知らない人にメールを書くための 8 つの効果的なヒント

これを読んでいるあなたは、おそらく知らない人にメールを書こうと考えているでしょう。

正直に言うと、ほとんどの人はセールスやマーケティングのメールを受け取るのが嫌いです。

メール マーケティングはビジネスを成長させる優れた方法ですが、正しい方法で行う必要があります。

友達にメールを送信するのは簡単ですが、会ったことのない人にメールを送信するのは少し難しく、ストレスがたまることがあります。

結局のところ、あなたはその人を知りませんし、彼らの好みも知りません。

また、電話で紹介するのと、直接会って紹介するのとのどちらがよいかわかりません。

メールを書くのは難しいかもしれませんが、簡単にするための公式があります。

今日の記事では、知らない人にメールを書いて不快感を与え、返信を増やす方法に関する 8 つの実用的なヒントを紹介します。

それでは、詳しく見ていきましょう。

1. 調査を行う

あなたは誰かにメールを送りたいのですが、その人について何も知りません。

その人の名前と勤務先の会社がわかっている場合は、開始するのに最適な場所です。

私が発見したことは、見知らぬ人と連絡を取り合う前に、その人、LinkedIn のプロフィール、過去のツイートや記事などを調査するのに時間がかかることでした。

私があなたに知らせるまで、あなたは受取人を知らなかったとは思わなかったかもしれません.

コールドメールを送信する前に、調査を行うことが不可欠です。

その人について何も知らないのに、どうして彼らが反応すると期待できますか?

人々を調査することは、新しいキャンペーンやビジネス関係を開始するときに最初に行うことの 1 つですが、いつそれを行うべきかについてブレインストーミングを行う時間が取れないことがよくあります。

受信者の立場になって考えてみてください。

• 彼らは誰なの？
• どうすれば価値を創造できますか？
• 彼らの注意を引くのに最適なメールの件名は何ですか?

受信者に関するこれらすべての情報を見つけたら、メールを開始するのが簡単になります。

だからここにあなたを助けるかもしれない例があります：

やあ、

_____に関するあなたのブログ投稿を読んだので、私はあなたに手紙を書いています. _____についてのあなたの書き方が大好きです。 あなたは______について深く考え、強い意見を持っている人だと思います。

_______についてお話ししたいのですが、今のところ、このトピックに関する私の考えは次のとおりです。

また、役に立つと思われる記事をいくつか添付しました。 これが私たちが一緒に取り組むことができるものかどうか教えてください！

ここでは、相手をよく調べて、自分が話していることを理解していることを示すことで、回答を得られる可能性を高めることができます。

2. 件名

あなたのメールが誰かの受信トレイに表示されると、いくつかのシグナルとトリガーによってメールが開封されるかどうかが決まります。件名もその 1 つです。

人が犯す最大の過ちの 1 つは、件名や本文に一般的な詳細が多すぎることに夢中になることです。

最初のメールには印象に残る件名を付けたいと考えていますが、相手がそれを開くかどうかはわかりません。

この課題を考えると、どこから始めますか?

件名を効果的に書くためのヒントを次に示します。

• 明確かつ簡潔にする - 巧妙でかわいらしくしようとしないでください。メールの内容を、メッセージの本文を読まなくても理解しやすい短い言葉で述べてください。
• 個人的なものにする - 可能であれば、受信者の名前を件名に追加します。 それは、あなたが人として彼らに注意を払い、気遣っていることを示しています。
• クリエイティブに — ユーモアや皮肉を使って読者の注意を引くことを恐れないでください。 それがあなたのブランドや企業文化と一致していることを確認してください!

件名にこれらの要素を含め、一般的なものにならないようにすることで、返信が得られる可能性が大幅に高まります。

ここではいくつかの例を示します。

件名 #1:コラボレーションのアイデア {{firstName}}?

件名 #2: {{companyName}} に関する質問

‍

パーソナライズとともに短く明確にすることで、メールが読まれる可能性が向上します。

4. 挨拶する

メールは常に挨拶で始まり、名前と連絡先情報を含む署名で終わる必要があります。

挨拶はビジネスメールの標準的な部分ですが、扱いにくい場合があります。

• 彼らのファーストネームを使っても大丈夫ですか？
• タイトルでそれらに対処する必要がありますか?

疑わしい場合は、性別に中立でプロフェッショナルな「Dear Mr./Mrs./Ms.」を使用してください。

そして、あなたの挨拶が他の国の誰かが書いたように聞こえるかどうか心配する必要はありません。

会社に複数の担当者がいて、誰がメールを受け取るべきかわからない場合は、各担当者に送信し、件名に全員のタイトルを含めます (「Re: 来週のミーティング」)。

そうすれば、誰が最初に応答する必要があるかを各人が知ることができます。

次に例を示します。

親愛なるスミスさんへ

私はあなたに自己紹介をするために手紙を書いており、私の心に大切なプロジェクトについてあなたの助けを求めています. 私は、すべてのコミュニケーションにおいて人々が自分自身を表現するのに役立つような感情を持って書くことについての本を執筆中です。 私の本の調査の一環として、次の文についてどう思うか知りたいです。

[email protected] 宛てにメールを送信して、ご意見をお聞かせください。 お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

4. 冒頭のセリフで自己紹介をする

あなたは素晴らしいアイデアを持っていて、それを共有したいと思っています。

あなたは一日中それについて考えていましたが、今度はあなたのアイデアを電子メールで送信する時が来ました.

しかし、あなたは何を言いますか？

最初に行う必要があるのは、冒頭の行で自分自身を識別することです。

その人があなたが誰であるかを知らない場合、それ以上読みません。さらに悪いことに、スパム ロボットがメッセージを送信したと考えるでしょう。

メールの署名からあなたが [company] の出身であることが明らかな場合は、最初の行でそのことを再度言及する必要はありません。

しかし、メールの送信者を読者に確実に知らせたい場合は、次のようにします。

「 [名前]さん、[あなたの名前]です」で結構です。

その例を次に示します。

ご健勝のことと存じます。 私は [あなたが専攻したもの] を専攻した X 大学を最近卒業しました。 私は現在の会社でインターンとして 3 か月間働いており、卒業後はフルタイムの職に就きたいと考えています。

インターンシップ期間中、[会社] で働くのが大好きで、ぴったりだと感じました。 しかし、もうすぐ卒業が近づいているので、自分にぴったりの求人がないか連絡を取りたいと思いました。 [関連するスキルを挿入] に非常に興味があり、ご連絡をお待ちしております。

あなたの時間と配慮していただきありがとうございます！

自分自身を特定したので、人々が読みたくなるようなメールを作成する方法を学びましょう!

5. 体を自分に有利に使う

メールの本文は、あなたが本当に輝ける場所です。

このスペースを使用して、あなたの個性を誇示し、読者とのつながりを築く必要があります.

あなた自身について、そしてなぜあなたが彼らに手紙を書いているのかを彼らに少し話すことができます。

そうすれば、受信者はあなたのリクエストに協力できるかどうかを知ることができます.

適切なメール本文を作成するためのヒントを次に示します。

• 親しみやすい口調を使用する- あなたの目標は、その人があなたのメールに返信するのに十分なほど快適に感じるようにすることです.
• 簡潔かつ明確に- 必要な内容を 2 文以内で説明できない場合は、複雑すぎたり具体的すぎたりして、他の人があなたを助けることができない可能性があります。
• 箇条書きと太字のテキストを使用して、メッセージの重要なポイントを強調します。
• 特定の役職や個人の経験や資格について質問します。
• あなたのスキルが彼ら、彼らのチーム、または彼らの組織にどのように役立つか、そしてあなたがポジションにどのような価値をもたらすかを伝えてください。

相手が誰と話しているのかを理解できるように、自分自身の背景を説明します (写真を含めることもできます)。

してはいけないことの例を次に示します。

やあ！

私の名前はサムです。コンテンツ マーケティング分野での仕事を探している意欲的なフリーランス ライターです。 経験に応じて、コピーライティング、ブログ、ソーシャル メディア管理の仕事を 1 時間あたり 10 ドルから 30 ドルまで利用できます。 また、基本的な HTML コーディング (フォント サイズや色の変更など) や基本的なグラフィック デザイン スキル (ヘッダーの作成など) についてもある程度の経験があります。

私の仕事に興味があれば、私に知らせてください！ そうでない場合でも、心配はいりません。

このメールにはまったく個性がありません。 それは退屈で、ロボット的で、当たり障りのないものです。

サムについて私に教えてくれる唯一のことは、彼が安いかもしれないということです.フリーランサーは、各仕事に必要な量ではなく、専門知識のレベルに応じて料金を請求する必要があるため、とにかくあまり専門的ではありません.

これを行う方法の例を次に示します。

こんにちはジョン、

私はあなたの大ファンで、一緒にプロジェクトを進めたいと思っています。 参考までに私の履歴書を添付します。 この件についてさらに話し合いをご希望の場合は、最適な連絡方法をお知らせください。

幸運をお祈りしています、

{{あなたの名前}}

6. 必要に応じて追加の詳細を提供する

メールは短く明確であるべきですが、受信者に情報を提供せずに未完成のままにしておくべきではありません。

受信者があなたに関するすべてを理解できるように、すべての関連情報と追加情報を必ず含めてください。

いくつかのヒントを次に示します。

• 求人応募について書いている場合は、件名に「応募」または「求人応募」という単語を使用して、メッセージが受信トレイの他のメールの中で失われないようにします。
• お願いや情報を求める場合は、できるだけ具体的にしてください。
• オフィスで特定の人を探している場合は、その人の名前、役職、部署を伝えます。
• 履歴書、ポートフォリオ、ウェブサイトなど、メールの目的に関連する追加情報を提供して、受信者がメールを読んだ後にそれを確認できるようにします。

7.行動を促すフレーズを含める

メッセージの目的は明確である必要があります。見返りとして何を求めていますか?

応答？

打ち合わせ、会議？

チャンス？

受信者があなたのメッセージを忘れないように、できるだけ早く何ができるかを知らせてください。

助けを求めている場合は、必要なものと、彼らが助けてくれると思う理由を伝えてください。

支援を提供する場合は、どのような専門知識を持っているか、それがどのように役立つかを説明してください。

次に例を示します。

[名前]さん、

お忙しいとは思いますが、[トピック] について簡単にお知らせしたいと思います。

私はしばらくあなたの作品をフォローしており、[あなたの作品] には常に感銘を受けています。 だから私は、今後数週間のうちにコーヒーを飲んだり、ランチを食べたりできることを望んでいました. あなたが何をしているか、そしてそれが私のビジネスにどのように適用されるかについて、もっと知りたいです。

それがあなたの興味を引くものなら、私に知らせてください！

8.フォローアップを忘れない

電子メールは人々に連絡を取るための優れた方法ですが、返信が確実に得られるとは限りません。

実際、24 時間以内に読まれる電子メールは約 20% にすぎません。

まだ何も連絡がない場合は、しばらく待ってから別のメールを送信してください。

最後に電子メールを送信してから 1 週間以上経過しても、まだ何も連絡がない場合は、別の電子メールを送信してください。

ただし、しつこいように聞こえない方法で行うようにしてください。

いくつかのヒントを次に示します。

• 件名に大文字や感嘆符をすべて使用しないでください -メールが迷惑メールやスパムのように見える可能性があります。
• 本文では礼儀正しく、敬意を表してください- その人やそのビジネスについて否定的なことを言わないでください。
• 簡潔にまとめ、可能であれば 1 つの要求だけを含めます。 たとえば、「今週、会う時間をスケジュールできるといいのですが」などです。

結論

これらのヒントが、知らない人にメールを書く方法についての疑問を解決し、返信率を上げるのに役立つことを願っています.

この種の電子メールの作成に関して普遍的なルールはなく、多くの場合、メールを送信する相手や業界によって異なります。

このプロセスを簡単にするために、TextCortex を作成しました。

TextCortex は AI コピーライティング ツールおよび Chrome 拡張機能であり、箇条書きに基づいてコールド メール全体を生成したり、文を書き直したり、テキストを拡張したり、ニーズに基づいて任意のコンテンツ タイプを作成したりできます。

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