品質管理システムとは? – 品質管理システムの初心者向け完全ガイド

生産性を最大化し、満足のいく顧客に一流の製品とサービスを提供し、改善の機会を常に特定してつかむことは、すべての企業の夢ではありませんか? 話がうますぎるように聞こえるかもしれませんが、品質管理システム (QMS) はこれを実現することができます。

ただし、これは言うは易く行うは難しです。 多くの企業は、これらの複雑なシステムをうまく実装するのに苦労しています。 そしてそれこそが、私たちがあなたをバックアップするためにここにいる理由です!

すべてをより簡単にするために、この完全な初心者向けガイドは、品質管理システムとは何か、その利点、および会社でそれを作成して実装する方法に関するすべてのノウハウを提供します.

それに飛び込みましょう！

品質管理システム (QMS) とは?

最初から始めて、実際に品質管理システムとは何かという質問に答えましょう。

QMS – 品質管理システムを意味します – は、組織が製品またはサービスの品質を継続的に改善するために必要なポリシー、手順、および管理を文書化するシステムであり、顧客の期待と要件が満たされるか、それを超えることを保証します。

簡単に言えば、品質管理システムは、企業が活動を調整および指示して、顧客および規制要件を満たし、運用の有効性と効率を継続的に改善するのに役立ちます。

品質管理システムを使用する利点

品質管理システムを実装すると、組織のパフォーマンスのあらゆる側面にプラスの影響を与えることができます。 主な利点は次のとおりです。

• 顧客の要件を満たす: これにより、会社への信頼が構築され、顧客基盤、販売、および繰り返しのビジネスが強化および成長します。
• 組織の要件への準拠 : これにより、会社がポリシーと規制に準拠し、最もコスト効率とリソース効率の高い方法で製品とサービスを提供できるようになります。 これにより、成長とより多くの利益の余地が生まれます。
• 継続的な改善の機会: 業務と顧客満足度を追跡することで、製品やサービスが最高品質であることを保証するために必要な変更についての洞察が得られます。 これにより、顧客からの苦情や返品が減り、長期的には時間とお金を節約できます。

これらの利点には、次のような利点があります。

• 明確に定義された中央の品質管理ポリシー。
• 一貫性のある標準化されたプロセス。
• 生産性の向上。
• 会社のリソースをより効果的に使用します。
• コストの削減。
• 会社と従業員の士気、関与、および個人の貢献に対する理解の向上。
• 一貫した結果を生み出す準備が整っていること。
• プロセス、目標、または機能内の欠陥、生産と顧客満足度のギャップ、および問題を特定する能力。
• トレーニングの機会を特定する可能性が高い。
• 従業員のコラボレーションを強化して、顧客の期待に応えます。

さまざまなタイプの QMS?

各企業には、独自の一連の製品またはサービス、目標、業界標準などがあります。 そのため、これらの多様なニーズを満たすために、さまざまな種類の品質管理システムが存在します。

• 標準化されたシステム: これらの品質管理システムは、一連の連邦規則と規制に従っています。 これらには、ISO 9001、ISO 14001、ISO 22000、ISO 13485、ISO 45001 などの ISO 認証が含まれます。
• 総合品質管理 (TQM) : このアプローチは、ビジネスのあらゆる面で品質を強調します。 すべてのプロセスと活動を分解して、組織の効率と品質目標にどのように影響するかを判断することにより、長期的に高品質の製品とサービスを開発することを目指しています。
• 継続的品質改善 (CQI) : この QMS は、プロセスや機能ではなく、チームや個人の貢献を強調して、継続的な品質改善に焦点を当てています。
• シックス シグマ: このアプローチでは、統計とデータを使用して分析し、エラーや欠陥の可能性を減らします。 これは、定義、測定、分析、改善、および制御の 5 つのフェーズで行われます。

QMS のコア要素と要件

品質管理システムは、顧客や組織の要件を満たすのに役立つ複数の要素で構成されています。 品質管理システムは企業固有のニーズに対応する必要がありますが、すべての QMS には以下が含まれる必要があります。

品質方針と目標

品質ポリシーは、品質が企業内で何を意味するかを定義し、期待を設定できるようにします。 品質目標は、顧客の要件と、具体的で測定可能で達成可能な目標を結びつけ、会社のビジョンを実践に移します。

品質マニュアル：

これは、貴社の品質管理システムを説明する文書です。 ISO (国際標準化機構) 9000 要件によると、以下を含める必要があります。

1. QMS の範囲の完全な説明。
2. ISO 9001 規格のすべての要件に関する完全な詳細。
3. 適用できず、実施から除外された QMS 要素の詳細と説明。
4. 組織内で使用される特定の品質手順の参照。
5. 一連の主要なビジネス プロセス間の相互作用を示すフローチャート。
6. 品質に全力で取り組んでいることを示す、会社の品質ポリシーと目標。

会社の構造と責任モデル

これは、組織の構造と、標準的な運用手順に関連付けることができる各個人の定義された役割と責任の明確で更新されたチャートである必要があります。 このドキュメントでは、製品またはサービスのライフサイクル全体を扱う必要があります。

データ管理

品質管理システムのフレームワークを成功させるには、意味のある品質データを利用できるようにする必要があります。 データ管理ポリシーは、データの種類、収集方法、ソース、責任、保管、削除、および評価をカバーする必要があります。

データ型は次のものをカバーする必要があります。

• 顧客満足
• サプライヤーの品質
• 製品またはサービスとプロセスの追跡
• 不適合
• トレンド
• 是正または予防措置

プロセス

品質管理システムの品質管理へのアプローチは、標準化された反復可能なプロセスを導入することです。 品質管理基準では、企業はすべての業務を特定して定義する必要があります。 これにより、会社のプロセスの全体像と、これらが従業員、設備、テクノロジーなどのリソースとどのように相互作用するかを把握できます。

これらの定義に基づいて、企業はプロセス標準を策定し、成功の測定方法を作成し、標準化されたアプローチを使用して品質の高い成果を確保し、絶え間ない改善に取り組むことができます。

絶え間ない改善の機会

継続的な改善のためのプロセスを作成するには、以下を含む、会社全体の統制を明確に文書化する必要があります。

• QMS計画
• 品質目標
• コンプライアンス要件
• 安全設計
• リスクと機会に基づく考え方
• 不適合と是正措置 (CAPA)
• 漸進的な改善と画期的な革新
• QMSの評価と検査

顧客満足

QMS の主要な要素の 1 つは、企業が顧客満足度を追跡して、自社の製品またはサービスの品質基準が満たされていることを確認するという要件です。

顧客満足度を正しく測定するには、顧客の態度や苦情を測定するための適切な方法を定義する必要があります。 このような方法には、顧客満足度調査や苦情手続きが含まれます。

品質ツール

QMS は、国内または国際的に認められた基準に基づいて、品質を測定するために使用される各ツールを維持するための明確なポリシーを指示する必要があります。 このポリシーには、たとえば、機器の校正について認められた基準と、校正を特定して記録するためのガイドラインを含める必要があります。

ソフトウェアを使用してデジタル レポートとチェックリストの使用を標準化することは、非常に役立ちます。

ドキュメントの管理と管理

品質管理システムは、品質ポリシー、品質マニュアル、プロセス、記録管理など、品質管理に必要なドキュメントの種類の標準を定義します。 QMS のパフォーマンスを証明するには、適切な文書が必要です。

QMS の確立と実施の手順

品質管理システムを確立して実装するための基本的な手順は次のとおりです。

1. 設計と構築

設計および構築段階では、QMS の構造、プロセス、および実装計画を設定します。 上級管理職は、このステップを監督して、QMS の開発が企業の目的、ニーズ、提供される製品とサービス、および顧客のニーズによって確実に影響を受けるようにする必要があります。

まず、QMS 範囲、品質ポリシー、および QMS 目標の 3 つの定義文書を作成します。 次に、QMS 手順を実装するために必要なリソースを作成します。 これらには、詳細な作業指示を含むプロセス マップとフローチャート、および製品開発またはサービス提供全体の役割と責任を詳述する組織構造が含まれます。

このフェーズでは、品質保証のためのテスト手順が品質基準に沿っていることを確認し、成功を監視および測定するための指標を開発します。

2.デプロイする

品質管理システムを段階的に展開するのが最適です。 各フェーズで考慮すべきいくつかの優れたプラクティスは次のとおりです。

• 導入前に、特定のプロセスに関する情報と品質マニュアルをスタッフと共有し、フィードバックを求めます。
• 関連するツールとシステムについて従業員を教育し、トレーニングします。
• 文書管理手順について部門管理者をトレーニングします。
• 追跡指標についてプロセス所有者に指示します。

企業のイントラネットとソフトウェアは、品質管理システムの展開を支援するのに非常に役立ちます。 たとえば、Connecteam のオールインワンの従業員管理ソフトウェアは、必要なすべてのツールを提供します。 これにより、重要なドキュメントや情報を共有したり、トレーニングを簡単に作成および追跡したり、ワークフローを管理したりできます。従業員がどこからでも作業できます。

3. 制御と測定

品質管理システムの有効性を適切に制御および測定するには、主に QMS の定期的で体系的な検査を実施します。 内部監査は、どのプロセスが貴社の品質ポリシーと運用目標に沿っているかを示します。 また、プロセス管理の潜在的な弱点も指摘しています。

これらの調査結果に基づいて、経営陣は、改善が必要かどうか、およびどのような改善が必要かを判断できます。

4. レビューと改善

品質マネジメントシステムが一定期間運用された後、QMSの有効性を測定するためにマネジメントレビューを実施します。 以下から情報を収集します。

• 検査所見
• 報告された指標
• 収集データ
• 不適合事例
• お客様満足度調査結果
• 規制要件への準拠
• 品質管理チェック

これにより、是正措置をより効率的に開始でき、品質目標の達成に十分に貢献していないプロセスを特定するのに役立ちます。

QMS の最大の障害とその回避方法

品質管理システムを実装する際の最大の障害のいくつかと、それらを回避する方法を見てみましょう。

1.混乱

組織の欠如は、ビジネスのあらゆる側面に悪影響を及ぼします。最も重要なのは文書管理です。 ドキュメントが企業内のほぼすべてのアクションを駆動するため、重要なドキュメントの追跡、監視、更新、アクセス、検索、および共有が困難で退屈になります。 これにより、ミスの余地が生まれ、貴重な時間が浪費され、従業員の士気が低下し、生産性、品質、および収益性に関する会社の目標を達成することが難しくなります。

会社のニーズと目標に最適なドキュメント管理システムを使用して、この障害を克服してください。 たとえば、Connecteam のドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、従業員がどこからでもアクセスできるように、重要なドキュメントやファイルを簡単にアップロード、アクセス、共有できます。

2. 仕事が多すぎてスタッフが足りない

人手不足の企業は、従業員の不満、従業員の離職率の上昇、未完成の仕事、頻繁なミスなどの問題に直面することがよくあります。 これは、品質の低下、品質管理システムからの逸脱、検査の失敗、顧客満足度の低下、売上と利益の減少につながる可能性があります。

予算内に収まる場合は、より有能な従業員を雇ってこの障害を克服してください。 もう 1 つの選択肢は、従業員が過労にならないように会社の効率を高める方法を見つけることです。 これにより、士気を高め、エラーを減らし、生産性と出力の品質を向上させることができます。

3. 変化への抵抗

品質管理システムの実装には多くの変更が必要なため、従業員の協力と支援はその成功に不可欠です。 そして、変化に抵抗することは人間の本性の一部であるため、重要なのは、それは人間の本性を変えることではなく、抵抗の背後にある主な理由に対処することであるということを理解することです.

それが自然な反応であることを受け入れることで、この障害を克服してください。 効果的にコミュニケーションを取り、小さな成功を祝い、失敗はプロセスの一部であることを受け入れることで、変化が困難になる可能性があることを認識する必要があります。

4. 綿密な計画の欠如:

適切な計画なしに人生で他の多くのことを行うのと同様に、品質管理システムも適切な計画なしで実装することは災害のレシピです. しかし、多くの企業は綿密な計画なしに QMS を導入しようとして失敗しています。

計画を立てることで、この障害を克服してください。 これは、品質管理とそれに付随するすべての規則、規制、ガイドライン、および概念に慣れていない場合、言うは易く行うは難しかもしれません。

もう少し簡単にするために、ビジネスの目標と価値、そして顧客が何を望んでいるかに焦点を当てます。 これらは、ガイドライン、規則、または規制が会社にどのように適用されるかを決定するのに役立つ、品質管理の実装計画の試金石です。

QMS と品質保証 (QA) の違いは何ですか?

品質保証 (QA) は、品質管理から独立したものではなく、品質管理の構成要素です。 QA は、製品またはサービスが指定された要件を満たしているかどうかを判断するための体系的なプロセスです。 信頼できる製品やサービスを開発、生産、または提供するための要件を作成および維持します。

品質管理システムは、QA の構造化されたアプローチのフレームワークを作成するだけでなく、プロセスを分析し、機能を改善し、関連するスタッフが可能な限り最高の品質レベルに到達できるようにします。

品質管理システムの結論

要約すると、会社で品質管理システムを確立して実装することで、製品またはサービスが最高品質であることを保証し、顧客満足度を高め、組織の要件に準拠し、絶え間ない改善と成長への道を歩むことができます。 .

これで、会社で 1 つをうまく立ち上げて実行する方法に関するすべてのヒントとコツが得られたので、あとは始めるだけです! 幸運を！