施設管理ソフトウェアを実装する理由と方法

今日のますます複雑化する作業環境では、組織は持続可能な成長のための堅牢なインフラストラクチャの構築に重点を置いています。 これには、物理​​インフラストラクチャと、それを管理するプロセスおよびシステムの基盤となるインフラストラクチャの両方が含まれます。 建設現場、教育機関、企業のオフィスのいずれを所有していても、保守と組織に関する規制を維持することは困難であるため、多くの問題が発生する可能性があります。

施設管理システムは組織の中心にあり、プロセスを合理化してインフラストラクチャの最大の効率と利用を実現します。 施設管理者は、異種のプラットフォームを認識し、それらを統合され、整然とした、適切に管理されたソリューションに組み込む必要があります。

多数の施設管理のヒントとガイドは、全体的な管理プロセスを簡素化および迅速化するのに役立ちます。 この投稿では、施設管理ソフトウェアを実装する理由と方法を理解しますが、その前に、施設管理の基本、タイプ、機能などに光を当てましょう。

ファシリティマネジメントとは？

国際標準化機構（ISO）によると、ファシリティマネジメントは、構築された環境内で人、場所、およびプロセスを統合して、人の生活の質とコアビジネスの生産性を向上させる組織機能です。

世界的に最も広く認められているファシリティマネージャーのための専門家協会である国際ファシリティマネジメント協会（IFMA）は、それを「物理的な職場を組織の人々や仕事と調整する慣行」と定義しています。

施設管理には、ビジネスの機能、安全性、持続可能性をサポートするツール、ソフトウェア、およびサービスが含まれます。 施設管理活動のいくつかは以下を含みます：

• リース管理（管理および会計）
• キャピタルプロジェクトの計画と管理
• メンテナンスと運用
• エネルギー管理
• 従業員と居住者の経験
• 不動産管理
• 緊急事態管理と事業継続
• スペース管理

ファシリティマネジメントソフトウェアとは何ですか？

施設管理ソフトウェアは、建物管理を最適化するために設計および開発されたカスタムソフトウェアです。 これにより、組織はWebベースのダッシュボードまたは施設管理アプリから全体的な修理および保守プログラムを管理できます。 最新のFMソフトウェアは、ワークフローの完了を改善し、チームのコミュニケーションを強化することも目的としています。

現在、施設管理ソフトウェアは中小企業から大企業の一部であり、資産の生産性を高め、実用的なアイテムを有意義な結果に変えるのに役立ちます。 テクノロジーソリューションにより、マルチファシリティマネージャーは、商業請負業者の調達とコンプライアンス、メンテナンススケジューリング、請求、データ分析など、進行中のメンテナンスと修理全体で複数の機能を実行できます。

クラウドベースのソリューションは、セキュリティ対策を追加することで、企業がデータをリアルタイムで確認するのに役立ちます。 また、時間の経過に伴う支出パターンの分析に役立ち、サービスプロバイダーや内部の利害関係者とのコミュニケーションを強化しながらコスト削減に役立ちます。

それでは、施設管理ソフトウェアの種類を理解しましょう。

施設管理ソフトウェアの種類

エンタープライズファシリティマネジメントソフトウェアシステムソリューションを研究しているときに、解読が難しい多くの用語に出くわしたに違いありません。 現在、市場には、ビジネスにさまざまなレベルでさまざまな機能を提供するさまざまなタイプの施設管理ソフトウェアがあります。

以下は、現在市場で入手可能な施設管理ソフトウェアの種類です。

統合された職場管理システム

統合された職場管理システムまたはIWMSは、施設を管理するためのツールの完全なスイートです。 IWMSを使用すると、不動産ポートフォリオから間取り図の作成、保守計画、制御など、すべてを処理できます。予測どおり、IWMSソリューションの導入により、エネルギー消費量が10％削減され、ワー​​クスペースが改善されます。 40％、施設のメンテナンスコストを14％削減しました。

コンピューター支援施設管理

コンピュータ支援施設管理ソフトウェア、別名CAFMは、管理者がスペース、施設​​、予算、予防保守、および顧客サービス要求の長期計画を改善して、ビジネスニーズに完全に準拠できるようにする施設管理ソフトウェアです。 宇宙および職場の管理に関連するすべての活動を計画、実行、および監視するのに役立ちます。

コンピュータ化された保守管理システム

CMMSまたはコンピューター化された保守管理システムは、物理インフラストラクチャが重要な業界で一般的に使用されています。 メンテナンスデータを一元化し、メンテナンス作業を時間通りに処理するソフトウェアです。 CMMS機能のいくつかは、資産レジストリ、リソースおよび労務管理、作業指示管理、レポート、分析、および監査です。

エンタープライズ資産管理

EAMまたは企業資産管理は、運用機器の保守と制御に必要なソフトウェア、システム、およびサービスのスイートです。 EAMは、生産性を高め、運用コストを削減しながら、資産の品質と利用を最適化することに重点を置いています。 これには、作業管理、資産保守、サプライチェーン管理、およびEHSイニシアチブが含まれます。

カスタムソフトウェア開発サービスプロバイダーは、リアルタイムのビジネス要件を満たすさまざまな機能を統合する施設管理ソフトウェアの設計、開発、および展開を支援します。

施設管理ソフトウェアの特徴

施設管理ソフトウェアには、その機能を定義するさまざまな機能が組み込まれています。 現在、施設管理ツールは、より革新的で統合され、追加機能を備えた高度なものになっています。 施設管理ソフトウェアを探す際に知っておく必要のある機能は次のとおりです。

簡素化された作業指示管理

効率的なソフトウェアにより、施設内の作業指示管理が簡素化されます。 スタッフはシステムに直接メンテナンス要求を入力でき、作業指示は承認された料金で請負業者にルーティングできます。

SaaSプラットフォーム

サービスとしてのソフトウェアまたはクラウドベースのエンタープライズファシリティ管理ソフトウェアは、急増するソフトウェアのインストールとアップグレードを軽減すると同時に、追加のハードウェアをサポートする必要をなくし、所有コストを削減します。

サードパーティの統合

有能な施設管理システムにより、会計システムや支払いシステムなどのシームレスなサードパーティ統合により、データ入力エラーを最小限に抑え、支払いおよび監査プロセスを自動化できます。

アクセス可能な請負業者ディレクトリ

施設管理ソフトウェアは、定期的に維持および更新される契約情報を備えた、簡単にアクセスできる請負業者ディレクトリを保証します。 さらに、ディレクトリにアクセスして、特定のプロジェクトに適したスキルを持つ資格のある請負業者を見つけることができます。

簡素化されたユーザーインターフェイス

施設管理システムのダッシュボードは、クリーンでシンプルで最新のユーザーインターフェイスを提供する必要があります。 簡素化されたユーザーインターフェイスにより、チームデータの表示が煩雑にならず、トレーニング時間が短縮され、チームの拡大が迅速化されます。

なぜファシリティマネジメントソフトウェアを実装する必要があるのですか？

従来の方法では、複数の施設を同時に実行および管理することは困難な場合があります。 会社の生産性と収益性を最大化するには、さまざまな建物システムを管理し、リアルタイムの通信チャネルを維持し、すべてのスペースを効率的に利用する必要があります。

ファシリティマネジメントソフトウェアは、書類やチェックリストを使用する代わりに、すべてを1つのWebベースのダッシュボードに一元化します。 反復的なタスクは自動化され、リソースは効率的かつ生産的なレベルで施設を提供する方法で利用されます。

以下は、施設管理ソフトウェアの重要性を強調するいくつかの理由です。

修理とメンテナンスを自動化する

前述のように、施設管理システムにより、修理とメンテナンスのタスクが合理化されるため、不動産管理者や店舗の所有者は、メンテナンス担当者との作業に時間を費やす必要がありません。 それは彼らが販売と配達の管理のような他のビジネスの側面に彼らのエネルギーを捧げることを可能にします。

IWMSのような施設管理ソフトウェアを使用すると、施設のステータスをリアルタイムで監視および追跡し、事前に修理スケジュールを設定し、特定の条件が満たされない場合の保守要求の発行を自動化できます。

建物をエネルギー効率の良いものにする

輸送、ガス、製造などの商業用および工業用の建物は、HVAC、水ろ過、雷などの複数の施設とシステムを運用して運用し、大量の運用予算を必要とする十分な量のエネルギーを必要とします。

有能な施設管理ソフトウェアソリューションを使用すると、重要なシステムをエネルギー効率の高いものにする方法を見つけることができます。 これらのソリューションにより、広範なエネルギー監査により、より多くのエネルギーを使用しているシステムと、標準の動作機能を維持しながらエネルギーレベルを削減できる場所を特定できます。

システムと資産のサービスライフサイクルを延長する

施設管理システムは、組織が資産を最大限に活用し、組み込みの管理ツールと機能を使用してサービスライフサイクルを最大化するのに役立ちます。 システムが定期的に保守されている場合、システムはより長期間にわたって効率的に機能します。 また、メンテナンスレポートを取得して、メンテナンスが必要なシステムを即座に分析することもできます。

これは、修理、予防保守、または機械の交換をスケジュールするのに最適な時間を計画および決定するのに役立ちます。 システムのダウンタイムを軽減し、生産性を向上させ、大きな投資収益率を生み出します。

重要なシステムのレイアウトとインストールを最適化する

重要なシステムを設置すると、ポケットに深い穴を掘ることができますが、施設管理システムにより、管理者、建築家、エンジニアは、施設全体の全体像を1つのダッシュボードで確認できます。 これにより、システムインストール用にさらに最適化されたレイアウトを提供できます。

パフォーマンスレポート、エネルギー監査、および分析は、重要なシステムの効率的なパフォーマンスを保証し、より優れたROIを実現する、より優れた意思決定においてビジネスの利害関係者を累積的に支援します。

施設管理ソフトウェアを実装する方法は？

施設管理ソフトウェアの実装は、1日の仕事だけではありません。 施設のソフトウェアで実行する必要のあるアクティビティ、パフォーマンスを向上させるためのガイド方法など、組織の要件を調査する必要があります。

以下は、施設管理ソフトウェアを実装するためにすべての組織が通過する5つのフェーズです。

ステージI：担当者を特定する

施設管理ソリューションとやり取りする担当者を理解する必要があります。 可能性にはほとんどすべての人が含まれますが、それを理解する必要があります。 たとえば、地上レベルの従業員はCMMSポータルを介して固定チケットを送信し、部門マネージャーは既存の従業員ディレクトリを更新し、計画担当役員は不動産と財務の意思決定のために洞察に満ちたダッシュボードデータに依存し、施設マネージャーはそのデータを収集して分析し、職場を改善します。 IT管​​理者は、システムを介してオフィスデバイスを統合します。

誰が何を、なぜ必要とするかを判断し、次のフェーズを簡素化するために特定の機能、利点、および機能を評価します。

ステージII： ソフトウェアを開発する

次の段階は、ビジネスニーズに合ったソフトウェアを開発することです。 ソフトウェア開発の場合は、施設管理ソフトウェア会社を探索して、すぐに展開できるソフトウェアソリューションを提供するか、カスタムソフトウェア開発サービスプロバイダーに開発してもらうことができます。 カスタム施設管理ソフトウェアを開発することが、ステージ2の最良のアプローチであることは間違いありません。

すぐに使えるソフトウェアは、ビジネスに必要なすべての機能を備えていない場合や、まったく必要のない追加の機能を備えている場合があります。いずれにしても、コストのかかる投資です。 一方、カスタムソフトウェア開発に関しては、ソフトウェアの円滑な機能を確保するためのサポートサービスとともに、ビジネスに実際に必要なものを入手できます。

収集した情報を使用して、ソフトウェア開発プロセスで情報に基づいた意思決定を行うことができます。 ソフトウェア開発フェーズは、施設管理ソフトウェアを正確に実装する必要があるため、非常に重要です。 使用するソフトウェアがビジネスニーズと期待の基準を満たしていることを確認してください。 ユーザーインターフェイス、統合の機会、レポートの追跡など、あらゆる側面でMVPを検証します。

ステージIII：システムを定義して構築する

ついにカスタムソフトウェアが開発されたので、ワークフローを計画する時が来ました。 以下の手順に従って、ソフトウェアを既存の操作に統合し、システムを作成することから始めます。

• プラットフォームを通じて自動化できるプロセスとタスクを一覧表示します
• ソフトウェア内で刷新できるデータ収集と分析
• ソフトウェアに統合された通信モードとコラボレーションモードを設定します
• ソフトウェア内で復元する必要がある手動プロセスを刷新する

カスタムソフトウェア開発会社は、ビジネスのセットアップを完了し、システムの各固有の側面を構築および合理化するのに役立ちます。

ステージIV：プログラムと展開

ソフトウェアシステムを展開する前に、それをテストし、それに応じて開発されていることを確認してください。 この段階は、洗浄、ワックス、研磨の段階とも呼ばれ、システムを実装する準備が整います。 ただし、テストの展開はシステムを混乱させ、従業員を苛立たせる可能性があるため、展開する前に最終手順を検討する必要があります。

• ワークフローとプロセスをテストして、計画どおりに機能することを確認します
• 許可とアドミタンスの要件に従って、従業員の資格情報を確立します
• ポータルやワークフローなどの部門間の接続を特定する
• 複数のアプリケーション間でセキュリティ監査とアクセシビリティを実行する

ステージV：使用法を正規化する

施設管理システムを実装したので、それを組織内のあらゆる活動を実行するための標準にします。 施設管理ソフトウェアは、運用と意思決定のバックボーンである必要があります。 ROIに気付く最良の方法は、施設内のさまざまな業種での使用を正規化することです。

ファシリティマネジメントシステムの設定は、職場の大幅な成長の要求に確実に対応するための進歩的なプロセスです。

結論

ファシリティマネジメントテクノロジーは、注目に値するアウトプットを提供しながら、標準的なビジネス要件を満たす持続可能な高度なシステムの作成を支援する新しいテクノロジーの関与により、毎日新しい改善を取り入れています。 施設管理ソリューションは、運用および保守手順を改善するためのより良い方法を特定するのに役立ちます。 ベストプラクティスを活用することで、施設はより積極的で反応が鈍くなることがわかります。

世界で最も急速に成長しているソフトウェア開発会社であるAppinventivは、効率的なカスタムファシリティ管理ソフトウェアの設計、開発、および展開を支援して、ビジネスプロセスを合理化することができます。 私たちは800人以上の発明家のチームであり、ビジネスに最高の投資収益率をもたらすソフトウェアエクスペリエンスを再定義するインタラクティブなソリューションをクライアントに提供することで、世界中のクライアントに対応しています。 カスタムファシリティマネジメントソフトウェアの開発については、お問い合わせください。

よくある質問：

Q：施設管理ソフトウェアが追跡する必要のあるデータ分析とは何ですか？

A：施設管理分析には、施設データ内の主要なデータトレンド、パターン、および洞察が含まれます。 施設管理ソフトウェアが考慮しなければならない主に4つのメトリックがあります。

説明：受信データに基づいて現在何が起こっているかを示します

診断：データがそのままである理由とイベントが発生した理由を説明します

予測：将来起こりそうなことを予測するのに役立ちます

規範的：データに影響を与え、影響力のある変更を加える方法について指示し、提案を提供します

Q：IWMS、CAFM、CMMS、およびEAMの中で最高のソフトウェアはどれですか？

A.それはビジネスの使いやすさに依存します。 ビジネス要件に応じて、IWMS、CAFM、CMMS、およびEAMから選択できます。 ただし、統合された職場管理システムは、ほぼすべてのビジネス要件に一致する完全なスイートを提供します。

Q：施設管理ソフトウェアのROIはどのくらいですか？

A.施設管理ソフトウェアには、特に紙のチェックリストの従来の方法に従うマルチロケーションビジネスを処理および最適化する場合に、強力なROIがあります。 ROIを計算するには、年間の総保守費用に年間の総節約率を掛けます。 ソフトウェア実装のコストと年間の総効率の節約を差し引いて、ROIを決定します。