電子メールのフォーマット方法: ベスト プラクティスと例
公開: 2023-06-04
- 2023 年 5 月 29 日
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組織内の誰か、採用マネージャー、マーケティング代理店に電子メールを送信する場合でも、コールド電子メール キャンペーンの一環として電子メールを送信する場合でも、形式は重要です。 プロフェッショナルであることを示すことが重要であるだけでなく、メールは読みやすく、要点を明確かつ簡潔に伝える必要があります。 「電子メールのフォーマットはどのようにするのですか?」と疑問に思ったことがあるなら、 私たちはあなたをカバーします。
2023 年にプロフェッショナルなメールをフォーマットする方法
仕事上の電子メールは、通常のビジネスレターと同じように書式設定する必要があります。各段落の間に空白を残し、タイプミスや文法上の誤りに注意してください。 メッセージの各側面を詳しく説明する前に、電子メールのフォーマット方法に関する簡単なヒントをいくつか紹介します。
- 長いほど良いというわけではなく、短く要点を押さえたものにしましょう。
- 過度に複雑な言葉や長い文章の使用は避けてください。
- 受信者がテキストをざっと読んでメッセージの要点を簡単に理解できるようにしてください。
- 送信を押す前に必ず校正してください。
- タイプミスをしやすい場合は、電子メールの物理的なコピーを印刷すると、画面上で確認するよりも間違いを見つけやすくなります。
件名
送信するすべてのメールに必ず件名を含めてください。 これを省略すると、誰かがあなたのメールを開封する可能性はほとんどなくなります。 件名は、メールの理由を要約するのに最適な場所です。 短く、シンプルで、有益なものにしてください。
プロフェッショナルな電子メールに適した件名の例をいくつか示します。
- [役職名] – [あなたの名前] への応募
- 【日付】の打ち合わせについて
- ありがとうございます – [役職] インタビュー – [あなたの名前]
- [件名] について話し合うために [名前] から紹介されました
挨拶
仕事上のメールを書くときにやってはいけない最悪のことの 1 つは、特定の人に宛てないことです。 考えてみてください。メールを開いて「営業チーム各位」または「マーケティング代理店各位」で始まっていたとしたら、わざわざ残りを読みますか? おそらくそうではありません。 その人の名前がわからない場合は、その企業の LinkedIn ページをチェックするか、その企業のフロント デスクに電話することで名前を見つけることができる可能性があります。
また、仕事上のメールで誰かに宛てるときは、「やあ」、「こんにちは」、「こんにちは」は避けてください。 よりフォーマルな「Dear」を使用するのが安全です。
身体
ほとんどの場合、プロフェッショナルなメールには 3 つの短い段落だけが必要です。 場合によっては、メッセージ全体を伝えるためにさらに多くのものが必要になる場合がありますが、短いほど良いです。 含める必要がある 3 つの段落は次のとおりです。
- はじめに:あなたが誰であるかを簡単に説明します。
- 書く理由:要点を押さえてください。 詳細を追加して段落をさらに作成する必要がある場合は、読みやすくするために各段落をいくつかの文に分割します。
- 感謝の意:受信者に時間を割いてもらったことに感謝し、返信するよう促します。
クロージングと署名
正式なメールを閉じる適切な方法はたくさんあります。 一番大切なのは、カジュアルになりすぎないことです。 プロフェッショナルなメールを閉じるための優れた方法には、次のようなものがあります。
- 心から
- 謹んで
- 一番
- ありがとう
- 感謝を込めて
次のようなカジュアルなフレーズの使用には注意してください。
- 愛
- 後で
- いつも
- 乾杯
- チャオ
終了後、電子メールの署名を含める必要があります。 少なくとも、名前と電子メール アドレスを含める必要があります。 必要に応じて、受信者が直接連絡できるように、電話番号も含める必要があります。 さらに、LinkedIn プロフィールへのリンクを含めると、あなたやあなたの会社に関する情報に簡単にアクセスできるようになります。
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プロフェッショナルな電子メール: 正しい電子メール形式のテンプレート
プロフェッショナルなメッセージを送信するのに最適で最もシンプルな電子メール形式は次のとおりです。
件名:短く、シンプルで、要点を絞ったもの。 メールを短い言葉で要約してください。
挨拶: 「[姓名] 様」または「[様] 様」 苗字]"
最初の段落:明確かつ率直に述べてください。 この段落では、自己紹介とメールの理由を述べる必要があります。 仕事に応募する場合でも、会議について質問する場合でも、製品やサービスを提案する場合でも、最初の数文でそれについて言及してください。
2 番目の段落:このセクションでは、メッセージの理由についてさらに詳しく説明します。 仕事に応募する場合は、会社にどのようなメリットをもたらすことができるかを述べてください。 質問がある場合は、とりとめのない話をしないで質問してください。 また、何かを販売している場合は、その製品やサービスが受け手の問題をどのように解決できるかを率直に説明してください。
3 番目の段落:受信者に時間を費やし、配慮してくれたことに感謝して、仕事上の電子メールを締めくくります。 礼儀正しく敬意を持って接しましょう。ただし、連絡を取ることで相手があなたの親友であるかのように振る舞ったり、あなたが彼らに多大な恩恵を与えているように振る舞ったりしないでください。
締めくくり： 「敬具/敬意を表して/よろしくお願いします/など」 [あなたの姓名]
署名: [氏名]/[メール アドレス]/[電話番号] (オプション) / [LinkedIn プロフィール URL] (オプション)
プロフェッショナルなコールドメールの書式設定: ベストプラクティスと例
プロフェッショナルなコールドメールのフォーマットと書き方は、通常のビジネスレターと同じガイドラインの多くに従いますが、いくつかのニュアンスがあります。
コールド メールの最も一般的な 2 つの形式と従うべきベスト プラクティスを見てみましょう。
AIDA コールドメールの形式
AIDA (注意、関心、欲求、行動) は、コールド メールの最も強力な形式の 1 つです。 以下にその様子を示します。
挨拶: 「こんにちは、[名]」 (コールドメールではよりカジュアルな挨拶が一般的ですが、典型的なビジネスメールのようなフォーマルな場合には、ほとんどの場合「Dear」を使用する必要があります。)
最初の段落:通常のビジネスメールのように自己紹介をするのではなく、会社や個人が直面する可能性が高く、製品やサービスによって解決される問題を認識することから始めたいと考えています。
2 番目の段落:製品を簡単に紹介し、それが顧客の問題をどのように解決できるか、また製品が顧客/顧客のビジネスにどのような具体的なメリットをもたらすかを述べます。
3 番目の段落:簡潔で具体的な行動喚起を含める場所です。 たとえば、「[製品] が [ROI/リード/売上など] をどのように増加させるかを知りたいですか? パーソナライズされたデモをスケジュールするのに適した時間をお知らせください。」
BAB コールドメール形式
BAB (before、after、bridge) は、モチベーションの力を利用して反応を引き起こすもう 1 つの強力なフォーマットです。 以下にその様子を示します。
挨拶: 「こんにちは[名]」
最初の段落:興味深い質問から始めます。 たとえば、「リードが 200% 増えたら、あなたの会社はどうしますか?」 あなたの製品が顧客にメリットをもたらしていることを示す 1 人 (または複数) の顧客からの統計を追跡します。
2 番目の段落:前述の顧客が、連絡先の会社と規模や業界が似ていることを示します。
3 番目の段落:彼らが同じ結果を達成できるように支援できると自信を持って述べます。 コールトゥアクションを含めて、コールまたはデモをスケジュールします。
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フォローアップを忘れずに！
電子メールのフォーマット方法をマスターしたら、次に注目すべき重要な領域はフォローアップ メールです。 コールドメールのフォローアップがなぜそれほど重要なのでしょうか? 次の 2 つの販売追跡統計を見てください。
- 顧客の 60% は、購入する前に4回「ノー」と言います。 しかし、営業担当者の 48% は一度もフォローアップを試みません。
- 営業担当者の 70% は 1 通のメールで連絡をやめますが、フォローアップを送信すると返信が得られる確率は 25% です。
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電子メールのフォーマットに関するよくある質問 (FAQ)
専門的に電子メールをフォーマットするにはどうすればよいですか?
電子メールを専門的にフォーマットするには、「親愛なる」などの正式な挨拶で始め、その後に受信者の名前または肩書きを続けます。
次に、専門用語を使用せず、簡単な言葉を使用して、明確かつ簡潔なメッセージを作成します。
最後に、「よろしくお願いします」や「敬意を表します」などの丁寧な挨拶文でメールを締めくくり、「愛しています」や「乾杯」などのカジュアルな挨拶文は使用しないでください。
また、最後に送信ボタンを押す前に、タイプミスやエラーがないか必ず確認してください。 この点に関しては、Grammarly が非常に便利です。
求人応募用の電子メールのフォーマットはどのようにすればよいですか?
求人応募用の電子メールの形式を整えるには、「採用マネージャー各位」などの専門的な挨拶から始めて、次になぜあなたがそのポジションに最適な候補者であるかを説明します。 あなたのスキルと経験を証明するために、関連する詳細と資格を含めてください。
メッセージの最後で、受信者に時間を割いてもらったことに感謝し、連絡が取れるように連絡先情報を提供します。
メールの本文には何を含めるべきですか?
メールの本文を書くときは、メッセージで何を伝えたいのかを明確に記載してください。
自分自身についての簡単な自己紹介、または受信者に連絡する理由を含めます。 次に、リクエストについてさらに詳しく説明し、リクエストの内容を説明するために必要なコンテキストや背景情報を追加します。
最後に、メッセージが長すぎる場合は、メッセージの要点を繰り返して結論を述べ、時間を割いてくださった読者に感謝の意を表します。 TDLR は、プロフェッショナルではないと思われることなくメールを要約するのに最適な方法です。
電子メールの書式設定にはどのフォント サイズを使用する必要がありますか?
電子メールを読みやすくするには、メッセージ本文に 12 ポイント、件名に 10 ～ 14 ポイントなどの標準フォント サイズを使用することをお勧めします。
18 ポイントや 24 ポイントなどの大きすぎるフォントは、太すぎて圧倒的に見える可能性があるため、使用しないでください。
受信者の名前がわからない場合、電子メールのアドレスをどのように指定すればよいですか?
受信者の名前がわからない、または確信が持てない場合は、「[役職/役職] 様」または「関係各位」などの一般的な挨拶文を使用するのが最善です。
優れた電子メール署名とは何ですか?
適切な電子メール署名とは、受信者が直接連絡できるように、少なくともあなたの氏名、電子メール アドレス、連絡先番号を含むものです。
ソーシャル メディア アカウントへのリンクやプロフィール写真を追加して、メールをより「人間味のある」ものにすることもできます。
