて、これはしばしば燃え尽き症候群につながります。また、時間を逃した他のスタッフの間で恨みを抱く可能性もあります。

シフトスワップを提供する

病気、事故、個人的な緊急事態が発生し、勤務表はそれらに備える必要があります。シフトスワッピングは、この状況を管理する優れた方法です。

シフトスワッピングにより、従業員は同僚とシフトを切り替えることができます。労働者がこのように自分の代わりを見つけると、時間を節約できます。また、土壇場でシフトをカバーする人を見つけるために急いでいる必要がなくなります.

勤務表で従業員に柔軟性を提供することで、よりポジティブな職場環境が生まれます。また、自律性が高まり、スケジューリングに責任を持つようになります。

緊急時対応計画を立てる

スタッフのローテーションに関して言えば、準備を怠ることは失敗を準備することです。複数の従業員が一度に病気で電話をかけたり、スタッフがシフトを交換する人を見つけることができない場合に備えて、バックアップ計画を立てておいてください.

これにより、短時間で抜本的な解決策を考え出さなければならないという時間とストレスが軽減されます。

これは、医療や技術などの特定の業界にとって特に重要です。これらの業界では、必要に応じてバックアップスタッフが常に利用できるように、オンコールロータを使用することがよくあります。

勤務表テンプレートを使用する

テンプレートは勤務表システムを自動化し、時間とお金を節約する良い方法です。スタッフ勤務表テンプレートを使用すると、勤務表をすばやく複製し、数回クリックするだけで必要な変更を加えることができます。これにより、時間のかかるプロセスであるゼロから作成する必要がなくなります。

部門やチームのニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズできるため、複雑なスケジュールを管理するための理想的なツールになります。これらは、従業員の好みと定期的な空き状況を追跡するのに役立ちます。

勤務表テンプレートを使用すると、従業員のスケジュールを予測しやすくすることもできます。彼らは、毎週、隔週、または毎月の仕事のスケジュールに関して何を期待すべきかを知っています。これにより、従業員がスケジューリングに関するストレスを軽減し、事前に個人的な計画を立てることができます。

勤務表を定期的に見直す

テンプレートは便利なスケジューリングツールですが、勤務表を定期的に確認することも重要です。ビジネスのニーズと、従業員の好みや空き時間との間でバランスを保ち続けるようにしてください。

従業員にチェックインしてフィードバックをもらい、勤務表が機能しているかどうかを確認してください。これにより、スケジューリングに関する従業員の満足度を維持できます。従業員は、懸念を表明し、雇用主に聞いてもらえたと感じる機会があります。

コンプライアンスを心掛ける

人員配置表を使用すると、有給休暇 (PTO)、育児休暇、病気休暇など、従業員が取得できる法定休暇を簡単に追跡できます。また、必要な情報を追跡するのにも役立ちますスタッフの勤務時間、残業、休憩、欠勤などのコンプライアンス目的。

たとえば、英国では、1 日 6 時間以上勤務する従業員は、少なくとも 1 回の 20 分間の休憩を取る権利があります。労働者はまた、就業日の間に 11 時間の休憩を取る必要があります。

また、応急処置の資格を持つスタッフや消防士など、必須の資格を持つ従業員を確実に配置することもできます。このアプローチは、従業員の安全を確保し、違反に対する罰則を回避するのにも役立ちます。

専用のロタアプリを使う

モバイルスケジューリングソフトウェアへの投資は、優れたスタッフロータの構築に関してはゲームチェンジャーです.

Connecteam などの従業員スケジューリングソフトウェアを使用すると、外出先でどのデバイスからでもスケジュールを作成および管理できるため、全員が同じページにいることが保証されます。従業員の空き状況、シフトスワップ、休暇申請などを簡単に追跡できます。

Connecteam を勤務表ソフトウェアとして使用すると、次のことが可能になります。

従業員がリアルタイムで空き状況を更新できるようにする
連絡先の詳細や予定されている休暇など、従業員の情報を保存します
ロータとシフトの変更を従業員とすぐに共有する
従業員に次のシフトのリマインダーを送信する
強制的な休憩や残業などのコンプライアンスの問題に自動的にフラグを立てる
従業員の総労働時間を見る
従業員がアプリから直接休暇申請できるようにする
スケジューリングの問題に自動的にフラグを立てることにより、シフトのスケジューリングを簡素化します
時間と出席の追跡機能が含まれています

Connecteam のスケジューリングソフトウェアを使用すると、時間がかかり、エラーが発生しやすいスプレッドシートや手動のスケジューリングに別れを告げることができます。

Connecteam の直感的なインターフェイスにより、スケジュールの作成、更新、配布が簡単になり、すべての従業員がいつでも自分のシフトにアクセスできるようになります。

さらに、更新、プッシュ通知、アラートをアプリから従業員に直接送信することで、コミュニケーションの取り組みを合理化できます。

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勤務表作成のベストプラクティス

スタッフの勤務表を正しく設定することが重要です。勤務表の管理が不十分だと、スケジュールの競合、従業員のシフト不足、人員不足につながる可能性があります。これは、従業員の士気、生産性、および収益に影響を与えます。

あなたと従業員にとってより効果的な勤務表を作成するための簡単な手順がいくつかあります。

従業員の空き状況を収集し、事前に計画を立てることで、これらの問題の一部を最初から回避できます。

一方、テンプレートとシフト交換オプションにより、勤務表の計画と作成が簡単になります。さらに、モバイルアプリを使用して勤務表を一元管理すると、時間、労力、および費用をさらに節約できます。

スタッフに最適な勤務表を作成することで、混乱を最小限に抑え、シフトがスムーズに進むようにします。最も重要なことは、彼らはあなたのスタッフを幸せで充実させます。

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