独自のハイブリッド イベントをホストするためのステップ バイ ステップ ガイド

ハイブリッド イベントの実施は困難に思えるかもしれませんが、慎重に計画して実行すれば、あなたと参加者の両方にとって素晴らしい体験になる可能性があります。

このステップバイステップでは、明確なビジョンを持つことから収益性の高いスポンサーを探すことまで、ビジネスがハイブリッド イベントが提供するものを最大限に活用できるよう支援することまで、すべてをカバーします。

ですから、始めたばかりでも、すでに準備が整っている人でも、次のハイブリッド イベントを実行する方法に関する完全なガイドを読み進めてください。

ハイブリッド イベントを計画する方法

1. ビジョンを定義する

ハイブリッド イベントの明確なビジョンを持つことが重要です。 あなたの目標は何ですか？ 何を達成したいですか？ 参加者にどのような体験をしてもらいたいですか？ イベントを計画するときは、これらのことを念頭に置いて、順調に進むことができるようにしてください。

自問する重要な質問には次のようなものがあります。

• 誰のためのイベントですか？
• 彼らと何を共有しようとしていますか?
• 彼らはどのようなエンゲージメントに関心がありますか?
• イベントはいつ、どこで開催しますか?

明確なビジョンがなければ、何を目指しているのかわかりません。 ハイブリッドイベントがビジネスにとってどれほど重要であるかを考えて、それらをどのように使用したいかをしっかりと把握してください。

お気に入りのビーチに行きたいと思っているのに、車に飛び乗り、SatNav に海岸に行くように指示するようなものです。 それはあまりにも曖昧で未定義であり、最終的にどこかにたどり着くことは間違いありませんが、それはおそらくあなたが望む場所ではないでしょう.

できるだけ明確かつ具体的に理解すれば、他のすべてが適切に収まります。

これはハイブリッド イベントであるため、魅力的なものにする必要があります。 それがイベント成功の秘訣です。

したがって、この段階では、物理世界と仮想世界を融合させて、両方の視聴者にエンゲージメントと価値をもたらす方法を考える必要があります。 たとえば、仮想の視聴者はリアルタイムで投票して、物理的な会場で起こっている特定の事柄に影響を与えることができます。

Q&A を実行するスピーカーのパネルがある場合、仮想の聴衆メンバーも質問をしたり、発言内容にコメントしたりする方法がありますか? 仮想現実体験を提供できますか?

クリエイティブに。 より魅力的になればなるほど、イベントはより魅力的になります。

2. プランの作成

これで、最終目的地が明確になりました。 ルートをプロットする時が来ました。 ここから、イベント計画の核心に入り込みます。

計画を作成する際に考慮すべきいくつかの重要な点は次のとおりです。

• ご予算
• あなたのタイムライン
• あなたのマーケティング戦略
• あなたのスピーカー/パネリスト/エンターテイメント
• あなたの会場
• リモート参加者をどのように関与させますか
• どのような技術が必要になるか

ある種の組織戦略に投資したくなる可能性があります。 テキスト ドキュメントを使用することも、リンク付きのフォルダーを作成することもできます。 特定のノートブックでも機能するかもしれませんが、これはあまり機能していないようです。

代わりに、テクノロジーを採用し、ある種のイベント計画管理プラットフォームを使用することをお勧めします. 個人的には EventEngage を使用するのが好きです。これは、すべてを処理し、すべてを 1 か所に保持するエンド ツー エンドのイベント エクスペリエンス編成ツールですが、それはあなた次第です。

ハイブリッド イベントの仮想的な側面を実際にホストすることになると、どのようにホストするかを考える必要があります。 最も簡単な方法は、イベントをソーシャル メディア チャンネル、または Twitch や YouTube などのライブ ストリーミング プラットフォームにブロードキャストすることです。

その場合、ライブチャットを見たり、コメントを読んだりして、物事をもう少しインタラクティブにすることができます. ただし、イベントを最高のものにするために必要なすべての機能を提供できる専用のハイブリッド イベント ホスティング プラットフォームを統合すると、はるかに没入型の体験が得られます。

ゲームのこの段階では、スポンサーシップについて考え始める時期でもあります。 スポンサーシップは、イベントの運営に関連する費用の一部を相殺する優れた方法です。 また、大規模で優れたスピーカー/パネリスト/エンターテイメントを引き付けるのにも役立ちます.

スポンサーを探すのは困難に思えるかもしれませんが、専門家がこれを簡単にするために使用する簡単なステップバイステップのプロセスがあります.

1. イベントの目標に沿った潜在的なスポンサーのリストを作成します。
2. 彼らに手を差し伸べて、スポンサーシップデッキを送ってください. これは、イベントを後援する利点を概説した文書です。
3. 彼らがあなたの提案をレビューする機会を得た後、フォローアップしてください。

3. イベントチームをまとめる

簡単に言えば、成功するハイブリッド イベントを単独で組織して主催することはできません。 やるべきことや管理すべきことが多すぎるため、背後にチームが必要になります。

したがって、イベント チームを編成することは、イベント計画における最も重要なステップの 1 つです。

ビジョンの実行を支援する適切な人材を確保する必要があります。また、全員が同じページにいて、同じ考え方を持っている必要があります。 最も重要なときに問題を引き起こすような問題担当者をチームに入れたくはありません。

したがって、時間をかけてチームを構築し、イベントがどうなるかについてすべてが同じ価値観と理想を共有するようにしてください。

もちろん、チーム内でどのような役割を担うかはあなた次第であり、イベントの背後にある予算、規模、ビジョンによって異なります。

簡単にするために、いくつかの基本的な役割から始めます。

• イベントマネージャ
• クリエイティブディレクター
• マーケティング・マネージャー
• スピーカーコーディネーター
• スポンサーシップマネージャー
• ボランティアコーディネーター

計画段階から、タスクの委任を開始し、より詳細な計画をまとめます。 これにより、当日のすべてがスムーズに進行するようになります。

イベント マネージャーとしてすべてを自分で行うことはできないため、ここでは委任が重要です。 そして、それは大丈夫です！ 優れたリーダーになるためには、タスクを委任するタイミングを知る必要があります。

4. プロモーション戦略を検討する

イベントがまとまり始め、すべてが整理され、予約されていることがわかり始めたので、それを宣伝することを考え始める必要があります. 言い換えれば、あなたのイベントが開催されるという噂を広め、十分な話題や誇大宣伝を作成することで、人々はあなたが提供するものに興味を持つようになります.

プロモーション戦略は、イベントの成功に不可欠です。 結局のところ、素晴らしいイベントを開催しても、誰もそれを知らなければ意味がありません。

ここではあらゆる種類のプロモーションが有効ですが、イベントのプロモーションを成功させる秘訣は、ターゲット ユーザーが誰で、そのユーザーにリーチする最善の方法を理解することです。 結局のところ、ターゲットを絞った Instagram 広告に何千ドルも費やす必要がありますが、ターゲット ユーザーが Instagram を利用していなければ意味がありません。

ハイブリッド イベントを宣伝するには、次のようないくつかの方法があります。

• ソーシャルメディア
• インフルエンサーを宣伝する
• スポンサーに広告を出してもらいましょう
• ローカルバナーを投稿する
• ウェブサイトまたはランディング ページを作成する
• プレスリリースを発行する
• メールマーケティング
• ターゲットを絞った広告を掲載する
• ブログ記事を書く
• フォーラムに書き込む

創造性を発揮し、既成概念にとらわれずに考えてください。 繰り返しますが、非常に重要なので、イベントの主要な要素を考慮して、プロモーションに適したチャネルを選択してください。

• あなたのターゲットオーディエンス
• 彼らはどのチャネルを使用していますか
• 彼らはどのようなコンテンツに関与していますか
• 彼らに連絡するのに最適な時期はいつですか
• 行動を促すフレーズは何ですか?

ハイブリッド イベントを開催する方法

さあ、あなたのイベントの核心に。 それをホストしています。

これは、すべてのハードワークが集まる場所であり、あなたの労働の成果を見ることができます. もちろん、ハイブリッド イベントを成功させるためには多くのことが必要であり、やるべきことはまだたくさんあります。

あなたの会場から始めましょう

物理的な会場は、イベントの核となる場所であり、すべての講演者や活動、魅力的で楽しいことが予定されています。 つまり、従来のイベントと同じようにイベントを設定し、必要に応じて仮想要素を追加する必要があります。

ハイブリッド イベントの成功には、技術のセットアップが不可欠です。 結局のところ、出席者が何が起こっているのかを見たり聞いたりできない場合、彼らは長く留まることはありません.

技術的な問題を回避するために、イベントの十分前にセットアップをテストしてください。 これにより、当日のすべてがスムーズに進行するようになります。

コンテンツに集中する

結局のところ、ハイブリッド イベントの成功は 1 つの非常に重要な要素にかかっています。いいえ、それは単なるエンゲージメントです。

それは価値です。

あなたのイベントは、観客の生活に価値をもたらす必要があります。 それが娯楽の価値であろうと教育の価値であろうと、それはあなた次第ですが、コンテンツとそれをどのように提供するかに焦点を当てる必要があります.

たとえば、次のようなコンテンツを提供できます。

• 基調講演
• インタビュー
• パネルディスカッション
• ワークショップ
• ブレイクアウト セッション

どの業界に属していても、これらの分野で価値を提供し、コンテンツが可能な限り最良の方法で配信されるようにする必要があります。 会場、技術、およびセットアップは、これが当てはまることを確認する必要があります。

フットボールの試合を想像してみてください。しかし、コメンテーターのマイクの設定が低すぎて、何を言っているのか誰も聞こえません。

率直に言って、このイベントはひどいものであり、何としてもこれを避けなければなりません。 ハイブリッド イベントでは品質がすべてです。多くの聴衆にとって、品質は提供するものに対する第一印象となるため、重要視してください。

チャンスを無駄にしないでください！

大事な日

遅かれ早かれ、大事な日がやってきますが、このガイドのすべてを考慮に入れると、きちんと整理され、すべてがバッグに入っているはずです. 確かに、その前と当日に問題が発生することはありますが、すべてを把握すればするほど、より迅速に対応でき、本当に重要なことに集中することができます。

聴衆が愛し、決して忘れることのない、貴重で魅力的な体験を聴衆に提供してください!

ハイブリッド イベントが未来であることは間違いありません (私がここに書いた他の記事への内部リンク)。

結論

ハイブリッド イベントを開催することは、より多くの視聴者にリーチし、新しいエキサイティングな方法で参加するための優れた方法です。 多少の手間がかかることは間違いありませんが、あなたのビジネスが提供するものに視聴者がどれだけ関与しているかを見ると、それは間違いなく価値があります.