職務記述書の書き方: エキスパートのヒントと 10 個の無料テンプレート
公開: 2023-04-28効果的な職務記述書を作成することは、適切な人材を引き付けて維持しようとする中小企業の経営者にとって非常に重要です。 よく書かれた職務記述書は、雇用主と求職者の間のコミュニケーション ツールとして機能するだけでなく、採用プロセスを合理化し、候補者が自分の役割と責任を確実に理解できるようにします。
この記事では、魅力的な職務記述書テンプレートを作成して、採用プロセスをよりスムーズかつ効率的にするプロセスについて説明します。
目次
ジョブ・ディスクリプションとは何ですか?
職務記述書は、組織内の特定の位置に関連する主な責任、義務、資格、および期待を概説する文書です。 これは、求人情報を作成し、パフォーマンスの期待値を設定し、従業員のパフォーマンスを評価するための基盤として機能します。 職務記述書は、雇用者と求職者の両方にとって重要です。職務の性質と成功に必要なスキルを理解するための重要な情報を提供するからです。
職務記述書のいくつかの重要な要素を次に示します。
役職：組織内の役職を示す明確で簡潔な役職。
義務と責任:従業員が定期的に実行することが期待されるタスクと活動の詳細なリスト。
資格とスキル:必要な教育、経験、資格、および役割に必要なスキル。
労働環境と条件:物理的な場所、オフィスの設定、および固有の労働条件 (例: 移動要件、交代制勤務など) に関する情報。
報告関係:従業員が報告する直属の上司またはマネージャー、および彼らが監督する可能性のある部下。
給与範囲と福利厚生:候補者に提供される報酬および福利厚生パッケージに関するオプションの情報。
職務記述書を書くときは、雇用主と求職者の両方がポジションの期待を相互に理解できるように、明確、簡潔、正確であることが不可欠です。 包括的な職務記述書の作成に時間と労力を費やすことで、組織はより適格な候補者を引き付け、従業員の離職率を減らし、職場全体の満足度を向上させることができます。
良い仕事の説明を書くことの重要性
よく練られた職務記述書は、単なるタスクと資格のリストではありません。 これは、組織の採用プロセスと全体的な成功に大きな影響を与えることができる戦略的ツールです。 優れた職務記述書を書くことが不可欠である 5 つの主な理由を以下に示します。
- 適切な求職者を引き付ける:包括的で正確な職務記述書は、その役割に理想的な候補者を絞り込むのに役立ちます。 明確な期待と要件を提供することで、求職者は自分がそのポジションに適しているかどうかを判断でき、雇用主と応募者の両方の時間とリソースを節約できます。
- 採用プロセスを簡素化:適切に記述された職務記述書により、採用担当者や採用担当者は候補者を簡単に選別して絞り込むことができます。 役割に必要な特定の資格とスキルを概説することで、資格のある候補者をすばやく特定し、採用プロセスを進めることができます。
- 明確な期待を設定する:優れた職務記述書は、従業員と監督者の両方にとって参照点として機能し、明確な期待と責任を確立します。 これにより、混乱が解消され、生産的な作業関係の基盤が確立されます。
- 従業員の定着率の向上:職務内容がその職位の要件と期待を正確に反映している場合、従業員は仕事に対する不満や満たされていない期待を経験する可能性が低くなります。 これにより、従業員のエンゲージメントが向上し、パフォーマンスが向上し、離職率が低下します。
- パフォーマンス評価とキャリア開発を促進する:包括的な職務記述書は、パフォーマンス評価とキャリア開発に関する議論のための貴重なツールとなります。 役割の要件と期待を明確に理解することにより、従業員と監督者は、成長と改善の分野、および組織内でのキャリアアップの潜在的な機会をより適切に特定できます。
職務記述書の書き方: 何を含めるか
適切に構成された職務記述書は、資格のある候補者を引き付け、従業員のパフォーマンスを成功させるための基盤を設定するために不可欠です。 説得力のある職務記述書を作成するには、含める必要がある重要な要素がいくつかあります。 これらのコンポーネントは、求職者に重要な情報を提供するだけでなく、役割の要件と期待を明確に理解するのにも役立ちます。 優れた職務記述書に含める主な事項は次のとおりです。
職名
役職は、候補者の第一印象を左右する重要な要素です。 組織内での役職の主な機能を正確に反映する、明確で簡潔で説明的なタイトルを選択してください。 求職者を混乱させたり、役割の責任について誤解を招くような印象を与えたりする可能性があるため、過度に創造的または曖昧な肩書きは使用しないでください。
義務と責任
職務記述書の核心は、義務と責任の詳細なリストにあります。 これらは、具体的で実用的で、従業員が実行することが期待される日常業務を明確に概説する必要があります。 このセクションは、求職者がポジションの範囲と主な期待をすばやく理解できるように、包括的かつ簡潔にする必要があります。
資格とスキル
役割に必要な資格とスキルを明確にリストすることは、適切な経歴と能力を持つ候補者を引き付けるために不可欠です。 これには、教育、経験、資格、技術的スキル、およびソフトスキルが含まれる場合があります。 要件について現実的になり、最も重要な資格に優先順位を付けて、潜在的な候補者が応募するのを思いとどまらせないようにします。
労働環境と条件
職場環境や、役割に関連する固有の条件に関する情報を提供することで、求職者が組織に入社した場合に何を期待できるかを理解するのに役立ちます。 これには、オフィス環境、身体的要求、出張要件、または使用する必要がある特別な機器に関する詳細が含まれます。 労働条件について透明性を確保することで、候補者は潜在的な課題を認識し、採用後も積極的に関与し続けることができます。
報告関係
職務記述書内で報告関係を定義すると、組織階層内での役割の位置を確立するのに役立ちます。 この情報により、求職者は、チーム内での潜在的な位置、レポート先、および管理する部下がいるかどうかをよりよく理解できます。 この明確さは、候補者がそのポジションが自分のキャリアの目標や好みに合っているかどうかを判断するために不可欠です。
含まれないもの
職務記述書で包括的な情報を提供することは不可欠ですが、混乱、法的な問題、または膨大な量の無関係な詳細を避けるために避けるべき特定の要素があります。 職務記述書に含めるべきではない主な事項は次のとおりです。
差別的な言葉
年齢、性別、人種、宗教、またはその他の保護された特性に基づいて差別的と見なされる可能性のある言語を避けることが重要です。 これは、包括的で多様な職場を促進するだけでなく、差別に関連する潜在的な法的問題を防ぐのにも役立ちます。 バイアスを導入することなく、役割に必要な資格とスキルに焦点を当てます。
不要な専門用語
業界固有の専門用語や専門用語を過度に使用すると、たとえその職に適任であったとしても、一部の求職者にとって職務内容が理解しにくくなる可能性があります。 潜在的な候補者を疎外することなく、責任と要件を効果的に伝える明確で簡潔な言葉を使用することを目指します。
過度に制限的な要件
役割に必要な資格とスキルを列挙することは不可欠ですが、資格のある候補者が応募するのを思いとどまらせる可能性がある過度に制限的な要件を設定しないように注意してください。 候補者が基本的な要件を満たしていることを確認することと、転用可能なスキルや成長の可能性がある候補者を柔軟に検討できるようにすることとの間で、バランスを取ることが重要です。
あいまいまたはあいまいなステートメント
混乱や誤解を招く可能性があるため、職務記述書に曖昧またはあいまいな記述を使用しないでください。 代わりに、役割とその責任について、明確で具体的で実用的な詳細を提供することに重点を置いてください。 これにより、雇用主と求職者の両方が、ポジションの期待を相互に理解することができます。
無関係または重要でないタスク
義務と責任の包括的なリストを提供することは重要ですが、関係のないタスクや取るに足らないタスクを含めると、不要な混乱や職務記述書の混乱が生じる可能性があります。 役割の中心となる最も重要なタスクに焦点を当て、めったに実行されないタスクや役職に関係のないタスクを追加しないようにします。 これは、候補者が役割の中心的な期待をよりよく理解し、その地位への適性について十分な情報に基づいた決定を下すのに役立ちます。
職務記述書の書き方のヒント
効果的な求人情報を作成することは、組織にとって適切な人材を引き付けて維持するための重要なステップです。 これらの 10 のヒントに従うことで、求職者の関心を引き、採用プロセスを簡素化する、魅力的で有益な職務記述書を作成できます。
ヒント 1: 正確でわかりやすい役職を選択する
組織内での役割の主な機能を正確に反映する役職を選択してください。 潜在的な候補者を混乱させたり誤解させたりする可能性がある、漠然とした、または過度に創造的な役職名の使用は避けてください。 代わりに、求職者が簡単に理解し、自分のスキルや経験に関連付けることができる、明確で説明的なタイトルを選択してください。
ヒント 2: 仕事の責任を明確に説明する
仕事の義務と責任の詳細なリストを提供し、それらが具体的で、実行可能で、理解しやすいものであることを確認します。 これにより、求職者は、ポジションの範囲とその主な期待をすばやく把握できます。 過度の情報で候補者を圧倒しないように、包括的かつ簡潔にします。
ヒント 3: 必須の資格とスキルを含める
役割に必要な資格、スキル、資格をリストします。 現実的に考え、最も重要な資格に優先順位を付けて、潜在的な候補者を落胆させないようにします。 本質的なスキルに重点を置くことで、そのポジションに適した候補者を引き付けることができます。
ヒント 4: 労働環境と条件を説明する
作業環境の簡単な説明と、出張の必要性、身体的要求、特別な機器の使用など、役割に関連する固有の条件を提供します。 この透明性は、将来の従業員に期待することを設定するのに役立ち、従業員が直面する労働条件に備えることができます。
ヒント 5: 報告関係を明確にする
従業員が報告する直属の上司またはマネージャー、および監督する可能性のある部下を指定して、職務記述書内で報告関係を定義します。 この明確さは、候補者がチームおよび組織階層内での自分の位置を理解するのに役立ちます。
ヒント 6: 企業文化をアピールする
会社の文化と使命に関する情報を職務記述書に組み込み、候補者に組織の価値観と職場環境の感覚を与えます。 これにより、その役割に適しているだけでなく、会社の精神に沿った候補者を引き付けることができます。
ヒント 7: 言葉を明確かつ簡潔に保つ
職務記述書を書くときは、明確で簡潔な言葉を使用し、潜在的な候補者を混乱させたり疎外したりする可能性のある不必要な専門用語や専門用語を避けます。 役割の責任と要件を理解しやすい方法で効果的に伝えることに重点を置いてください。
ヒント 8: 法的な考慮事項に留意する
職務記述書に、保護された特性に基づく差別的な言葉や要件がないことを確認してください。 包括的で多様な職場を促進することで、潜在的な法的問題を回避し、すべての候補者にとって歓迎的な環境を作り出すことができます.
ヒント 9: 会社の簡単な説明を組み込む
求人情報に会社の簡単な説明を含めて、候補者が組織の歴史、規模、業界を理解できるようにします。 このコンテキストは、求職者があなたの会社が自分のキャリアの目標や好みに適しているかどうかを判断するのに役立ちます。
ヒント 10: 必要に応じて校正と修正を行う
最後に、時間をかけて慎重に職務記述書を校正して修正し、誤りがないようにし、職務の目的を効果的に伝えます。 洗練されたよく書かれた職務記述書は、組織に良い影響を与え、プロフェッショナルで成功する採用プロセスのトーンを設定するのに役立ちます。
職務内容の例
中小企業向けの効果的な職務記述書を作成できるように、あらゆるタイプの求人に合わせて調整できる、カスタマイズ可能な 10 個のユニークな職務記述書テンプレートを作成しました。 これらのテンプレートは、魅力的な求人情報を作成するための基本原則に従っており、役職、主な責任、必須スキル、あると便利なスキル、およびその他の重要な情報に関するセクションが含まれています。
テンプレート 1: 標準職務記述書テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください]
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
必須スキル:
- 【必須の資格・技能・資格を記載】
- 【必要に応じて追加】
あると便利なスキル:
- [有益だが必須ではないその他のスキルや資格を挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
給与範囲:
- 【あなたの会社の求人の給与水準について、求職者への情報を含めてください】
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターをマネージャーにメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募候補者に応募方法を指示する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 2: 経験重視の職務記述書テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください]
必要な経験:
- [その役割に必要な具体的な実務経験、資格、またはトレーニングを挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
好ましい経験:
- [有益だが必須ではない追加の経験を挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターをマネージャーにメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募候補者に応募方法を指示する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 3: スキルとコンピテンシーの職務内容テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください]
必須スキル:
- [その役割で成功するために必要な特定のスキル、資格、または特徴を挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
望ましい能力:
- [その役割で有利になる個人的な属性またはソフト スキルを挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
採用プロセス:
[履歴書とカバー レターをマネージャーにメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 4: リモートワークの職務記述書テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 位置が離れていることに言及]
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
必要なスキルと資格:
- 【必須の資格・技能・資格を記載】
- 【必要に応じて追加】
希望するリモートワーク経験:
- [これまでのリモートワークの経験やスキルで有益であるが必須ではないものを挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターをマネージャーにメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 5: エントリーレベルの職務記述書テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 エントリーレベルの候補者に適したポジションであることに言及してください]
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
最低限の資格:
- [役割に必要な基本的な資格またはスキルのリスト]
- 【必要に応じて追加】
学習意欲:
- [候補者が新しいスキルの習得や必要な資格の取得に対してオープンであることを言及]
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターをマネージャーにメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 6: 管理職説明テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 その役職は管理職レベルの役職であることを述べてください]
主要な責務：
- [監督またはリーダーシップのタスクを含む、主要な義務と責任を列挙する]
- 【必要に応じて追加】
必要な管理経験:
- [役割に必要な具体的な管理またはリーダーシップの経験を挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
求めるスキルと資格：
- [その役割に役立つその他のスキルや資格を挙げてください]
- 【必要に応じて追加】
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターをマネージャーにメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 7: アルバイトの職務記述書テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 アルバイトであることを記載】
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
必要なスキルと資格:
- 【必須の資格・技能・資格を記載】
- 【必要に応じて追加】
労働時間：
- 【アルバイトの希望勤務時間や予定を記載】
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターを採用担当者にメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 8: 契約業務説明テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 役職が契約役であることを記載】
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
必要なスキルと資格:
- 【必須の資格・技能・資格を記載】
- 【必要に応じて追加】
- 【必須の資格・技能・資格を記載】
契約期間:
- [契約期間と、正社員への延長または転換の可能性を明記してください]
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターを採用担当者にメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 9: インターンシップの職務内容テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 職種がインターンシップであることを記載してください]
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
学習機会:
- [インターンシップ中にインターンが期待できるスキル、知識、または経験を説明してください]
資格:
- [インターンシップに必要な、または希望する資格またはスキルを記入してください]
- 【必要に応じて追加】
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターを採用担当者にメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
テンプレート 10: フリーランスの職務内容テンプレート
職名：
[役職を挿入]
仕事内容：
[役割、目的、社内での重要性について簡単に説明してください。 そのポジションがフリーランスの機会であることを述べる]
主要な責務：
- [主な義務と責任のリスト]
- 【必要に応じて追加】
必要なスキルと資格:
- 【必須の資格・技能・資格を記載】
- 【必要に応じて追加】
プロジェクトの範囲とタイムライン:
- [プロジェクトの範囲、成果物、予想されるタイムラインに関する詳細を提供]
アプリケーションプロセス：
[履歴書とカバー レターを採用担当者にメールで送信するか、会社の Web サイトから応募するなど、応募書類を提出するための指示を提供する]
[会社名] は機会均等雇用者であり、年齢、人種、性別、宗教、障害、またはその他の保護された地位に基づいて雇用を差別しません。
これらの 10 個のカスタマイズ可能なテンプレートは、資格のある候補者にアピールする魅力的で効果的な求人情報を作成するのに役立ちます。 すべての重要な情報を含め、職務記述書を作成するための基本原則に従うことで、中小企業に適切な人材を引き付けることができます。
これらの職務記述書の例をチェックしてください:
- レストランのレジ係の仕事内容: 責任、資格、身体的要件
- 販売員の職務記述書テンプレート
- 簿記係の職務内容ガイド: 無料のテンプレートを使用して優れたチームを構築する
- オフィス マネージャーの職務内容ガイド: これらの無料テンプレートを使用してチームを構築する
- レセプショニストの仕事内容ガイド: 無料のテンプレートを使用して優れたチームを構築する
- 管理アシスタントの職務記述書テンプレート
- バーテンダーの仕事内容ガイド: 無料のテンプレートを使用して一流のバー チームを構築する
- エグゼクティブアシスタントの職務記述書テンプレート
- 会計士の職務内容ガイド: 無料のテンプレートを使用して強力なチームを構築する