新入社員を効果的にトレーニングするための 8 つのヒント (HR エキスパートより)

強力なオンボーディング プロセスは、オファー レターへの署名にとどまりません。 企業は、従業員の新会社への移行をサポートするために全力を尽くす必要があります。

適切なトレーニング プログラムは、新入社員が自分の役割をすばやく理解し、会社の文化や価値観に合わせ、同僚と良好な協力関係を築くのに役立ちます。 これにより、従業員は新しい環境で快適に過ごすことができます。 重要なことは、従業員ができるだけ早く会社の目標に貢献し始めるために必要なスキルと自信を従業員に提供することです。

それにもかかわらず、Gallup の報告によると、新入社員の 12% だけが、自分の会社が効果的なオンボーディングを行っていると感じています。 新入社員の大部分は、失敗と早期退職への道を切り開いて、自力で対処することを余儀なくされています。 これは多くの場合、ビジネス リーダーが新規採用者をサポートする方法を知らないか、優先順位を付けていないことが原因です。

この記事では、新しいチームメンバーを成功に導くための強力なオンボーディングおよびトレーニングプログラムを作成できるように、8 つの効果的な新入社員トレーニングのヒントを見ていきます。

1. トレーニングのニーズを特定し、オンボーディング リソースを準備する

新入社員のトレーニング計画を作成する前に、従業員がそれぞれの役割で成功するために何が必要かを判断する必要があります。 これを行うには、ビジネス目標を評価し、採用マネージャーと話し、業界標準を確認します。

さらに、従業員が入社する前に、従業員の知識レベルを把握するようにしてください。 新しいものを識別できます オンライン調査または実践的な評価を通じて従業員のトレーニングのニーズを満たし、直接またはビデオチャットを通じて実践的な評価を実施します。

そこからトレーニング資料をカスタマイズして、重要なスキルのギャップに対処することができます。新しい参加者に既に知っていることを教えるのに時間を無駄にする必要はありません。 実際、最近の調査では、回答者の 91% が、パーソナライズされた適切なトレーニング プランが必要だと答えています。

また、入社前のリソースを提供したり、新入社員が初出勤前に完成させるための読み物を提供したりすることも検討できます。 これは、従業員が十分な知識を持って新しい役割に就くことを保証する良い方法です。

たとえば、新しい不動産管理者は、新しい仕事を始める前に、地元の不動産市場に関するレポートを読むように求められる場合があります。 これにより、入社してから会社の目標に積極的に貢献するまでのタイムラグを最小限に抑えることができます。

最後に、オンボーディング前、オンボーディング中、およびオンボーディング後に参照できる包括的なオンボーディング プロセスを用意して、すべての基本事項を確実にカバーする必要があります。

2. 明確な SOP を作成して提供する

標準操作手順 (SOP) は、特定のタスクまたは一連のタスクを実行する方法について段階的な指示が記載された文書です。 新入社員のトレーナーマニュアルとして効果的です。

しっかりした SOP は、明確で簡潔で、理解しやすいものです。 新しい参加者がタスクを完了するために必要なすべての情報をカバーする必要があります。これには、必要な安全対策も含まれます。 理想的には、対象分野の専門家 (SME)、監督者、または経験豊富な従業員が SOP をレビューして、SOP が完全かつ正確であることを確認します。

新入社員が必要な SOP に簡単にアクセスできるようにします。 たとえば、文書をオンラインで共有ドライブに保存したり、独自のハード コピーを提供したりします。

次に、新入社員に SOP に従ってタスクを実行するように依頼します。 このようにして、従業員の進捗状況を評価し、SOP を使用して新入社員を効果的にトレーニングできるかどうかを判断できます。

全体として、従業員のトレーニングとオンボーディング プロセスにおける SOP は、新入社員がタスクを迅速かつ一貫して実行し、エラーを減らし、チームの生産性を向上させるのに役立ちます。

3. トレーニング資料に簡単にアクセスできるようにする

優れた新入社員向けトレーニング プログラムにより、従業員はトレーニング資料に簡単にアクセスできます。 すべての従業員トレーニング プログラムを 1 か所からアクセスできるようにする必要があります。 これにより、新しい参加者は、トレーニング、SOP、よくある質問などをどこで受ければよいかを簡単に知ることができ、全員の時間を大幅に節約できます。

また、既存の従業員が特定のトピックに関する記憶をリフレッシュするために必要な資料を簡単に参照することもできます。 誰もが仕事で同じ情報を受け取り、使用することで、仕事の一貫性を確立し、エラーや誤解を減らします。

トレーニング ドキュメントとメディア ファイルの中央ストレージも整理整頓に役立ちます。 これは、共有ドライブまたは会社のイントラネットである可能性があります。 トピックごとに資料を分類し、ファイルを最新の状態に保ち、古いバージョンを削除できます。

また、新入社員は、どこからでもすべてのトレーニング コースと資料にアクセスできる必要があります。 今日の労働力のほとんどは、ミレニアル世代と Z 世代の従業員で構成されています。 調査によると、ミレニアル世代の 90% と Z 世代の労働者の 98% がスマートフォンを使用しているため、モバイル対応の新入社員トレーニングが不可欠です。

Connecteam のような従業員トレーニング ソフトウェアを使用すると、ビデオ、クイズ、ドキュメントなどのトレーニング資料を簡単に作成して配布できるだけでなく、従業員の進捗状況を追跡し、トレーニング ワークフローを自動化して時間を節約し、生産性を向上させることができます。

さらに、Connecteam には、従業員が外出先でコンテンツにアクセスするために使用できる、使いやすく直感的なモバイル アプリがあります。

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4. 正式なトレーニング カリキュラムを構築する

新入社員をどのように教育するかを考えるとき、まず何を教育したいかを確立する必要があります。 優れた従業員トレーニング プログラムは、組織の目標と新入社員の役割と責任の両方を考慮しています。

新入社員をトレーニングするときは、次のトピックを含むカリキュラムを作成します。

• 導入トレーニング:会社の使命、文化、福利厚生、および部門の概要を提供します。 このトレーニングでは、従業員の役割と責任、および最初の数週間に期待される仕事についても説明します。 特定の役割では、これには、従業員に職場のツアーを提供し、同僚や顧客に紹介することも含まれます。

• コンプライアンス トレーニング:職場の安全、データ プライバシー、嫌がらせ防止、違反の報告など、重要な法律およびコンプライアンス要件について詳しく説明します。 新入社員に組織の従業員ハンドブックを読んでもらうことは、コンプライアンス トレーニングの大きな一歩です。

• スキルトレーニング:従業員が特定の役割に必要なスキルを磨くのに役立ちます。 これには、優れた顧客サービス、効果的なコミュニケーション、またはその他の技術的スキルが含まれます。

• 製品またはサービスのトレーニング:会社の製品またはサービスに関する重要な知識を従業員に提供します。 その目的は、製品やサービスを効果的に理解し、使用し、宣伝し、販売するために必要な知識とスキルを労働者に提供することです。

• マネージャーのトレーニング:マネージャーとして、またはリーダーシップの役割を担う新入社員には、チーム ビルディング、プロジェクト管理、競合解決などのスキルに関するトレーニングを提供することを検討してください。 実際、これをもっと広範囲に展開することをお勧めします。最近の調査によると、ミレニアル世代の 60% がリーダーシップ トレーニングを望んでいます。

新入社員のトレーニングは、コースを作成するだけではありません。 また、コースを完了する順序と期限についての構造を従業員に提供する必要もあります。 これにより、新入社員間のトレーニングで一定レベルの一貫性が確保され、より効率的かつ効果的な学習が可能になり、より良い学習成果に関連付けられます。

さらに、新入社員のトレーナー プログラムは、混合学習アプローチに従うことができます。 これは、オンライン学習とオフライン学習のコンポーネントがあることを意味します。 次の 2 つのセクションでは、これらの学習オプションについて詳しく見ていきます。

5.テクノロジーを使用してコースを作成し、学習をテストし、進捗状況を追跡する

新入社員のトレーニング方法を計画する際には、テクノロジーとソフトウェアの力を利用することが不可欠です。 以下のリストは、トレーニング ソフトウェアで実行できる主な内容を示しています。

コースを作成して展開する

トレーニング ソフトウェアは、トレーニング コンテンツの作成と公開のプロセスを簡素化するツールと機能を提供します。

それらは一般的にユーザーフレンドリーなインターフェースを備えているため、技術者ではないマネージャーでもコースを簡単に作成できます. 事前に作成されたテンプレートを出発点として使用し、そこからカスタマイズして時間と労力を節約することもできます.

最高の従業員トレーニング ソフトウェアを使用すると、画像、ビデオ、オーディオなどのマルチメディア コンテンツを追加して、学習をより効果的で魅力的なものにすることができます。 たとえば、新しい従業員がタスクの実行方法を確認できる追加のビデオ形式で SOP を提供できます。

デジタル トレーニングにより、新入社員はデスクトップまたはモバイル デバイスを使用してどこからでもコースにアクセスできます。 最近の統計によると、回答者の 44% が携帯電話を使用して職業訓練を完了していました。 これは、テクノロジーに精通した Z 世代の従業員の台頭とともに拡大するだけなので、企業は適応する必要があります。

Connecteam は、最高のオールインワン トレーニングおよび従業員エンゲージメント ソリューションです。 簡単なコースの作成、学習をテストするためのオプション、従業員のトレーニングの進捗状況を追跡するための包括的なダッシュボード、アプリ内コミュニケーション ツールの完全なスイートが含まれています。

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テスト学習

インタラクティブな機能は、トレーニング コンテンツに対する従業員の理解度をテストする優れた方法です。

トレーニング プログラム全体で小テストを行うことで、従業員が学んだ情報を新しい方法で使用する必要がある場合は特に、定着率を最大化できます。 ゲーミフィケーション (トレーニングにゲーム要素を追加すること) は、楽しく魅力的な方法で学習をテストするもう 1 つの優れた方法です。 これは、新規採用者や顧客を危険にさらすことなく、現実のシナリオに最も近いものです。

さらに、オンライン評価やクイズなどの簡単な機能をいつでも使用して、新入社員の知識をテストできます。

進行状況を追跡する

トレーニング アプリを使用すると、コースを修了する期限を割り当て、進捗状況を追跡する簡単な方法が提供されます。 通常、新入社員は短期間で多くのことを学ばなければならないため、彼らが正しい軌道に乗っていることを確認し、プログラムの完了に苦労している場合はサポートを提供する、簡単で信頼できる方法を用意することが重要です。

効果的なコミュニケーション

正直でタイムリーなコミュニケーションは、トレーニングの成果を成功させるために不可欠です。 従業員トレーニング ソフトウェアには、アプリ内チャット、ディスカッション グループ、フィードバック調査などのコミュニケーション機能が含まれている場合があります。 これらの機能は、学習者が講師や仲間と交流し、概念を明確にし、進行状況に関するリアルタイムのフィードバックを提供するのに役立ちます。

6.シャドーイングと実地学習を奨励する

新入社員をトレーニングするときは、可能な場合は実践的で実践的なスキル開発を提供します。

ジョブ シャドーイングにより、新しい入社者は経験豊富な同僚と時間を過ごし、自分の役割の日常業務を見ることができます。 新しい従業員は、役割をより深く理解するために、観察し、メモを取り、質問することで学ぶことができます。

また、従業員が他の部門の同僚とやり取りしたり、機能横断的なシャドーイングに参加したりすることを奨励する必要があります。 これは、さまざまなチームがどのように機能するかを理解し、企業文化と組織の全体的な目標を構築する方法についてさらに学ぶための優れた方法です。

もう 1 つの強力な学習ツールは、 オンザジョブ学習。 トレーニングの統計によると、従業員の 82% がOJT が最も効果的な学習方法であると考えています。 実際のタスクを新入社員に割り当て、各タスクの完了をサポートできます。

7.追加のサポートのためにメンターまたはバディを割り当てる

新入社員は、オンボーディング プロセス中に追加のサポートを提供するメンターまたはバディを割り当てることで大きなメリットを得ることができます。 HCI のレポートによると、メンター プログラムまたはバディ プログラムを実施している企業の 87% が、新入社員のトレーニングに効果的であると回答しています。

メンターは、従業員が自分の役割をナビゲートするのを助けることができるスタッフの上級メンバーです。 また、チームの対立などのデリケートな問題や、従業員が新しい企業文化に慣れるのに苦労している場合にもアドバイスを提供できます。

一方、バディは、ピア ツー ピアのサポートとジョブ シャドウイングを提供できるフレンドリーな同僚のようなものです。 さらに、従業員がマネージャーやメンターに聞くのが苦手な質問にも答えることができます。

従業員がさまざまな場所に分散している場合、チーム チャットやビデオ通話により、新入社員とメンターや仲間との間の迅速かつ簡単なコミュニケーションが促進されます。

また、新入社員のメンターやバディをトレーニングして、新入社員の繊細で圧倒される最初の数週間に何をすべきか、何をすべきでないかを理解させる方法についても検討する必要があります。

8. 定期的なフィードバックの提供と受け取り

新入社員には、定期的かつタイムリーなフィードバックを提供して、できるだけ早く仕事のパフォーマンスを改善できるようにする必要があります。 フィードバックは、従業員が自分の行っている正しいことと間違っていることを理解するのに非常に役立ち、今後適応して改善することができます。

さらに、マネージャーは、新入社員をサポートし、忍耐強く接することの重要性を理解することが重要です。 これは、彼らに必要なリソースを提供し、励ましとフィードバックを提供し、新しいスキルや知識の実践と適用の機会を提供することを意味します。

チェックインと オンボーディング アンケートは、新入社員がフィードバックを共有する良い方法です。 彼らの質問や懸念に対処し、新しいアイデアや提案を取り入れるためにトレーニング戦略を微調整することもできます。

まとめ

初期の経験は、新入社員の感情、パフォーマンス、および新しい会社での帰属意識を左右する可能性があります。 ハーバードのレポートによると、正式なオンボーディング プログラムを実施している企業では、新規採用者の定着率が 50% 向上し、生産性が 62% 向上する可能性があります。

チームとビジネスに役立つトレーニング プログラムを作成することが不可欠です。 オンライン学習とオンザジョブ学習を組み合わせたアプローチで新入社員をトレーニングすることは、彼らの役割と責任を理解するための優れた方法です。 さらに、メンターやバディを割り当てて追加のサポートを提供することで、文化に慣れ、新しい仕事をナビゲートするための貴重な洞察を得ることができます。

さらに、新しい従業員に定期的にチェックインして、パフォーマンスに関するフィードバックを提供できるようにします。 また、新入社員からのフィードバックや提案を収集して、会社での従業員のオンボーディング エクスペリエンスをさらに調整および改善できるようにする必要があります。

Connecteam の従業員トレーニング ソフトウェアは、企業がトレーニング プログラムを作成、提供、および管理するための包括的なソリューションを提供します。

ビデオ、クイズ、ドキュメントなどのカスタマイズされたトレーニング コンテンツをデザインする機能により、企業は従業員が仕事を効果的に遂行するために必要な特定のトレーニングを受けられるようにすることができます。

Connecteam のソフトウェアには、従業員の進捗状況とエンゲージメントを追跡する機能も含まれているため、企業はトレーニング プログラムの効果を監視し、必要に応じて調整を行うことができます。

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