請求書番号 — 知っておくべきこと

公開: 2020-10-29

請求書の送信は、ビジネスを行う上で重要かつ不可欠な部分です。結局のところ、それは、(クライアントの買掛金プロセスを促進することによって) 支払いを受ける方法です。したがって、請求プロセスを適切に管理することは、ビジネスの財務健全性を管理するために重要です。この記事では、請求書の重要な要素である請求書番号について説明します。

請求書番号とは何ですか？どうしてそれが重要ですか？どのような形式にする必要がありますか? これらは、詳細に回答する質問の一部です。これは、請求書の書き方に関するガイドの補足記事であることに注意してください。

請求書番号とは何ですか?

請求書番号 (請求書 ID とも呼ばれます) は、送信する各請求書に割り当てられる一意の番号またはコードです。請求書番号の目的は、お客様から送付されたすべての請求書の中から特定の請求書を識別することです。

請求書番号は英数字にすることができ、ダッシュやハイフンなどの特殊文字を使用する場合もあります。送信者の会社名や連絡先の詳細など、請求書のその他の詳細とともに、請求書番号により、ベンダーとクライアントの両方が誤解することなく金融取引を簡単に参照できます。

たとえば、2 人のクライアントがまったく同じ製品またはサービスを購入する場合があります。請求書の他の詳細を調べなくても、関連する請求書番号だけで各トランザクションを簡単に識別できます。クライアントは、あなたから受け取った請求書の番号を参照することで、支払いなどについて簡単に連絡することもできます。

請求書の番号付けが重要な理由

すでに指摘したように、請求書番号は、取引を簡単に見つけて識別するために不可欠です。ビジネスを行う過程で、見積書、請求書、注文書などの多数の文書を送信します。これらのそれぞれを参照する最も簡単な方法は、それらに割り当てる番号または ID です。請求書の場合は、請求書 ID になります。

多くの法域では、請求書に番号を付けることが法的要件でもあります。請求書の番号付けシステムとして特定の順序を割り当てる必要がある場合もあります。ビジネスまたは各プロジェクトに請求書番号を付与する前に、国または州の法的および専門的な要件を確認してください。

請求書の番号付けは、会計システムにも不可欠です。プロの会計サービスを使用する場合でも、内部簿記係を雇う場合でも、財務記録を管理するために請求書番号が必要になります。

請求書番号はどのように見えますか?

請求書を追跡するには、各請求書に一連の一意の番号を付ける必要があります。したがって、各請求書番号は個別のものになりますが、請求書にどのように割り当てられるかについては、簡単に理解できる順序になります。

請求書番号は、純粋な数字の場合もあれば、数字と文字の組み合わせの場合もあります。正確な構成は、請求書番号を整理して割り当てる方法によって異なります。たとえば、請求書を年別に整理すると、数字は 2020-2435 のようになります。最初の 4 桁は年に基づいており、コードの残りの部分は請求書の順序を表しています。 Hiveage などのオンライン請求ソフトウェアを使用する場合、この請求書番号シーケンスを一度定義すると、請求書の作成時に自動的に管理されます。

請求書番号はどこで確認できますか?

請求書のレイアウトはベンダーによって異なりますが、すべて共通の一般的な基準に従っています。請求書には、あなたの会社名、クライアントの名前、請求書の日付、支払期日、支払総額、提供された製品またはサービス、税金およびその他の料金が含まれます。 . . そして請求書番号。

請求書番号は、見つけやすい場所 (通常は請求書の上部) に表示する必要があります。あなたと顧客の両方が検索する必要がないように、それらの配置は請求書全体で一貫している必要があります。一部の請求書では、請求書の複数の場所に番号が記載されている場合がありますが、これは必須ではありません。

どの請求書番号から始めるべきですか?

請求書番号のフォーマットの設定方法に関する特定の規則はありません。後のセクションでは、いくつかのオプションについて説明します。 Hiveage などのオンライン請求ソフトウェアを使用している場合は、一連の標準オプションから選択するか、独自に定義するかを選択できます。請求書番号の順序を自動的にインクリメントすることもソフトウェアによって処理されるため、誤って請求書の番号が重複することはありません。

請求書番号は請求書番号と同じですか?

請求書番号は請求書番号とは異なることに注意してください。請求書番号は、会社に支払うべき金額の合計です。請求書の金額は、すべての請求書の合計から算出されます。

たとえば、複数の会社からの資料を必要とするプロジェクトを行っているとします。作業が完了したら、すべての材料と労力を顧客に請求する必要があります。これらの各アイテムは、独自の請求書番号を持つ独自の請求書に含めることができます。クライアントが複数の個別の請求書ではなく単一の文書を参照できるように、これらすべての数字と独自の番号を含む単一の請求書を作成する方が便利です。

請求書コピーとは何ですか?

請求書のコピーはその名の通り、既存の請求書のコピーであり、同一のトランザクションの詳細を生成するために使用されます。たとえば、同じ製品またはサービスを定期的に購入する顧客がいる場合、購入ごとに新しい請求書を作成する代わりに、元の請求書のコピーを作成するだけで済みます。その後、購入したアイテム、数量、価格、税は変わりません。

Hiveage では、「請求書の複製」機能を使用してこれを容易にします。

請求書番号を扱う際のベストプラクティス

以下は、請求番号を生成するためのいくつかのヒントです。これにより、顧客とあなたの間のコミュニケーションがより簡単になり、あいまいさがなくなります。

すべきこと

請求書番号が順番に並んでいることを確認してください
現在および将来的に意味のある数値形式を作成する
可能な限り請求書作成ソフトウェアを使用します (Hiveage では無料プランも提供しています)。
財務記録管理に関する現地の法律を確認してください
請求書番号を請求書で見つけやすくする
各請求書の同じ場所に請求書番号を記入してください (通常は請求書のヘッダーにあります)。
クライアントからのすべての支払い要求に請求書番号を含めて、コミュニケーションと会計を容易にします
請求書のレイアウトと構造の一貫性を保つ
支払い期日を含め、今後の請求が適切な順序で行われるようにする

してはいけないこと

請求書番号の形式を複雑にしすぎない
請求書番号を勝手に割り当てない
トランザクションの途中で請求書番号を変更しないでください

請求書番号を整理するさまざまな方法

請求書の番号付けシステムには、万能のアプローチはありません。これは、請求書作成ソフトウェアを使用している場合でも当てはまります。

請求書番号を割り当てるために使用できる一般的な方法を次に示します。自分に合ったものを見つけて、それに固執してください。固有の請求書番号の方法を継続的に変更すると、あなたとあなたの顧客に混乱が生じます。

単純な順序の請求書番号システム

請求書に番号を付ける最も簡単な方法は、1 から始めて、後続の請求書のために増分することです。請求書番号を数桁にするのが一般的であるため、これは 001、002、003 などのように表示されます。請求書にプレフィックスを追加して、他の種類のドキュメント (見積もりなど) と区別することもできます。 Hiveage のデフォルトオプションでは、請求書の請求書番号プレフィックスとして INV が使用されます。上記に基づく単純な請求書番号の順序は、INV-001、INV-002、INV-003 のようになります。 . .

クライアントごとに請求書番号を割り当てる

選択できるオプションの 1 つは、各クライアントに一意のコードを付与することです。たとえば、760 のような数字や、クライアント名に基づく文字コードなどです。その特定のクライアントに請求するたびに、760 を請求書番号のプレフィックスにすることができます。そのクライアントの最初の請求書番号は 760-001 で、その後の番号は 760-002、760-003 などです。

日付または年別の請求書番号

請求書番号を作成するもう 1 つの一般的な方法は、日付によるものです。これは、請求書がいつ発行されたかを示しながら、請求書を追跡するのに役立つ簡単な方法です。そのようなオプションの 1 つは、YYYYMMDD 形式 (例: 20201025-001) で日付をプレフィックスとして使用することです。

ただし、これにより請求書番号が長くなります。年をプレフィックスとして使用するだけで、それらを短くすることを選択できます。このようなシーケンスは、2020-001、2020-002 などの形式をとる場合があります。

プロジェクト別の請求書番号

プロジェクトベースの作業を行う場合、請求書番号をフォーマットするもう 1 つの方法は、プレフィックスとしてプロジェクトコードを使用することです。したがって、これには、各プロジェクトにも一意のコードが必要です。次に、その特定のプロジェクトに対して発行された各請求書に、請求書番号のプレフィックスとしてプロジェクトコードを含めることができます。

たとえば、プロジェクトコードが WAB25 の場合、そのプロジェクトの請求書番号シーケンスは、WAB25-001、WAB25-002 などの形式になります。

この作業の多くは、Hiveage などの請求書発行ソフトウェアを使用して簡単に自動化できます。上記のオプションのいずれかを使用して請求書番号の形式を設定するだけで、請求書ごとに正しい番号を生成することに煩わされることなく、請求書の作成を続行できます。このように、請求書には常に体系的に番号が付けられるため、請求書を簡単に見つけて更新できます。

他の明細書で請求書番号を使用する方法

請求書番号は、最終的な請求書に加えて、他のさまざまなドキュメントに表示される可能性があります。これにより、特定のジョブに関連付けられているすべてのレコードを識別できます。

たとえば、クライアントの見積もりを作成するとします。彼らはその仕事を引き受けます。今度は、その仕事に関連する購入を追跡して特定したいと考えています。その仕事のために作成されたすべての請求書は、その番号を言及して注文書を参照する必要があります。さらに、彼らが最終的な支払いまたは一部の支払いを送信したら、記録が更新されていることを確認する必要があります. 請求書に関連するトランザクションが記録されている場合は常に、簡単に相互参照できるように正しい請求書番号を記載する必要があります。

Hiveage での請求書番号の仕組み

請求ソフトウェアは、請求書の番号付けを処理する最も簡単な方法です。 Hiveage では、請求書の番号付け形式を定義でき、新しい請求書を作成するたびに自動的にインクリメントされます。これにより、番号付けの順序を追跡する手間が省け、請求書の重要な要素であるクライアントと請求対象の製品またはサービスに集中することができます。税金、割引、配送料、支払い方法など、その他すべてを事前に設定して、すべての請求書に自動的に適用できます。

Hiveage は定期請求もサポートしており、特定のクライアント (毎月または毎年のサブスクリプションなど) に対して定期的な請求スケジュールを設定できます。このような場合、Hiveage は、自動化された請求書を生成するときに次に利用可能な請求書番号を使用するか、定期請求スケジュール用に別の請求書番号シーケンスを定義できます。したがって、デフォルトの請求書番号シーケンスと、それに準拠するか独自のシーケンスを使用する繰り返しプロファイルの両方を持つことができます。

現時点での Hiveage の 1 つの制限は、別個のプロジェクトベースの請求書番号シーケンスです (定期的なプロファイルに関連していない場合)。これは、この記事の執筆時点で、製品ロードマップに含まれる予定の機能の 1 つです。

請求書番号の自動化は、財務管理をシンプルかつ簡単にする Hiveage の多くの便利な機能の 1 つにすぎません。私たちの目標は、いつものように、これらの管理上の煩わしさを軽減して、フリーランスのキャリアや小規模ビジネスの成長に集中できるようにすることです. フル機能の無料試用版 (クレジットカードは不要) にサインアップして Hiveage を試し、請求書作成がいかに簡単になるかを確認してください。

請求書番号の形式に関するよくある質問

請求書番号とは何ですか？

これは、各請求書に割り当てられる固有の番号です。プロフェッショナル請求書には、連続した請求書番号があります。請求書番号が重複しないようにしてください。ほとんどの会計ソフトウェアは、このプロセスを自動化します。

請求書番号は必要ですか？

はい、会計、法務、税務上の理由から、請求書番号の割り当ては不可欠です。

請求書番号を見つけるにはどうすればよいですか?

請求書番号は請求書のヘッダーに表示され、そのように明確に指定されています。

請求書番号は何桁ですか?

請求書の番号付けシステムに関する規則はありませんが、英数字 (数字と文字が含まれる場合があります) を除いてはありません。通常、請求書番号には特殊な記号や文字は含まれていません。ほとんどの企業では、請求書に 3 ～ 4 桁の長さの番号を付けています。