2022 年の中小企業向け HR の完全ガイド

中小企業の経営者または経営者は、さまざまな役割を担うことに慣れています。 ビジネスの戦略的な監督とリーダーシップを担うだけでなく、特に人事に関しては、日常業務にも深く関わっています。

しかし、中小企業であっても、人事機能の範囲は広大です。 それはすぐにあなたの時間を圧倒する可能性があり、人事の事務処理と管理に何時間も費やしていることに気付くかもしれません. ビジネスの開発と成長に集中するどころか、見落としがないことを確認するのに十分な時間はほとんどありません。

当然のことながら、すべてを行うのに十分な時間を確保することは、中小企業の経営者にとって 5 つの心配事の 1 つです。

そのため、HR を別の人または組織内のチームに委任する必要が必然的に生じます。 しかし、これを行う適切な時期をどうやって知るのでしょうか? また、専任の人事担当者またはチームをどのように設定しますか?

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人事とは？

HRは人材の略です。 Society for Human Resource Management (SHRM) は、人事管理を「組織の目標を効果的に達成するために組織の従業員を管理するプロセス」と定義しています。

人事チームは、採用から解雇、退職、退職、およびその間のすべてに至るまで、従業員のエクスペリエンス全体に最終的な責任を負います。

これも：

• 採用と定着
• 報酬および福利厚生の管理
• 税務コンプライアンスを含む給与
• 従業員の満足度、エンゲージメント、安全、幸福
• オンボーディングとオフボーディング
• パフォーマンス・レビュー
• 従業員の報酬と評価
• トレーニングマニュアルや従業員ハンドブックなどの従業員リソースの開発と維持
• 企業文化の創造
• 従業員の参加とコミュニケーション
• トレーニングと開発
• 時間追跡と出席
• 労働法の遵守

中小企業は、最初の従業員を採用した瞬間から人事の問題に対処します。 ほんの一握りのスタッフで、管理と所有権の責任に加えて、人事タスクを自分で管理することが可能になる場合があります。 しかし、ビジネスが成長するにつれて、1 人で管理するにはこのリストが多すぎることが容易にわかります。

中小企業向けの主要な人事機能

中小企業の人的資源の主な分野は次のとおりです。

1. 採用と定着
2. 報酬と福利厚生
3. 従業員エンゲージメント
4. トレーニングと開発
5. 労働法の遵守。

これらのそれぞれについて詳しく見ていき、なぜそれらがビジネスにとって重要なのかを見ていきましょう。

優秀な人材を引き付けて保持することは、中小企業にとって最も重要な人事機能の 1 つです。 しかし、安くはありません。 質の高い採用と定着の実践には、開発と実施に時間と費用がかかります。

採用には、職務記述書の作成、採用決定のフレームワークの作成、面接を含む採用プロセスの管理、雇用契約や就労資格文書などのコンプライアンス書類の作成、オンボーディング プロセスの設計と実装が含まれます。

ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョン (DEI) は、あらゆる規模の企業にとって採用の重要な側面です。 DEI はトークン ジェスチャ以上のものである必要があります。 人事を含む、組織のあらゆるレベルと機能に浸透する必要があります。 DEI は、優秀な人材を引き付ける重要な要素です。従業員のほぼ 80% が、DEI を重視する組織で働きたいと考えています。

新しい才能を引き付けることに加えて、HR は保持のポリシーと慣行にも責任があります。 従業員の満足度とエンゲージメントの向上、およびトレーニングと開発を目的とした戦略は、従業員の定着率を向上させる良い方法です。

HR は通常、組織の報酬哲学、報酬戦略、および基本給と追加給を含む報酬構造を決定する責任があります。

給与体系を設計するときは、法定最低賃金と、競合他社が従業員に提供しているものを認識する必要があります。

報酬パッケージの重要な部分は、健康保険、有給休暇、柔軟な勤務時間、コミッション、従業員の健康プログラムなどの従業員福利厚生です。 福利厚生は従業員にとって重要です。 給与は重要ですが、従業員の 79% が昇給よりも新しい福利厚生や追加の福利厚生を受け入れると答えています。

法定最低賃金と同様に、法律で提供しなければならない福利厚生を特定することが重要です。 これらはお住まいの地域によって異なり、労災補償、有給休暇、障害保険などの福利厚生が含まれる場合があります。

報酬のもう 1 つの側面は、給与と税金です。 従業員が限られている中小企業であっても、これらのプロセスはすぐに複雑になり、時間がかかります。 多くの中小企業の経営者は、給与計算にかかる時間を過小評価しています。これは、各給与期間でほぼ 5 時間かかる場合があります。

従業員エンゲージメントとは、従業員と組織およびその目標とのつながりです。 ビジネスの成功に重要な役割を果たします。 収益性に直接影響する可能性があります。熱心な従業員は生産性が高く、仕事を休む可能性が低くなります。 一方、積極的に意欲を失っている従業員の 74% は、新しい仕事を探しているか、他の機会に目を光らせています。

HR は、従業員の士気の向上など、エンゲージメントに影響を与える根本的な問題に対処するための戦略とプロセスの設計を担当します。 そうすることで、リテンションと収益が向上します。

継続的な専門能力開発の機会を従業員に提供することは、モチベーションとエンゲージメント レベルを高めるために不可欠です。 従業員は、新しいスキルを習得する機会に飢えています。 Deloitte の調査では、ミレニアル世代のほぼ 80% が、正式な職場トレーニング、OJT、および専門能力開発が、最高のパフォーマンスを発揮するために重要であると認識しています。

適切に設計されたトレーニングおよび能力開発プログラムは、従業員が社内での昇進に備えるのにも役立ち、外部から採用するコストを節約できます。

HR のトレーニングと能力開発の責任には、会社の使命、コア バリュー、従業員への期待、会社のポリシー、懲戒と解雇の手順を定めた従業員ハンドブックの作成が含まれます。

中小企業であっても、従業員のやり取りを管理するさまざまな労働法や規制があります。 HR の主な機能の 1 つは、労働法や規制の進展を追跡し、組織がそれらに完全に準拠していることを確認することです。

例として、米国を拠点とする中小企業は、次のような一連の連邦法の下での義務を考慮する必要があります。

• 1970 年労働安全衛生法
• 1964 年公民権法第 VII 編
• 1967 年雇用法における年齢差別
• 1990 年障害を持つアメリカ人法のタイトル I および V
• 家族および医療休暇法
• 公正労働基準法
• 全国労働関係法

規制違反の代償は高くつく可能性があり、多額の罰金やその他の罰則が科される可能性があります。 その他のコストには、問題に対処している間の評判の低下やビジネスの中断が含まれます。 ただし、最も重要なことは、従業員は、従業員を保護するために設計されたコンプライアンスの問題に取り組んでいることを知りたがっていることです。

人事を委任する利点

効果的な HR は、その規模に関係なく、ビジネスの成功に不可欠です。 HR は社内コミュニケーションのトーンを設定し、会社の文化や収益に直接影響を与えます。 従業員は最も貴重なリソースです。人事ポリシーと手順を通じて従業員の福利を守ることが最優先事項でなければなりません。

専任の人事担当者を任命したり、人事部門を立ち上げたりするには、時間とお金の初期投資が必要です。 しかし、そうすることには、短期的にも長期的にも多くの利点があります。

• 時間を節約できます。 中小企業のオーナーまたはマネージャーとして、あなたの時間は非常に貴重です。 ビジネスの運営に加えて人事の責任を引き受けると、時間のかかる管理タスクやドキュメント管理などの大きなワークロードが重荷になる可能性があります。 人事を委任することで、ビジネスの成長を目的とした他の高レベルの管理や戦略的決定に集中する時間を解放できます。
• お金を節約できます。 人事に関する誤った決定を下したり、まったく決定を下したりしない場合のコストは、高くつく可能性があります。 たとえば、悪い人材を採用する場合、Gallup は控えめに見積もっても、従業員を置き換えるコストは年収の 0.5 倍から 2 倍になる可能性があります。

専任の人事担当者またはチームは、時間とリソースを質の高い効果的な人事決定に集中させることができます。 また、人事プロセスと意思決定を標準化して一元化することで、効率を向上させることもできます。

• 社内の人事専門知識を開発します。 HR を管理する特定の人またはチームを任命することにより、組織の制度的知識の構築を開始できます。 そうすることで、人事の役割を担う人々は、組織とその従業員に関する特定の知識を持つスペシャリストになることができます。 この組み合わせにより、より効果的な人事意思決定の可能性が高まります。
• コンプライアンスを保証します。 労働法や規制の複雑さと変化し続ける性質を考えると、同時にビジネスを管理しながらコンプライアンスを維持することを期待するのは現実的ではありません。 専任の人事チームには、開発を追跡し、必要な記録を維持し、監査を管理するための時間と知識があります。 必要な法律や規制に従わないとコストがかかる可能性があるため、HR の責任を委任することは価値のある投資です。

代替案 — 人事アウトソーシング企業

専任の人事担当者を任命したり、社内の人事チームを作成したりするのではなく、一部の中小企業は、専門雇用組織 (PEO) などの人事アウトソーシング サービスを利用しています。

PEO は、組織の代理雇用者として機能し、組織に代わって従業員と契約を結びます。 この構造により、PEO は中小企業に代わって、給与、税金、福利厚生、労災補償、コンプライアンス、およびその他の人事サポートを含む、さまざまな人事管理機能を処理できます。

このオプションを検討している場合は、コストとメリットを比較検討することが重要です。 中小企業の経営者にとって、人事管理をアウトソーシングする可能性は魅力的です。多くの時間を節約し、人事を経験豊富なサードパーティの手に委ねることができます。

しかし、PEO は通常、中小企業向けの HR サービスに高額の料金を請求します。 HR アウトソーシング サービスを利用すると、組織の制度的知識が抑圧される可能性もあります。これは、ビジネスが成長するにつれて特に役立つ可能性があります。 従業員はまた、雇用問題に関して第三者との取引について懸念を抱く場合があります。

HR を委任する適切な時期はいつですか?

専任の人事担当者を任命するか、社内の人事チームを作成する適切な時期は、予算、予測される成長、規模など、ビジネスの状況によって異なります。

一般的な経験則として、多くの HR スペシャリストは、組織が 10 人以上の従業員に成長した場合、HR 機能の委任を検討する必要があると述べています。 この時点で、コンプライアンス要件は複雑で、言葉が密集し、頻繁に進化する可能性があるため、特にコンプライアンスが関係する場合、中小企業の経営者や管理者にとって HR の管理は負担が大きくなりすぎる可能性があります。

その他の指標には、次の場合が含まれます。

• エラーが発生し始めます。たとえば、コンプライアンス要件が満たされていないなどです。
• 組織が大きな変化または成長の時期に直面している
• 日々の人事プロセスや他の仕事についていくことができない
• 人事プロセスに時間の大半が費やされ、戦略レベルの作業に集中できなくなる

この時点に到達したら、専任の人事担当者またはチームを任命することを真剣に検討するときです。

7 つのステップで人事部を設定する方法

人事を委任するプロセスは、ビジネスの状況に固有のものであり、ビジネスの年齢と規模、予測される成長、業界などの要因によって異なります。 出発点として、HR のニーズを特定し、社内の HR 部門を設定するのに役立つ 8 つのステップを以下に示します。

組織内の人事の現状を理解することは、ニーズを特定するのに役立ち、人事チームを構築するためのフレームワークを提供します。 この記事の冒頭で概説した HR の主要な機能を見て、組織が現在それらを実行しているかどうかを考えてください。 もしそうなら、それはどのくらいうまくいきますか？ そうでない場合、それは対処する必要のある領域ですか?

HR のニーズについて他の従業員や部門からフィードバックを収集することも、このステップに役立ちます。 このプロセスの最後に、組織の HR のニーズと優先事項を特定します。

組織の HR ニーズを特定したら、それらに対応するチームを編成できます。

HR ゼネラリストなど、専任の HR 担当者が最初から 1 人必要な場合もあります。 大企業や急速に拡大している企業では、大規模な人事チームが必要になる場合があります。 これには、HR マネージャー、採用マネージャー、HR コーディネーター、および HR アシスタントの組み合わせが含まれる場合があります。

人事チームが小規模であっても、組織のニーズに確実に対応できるように、役割と責任を明確に定義することが重要です。

どのポジションを埋める必要があるかがわかったら、そのポジションを埋める才能のある人材を探すことができます。 HR の役割を外部から採用する場合は、感情的知性、強力なコミュニケーション、対立解決、問題解決、時間管理などの必須スキルに注意してください。

既存の従業員のことを忘れないでください。誰かが必要なスキルを持っていれば、いつでも社内で昇進させることができます。

HR チームを構築するもう 1 つの方法は、現在の従業員に潜在能力があることを特定し、後で人事の役割に移行するためのトレーニングと開発に投資することです。

ソフトウェアを使用して日常業務を自動化し、人事プロセスを合理化することは、効果的な人事チームを作成するために不可欠です。

HR の大部分は記録管理です。 コンプライアンスと監査の目的で、給与情報、研修記録、採用書類、雇用資格フォーム、懲戒処分、解雇記録など、さまざまな人事書類を保管する必要があります。 モバイル アプリで HR ソフトウェア ソリューションを使用すると、従業員と人事チームはいつでもどこからでもこれらの記録を更新してアクセスできます。

また、従業員管理アプリを使用して、給与計算、オンボーディング、従業員調査、トレーニング、さらには報酬と評価の時間追跡など、さまざまな人事関連のタスクを自動化することもできます.

主要業績評価指標 (KPI) は、人事チームの有効性を測定するために不可欠です。 HR KPI には、従業員の離職率、満足度、トレーニング コスト、生産性、欠勤、社内昇進率が含まれます。

これらの目標を設定すると、人事担当者またはチームのパフォーマンスと、全体的なビジネス戦略への貢献を後で確認するのに役立ちます。 その間、彼らは人事の意思決定も導きます。

HR の意思決定は、予算にも左右されます。 人事チームに財源を割り当てることで、支出に優先順位を付け、人事を効率的に運営できるようになります。

これを行うには、組織の以前の人事支出を確認し、予想される人事ニーズを予測します。 HR 予算は、給与、福利厚生、DEI、従業員の安全と福利厚生、採用、HR テクノロジー、トレーニングと開発などの重要な機能をカバーする必要があることに留意してください。

HR 予算は、組織のより広範な予算編成とビジネス目標に沿って機能するように、リーダーシップ レベルから提供される必要があります。

人事チームが配置されると、組織の人事に対処する作業に取り掛かることができます。 これには、人事戦略の策定と、ポリシーと手順のサポートが含まれます。

人事機能を委任すると、毎日のやることリストからそれらを取り除くことができますが、それでも人事チームを監督する必要があります。 特に小規模な会社が成長を続けている場合は、より広範なビジネス戦略の一環として、ビジネスの人事ニーズを引き続き確認する必要があります。 時間の経過とともに、変化するビジネス ニーズを反映するために、役割を追加または調整したり、HR の優先順位を再定義したりする必要があることに気付く場合があります。

中小企業向けのさらなる人事リソース

HR の責任を委任するかどうかを決定するときは、できるだけ多くの情報を得たいと考えています。

中小企業向けの人事に関するその他のリソースを次に示します。

• Society For Human Resource Management (SHRM) には、さまざまな役立つ記事があります。
• 米国を拠点とする中小企業は、労働省のウェブサイト (特にコンプライアンスの問題に関する質問) または米国商工会議所の人事ブログを参照できます。
• Academy to Innovate HR (AIHR) は、ブログ、ポッドキャスト、ガイド、ケース スタディなど、無料のオンライン HR リソースをいくつか提供しています。
• Connecteam のブログには、さまざまな中小企業の HR トピックに関するさまざまな記事があります。

スモール ビジネスで HR を委任する時が来ましたか?

中小企業の経営者として、あなたはビジネスの日常的な人事機能の管理に多くの時間を費やしてきたことでしょう。 しかし、このアプローチは、特にビジネスと従業員数が増加するにつれて、すぐに管理不能になる可能性があります。

中小企業の人事を専任の人事担当者またはチームに委任すると、時間を節約でき、通常、長期的には事業費を節約できます。 これにより、組織が関連する労働法および規制に確実に準拠できるようになります。 同時に、組織の人事ニーズの内外を熟知した社内チームを構築します。

テイクアウト？ 所有または経営しているビジネスの人事ニーズをまだ管理している場合は、それらの責任を委任することを検討する時期かもしれません。 これは、あなた、あなたのビジネス、従業員のすべてが恩恵を受けることができる変化です。