2022 年に従業員のオンボーディングプロセスを成功させるための究極のガイド

公開: 2022-07-27

新しい従業員をビジネスに統合することは、言うは易く行うは難しです。実際には、オンボーディングには、仕事を遂行するための新しいスキルやツールを単に提供するだけではありません。

オンボーディングプロセスを成功させることで、すべての新入社員が会社の文化、価値観、ポリシーを採用できるようになります。また、個人を新しい環境に慣れさせ、新しいチームに慣れさせることでもあります。

業界と新入社員に期待される役割に応じて、オンボーディングプロセスの時間と長さは異なります。最終的に、従業員の仕事の最初の数日、数週間、および数か月は、ビジネスの離職率と定着率に重要な役割を果たします。

そして、これは表面をなぞっただけです。オンボーディングとは何か、その多くの段階、所要時間、新入社員のオンボーディングのベストプラクティスを正確に分析してみましょう。

オンボーディングとは?

オンボーディングとは、（オフボーディングとは対照的に）新入社員を会社に紹介して統合することを指します。従業員が新しい役割と要件を理解できるように設計されたオンボーディングは、すべての新入社員が会社の文化、価値、慣行をシームレスに採用できるようにします。

オンボーディングは、チームの絆やトレーニングからポリシーの学習まで、さまざまな活動を含むことができるプロセスです。期間に関しては、新入社員が働いている役割と業界に応じて、オンボーディングには数週間または1年かかる場合があります.

オンボーディングプロセスが完了すると、従業員は仕事で十分な能力と能力を備えている必要があります。

オンボーディングプロセスの典型的なアクティビティは何ですか?

特定のオンボーディングプロセスにどのようなアクティビティを含める必要があるかについて、明確な概要はありません。それは、新入社員が担う役割と、彼らが働く業界に完全に依存します。ただし、通常、そのようなプログラムに含まれる一般的な活動があります。これらには以下が含まれます：

新入社員の事務処理
文化と価値観のトレーニング
ポリシートレーニング
役割と責任
社員手帳の読み聞かせ
書類提出
職場見学
チーム結合セッション
利害関係者の 1 対 1
特典紹介

オンボーディングプロセスを構成するコンポーネント

オンボーディングは通常、新入社員が求人を受け入れたときに始まり、会社に完全に統合されたときに終了します。しかし、これらの段階の間に、プロセスに不可欠なコンポーネントがいくつかあります。

事前搭乗

オンボーディングは、従業員が初日を開始する前に開始することもできます。会社は、新しい従業員に、事前にビジネスとつながるためのいくつかの準備手順を提供する場合があります。一般的な事前搭乗手順には次のようなものがあります。

善意のしるしとして新入社員にケアパッケージを送る。会社の商品、キャンディー、ギフト券などを含めることができます。
新入社員には、入社日の前に職場を事前に見学してもらいます。
組織図、従業員の福利厚生情報、会社の価値観など、会社に関する貴重な情報を送信する。
開始日より前に新入社員に連絡するためのオンボーディングバディを委任します。彼らは、ロジスティクスに関する質問に答えることができます。

オリエンテーション

この活動により、新入社員は、価値観、構造、ビジョン、目標など、会社の中核となる基本事項に没頭することができます。一般的なオリエンテーションの手順は次のとおりです。

従業員ハンドブックと会社のポリシーを読む
実地訓練の最初の段階を経ている
必須の管理プロセスへの参加

情報に圧倒されないように、新入社員は最初の数日、場合によっては最初の 1 週間をオリエンテーションに費やすことがよくあります。

財団ビル

新入社員が会社に統合されるまでに数か月かかる場合があります。オンボーディングの典型的な部分は、ブランディング、企業文化、価値観、ビジョンなど、企業のアイデンティティを形成する柱について学ぶことです。

Gallup によると、オンボーディングには最長で 1 年かかるはずです。また、新入社員が答えなければならない 5 つの重要な質問があります。

私たちはここで何を信じていますか？
私の強みは何ですか？
私の役割は何ですか？
私のパートナーは誰ですか？
ここでの私の未来はどのように見えますか?

これらの質問への答えは、新入社員の社内での旅の基礎となります。

メンタリングとバディシステム

従業員は、自分だけでオンボーディングすることはできません。直接の権限を与えられていないが、ガイダンス、従業員の士気、あらゆる質問への回答を求めることができる指定されたピアを少なくとも 1 人持つと役立ちます。

新入社員のオンボーディングに関しては、多くの企業が「仲間」またはメンターを提供しています。彼らは、適切な会議、トイレの場所、連絡先など、新入社員を正しい方向に導くためにそこにいます。

バディは、オンボーディング期間中は正式に利用可能であり、時間が経つにつれて徐々に実践的ではなくなります.

再搭乗

長期休暇（療養休暇、家族休暇など）を取得したベテラン社員は、再雇用が必要になる場合があります。このプロセスは、従業員が新しい会社の変更やポリシーを更新しながら、通常のワークフローに再順応するのに役立ちます。効果的にスピードアップし、生産性を維持し、チームにシームレスに統合するのに役立ちます。

リボーディングは、昇進した従業員または別の部門に移動した従業員に適用される場合があります。また、復帰した従業員が新しいスタッフとつながるのにも役立ちます。ウェルカムバックのアナウンスは、復帰する従業員と新しい従業員の両方に利益をもたらすシンプルで効果的な方法です。

オンボーディングに携わるスタッフ

新入社員のオンボーディングは、1 人の責任ではありません。すべてのビジネスには独自のオンボーディング活動がありますが、通常、この方法の実装には複数の人が関与しています。通常、次のスタッフメンバーと部門がオンボーディングの責任を負います。

人事 (HR) : 新しい従業員のドキュメント (ライセンス、宣言、福利厚生など) を収集します。職場見学のほか、組織図や従業員ハンドブックなどの会社リソースを提供します。
マネージャー/スーパーバイザー: 新入社員の役割と責任、基準、期待、職場での行動について合意する。関連するチームメンバーや部門への紹介。重要な関係を確立します。
従業員トレーナー: オンボーディングリソースの提供。企業文化、価値観、ビジョン、目標について教えます。
同僚：新入社員が歓迎されていると感じさせる。彼らに救いの手を差し伸べる。チームが仕事やプロジェクトでどのように協力しているかを示します。
オンボーディングバディ/メンター: オンボーディングプロセスのあらゆる面で新入社員を個人的に支援します。すべての手順が明確であることを確認します。会社に関するあらゆる質問に答えます。

さまざまな役割に合わせてオンボーディングプロセスを調整する

職種が異なれば、必要なオンボーディングプログラムも異なります。責任のレベルや会社のステータスに応じて、役割のニーズを満たすように調整する必要があります。

マネージャーとスーパーバイザーは、すべての会社のポリシー、プロセス、および従業員ハンドブックを詳細に確認する必要があります。彼らは、新しい役職のコンテキスト内で部下を指導し、指導する方法を学ぶ必要があります。
リモートワーカーは、会社の文化と価値観を取り入れながら、時間を管理し、仕事と個人の責任のバランスを取り、定期的にチェックインする方法についてトレーニングを受ける必要があります。
さまざまな能力を持つ労働者は、特定の状況に応じて対応する必要があります。新入社員は、書面以外のオンボーディング資料、より実践的なガイダンス、調整された期待、代替のコミュニケーション方法などから恩恵を受ける可能性があります.
退役軍人は、軍事スキルを職場に転用するのに苦労するかもしれません。オンボーディングプログラムは、現在のスキルセットを最大限に活用できるように調整する必要があります。
以前に収監されていた労働者は、従来の職場に戻るのを容易にするために、新人研修仲間からの追加のサポートが必要になる場合があります。
独立請負業者は、フルタイムまたはパートタイムの従業員に対して、さまざまな請求方法、行動基準、ポリシー、福利厚生など、さまざまな種類のオンボーディングを必要とします。
幹部は、部門のリーダーや関連する利害関係者との関係を最大化するために、会社の組織構造について学ぶ必要があります。

オンボーディングプロセス、対象者、典型的な活動について理解を深めたところで、プロセスをできるだけ成功させるためには、健全な習慣を取り入れることが重要です。

優れたオンボーディングプロセスのベストプラクティス

ゆっくりしてください

調査によると、新入社員の 31% は最初の 6 か月以内に離職し、68% は最初の 3 か月以内に離職します。この間、処理しなければならない情報がたくさんあり、十分な助けがなければ生き残るのは難しいかもしれません.

したがって、新入社員が過多な情報に溺れないようにするには、最初の数日を超えて最初の数か月に至るまで、オンボーディングプロセスを継続してください。これを行うと、従業員が会社の文化、役割、福利厚生、会社のポリシーなどについて自分のペースで学習できるようになります。

明確な目標を設定する

明確な目標を設定し、頻繁にチェックインして進捗状況を確認してください。これにより、採用者は実際に必要なものに集中し、従業員の能力開発に明確に貢献できるようになります。

いかなる状況においても、新入社員が混乱して、何に取り組まなければならないか分からないことがあってはなりません。新入社員は好印象を与えたいと思っています。彼らがあなたが望むことさえしていないのに、どうやってそれをすることができますか? 早い段階で明確な目標を設定すると、全員が同じ認識を持ち、混乱を避けることができます。

ベテランのメンターがいる

ある調査では、従業員の 56% が、仕事を始めたばかりのときにメンターを持つことが重要であると考えていることがわかりました。新入社員の上にいるマネージャーは、新入社員が順調で自信を持っていることを確認するためにそこにいます。チームの成功と幸福が最優先事項であることを保証します。

最高の最初の週をお過ごしください

マネージャーとして、あなたは新入社員に好印象を与えたいと考えています。 BambooHR の CEO である Ben Peterson 氏によると、「新入社員にとって最悪の事態は、採用プロセスを通じて求職され、その後仕事に就いたのに、受付係があなたを期待していなかったり、オフィスが整っていなかったりすることです。」

たとえば、デスクを飾り、全員に紹介し、ウェルカムキットを渡し、ミーティングに参加させるなど、建物に入った瞬間からすべてを準備する必要があります。

頻繁にチェックイン

新入社員のオンボーディングに関しては、できるだけ頻繁に彼らとチャットする必要があります。このようにして、彼らは含まれ、歓迎されていると感じます。質問があれば、ためらわずにあなたにアプローチします。あまりにも多くの場合、従業員は緊張しすぎて質問できないため、プロセスをよく知らずに正しいと思うことだけを行っています。

最初の 1 週間は、30 分ごとにチェックインします。最初の 1 週間の終わりに、彼らと一緒に座って、何が起こったのか、そして今後何が起こるべきかを要約します。このプロセスを最初の 1 か月間は毎週行い、引き続き毎月または 3 か月ごとに繰り返します。

オンボーディングプロセスを評価する

雇用主として、オンボーディングプロセスの有効性と、その成功に必要なその他の重要な指標を常に評価する必要があります。これらには以下が含まれます：

生産性向上の時間: 新入社員が仕事に慣れ、会社の成功に大きく貢献できるようになるまでに、どのくらいの時間がかかりますか? KPI に到達するまでにかかった時間を特定すると、この指標を測定するのに役立ちます。
離職率/定着率: 従業員の離職率と定着率のレベルを、従業員が仕事を開始した年に基づいて従業員グループ間で比較します。
保持しきい値: 平均的な従業員が会社を辞めるまでにかかる時間を計算します。雇用主は離職の原因を特定するために退職面接を調整しながら、パターンを特定することができます。
新入社員アンケート: 新入社員にアンケートと初年度のさまざまなポイントを提供して、進捗状況を追跡します。また、オンボーディング仲間が同様のアンケートを送信することも役立ちます。
従業員の関与と満足度: オンボーディングエクスペリエンスは、従業員の注意を引き、初日から歓迎されていると感じられる、楽しくて魅力的なものでなければなりません。
業績評価: 新入社員の業績を週ごとに比較します。たとえば、開始時と比較して、1 年後にパフォーマンスが大幅に向上するはずです。

反応を得ます

生活と仕事は頻繁に変化するため、従業員に状況についての考えを尋ねるようにしてください。一貫したフィードバックを得るために、調査とライブ投票を作成します。あなたの目標は、新入社員がオンボーディングから実際に価値を得ていることを確認することです。

オンボーディングプロセスをデジタルに移行

従業員のオンボーディングプロセスに関連するすべてのプロセスでは、適切なツールを配置して、何も見落とされないようにし、新入社員が成功するために必要なすべてのものを手に入れることが絶対に不可欠です。

Connecteam のオールインワンの従業員管理アプリは、オンボーディング、定期トレーニング、規制コース、クイズ、および専門的なスキル強化を提供することにより、チームをトレーニングおよび成長させるための最も簡単で楽しい方法を提供します。

コネクトチームでは、次のことができます。

既存のドキュメント、PDF ファイル、メディア、および YouTube、Dropbox、Google ドライブ、会社の Web サイトなどの Web サービスを使用して、従業員のトレーニング資料を配布します。
セクションごとのオンラインクイズを作成し、適応可能なライブラリを採用し、管理ダッシュボードからトレーニングの進行状況を監視します。
トレーニングのニーズと成功を評価するアンケートを作成するか、提案ボックスを使用していつでもフィードバックを受け取ります。

Connecteam のトレーニング機能の最も優れた点の 1 つは、マネージャーが新人研修中の従業員の進捗状況を簡単に追跡できることです。ダッシュボードには、各従業員が自分のプロセスのどこにいるか、どのクイズを終了したか (スコアはどうだったか)、どの資料を読んだり、読んだりしていないかなどが表示されます。これにより、マネージャーはリアルタイムで何が起こっているかを知ることができるため、必要に応じていつでも介入できます。

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もっと発見する

オンボーディングの優れたプラクティスをいくつか理解し、それを実装するための従業員用アプリを用意したので、新入社員の初日はどのようにすればよいでしょうか? 最初の数ヶ月はどうですか？続きを読んで調べてください。

オンボーディングプロセスにはどのくらい時間がかかりますか?

初日

あなたの目標は、新入社員を家に帰らせ、家族や友人に、これまでで最高の初日だったと喜んで言ってもらうことです。

期待を設定します。新入社員の仕事内容は？彼らの責任は何ですか？ボード全体の全員が認識していることを確認してください。すべての期待を明確に説明し、会社のポリシーを共有します。
目標を紹介します。新入社員を企業文化に順応させる。従業員は、自分の職場環境に何が期待できるかを知っていれば、会社の使命に沿ったより良い決定を下すことができます。
彼らを昼食に連れて行き、簡単に信頼関係を築くことができます。さらに、新入社員がリラックスした環境にいるときの初日の不安を解消するのにも役立ちます。
ワークステーションの準備ができていることを確認してください。新しい従業員は、ログイン情報とすべてのトレーニングソフトウェアがダウンロードされたコンピュータと、制服 (ある場合) と会社の記念品を持っている必要があります。
彼/彼女に仲間を与えてください。新入社員には、自由に頼れる人がいて、一緒にランチを食べられる人が必要です。オンボーディングバディが彼らを紹介し、問題がないことを確認します。
初日以降のアンケート。入社初日の後、新入社員にチェックインして、すべてがどのように進んだかを評価します。

新入社員チェックリストは、従業員が必要な初日のタスクをすべて実行するのに役立ちます。

最初の週

新しい従業員が、自分の職務、内部プロセス、および期待についての知識を確立していることを確認してください。

トレーニングをリアルに。会社についてのデッキ、顧客を知ること、来年の準備など、必要なすべてのトレーニングプログラムを彼らと共有します。これは、オンラインコースのプレゼンテーションまたは紙のドキュメントで行います。
コンプライアンス。従業員がすべての関連文書に署名し、会社の人事担当者に提出するようにしてください。
社会化。新入社員は、上級チームメンバーと昼食をとり、グループスーパーバイザーから個人的な歓迎を受ける必要があります。
最初の 1 週間後に調査します。チェックインして、最初の 1 週間がどのように経過したか、新入社員に質問や懸念があるかどうか、同僚やマネージャーについてどのように感じているかなどを確認します。

1ヶ月チェックイン

新入社員が熱心で、満足しており、長引く質問がないことを確認してください。

直接会いましょう。新しい従業員と一緒に座って、彼らとチャットして、彼らがどのようにやっているか見てみましょう. 最初の数週間を見直して、質問に答えてください。彼らが新しい従業員についてどう思うか、彼らの仲間に確認してください。
社交します。新入社員は引き続き会議に参加し、さまざまな部門の人々と継続的に会う必要があります。
フィードバックを提供します。 新しい従業員に継続的なフィードバックを提供して、彼らがつながっていて参加していると感じられるようにします。さらに、彼らは毎日どのように進歩しているかを知る必要があります.
フィードバックを受け取ります。従業員がフィードバックを共有できるようにします。オンボーディングプロセスであろうと、会社の成長に関するアイデアであろうと、彼らが発言するためのプラットフォーム (提案ボックスなど) が必要です。
勢いを維持してください。引き続きタスクを割り当て、専門的な目標を一緒に作成します。
計画を立てる。新入社員の年間トレーニング計画を立てます。彼らに何か欠けているものがないか、また必要な追加のトレーニングがないかを確認してください。

3ヶ月後（90日）

従業員がくつろげるようにします。ほとんどの新入社員は、最初の 3 ～ 6 か月で、当面の間会社に留まりたいかどうかを判断します。

マネージャーと1:1 。新入社員のマネージャーは、最初の 3 か月がどのように進んだか、どのような目標が達成されたか、さらに何をする必要があるかについて、自分の意見を共有できる必要があります。新入社員は、自分の意見を自由に共有できる必要があります。
非公式のチェックイン。通常、企業は達成した KPI と次の四半期について話し合うために、6 か月と 1 年のチェックインを行います。ただし、新入社員がいる場合は、3 か月間の非公式のチェックインを行い、パフォーマンスレビューと目標について話し合うことができます。
自分の目標を作成します。新入社員が次の 3 か月の目標を自分で設定できるようにします。彼らは引き続き任務を与えられているため、毎月および四半期ごとに達成する必要がある目標を常に把握しておく必要があります。
最初の 3 か月の調査。アンケートを実施して、新入社員の最初の 3 か月がどのように経過したかを確認します。彼らが自分の責任と目標をしっかりと把握しているかどうかを評価します。

6ヶ月後

同僚と強い関係を築きながら、新入社員に予定どおりに期待を超える目標を達成させます。従業員は、自信を持って熱心に取り組み、学習意欲を維持する必要があります。

6 か月のチェックイン。非公式の 3 か月のチェックインで行ったのと同じように、6 か月で同じことを行いますが、代わりに正式なものにしてください。これまでの進捗状況を確認し、新しい目標を設定し続けます。
社会化。彼らは会社のイベントにどの程度関与していますか? 彼らは多くの会議に参加していますか? 今では、彼らは関連するすべての会社の会議に出席しているはずです。彼/彼女は、職務内容以外の活動に関与する必要があります。
仲間と会う。バディ/メンターと一緒に座って、最初の 6 か月がどのように経過したかを話し合い、メンタリングプロセスを停止する時期かどうかを確認します。新入社員にとって他に何が役立つかを評価します。

最初の年

完全に関与し、自信を持って、開発された従業員を持っています。彼/彼女は、会社の文化と目標をしっかりと把握している必要があります。

生産性をチェックします。彼らのパフォーマンスはどのようなものでしたか? どのような KPI が達成されましたか? どのような追加作業を行う必要がありますか? 成功を祝い、優秀な従業員を表彰します。
事前に計画してください。従業員 (最前線またはそれ以外) を継続的に育成することを選択し、テーブルにカードを置きます。
専門能力開発。今後 1 年間に関連する目標と学習の機会は何ですか? これについて一緒に話し合ってください。
初年度以降の調査。従業員は、次の新入社員のオンボーディングを改善できるように、オンボーディングプロセス全体が自分の観点からどのように進んだかを完全に表現できる必要があります。これは基本的に毎年の従業員評価です。

従業員のオンボーディングプロセスの要点

オンボーディングの重要な慣行と活動、およびそれらをいつ実装するかを認識したので、従業員を採用し、ビジネスでのプロフェッショナルとしての理想的なスタートを切る準備を整える必要があります (ホリデーシーズンであっても)。

そして、これらのプラクティスを実装するための適切なソフトウェアソリューションを自由に使用できる場合は、オンボーディングプロセスを効果的で魅力的かつ効率的なものにすることができます。

従業員が実際に働き始めると、オンボーディングは終了しないことを忘れないでください。 1週間でも1ヶ月でも終わりません。従業員のオンボーディングプロセスを継続する必要があります。また、無料のオンボーディングチェックリストをダウンロードして開始することもできます。

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2022 年に従業員のオンボーディング プロセスを成功させるための究極のガイド