大規模な組織でスタッフのコミュニケーションを改善する 10 の方法

効果的なスタッフ コミュニケーションは、ほとんどのマネージャーやビジネス オーナーが日々の些細な部分であると考えていることを私たちは知っています。 結局のところ、心配すべきはるかに重要なタスクが他にもあるのです。

しかし、業界の調査によると、「職場でのコミュニケーション不足により、ビジネス リーダーは現在、370 億ドルもの生産性の損失を被っており、年間平均損失額は 6,200 万ドルを超えている」ことが証明されています。

一方、Willis Tower Watson のレポートによると、従業員とのコミュニケーションが効果的な企業は、コミュニケーションに問題のある企業よりも株主への総利益が 47% も高いことがわかりました。

スタッフの効果的なコミュニケーションがいかに重要であるかは、いくら強調してもしすぎることはありません。 しかし、適切な方法と戦略があれば、深刻な金銭的損害を被ることなく、生産性を維持するために状況を好転させることができます。

以下では、大規模な組織でスタッフのコミュニケーションを改善する 10 の方法について詳しく説明します。 前述のように、これらのヒントは Connecteam などのコミュニケーション アプリの使用に焦点を当てていますが、少し調整するだけで現在の配信方法にヒントを適用できます。

スタッフのコミュニケーション方法を本当に効果的にするためには、従業員を 1 つのサイズですべてに適合させることはできないと考える必要があります。

スタッフのコミュニケーションを改善するために、次のことを考慮してください。

• スタッフからの連絡を送信するのに最適な時間はいつですか?
• 何が彼らを興奮させますか？ 彼らは何を気にしますか？
• 通信を送信するのに最適な時期はいつですか? 朝一番ですか、それとも昼食後ですか？

また、従業員が関与したり、フィードバックを返したりする方法がないことを覚えておくことも重要です。

さらに、スタッフのコミュニケーションが、場所、職務、部門などのさまざまなグループに分割されていることを確認してください。メッセージがすべての従業員に関連していない場合、単にノイズを作成しているだけなので、これは重要です。

関連するスタッフへの連絡を必ず送信してください。たとえば、ブルックリンの乗務員は新しい勤務時間を設けていますが、マンハッタンの乗務員は影響を受けていないため、メッセージを送信しないでください。

共有されたコンテンツが自分にとって関連性がある場合、従業員はより積極的に関与します。

「共鳴を確実にし、継続的なチャネルの採用を促進するには、従業員の動機、興味、経験に基づいてメッセージを調整し、適切なタイミングを確保します。

ガートナー

特にスタッフのコミュニケーションに関しては、正しい習慣を身につけることが重要です。

頻繁かつ構造化されたコミュニケーションを確保する必要があります。 たとえば、毎月のニュースレター、CEO からの四半期ごとの最新情報、週ごとの運用概要などです。

誰もが使いやすく、まとめる手間がかからないテンプレートを作成することで、これらのコミュニケーション習慣をさらに簡単に実行できるようにします。 反対に、テンプレートに固執することで、従業員は一目で理解できる特定の方法でコミュニケーションを行うことに慣れます。

スタッフのコミュニケーション習慣は、時計仕掛けのように動く必要があります。

コミュニケーションは一方通行ではありません。

従業員は自分の意見を聞いてもらい、評価されていると感じたいと思っています。

特に、Gallup が実施した調査では、従業員が十分なフィードバックを得ていない、または十分なフィードバックを提供していないことが報告されています。

従業員コミュニケーション アプリには、次のようなフィードバックを得るために使用できる無数の機能があります。

• アンケート
• ライブ投票
• 提案箱
• プライベートチャット

ただし、フィードバックを共有するだけに自分自身や従業員を限定しないでください。 すべてのアイデア、問題、成功、その他必要なものをあなたに提供できるよう、彼らが権限を与えられ、快適であることを確認してください。

特に従業員の 12% が給料を上げるために仕事を辞め、75% が上司との関係が悪いために直接会社を辞める場合、従業員と健全な関係を築くことが重要です。

そのため、定期的にフィードバックを収集し、フィードバックに基づいて行動し、チームとの健全な協力関係を構築することはすべて、スタッフのコミュニケーションの改善につながります。

スタッフのコミュニケーションは常に仕事のことだと思っているかもしれません。 しかし、それは誤解です。

仕事を真に魅力的なものにするには、健康的で楽しい職場環境への道を提供する必要があります。 高い士気と生産性につながるのは、この企業文化です。

スタッフのコミュニケーションでどのように創造性を発揮できますか? 従業員通信アプリを使用して、以下を送信します。

• 最もかわいい/最も愚かな従業員ペットのペット競争を開始します
• 顧客とのポジティブなやり取りを共有する
• 面白い GIF を共有して 1 日を始めましょう
• ハロウィンの仮装が一番上手い人に投票

スタッフのコミュニケーションを改善するための創造的な方法はたくさんあります。枠にとらわれずに考え、人間的なつながりを追加して、社内のスタッフ コミュニケーションを促進します。

従業員エンゲージメントマネージャーを雇って、実際に別のレベルに引き上げることを検討することをお勧めします.

従業員のコミュニケーションを改善する方法を考える必要はありません。コミュニケーションの方法とチャネルを測定すれば、何が効果的で何が効果的でないかがすぐにわかるからです。

これは少し威圧的に聞こえますが、従業員コミュニケーション アプリを使用すると、結果にリアルタイムで直接アクセスできます。 たとえば、何人の従業員があなたのメッセージを開封したか、それに関与したか、開封しなかったか、行動を起こさなかったかなどです。

それ以外の場合は、ベースラインを設定して、測定対象とそのパフォーマンスを理解して、取り組みの効果を最もよく判断することができます。

スタッフのコミュニケーションに対する的を絞った測定可能なアプローチにより、スタッフのコミュニケーションを改善するためのよりスムーズな道筋が得られます。 スタッフまたは指定されたチーム メンバーだけにリアルタイムの更新情報を送信することから始めます。 また、最新の発表や CEO からのニュース、業務の最新情報など、最も重要なメッセージがすべての従業員に確実に届くようにします。

スタッフのコミュニケーションをマスターする方法は 1 つではありませんが、すべての方法を検討する必要があります。 1 対 1 のミーティングにより、従業員と直接会話する方法が生まれ、確立されます。

オフィスで働いている場合、1 対 1 の会議はどこでも行うことができます。新鮮な空気を求めて建物の外や会議室などです。 リモートまたはデスクレスの従業員がいる場合は、ビデオチャットが最善の方法です。

1 対 1 は、アイデア、プロジェクト、締め切りなどの情報に関する迅速なチャットです。 または、より正式な 1 対 1 の会議をスケジュールすることもできます。 どの方法が最適かは、あなたと従業員次第です。

マンツーマンは必須ではないことを覚えておいてください。 1 対 1 の会議は必須だと考えている人があまりにも多いのですが、今のところは問題ない、または別の方法で時間を使った方がよいかもしれないということをお互いに認めると、気分がすっきりします。 RocketFuel のチーフ カスタマー オフィサーである Ben Saitz 氏は次のように述べています。

百聞は一見に如かずと言われますが、それには理由があります。

ビジュアルコミュニケーションが機能します。 これには、インフォグラフィック、地図、フローチャート、ビジュアル レポート、プレゼンテーション、ポスター、パンフレットなどが含まれます。

または、ミーム、GIF、写真、ビデオなどの楽しいビジュアル コミュニケーションを行うこともできます。

デザインが人目を引く一方で、視覚的なメッセージが魅力的でやる気を起こさせるものであることを確認してください。

ビジュアルは、言葉だけでは仕事を成し遂げられない部分をよりよく理解するのに役立ちます。

実際、ビジュアル コミュニケーションは、チームの関与を促進し、複雑な情報を簡単に伝達し、ストーリーを伝え、情報を簡素化するのに役立つため、本当に重要です。

1 対 1 のミーティングの価値について述べましたが、可能であれば、チーム ミーティングも開催してください。

これにより、チーム メンバー全員が快適にコミュニケーションできるプロフェッショナルな環境を構築できます。 ただし、一貫性を保ちます。 週に一度ですか？ 隔週または毎月？

これらのミーティングを頻繁に行うことで、マネージャーと従業員の間のコミュニケーションの障壁や誤解をなくすことができます。これは、全員が自分が取り組んでいるプロジェクト、直面している課題、または抱えている可能性のある質問について率直に話す環境にいるためです。

メール、ソーシャル ポスト、コミュニケーション チャット アプリの更新、または使用しているコミュニケーション方法のいずれであっても、送信する前にメッセージを作成することが重要です。

誰もが目的を理解できるように、具体的に説明する必要があります。

次の点を考慮してください。

• 何:どういう意味ですか?このメッセージの原因は何ですか?
• 理由:なぜ重要なのですか?
• 場所:この影響を受ける場所/場所は?追加情報はどこで入手できますか?
• いつ:これはいつ行われますか?
• 方法: これはどのように実装されますか?
• だれ:誰が決定を下したのですか?詳細については誰に連絡しますか?

これを文脈に入れると、世界的なパンデミックのために、健康と安全のプロトコルを最近変更した可能性があります。 したがって、単に「これは COVID のせいです」というメッセージを送るのではなく、より明確で具体的なメッセージを送信してください。 「スタッフと顧客の健康と安全を確保し、CDC ガイドラインに準拠するために、新しいプロトコルを展開します…..」

具体的であることは、今後の混乱を避けるのに役立ちます。

ここでは、適切な通信媒体を選択することが重要です。特に、メッセージを最適化するのに最適なツールを考慮する場合は重要です。 また、視聴者がそのような情報をどのように受け取りたいかを考慮する必要もあります。

印刷物またはデジタル ニュースレター、Facebook および WhatsApp グループ、テレビ画面、掲示板、対面式の会議、毎日またはタウンホール ミーティングなどの集まり、イントラネット (誰も使用しない)、電子メールなど、数多くの媒体があります。もちろん、従業員コミュニケーションアプリ。

これらの媒体を以下に分類します。

• 対面コミュニケーションにより、個人的なつながりを築くことができるため、エンゲージメントを強化し、生のフィードバックを得ることができます。
• 電子メールを使用すると、ファイルや添付ファイルを論理的かつ信頼できる方法で簡単に添付できます。
• チームミーティングは、あなたのメッセージが一度に複数の従業員に確実に届くようにしながら、仲間意識を築きます。楽しい方法でエンゲージメントを強化するために、チームビルディングのゲームや演習に参加することを検討してください。
• ビデオは、ストーリーを視覚的に伝え、メッセージを家に届ける視覚的なプレゼンテーションを共有するのに役立ちます。
• 掲示板は、ポリシーの更新、求人情報、スケジュールの変更、誕生日の願いなどの情報を共有するためにテクノロジーに頼らない場合に最も効果的です。
• SMS や WhatsApp は、簡単な更新の共有やファイルの添付などが必要な場合に無料で簡単に使用できるため、一般的です。
• 従業員コミュニケーション アプリは、隙間をなくす最新のメディアおよびツールです。さらに、双方向通信チャネルが可能になります。
  • コミュニケーションは外出先でもリアルタイムで管理され、エンゲージメント、士気、生産性を最大限に高めます
  • 場所、役職、部門などでチャネルを作成して、適切なチームと適切なタイミングですばやくコミュニケーションを取る
  • すべての仕事上のコミュニケーションは 1 か所に保存され、従業員の個人用ストレージ スペースとは別に保管されます

適切なメディアを見つけることは、効果的な社内コミュニケーションを確立し、エンゲージメントを高めるために重要です。

200 人以上の従業員を抱えるフィールド サービス企業が、毎日の社内コミュニケーションとエンゲージメントに Connectteam をどのように活用しているかを聞いてください!

スタッフのコミュニケーションを前進させる

会社の長期的な成功は、スタッフのコミュニケーションがいかに効果的であるかに直接関係しています。

上記では、従業員の満足度を維持し、会社の繁栄を維持できるように、スタッフのコミュニケーションを改善するための実行可能な戦略について説明しました。

さらに、最新のコミュニケーション職場の傾向を常に把握して、スタッフのコミュニケーションの改善に役立つものを見逃していないことを確認してください.