インフォーマルなメールの書き方: 自己紹介、振り返り、文体で締めくくる

インフォーマルなメールの書き方について、役立つヒントを知りたいと思ったことはありませんか?

正式な電子メールと非公式の電子メールの主な違いは、書面で使用される口調です。

ビジネス用のメールではフォーマルで丁寧な言葉遣いが使用されますが、個人的なメールではよりカジュアルで会話的な言葉遣いが使用されます。

この記事では、カジュアルなメールを作成するためのルールがあるかどうか、およびそれらのルールが何であるかを明らかにします。

さらに、正式なメールと非公式のメールの両方の書き方を改善するためのボーナス ヒントを見つけることができます。

ということで、もうしばらくお付き合いください！

正式なメールと非公式のメール

先に進む前に、ビジネス メールと非公式のメールの主な違いをいくつか指摘したいと思います。

次の場合に正式な電子メールを使用します。

• ビジネスおよび専門的なアプリケーションのための書き込みが必要です
• 定義済みの特定の形式を持つ
• フォーマルで丁寧な用語を使用する必要があります。
• 長くて難しい文章

非公式の電子メールは、次の場合に使用します。

• 個人的なコミュニケーションに電子メールを使用する
• 決まったフォーマットや構造はありません
• 友人や家族にメールを送る
• シンプルでカジュアルな言葉を使う
• 私たちの文章は短くてシンプルです

よりカジュアルなメールの場合は、頭に浮かんだことをチャットするだけでも構いません。 一方、公式メールを送るときは、本題に入るのが一番です。

さらに、業務用とカジュアル用の両方の電子メールには、いくつかの類似点があります。 彼らはふたりとも：

• 簡潔で理解しやすい用語を使用してください。
• 生産的な対話を促進する上で重要な役割を果たします。
• 毎回同じ構造を使用します: 導入部、本文、要約。

非公式のメールの書き方

前述のとおり、非公式の電子メールは、家族、友人、よく知っている人など、個人的な目的で使用します。

また、ほとんどの非公式の電子メールには挨拶、本文、締めくくりが含まれますが、これは厳密で迅速なルールではありません.

電子メールは非常にカジュアルなので、複雑な文がほとんどまたはまったくない短縮されたフレーズや頭字語を安全に使用することもできます。

さらに、非公式の電子メールを短く簡潔にすることも、多くの詳細や情報を含めることも許可されています。

また、インフォーマルなメールを書いている場合でも、いくつかのことは悪い習慣ですよね?

メールを作成する際に避けるべき事項は次のとおりです。

• 不完全な文
• ランオンセンテンス
• 長く複雑な文章
• 文法上の誤り

避けるべき落とし穴があるだけでなく、非公式のメールを作成する際に考慮すべき要因もあります。 それらをチェックしてみましょう：

1.件名を書く

すべてのメールに件名が必要です。 カジュアルなメールは、内容をあまり考える必要がないため、よりシンプルです。 つまり、件名に好きなトーンのトーンを自由に使用できます。

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2. さりげない挨拶で始める

非公式の電子メールを開始するときは、単純な「こんにちは」または「ねえ」だけで、友好的な電子メールの会話を開始できます。 あまりフォーマルでない挨拶の場合は、言葉の選択についてあまり心配する必要はありません。

また、熱意と親しみやすさを追加するために、感嘆符と絵文字をさらに使用することもできます。

• [名前]さん、
• [名前] さん、こんにちは。
• ちょっと、そこ！
• やあ！
• おい！

3. 手を差し伸べる理由を指摘する

公式か非公式かを問わず、すべての電子メールは、電子メールの理由を指摘する必要があります。

• 「ご希望のPDFはこちらです。」
• 「今日は行けないことをあなたに知らせたいだけです。」
• 「午後5時頃にお会いできる時間はありますか？」

同様に、知覚者に何らかの行動を起こしてもらう必要がある場合は、そのことをできるだけ明確にしてください。

• 私のアイデア/提案についてどう思うか聞いてもいいですか?
• 来週いつ会えるか教えてもらえますか？
• 次の会議の前に、次の添付ファイルを確認してください。
• 会議の議題を見直して、何か提案があれば教えてください。

ただし、手を差し伸べる理由を書くときは、実際的な観点から読者を念頭に置いてください。 メールができるだけ簡潔であることは、誰にとっても有益です。

4. 締めくくりの言葉で締めくくる

インフォーマルなメールの締めくくりは、最初の行と似ています —フレンドリーな口調でサインオフします :

• また後で、
• 気をつけて、
• また近いうちにお会いしましょう、
• ありがとう、
• ハッピー・フライデー、
• 良い週末を！

非公式の電子メール テンプレート

非公式の電子メールがどのように表示されるかまだわからない場合は、次の電子メールを作成するときにこのテンプレートを使用してみてください。

実際には、メールは次のようになります。

「トーニャさん、こんにちは。

ヘッドアップをありがとう。 近いうちに追いつきましょう、本当に会いたいです。 明日のお昼はどうですか？ 空いてますか？

気をつけて、

ビリー。」

ただし、それはあなたを助けることができるもののほんの一部です. TextCortex のような AI を利用したツールは、メールを作成するためのいくつかの機能を開発しました。

たとえば、TextCortex の「Bullet to email 」機能を使用して電子メールを作成する場合、重要な要点を箇条書きで明確にし、強調表示してロゴをクリックするだけです。

指定された機能を選択すると、TextCortex アドオンにより、電子メール出力のいくつかのバリエーションを含む提案ウィンドウが表示されます。

最適な出力を選択すると、リライター拡張機能により、コンテンツをさらに微調整するのに役立つより多くの書き換えオプションが提供されます。 これらのオプションのいくつかは次のとおりです。

1.書き直し機能— 文や段落を微調整して文脈を改善できます。

2.オートコンプリート機能— いくつかの単語に基づいて文全体と段落を生成します。

3.拡張機能— 文脈に合った単語を追加して、文章や段落を拡張します。

4.要約機能— 文や段落の短いバージョンを作成します。

5.トーン機能— 元の意味を維持しながら文章のトーンを変更します。

6.翻訳機能— 元のテキストを 10 以上の言語に翻訳できます。

7.長い形式の投稿— 5 語のアイデアからブログ投稿を生成します。

まとめ

すべてを考慮すると、非公式の電子メールを作成する際に従う必要がある厳密なガイドラインはないと結論付けても問題ありません。

正式な電子メールよりもはるかに迅速に作成でき、手間もかかりません。 それでも、それでは作曲が楽しくなりません。

ただし、適切なキットを使用すると、面白いものになる可能性があります。

これが TextCortex の真の目的です。つまり、ライティング スキルを向上させ、プロセス全体の負担を軽減しながら、ライティング作業を引き継ぐことです。

テキストコーテックスとは？

TextCortex はモジュール ベースの AI ツールであり、強力なアルゴリズムとベスト プラクティスの大規模なデータベースを使用して、テキストを生成し、オリジナルの魅力的な素材に書き換えます。

その AI ライターは、可能な限り最も信頼できる結果を生み出すことに重点を置きながら、パターン認識を利用して高度な精度で文章を作成および修正します。

TextCortex は、Web ベースのアプリケーションおよび Chrome アドオンとして利用できます。

書き換え拡張機能を使用すると、次のことが可能になります。

• Google ドキュメント、Gmail、LinkedIn、Facebook などの30 以上のオンライン プラットフォームでコンテンツを微調整します。
• テキストボックス内でAI 生成と高度な書き換え機能をオンザフライで利用します。
• 一貫したライティング品質を維持しながら、ライティング スキルをすばやく向上させます。

同時に、TextCortex Web アプリケーションを使用すると、次のことが可能になります。

• 20 以上のAI テンプレートを活用して、ブログ投稿、製品説明、メール、広告、ソーシャル メディア投稿などを生成します。
• 同じ編集可能なキャンバス内で、手動および AI 生成の書き込みを同時に使用します。
• コンテンツをリアルタイムで編集およびフォーマットします。
• 将来の使用のためにプロジェクトをテンプレートとして保存します。

今すぐ Chrome 拡張機能をダウンロードして、あらゆる種類のコンテンツを作成することのエキサイティングな側面をお楽しみください。