何百人もの芝生の手入れの専門家が、日々のビジネスと管理のニーズに Connecteam を利用しています

芝生の手入れ事業を運営するには、常にさまざまなタスクを把握しておく必要があります。 スタッフや顧客とのコミュニケーションから、機器のメンテナンス、時間のスケジューリング、ビジネスのマーケティングまで、リストは無限にあります。 また、大雨が降ると草刈りができないなど、天候にも左右されます。

基本的に、あなたはすべてのタスクに取り組むために 1 日により多くの時間を費やしたいと考えています。 だからこそ、毎日 Connectteam を利用してこれらの一般的な日常の課題に取り組んでいる何百人もの芝生の手入れの専門家にインタビューすることにしました。 このブログでは、これらの課題を克服するためのベスト プラクティスを紹介します。

コネクトチーム以前に芝生管理会社が直面した課題:

• 全体的に機能する整理されたスケジュール

「勤務スケジュールの作成に多くの時間を浪費しているように感じます。それは私の主な責任の 1 つではありませんが、常にすべての時間を費やしています。」

「従業員から電話がかかってきた場合、代わりの人を探すのに多くの時間を失います。スケジュールを調べたり、後任候補の連絡先情報を探したりしているためです。かなり疲れます。」

• チームとの効果的なコミュニケーション

「チームと最新情報やお知らせをやり取りするのに多くの時間がかかり、スムーズなプロセスではありません。メールやテキスト メッセージを送信したり、電話会議を開催したりして、多くの時間を失っています。」

「私がメッセージを送ったとしても、誰がメッセージを開いて読んだかを追跡する方法がありません。つまり、全員が一致しているかどうかわかりません!」

• チェックリストとレポートの追跡

「機器修理レポートの管理と追跡には、数時間から数日かかることがあります。 それを通り抜けるのはいつも混乱です。 間違いに気がつくと、それをやり遂げるのにさらに時間がかかります。」

「確認しなければならない紙のファイルがたくさんあるので、すべてが正しい方法で時間通りに行われたかどうかを理解するのは難しいです。」

• 時間を正確に追跡する

「何百もの Excel シートや紙の落書きを処理しているため、タイム トラッキングと給与計算には 1 日か 2 日かかることがあります。 多くの場合、私は間違いを見つけます。 時間を追跡するためのより効率的な方法が必要です。」

「私はいつも従業員と卓球をしています。なぜなら、間違いが起こる可能性があるからです。誰かにもっと多くの時間を割いてもらう必要があるからです。残業について常に質問があります。」

• 新入社員のトレーニング

「私のチームをトレーニング セッションに参加させるのは時間がかかります。全員にとって都合の良い日を見つけるのは面倒なだけでなく、多くの場合、私の従業員は新しい方法を学ぶために 1 日を無駄にすることを好みません。 正直なところ、私は最近のセットアップが好きではありません!」

「芝生の手入れには、多くの臨時従業員や季節従業員がいますが、通常、最初の 3 か月以内に退職する人がいます。 つまり、スタッフのオンボーディングとトレーニングに多くの時間とリソースを失っています。 私が本当に望んでいるのは、トレーニングを効率的かつ迅速に行う方法です。」

Connectteam が一般的な課題への取り組みにどのように役立つか

毎日のチェックリストとレポートを自動化

芝生管理会社はチェックリストとレポートに依存して日常業務を維持しているため、摩擦が軽減され、情報の流れが自動化され、より適切な監視が得られます。 Connecteam で作成される典型的なチェックリストとレポートには、次のものがあります。

• 修理依頼票
• 在庫注文
• サービス概要レポート
• 事故報告書
• 車両事故報告
• 費用の償還
• 従業員の業績評価

さらに、従業員が提出したすべてのエントリはデジタルで記録され、事前に定義された電子メール アドレスに PDF コピーとして自動的に送信され、Excel シートにエクスポートできます。

ジョブスケジューリング

芝生の手入れを行うビジネスでは、常に複雑なスケジューリングのニーズに対応していますが、Connectteam を使用すると、管理がはるかに簡単になります。

• さまざまな場所や顧客のニーズに基づいて、従業員をサービス コールに割り当てます。
• GPS スタンプでチェックインとチェックアウトの時間と場所を記録します。
• 従業員は、必要に応じて詳細な説明のためにシフト ノートとコメントを追加できます。
• 従業員がシフトを受け入れたり拒否したりできるようにします。

正確な時間追跡

正確な時間追跡と給与計算シートに関しては、芝生の手入れ会社はConnectteamを使用して、スムーズなプロセスを確保しています.

• GPS ロケーション スタンプを使用して、シフトの出勤と退勤を記録します。
• プッシュ通知を送信して、従業員に出勤または退勤を促します。
• メモとタグを利用して、特定のニーズに対応します (顧客または特定の日付によるフィルタリングなど)。
• シフトごとまたは合計として、給与シートをエクスポートします。
• 現在および過去のタイムシートを表示します。
• 休暇の申請 – 従業員は、申請が承認または拒否されるとすぐにアラートを受け取ります。

コミュニケーションの合理化

芝生の手入れの専門家が即座にコミュニケーションを取ることは不可欠ですが、それは簡単なことではありません。 ただし、Connecteam の通信ツールを使用すると、これをより簡単に実現できます。

• 従業員名簿:同僚、マネージャーなどの適切な連絡先の詳細を簡単に見つけることができます。名前、役職、部署などで簡単に検索できます。
• チャット グループとチャネル:毎日のコミュニケーションを簡単かつ効率的に合理化し、今月の従業員、悪天候、現場への最適なルート、優れた顧客レビューなどについてチャットします。1 対 1 のチャットを開始するか、場所やスキルなどで区切られた特定のグループを作成します。
• リアルタイムのプッシュ通知と更新:サービスの変更、人事の最新情報、お知らせ、情報配信、安全性レポートなどを含む公式および非公式のお知らせを送信します。
• 定期的な調査 -シンプルな 2 つの質問からなるフィードバック調査であっても、しっかりとした従業員満足度調査であっても、芝生管理者は Connecteam を使用して、従業員が簡単かつ効率的にフィードバックを共有できるようにしています。
• 提案ボックス – チーム メンバーがアイデアや考えをリアルタイムで簡単に共有できるようにします。

また、すべてのコミュニケーション ツールにより、従業員が中心にいるため、従業員の関与を容易に高めることができます。

安全と認識を優先する

安全性は日常業務の重要な側面であるため、Connecteam を使用すると、芝生の手入れを行う企業が意識と基準を簡単に高めることができます。

• 迅速かつ簡単なレポート作成: 従業員は外出中にレポートを即座に送信できるため、関連するマネージャーはリアルタイムで評価して対応できます。たとえば、インシデントの報告。
• 安全デジタル リソース: ボタンをタップするだけで安全プロトコル、ヒント、リソースを利用できるようにします。これには、「学んだ教訓」、インシデントの調査結果、定期的な安全のヒントなどの重要な資料が含まれます。
• 進行中の安全トレーニング: マネージャーは、誰がコースまたはクイズを終了したかを知る必要があり、必要な安全トレーニング セッションを終了していない人にリマインダーを送信することもできます。これにより、すべての芝生の手入れの専門家が継続的に必要なスキルを身につけることができます。
• 安全第一のコミュニケーション:インシデント調査レポート、リアルタイムでの手続きの更新、荒天や閉鎖ルートなどのリスク要因など、安全関連の更新とプロトコルを簡単に配布および伝達できます。

会社のプロトコルはすぐに利用できます

芝生管理会社は、コンプライアンスを確保するために、すべてのチームメンバーがすぐに利用できる共通のリソース資料を用意する必要があります。

• 標準操作手順 (SOP)
• 安全と緊急時のプロトコル
• 従業員規則手帳
• 倫理規定
• セクシャルハラスメントポリシー
• 統一方針

全社員教育

Connecteam を使用すると、芝生のケア マネージャーはアプリを介してトレーニングを提供し、従業員が定期的に連絡を取れるようにします。 さらに、進捗状況を追跡し、いつでもトレーニングを実行でき、従業員は自分の時間で教材を完了することができます。

• 安全衛生研修
• セクハラ研修
• 機器の使用とメンテナンス
• テストとクイズ。

ただし、これは新入社員のオンボーディングだけでなく、知識のギャップを避けるために「上級」従業員の専門的スキルを継続的に向上させることでもあります。

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