タイムカード承認とは + 仕事に最適なツール

タイムカードの承認により、企業は従業員が記録した時間を確認し、作業に対して適切に支払われていることを確認できます。 これは、正しく処理する必要がある重要なプロセスです。 そうしないと、給与計算が遅れたり、従業員の給与が過大または過小になったりする可能性があります。

したがって、タイムカードの承認がどのように機能し、どのような手順が含まれているかを正確に理解することが不可欠です。 この記事では、知っておくべきことをすべて説明し、時間追跡プロセスを合理化するための 3 つの最適な自動化ツールを紹介します。

タイムカード承認とは

タイムカードの承認とは、雇用主が現在の給与期間中に従業員が何時間働いたかを確認することです。

従業員は、タイム カードに各給与期間の勤務時間を記録します。 これは、給与期間の各日を分類し、従業員が各日に働いたすべての時間を示します。 支給期間は通常2週間から4週間です。 ただし、ほとんどの州では、雇用主は給与計算の頻度を自由に決定できます。

タイム カードの承認プロセスの目的は、従業員が勤務時間を正しく記録したことを確認し、給与計算を実行する前に間違いを見つけることです。

タイムカードに記載すべき内容

タイムカードには、勤務時間だけでなく、休憩や有給休暇に費やした時間を含める必要があります。 また、従業員が取り組んだタスクまたはプロジェクトに関する情報も提供する必要があります。特に、従業員がタスクごとに異なる賃金率を支払われている場合はそうです。

タイムカードの正確性チェック

従業員は、承認のためにタイムカードを送信する前に、自分のタイムカードを確認する必要があります。 従業員のタイムカードを受け取ったら、正確かどうかを確認できます。

通常、この正確性のチェックには、従業員の記録された時間と勤務スケジュールとの相互参照が含まれます。 会社が勤務時間中の従業員の位置を確認するために GPS 位置追跡を使用している場合、従業員の位置データをタイム カードに記載されている時間と比較することもできます。

残業代の計算

また、各従業員の残業時間を計算し、タイム カードに記入する必要があります。 残業代は、従業員の基本給の 1.5 倍を支払う必要があり、従業員が週 40 時間以上働く場合に適用されます。 従業員が他のタイム ボーナスの対象となる場合は、これらもタイム カードに追加できます。

タイムカードの承認または却下

従業員のタイム カードのすべての情報が正しい場合は、タイム カードを承認して、会社の給与計算チームに渡すことができます。

間違った情報がある場合は、タイムカードを却下し、修正のために従業員に送り返すことができます。 従業員がタイムカードを修正したら、再度確認できます。

タイムカードの承認が重要な理由

タイムカードの見直しは、給与計算ミスの防止に役立ちます。 これらの間違いは、従業員への不当な支払いにつながり、法的問題につながる可能性さえあります。

反対に、タイムカードの承認が適切に行われると、次のことが可能になります。

賃金格差を避ける

タイムカードを確認して承認することで、会社が従業員に過払いまたは過小払いするのを防ぐことができます。

過払い労働者は、時間の経過とともに非常にコストがかかる可能性があります。 彼らに過少に支払うことは違法であり、規制当局からの厳しい罰則につながる可能性があります. 従業員に適切な支払いを行わないと、従業員の士気も低下し、熟練した従業員が会社を辞める可能性があります。

マネージャーは、承認プロセス中に従業員のタイム カードを監視する 2 つ目の役割を果たします。 彼らは正直な間違いを見つけ、時間の盗難の潜在的な例を見つけることができます。 また、給与計算に使用される時間記録の正確性についても責任を負います。

給与計算の精度を向上させる

給与計算のために提出されたすべてのタイムカードが正しい場合、各支払い期間に 1 回だけ支払いを送信する必要があります。 ただし、タイムカードに誤りがある場合は、支払エラーを解決するために給与計算を複数回実行する必要がある場合があります。

これには時間とお金がかかります。 必要な給与計算の回数を減らすことは、ビジネスにとって最善の利益です。 タイムカードの確認と承認は、これを達成するための鍵です。

コンプライアンスを維持する

公正労働基準法 (FLSA) では、企業は従業員のタイムカードを最低 2 年間保持する必要があります。 タイム カード レビュー プロセスにより、管理者はすべての給与期間中にすべての従業員の勤怠記録を確実に収集できます。

あなたの会社があなたの報酬慣行に関する問い合わせに直面した場合、あなたはタイムカードを作成し、それが正しいと確信することができます.

タイムカードの承認は従業員にどのように役立ちますか?

タイムカードを確認して承認するプロセスは、従業員にとっても有益です。

従業員は、働いた時間に対して正確に支払われることを望んでいますが、時間の入力を忘れるなどの間違いを犯すことがあります。 これらの間違いを見つけて、従業員がすべての時間に対して確実に支払われるようにすることができます。

タイムカード情報を従業員と共有することで、従業員は勤務時間を確認することもできます。 これにより、従業員は、自分がどれだけ働いているか、またどのくらいの報酬を期待すべきかをよりよく理解することができます。 また、給与計算プロセスの透明性も向上し、従業員の士気を高めることができます。

雇用主はタイムカードを変更できますか?

従業員のタイム カードを見直して間違いを見つけた場合は、次の 2 つのいずれかを行うことができます。

1. タイムカードを拒否し、修正のために従業員に送り返します。
2. タイムカードを修正し、承認します。

法的な理由から、タイム カードに加えられた変更は証拠によって裏打ちされていることが重要です。 たとえば、従業員が出勤または退勤するのを忘れた場合、マネージャーは変更を加えることがあります。 または、PTO がタイム カードに自動的に追加されない場合は、マネージャーが従業員に代わってそれらの時間を追加することがあります。

タイム カードに変更が加えられた場合は、従業員に書面で通知し、文書を変更することをお勧めします。

タイムカードを承認した後はどうなりますか?

タイムカードが承認されると、給与チームに送信されます。

通常、タイム カードは手動でデータを入力しなくても、給与計算ソフトウェアにインポートできます。 一部のタイムシート プラットフォームは、一般的な給与プラットフォームと直接統合されています。 タイム カード データを CSV としてエクスポートし、そのファイルを給与計算ソフトウェアにアップロードすることもできます。 タイムカードのデータは、給与計算に使用されます。

その後、FLSA 要件に準拠するために、タイムカードは最低 2 年間安全に保管する必要があります。

自動化を使用して従業員の時間を追跡する

以前は、従業員のタイムカードに出勤時間と退勤時間をスタンプする機械が企業で使用されていました。 現在、ほとんどの企業は物理的なタイム カードを廃止し、代わりにソフトウェアに依存して従業員の勤務時間を追跡しています。

タイム レコーダー ソフトウェアには、時間の追跡、タイムシートの生成、およびタイムカードの承認を自動化するビジネスに役立つ機能がいくつか用意されています。 これらの機能により、タイムカードの作成にかかる時間を短縮できます。 また、従業員の時間記録が正確であること、および承認中のマネージャーと従業員間のコミュニケーションが合理化されることを保証するのにも役立ちます。

詳細については、 2023 年の 6 つの最高のシンプルなタイムレコーダー ソフトウェア ソリューションのまとめをお読みください。

タイム カードの承認プロセスを改善できる自動化機能の例をいくつか紹介します。

GPS 対応時間追跡

GPS 対応の時計アプリを使用すると、勤務中に従業員の位置を確認できます。 従業員が出勤中に勤務先を確認したり、勤務先を確認したりできます。

次に、タイム カードを確認するときに、従業員の場所をタイム カードのエントリと相互参照できます。 これにより、時間の盗難を防ぎ、エントリが正しいプロジェクトに割り当てられていることを毎回確認できます。

さらに、多くの GPS 対応のタイム レコーダーを使用すると、オフィスや現場の周囲にジオフェンスを設定できます。 従業員がジオフェンスされたエリアに出入りすると、出勤または退勤のリマインダーを受け取ります。 これにより、従業員は出勤や退勤を忘れることがなくなります。

残業と休憩の計算

タイムシート承認ソフトウェアは、残業と休憩手当を自動的に計算できます。 これにより、これらの計算を自分で行う必要がなくなります。 したがって、タイムカードの承認にかかる時間が短縮され、従業員への適切な支払いが保証されます。

タイムシート

時間追跡ソフトウェアは、従業員の時間エントリを照合し、数秒でデジタル タイムシートを生成することもできます。 これにより、従業員は自分の時間をタイムシートに手動で記録する必要がなくなり、ミスを防ぐことができます。

タイムカード通知

一部のソフトウェア ソリューションでは、タイム エントリに関する追加情報が必要な場合に、タイムシートに直接メモを残すことができます。 従業員は通知を受け取るので、情報を提供したり、すばやく修正したりできます。

タイムカードの承認に最適なツール

タイム トラッキングとタイム カードの承認のためにビジネスで使用できる主なツールのいくつかを詳しく見てみましょう。

Connecteam は、従業員が正確かつ時間どおりに支払われることを保証するオールインワンの時間追跡ソフトウェアです。 当社のソフトウェアには、時間の入力漏れを減らし、承認プロセスをスピードアップし、時間の盗難をなくす機能があります。

まず、Connecteam は、従業員が自分の時間を簡単に追跡できるようにします。 GPS 対応のタイム レコーダーは、従業員が現場に到着したら出勤し、退社したら退勤するように促します。 タッチするだけでスマートフォンから出勤し、プロジェクトやタスクに入るたびに分類することができます。

従業員が時間エントリを手動で編集できるかどうかを決定できるため、時間の盗難を防ぐことができます。

Connecteam は、従業員の時間データを自動的に収集し、残業時間と休憩時間を計算し、各給与期間のデジタル タイムシートを生成します。 従業員がどれだけ働いたか、いつ残業したか、いつ休憩したかが一目でわかります。

Connecteam のもう 1 つの利点は、承認プロセス中に従業員を最新の状態に保つことができることです。 Connecteam のメッセージング機能を使用して従業員とチャットし、時間エントリに関する詳細情報を求めることができます。 さらに、従業員はタイムシートに加えられた変更について自動的に通知されます。 タイムカードを承認すると、それ以上編集できないようにロックされます。

Connecteam は、給与処理のために Quickbooks Online および Gusto と統合されています。 他の給与計算ソフトウェアで使用するために、タイムシートを簡単にエクスポートすることもできます。

Connecteam は、従業員 10 人までの企業は無料です。 大企業の場合、Connecteam は最大 30 人の従業員に対して月額わずか 29 ドルから始まります。 Connecteam を 14 日間無料で試用して、タイムカードの承認プロセスをどのように効率化できるかを確認できます。

TimeCamp は、毎日および毎週のタイムカードの承認をサポートするタイム トラッキング アプリです。 また、このソフトウェアを使用すると、管理者はリマインダーを設定して、タイムカードが承認のために給与締め切り前に届くようにすることもできます。

さらに、TimeCamp はタイムシート内のコメントをサポートしています。 これにより、管理者と従業員は、さらに情報が必要な場合にタイム エントリについて話し合うことができます。

TimeCamp は、従業員が自分の時間を自動的に追跡できるようにするいくつかの生産性プラットフォームと統合されています。 ただし、GPS 追跡機能は提供されないため、現場で働く従業員がいる企業には最適な選択ではない可能性があります。

TimeCamp は無制限のユーザー向けの無料プランを提供していますが、時間追跡のみをサポートしています。 タイムシート承認機能を含むプランは、ユーザーあたり月額 $10.99 からです。

Toggl Track は、100 を超える一般的なプラットフォームと統合されたタイム トラッキング ソフトウェアです。 これらの統合により、Toggl Track は従業員の時間を自動的に記録し、作業を特定のプロジェクトに分類できます。 従業員は、コンピューターまたはスマートフォンからクリックまたはタップして、手動で時間入力を開始および停止することもできます。

Toggl Track は、タイムシートを自動的に組み立て、プロジェクトまたはタスクごとに時間エントリを分類します。 マネージャーは、さまざまなプロジェクトにさまざまな賃金率を割り当て、休憩や残業に費やされた時間を表示できます。

Toggl Track は給与計算ソフトウェアの統合を提供していませんが、タイムシート データを CSV ファイルとしてエクスポートできます。 また、承認プロセス中に問題を解決するための組み込みのコミュニケーション ツールもありません。 マネージャーと従業員は、タイムカードの変更に注意するために、Toggl の外で連絡を取る必要があります。

Toggl Track は、従業員が 5 人までの企業向けの無料プランを提供しています。 有料プランは、ユーザーあたり月額 $9 からです。

まとめ

タイムカードの承認とは、雇用主が従業員のタイムカードをチェックして承認し、正確であることを確認することです。 承認プロセスは、給与計算の誤りをなくし、従業員が正しく支払われるようにするのに役立ちます。 また、FLSA の報酬報告要件に準拠するためにも不可欠です。

タイムカード承認ソフトウェアを使用すると、タイムシートの作成が容易になり、給与計算にかかる時間を短縮できます。 Connecteam は、あらゆる規模の企業でタイム カードを承認するための最適なツールであると考えています。

Connecteam を 14 日間無料でお試しいただき、タイム カードの承認と給与計算プロセスを簡素化する方法をご確認ください。