EDI 配送: e コマースビジネスのための包括的なガイド

公開: 2023-09-06

EDI 配送ソリューションは何十年も前から存在していますが、その利点は e コマースのビジネスオーナーには知られていないことがよくあります。

数え切れないほどの e コマース組織が EDI 配送を使用しています。配送戦略をどのように強化できるかを理解するのに時間をとらないことは、貴重な競争力を逃すことを意味します。

EDI 貨物および物流プロセスに関するこの短期集中コースでは、これらの広く使用されているワークフローとテクノロジを深く掘り下げて、e コマースの出荷業務に活用できるようにします。

EDI配送とは何ですか?

EDI 配送と EDI フルフィルメントにより、パートナー間のデータ転送が高速かつ効率的かつエラーなく可能になります。

EDI (電子データ交換) は、標準化された電子形式でビジネス文書を交換するために設計された技術システムを指します。

EDI が海運および物流業界で管理および共有できるドキュメントのほんの一部を以下に示します。

請求書と事前出荷通知
支払い書類
発送書類
在庫書類
税関書類
発送詳細
倉庫詳細
船荷証券
注文書

1 つのエンティティが注文を送信または要求すると、EDI テクノロジーは必要な文書を即座に作成し、受信者のシステムにアップロードします。

e コマース配送における EDI を理解する

EDI 配送の有効性は、すべてのユーザーが採用している標準化された電子フォーマットによってもたらされます。

すべてのベンダー、荷送人、小売業者、物流プロバイダーが同じ運用システムを使用すると、情報はある組織のシステムから別の組織のデータベースにシームレスに転送されます。

EDI ワークフローは、次の 3 つの簡単なステップに分類できます。

データの準備:企業は、標準化された形式を使用して、交換用の電子ドキュメント (発注書、請求書など) を準備します。
送信:次に、文書は EDI ソリューションから安全な電子チャネルを介して受信者に送信されます。このプロセスは自動的に行われ、人による入力は必要ありません。
確認応答と統合:メッセージは検証され、受信を確認するために確認応答が送信されます。エラーにはレビューのために自動的にフラグが付けられます。その後、データは受信者のバックエンドシステムに自動的に統合されます。

このワークフローを手動で実行するには数時間かかり、複数の担当者が関与する可能性があります。

EDI 配送テクノロジーを使用すると、請求書の送受信を高速化し、e コマースのサプライチェーンからの摩擦を取り除き、フルフィルメントプロセスを迅速化できます。

重要な EDI ドキュメント

EDI 貨物および出荷ソリューションは、一連の標準化された EDI ドキュメントに依存しています。

ドキュメントは多数あり、それぞれが特定の機能を果たします。最も一般的な EDI ドキュメントには次のようなものがあります。

発注書 (EDI 850):発注書は、合意された価格で特定の数と種類の商品を注文するために購入者によって送信される基本的な EDI 文書です。
注文確認書 (EDI 855) :売り手は、買い手の注文書を受信して処理したことを確認するために EDI 855 を送信します。
事前出荷通知 (EDI 856):売り手は、買い手が貨物の出荷前にすべての詳細を確認できるように、事前出荷通知 (ASN) を送信します。
請求書 (EDI 810): EDI 855 に加えて、売り手は買い手に請求書も送信します。 EDI 810 には、支払うべき料金の概要が記載されており、「受け取り時に支払い義務がある」などの返済条件が含まれています。
船荷証券 (EDI 211): EDI 211 は、紙の自動車運送業者船荷証券と同等です。荷送人はこれを運送業者に送信し、配送の説明を提供します。
機能確認応答 (EDI 997):受取人または荷送人は、各トランザクション要求に応じて機能確認応答を送信します。
支払い注文/送金アドバイス (EDI 820):支払者は EDI 820 を使用して、保留中の支払いに関する情報を販売者に提供します。

必要な EDI 文書は、サプライチェーン内での立場、取引先、および事業を行っている業種によって異なります。

配送と物流における EDI の 6 つのメリット

EDI 輸送および出荷プロセスを e コマース戦略に統合すると、次のような多くのメリットが得られます。

1. 効率

EDI 配送ソリューションの最大の利点は効率です。

紙の文書を交換するには、大量の手動入力が必要です。チームメンバーは紙の文書をファックスまたはスキャンして電子メールで送信する必要があり、貴重な時間を無駄にしています。

一方、EDI を使用すると、データ入力を自動化し、サプライチェーンの効率を最適化できます。

EDI ソリューションは、注文データを安全で集中的な場所に統合しながら、文書をほぼ瞬時に送受信します。

2. コスト削減

EDI 配送は予算にも有利です。

手動での注文と請求の戦略は退屈で労働集約的であり、チームがより動的なタスクから集中できなくなり、労働力の無駄につながります。

EDI ベースのプロセスを導入すると、請求書や発注書の処理に関連する人件費を大幅に削減できます。

また、何百もの物理的な文書を処理、管理、保持、整理する必要がなくなるため、文書管理費用も削減できます。

3. エラーの減少

EDI 出荷ソリューションにより、手動データ入力の必要性がなくなり、ワークフローが変革され、データ入力エラーのリスクが軽減されます。 EDI は、あなたとあなたのパートナーが正確かつタイムリーに荷物を受け取るのに役立ちます。

さらに、エラーを最小限に抑えることで、最終消費者のエクスペリエンスが向上します。在庫切れや欠品、誤出荷を防ぐことができます。

注文の正確性は、ブランドイメージを向上させ、成長目標の達成に役立つため、重要です。

4. 在庫管理の改善

請求書、発注書、その他の文書を手動で管理する場合、数日、場合によっては数週間前の情報を常に扱うことになります。

不正確なデータや古いデータは遅延、在庫管理の誤り、在庫切れの原因となり、すべてビジネスにとって悪い知らせです。

EDI 配送ソリューションを使用すると、リアルタイムの在庫と注文データにアクセスできます。これらの洞察は、商品の適切な供給を維持し、過剰在庫を回避し、キャッシュフローを強化するのに役立ちます。

組織全体の可視性を最大限に高めるには、EDI システムが他のソフトウェアソリューションと統合されていることを確認してください。

アプリケーションが完全に統合されると、すべての出荷、注文、物流業務のためのユニファイドコミュニケーションハブを作成できます。その結果、ビジネスははるかに効率的で機敏になります。

5. 廃棄物の削減

近年、物流業界は二酸化炭素排出量を削減し、廃棄物の発生を減らすために協調的な努力を行っています。

EDI 輸送および物流テクノロジーは、廃棄物の発生量を削減する上で重要な役割を果たします。デジタル化すると、物理的な文書を作成、配布、保存する必要がなくなるため、紙の消費量を大幅に削減できます。

デジタルアプローチを採用することで、次のタスクの実行にリソースを費やす必要がなくなるため、補助的なコストの削減も活用できます。

紙を買う
物理的な文書の管理
請求書やその他の紙文書のリサイクル
請求書、領収書、注文書の郵送

組織がグリーン化に取り組んでいる場合、EDI 配送はその取り組みに価値を加えることができます。

6. パートナー関係の強化

パートナーとの良好な関係を育みたい場合は、会社とのやりとりをできるだけスムーズにするよう努めてください。 EDI ソリューションはまさにそれを実現するのに役立ちます。

EDI を使用すると、メッセージを即座に伝達し、ビジネス効率を向上させ、パートナーにより効果的にサービスを提供できます。

また、企業に情報を迅速に伝え、注文し、購入し、成長するために必要なリソースを入手することもできます。

あなたとベンダーパートナーが EDI を使用すると、全員が利益を得ることができます。

EDI 配送の課題と複雑さ

EDI 配送は便利で広く使用されていますが、それが完璧なソリューションであるという意味ではありません。

EDI は配送やその他の物流ワークフローを管理するための最も実用的な方法であるにもかかわらず、次のような欠点も少なからずあります。

コストと複雑さ

EDI 配送の最大の欠点は、関連するコストと複雑さです。

システムをセットアップして保守するには、ソフトウェアライセンスを購入し、EDI テクノロジを実装し、それを他のソリューションと統合する必要があります。このプロセスには数か月かかる場合があり、IT チームに多大な要求が課せられます。

IT 部門がそれほど堅牢でない中小企業を運営している場合は、統合を促進するために外部リソースを導入する必要がある場合があります。そうすることで、EDI の導入コストが増大します。

システムが稼働しているときでも、設計どおりに機能し続けるためには、システムに継続的にリソースを投入する必要があります。これらの継続的なメンテナンスコストは大きな利益をもたらしますが、EDI に飛びつく前にそれを認識しておく必要があります。

互換性

EDI ドキュメントは「標準化」されていると考えられていますが、依然として相互互換性の問題が発生する可能性があります。ビジネスごとに異なるフィールドが必要であり、同じドキュメント形式内で異なるデータを受け入れることがあり、統合の障害につながる可能性があります。

これらの違いにより、多くの場合、組織は各パートナーと個別に統合を構築し、維持する必要があります。さらに、各パートナーは安全に通信するための異なる方法を必要とする場合があり、追加のインフラストラクチャを構築および保守する必要があります。

さらに、EDI ドキュメントは継続的に更新されます。あなたとあなたのパートナーが同じプラットフォームのドキュメントを使用している場合でも、各ファイルのバージョンが同じではない可能性があります。最新のドキュメントバージョンを使用していて、ユーザーが昨年のバージョンを使用している場合、互換性の問題が発生する可能性があります。

データのプライバシー

サイバー攻撃が蔓延する中、企業は当然のことながらデータのセキュリティを懸念しています。

EDI の配送と物流に従事するには、自社のネットワークとベンダーパートナーのネットワーク間の接続を作成する必要があります。これらのネットワーク接続が適切に管理されていない場合、IT インフラストラクチャが攻撃に対して脆弱になる可能性があります。

これを念頭に置いて、IT インフラストラクチャとネットワークを維持するための明確なプロトコルを実装することが重要です。最新のサイバーセキュリティのベストプラクティスを遵守し、ファイアウォールやウイルス対策ソリューションなどの最新の保護ソフトウェアを維持します。

さらに、取引相手を厳しく審査する必要があります。取引パートナーと EDI 出荷を行う前に、そのパートナーがサイバーセキュリティを真剣に受け止めているかどうかを確認することが重要です。

EDI トランザクションの安全性を確保する方法

組織を過度のサイバーセキュリティリスクにさらすことなく EDI 配送トランザクションのメリットを享受したい場合は、次のボックスを必ずオンにしてください。

安全な EDI プロトコルを選択してください

適切な EDI プロトコルは、ビジネスと取引先間の高速、効率的、安全なデータ共有の基盤を築きます。利用可能なプロトコルは数多くありますが、最も一般的で安全なものは次の 3 つです。

HTTP/HTTPS:ハイパーテキスト転送プロトコルとその拡張機能であるハイパーテキスト転送プロトコルセキュアは、TLS や SSL などのさまざまなソリューションを使用して暗号化できるため、EDI で最も広く使用されているセキュリティプロトコルの 2 つです。とはいえ、以下で概説する他のセキュリティプロトコルほど信頼性や堅牢性はありません。
AS2 (適用性ステートメント 2): AS2 は HTTP または HTTPS プロトコル上で動作しますが、より優れた信頼性とセキュリティを提供します。暗号化とデジタル証明書を使用して、転送中のデータを保護します。
FTP/FTPS:ファイル転送プロトコルは、簡素性を犠牲にして HTTP や HTTPS よりも優れた信頼性を提供します。ファイル転送プロトコルセキュアおよびセキュアファイル転送プロトコル (SFTP) は、明確な長所と理想的な使用例を備えた安全なバージョンです。

選択したプロトコルは、EDI 配送接続のセキュリティに大きな影響を与えます。したがって、プロトコルを決定する前に、各オプションを慎重に評価する必要があります。

方針の明確化と確立

新しいテクノロジーや作業プロセスを導入する場合は、それらを管理するポリシーを作成する必要があります。

同じルールが EDI 配送にも適用されます。スタッフに EDI の明確でわかりやすい手順を提供し、期待を理解してもらいます。

ポリシーでは、各取引パートナーがどの EDI トランザクションを必要とするかを概説する必要があります。誰がどのドキュメントを必要とするかについて明確なガイダンスを提供することで、情報共有戦略を最適化し、EDI テクノロジーの ROI を高めることができます。

アクセス制御インフラストラクチャを実装する

最先端の EDI テクノロジーにはアクセス制御インフラストラクチャが組み込まれており、データを表示または変更できるユーザーを制限できます。

これらのソリューションを使用して、組織内の各ユーザーの役割と権限に基づいて EDI システムへのアクセスを制限します。

セキュリティと制御を強化するには、2 要素認証または多要素認証を要求することを検討してください。

これらの場合、ユーザーはネットワークにアクセスする前に複数の層の検証を通過する必要があります。たとえば、パスワードを入力したり、ID バッジをスキャンしたりする必要がある場合があります。

不審な不正行為に注意してください

EDI テクノロジーの定期的な監査を実施して、異常なアクティビティや不審な注文を早期に特定します。

監査中、チームは、異常に高額な購入や認識されていない取引など、予想される傾向から逸脱するアクティビティを探す必要があります。

EDI プロセスのセキュリティを維持するには、積極的なアプローチが必要です。したがって、定期的にセキュリティテストを実施する必要があります。

これらのテストの一環として、IT チームはデジタルインフラストラクチャ内の脆弱性を特定し、悪意のある者がネットワークにアクセスする前にそれらを修復することを試みる必要があります。

配送と物流における EDI の未来

EDI テクノロジーは、何十年にもわたって配送および物流分野の定番となってきました。

輸送や倉庫管理システムなど、他の物流テクノロジーは大幅に進歩しましたが、配送ソリューションにおける EDI は引き続きカスタム構築され、煩雑で、実装に時間がかかりました。

競争力を維持するために、e コマース企業は、新しい顧客やサプライヤーを数週間や数か月ではなく数日で市場に投入できる、EDI へのより最新のアプローチを備えた配送および物流パートナーを調達することで、サプライチェーンの機敏性を維持することに重点を置く必要があります。

最新のアプローチにより EDI の複雑さが軽減され、企業は JSON を使用する API などのより最新の開発テクノロジを使用してバックエンドシステムを統合できるようになります。

これにより、パートナーごとにカスタム統合を構築したり、データを必要な EDI 形式に適切に変換したりする必要がなくなります。

e コマースソリューションが新しい配送および物流ソリューションを評価する際には、EDI 機能、必要なリソース、新しい取引先との稼働にかかる時間について事前に尋ねる必要があります。

Orderful は、e コマースビジネス向けに物流ワークフローを最適化する EDI ソリューションを提供します。

ShipBob の EDI フルフィルメントテクノロジーと組み合わせると、オンライン企業は店舗フロントをさまざまな小売業者やマーケットプレイスと統合してシームレスなフルフィルメントと出荷業務を実現することで、マルチチャネル小売戦略を強化できます。

「販売戦略、マーケティング、パッケージングを各小売業者の要件に合わせて調整することを学ぶのは困難ですが、そこに ShipBob が本当に役に立ちます。 ShipBob は数十の人気のある小売業者の EDI 準拠であり、API 統合により、各小売業者のコンプライアンスガイドラインに従って注文を処理することが可能になります。」
アーロン・パターソン氏、アドベンチャー・チャレンジ最高執行責任者（COO）

EDI配送に関するよくある質問

以下は、EDI 配送に関するよくある質問への回答です。

配送や物流で EDI を使用すると、どのような種類の企業にメリットが得られますか?

あらゆる小売業者、運送業者、物流事業体は、EDI 配送プロセスとテクノロジーから恩恵を受けることができます。

配送における EDI は紙の請求書とどう違うのですか?

EDI は、紙ベースの請求書や発注書に代わるものとして機能します。物理的な文書を管理する代わりに、荷送人、運送業者、小売業者はすべての取引をデジタルで行うことができます。

EDIとEDIFACTの違いは何ですか?

EDI と EDIFACT は、機能と機能の点で非常に似ています。ただし、EDIFACT は主にアジアとヨーロッパで使用されています。逆に、EDI は主に米国およびその他の北米諸国で使用されています。

EDI 配送はあらゆる規模の企業にとって実現可能ですか?

ほとんどの場合、そうです。中小企業を含むほとんどの企業は EDI 配送を導入できます。ただし、古い技術スタックを所有しており、アップグレードする予算の余地がない小規模企業などの例外もあります。

出荷または物流業務に EDI システムを導入するには通常どのくらい時間がかかりますか?

EDI システムの導入には、組織の規模や導入されている IT リソースなどのさまざまな要因に応じて、30 ～ 60 日以上かかる場合があります。テクノロジーの互換性の問題やその他の課題が発生した場合、実装に時間がかかることがあります。

EDI 配送: e コマース ビジネスのための包括的なガイド