請求書を送信した後にクライアントにフォローアップする方法

公開: 2019-04-10

適切に明細化された請求書をクライアントに送信すると、通常、すぐに支払いを受け取ることが期待されます。残念ながら、物忘れが激しい、まとまりがない、または単に支払いをしたがらないクライアントに直面することは避けられません。

理由に関係なく、仕事に対する支払いを受ける必要があり、期限を過ぎた請求書のフォローアップが必要になる場合があります。このような状況はイライラする可能性がありますが、未払いの支払いについてクライアントにアプローチするときは、常にプロフェッショナルであることが重要です.

この記事では、請求書が期限内に支払われていない場合にメールでフォローアップする方法について、いくつかのアドバイスを提供します。また、(可能であれば) 良好な関係を維持するために、状況を外交的に処理する方法についても説明します。始めましょう！

未払いの請求書をフォローアップ (および防止) することが重要な理由

クライアントに請求書を送った直後に支払いを受け取ることは、ビジネスを維持し、スムーズなキャッシュフローを確保するために不可欠です。残念ながら、さまざまな理由により、請求書が期限内に支払われない場合があります。

このような状況では、支払いの遅延についてクライアントに迅速かつ慎重にフォローアップする必要があります。これを怠ると、クライアントが請求書を紛失したり忘れたりする可能性があるため、借りているお金を失う可能性があります. また、いつ、どのように支払うべきかについても混乱している可能性があります。

この後、未払いの請求書を実際に処理する方法について説明します。ただし、これが問題になるのを完全に防ぐ方法を検討することも賢明です。これを念頭に置いて、今後未払いの請求書が表示されないようにする方法をいくつかご紹介します。

徹底的で明確な請求書を作成します。 クライアントが支払いを送信するために必要なすべての情報が含まれている必要があります。
課金対象に関する正確な情報を含めます。 提供したサービスを正確に明確にし、関連する個々の項目に分類します。これにより、クライアントが支払いを躊躇する可能性のある潜在的なあいまいさが解消されます。
特定の期日を指定します。 これにより、クライアントが請求書を後回しにして、支払いのことをすべて忘れる可能性が低くなります。
簡単な支払い方法を提供します。 クライアントにとって便利な支払い方法 (オンライン支払いなど) を知り、可能であれば複数のオプションを提供します。
延滞料金を請求します。 請求書の支払い条件で、支払いが特定の日付までに受領されない場合は追加料金が適用されることを明確にします。

これらの簡単な手順に従うことで、請求書が未払いになる可能性のある多くの状況を回避できるはずです。ただし、同意したとおりに支払いが行われない場合があり、その場合はクライアントに直接連絡する必要があります。

請求書のフォローアップ方法 (4 つのヒント)

次のいくつかのセクションでは、期限を過ぎた請求書に関してクライアントにフォローアップする際の進め方について説明します。これらの 4 つの重要なヒントを実行することで、クライアントとの橋渡しをせずに、お金を受け取る可能性を高めることができます。

1. 未払いの支払いをあまり待たない

まず、期限を過ぎた請求書が長期間未払いにならないようにすることが重要です。フォローアップが早すぎると、押し付けがましい、またはプロ意識に欠けると思われることがあります。しかし、それは真実から遠く離れることはできませんでした.

実際、あなたの合意がすべての関係者によって尊重されることを期待することほど、専門的なことはありません。そのため、期日が過ぎたらすぐに延滞請求書をフォローアップする必要があります。礼儀正しく、悪意や無能だと思い込まないでください。次のような簡単なもので十分です。いつになるか教えていただけますか？」

クライアントが単に支払いを忘れたり、電子メールを紛失したりした場合は、これで問題を解決できることがよくあります. 最初の支払い通知メールを送信した後、返信がない場合は、1 週間以内にもう一度フォローアップする必要があります。

2. 請求書のフォローアップメールでは、常にプロフェッショナルな態度を心がけてください。

支払いを受けられないことは間違いなく苛立たしい経験ですが、プロセス全体を通してプロフェッショナルな口調と態度を維持することが重要です。これは、支払い期日を大幅に過ぎていて、クライアントから連絡がない場合でも適用されます。

現実には、腹を立てたり、迅速な支払いの欠如を個人的に受け止めたりすることは、単に建設的ではありません. 実際、支払いの延滞についてクライアントとのすべてのコミュニケーションにおいて落ち着いた丁寧な口調を維持すれば、状況を迅速に解決できる可能性がはるかに高くなります。

プロフェッショナルであり続けることは、クライアントが同じことをすることを確実にするための最良のチャンスですが、感情的になることは同様の反応を引き起こす可能性があります. また、未払いの請求書は正直なミスが原因である可能性があることも覚えておく価値があります。つまり、請求書の期限を過ぎた怒りのメールを送信したり、告発を投げかけたりして、貴重な橋を燃やす危険があります.

3. メールがうまくいかない場合は、支払いの遅れについてクライアントに電話する

1 ～ 2 週間の間に何通かメールを送信しても返信がない場合は、クライアントの受信トレイに問題が発生している可能性があります。あなたのメッセージがスパムフィルターに入っている可能性があります。または、単にアドレスを変更したか、誤って間違ったアドレスを提供した可能性があります。

このような場合は、別の方法で連絡することをお勧めします。たとえば、クライアントの電話番号を知っている場合は、単に電話をかけることができます。さらに、ファイルに別の電子メールアドレスがあるかどうか、または組織内に連絡できる他の人がいないかどうかを確認します。しつこくすることを恐れず、何かがカチッと音がするまで、さまざまな形のコミュニケーションを試みてください。

4.請求書のフォローアップで他のすべてが失敗した場合は、弁護士に連絡してください

このプロセスが 1 か月以上続き、応答も支払いもなかった場合は、法的措置を講じる必要がある場合があります。この時点で、弁護士に連絡する必要があります。弁護士は、クライアントに督促状を送ることができます。これには、元の請求書に記載されている未払いの金額が含まれます。

当然、これは最後の戦略です。正当化されるような状況にならないことを願っていますが、必要な場合があることに注意してください。クライアントがあなたを無視したり、支払いを拒否したりしている場合、あなたには助けを求める権利があります。

結論

仕事の対価を受け取ることは非常に重要ですが、クライアントが支払いを忘れたり、支払わないことを選択したりする状況に遭遇する可能性があります。このような場合は、フォローアップの方法に注意する必要があります。

要約すると、請求書をフォローアップする際に留意すべき点は次のとおりです。

期限切れの請求書を待つ必要はありません。
常にプロフェッショナルであること。
メールがうまくいかない場合は、クライアントに電話してください。
それでも解決しない場合は、弁護士に相談してください。

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