職場で WhatsApp を使用するリスクを最小限に抑える
公開: 2023-07-04
WhatsApp は主要なメッセージング プラットフォームとなり、世界中の約 20 億人のユーザーが毎日合計 1,000 億を超えるメッセージを送信しています。
WhatsApp の使用は便利かもしれませんが、安全な内部通信を目的として構築されていません。
したがって、特に医療分野の組織は、その使用に伴う膨大なリスクを認識して対処し、代わりに安全で専門的な内部コミュニケーション プラットフォームの使用を検討する必要があります。
ただし、現在組織内で WhatsApp を使用している場合でも、これらのリスクを抑制するために直ちに措置を講じることができます。
主な懸念事項を確認し、それらを最小限に抑えるために実行できる手順を詳しく見てみましょう。
主なリスクとそれらを最小限に抑える方法
リスク 1: 組織には管理者権限がありません
WhatsApp には重要な管理機能や権限が欠けているため、チャット グループの管理、ユーザー機能の制御、組織の成長に伴う監視が困難になります。
リスクを最小限に抑える方法:
- すべてのチャット グループを定期的に評価する: 定期的に評価を実施して、組織の既存の WhatsApp チャット グループを特定します。 チームメンバーから情報を収集して、これらのグループの概要を作成し、それらの関連性を判断します。 グループ参加者リストを最新の状態に保ち、不要なグループを閉じ、Excel または Word でグループのリストを作成して、完全な追跡可能性を確保します。
- 明確なグループ管理者の役割を割り当てる: 各チャット グループの管理者を明確に定義して指定します。 グループ活動の管理、新しいメンバーの承認、コミュニケーションガイドラインの強制など、各自の責任を指定します。 これにより、説明責任と監視が強化されます。 管理者が組織を適切に反映できる信頼できるチームメンバーであることを確認してください。
- 管理者の数を制限する: 各グループの管理者の数を最小限に抑えます。 管理者が多すぎると、管理ミスや不正なアクションが発生する可能性が高くなります。
リスク 2: 攻撃的で不適切なコンテンツに対する責任
WhatsApp 上で攻撃的または不適切なメッセージを削除できないと、組織は法的措置、財務的および評判への損害、従業員の士気の低下のリスクにさらされます。
リスクを最小限に抑える方法:
- WhatsApp メッセージング ポリシーを確立する: 許容されるメッセージング動作に関する期待事項とガイドラインを明確に定義し、伝達します。 WhatsApp グループ内で許容されないメッセージの種類と動作を概説するポリシーを作成します。
- 最初からガイドラインを伝達する: 新しいグループを作成するときに従う必要があるガイドラインをグループ メンバー全員に知らせます。 WhatsApp グループの説明機能を使用して、行動ルールの概要を定期的なリマインダーとして追加します。
- 不適切なコンテンツに速やかに対処する: 不快なメッセージや不適切なメッセージに直ちに対応します。 そのようなコンテンツは許可されていないことを明確に伝え、削除を要求し、敬意と責任を持ったコミュニケーションに対する組織の取り組みを強化します。
リスク 3: エラーが発生しやすい手動メンテナンス
WhatsApp グループを手動で管理すると、エラーが発生したり、従業員の追加や削除が遅れたり、管理者が退職したときにグループの制御が失われたりする可能性があります。
リスクを最小限に抑える方法:
- 新しい従業員の追加と元従業員の削除には体系化された手順に従います。オンボーディング プロセスの一環として会社の WhatsApp グループに新しい従業員を追加し、退職後は元従業員を速やかに削除します。 元メンバーは会話履歴にアクセスできますが、新しいメッセージを受信することはできなくなります。
これらの操作を実行するには複数の管理者が必要になる場合があるため、すべての管理者がこのタスクを実行できるように 1 人の担当者を配置してください。
- オフボーディングに個人の役割の見直しが反映されていることを確認する: 退職する従業員がグループ管理者の場合は、すべての WhatsApp グループの制御が組織内に残るように、オフボーディング プロセスの一環として新しい管理者を割り当てます。
リスク4：機密情報の漏洩
WhatsApp は、特に元従業員が削除された後でも、参加した WhatsApp の会話に依然としてアクセスできる場合、機密情報の漏洩のリスクをもたらします。
リスクを最小限に抑える方法:
- WhatsApp で共有できる情報について明確なポリシーを定義します。理想的には、共有すべきでない情報の例を共有します。 医療機関の場合は、患者関連の情報共有を制限し、代わりに企業が機密データを管理および記録できる安全なプラットフォームを使用することをお勧めします。
- チームをトレーニングする: 進行中のトレーニング プログラムに WhatsApp の使用とそのリスクに関する章を含めます。 WhatsApp で共有された情報を完全に削除することはできないこと、文書、ビジネス情報、保護された健康情報を共有する前に全員が慎重に検討する必要があることを強調します。
- グループに明確な視覚的表現を作成する: 間違ったグループで情報や画像を共有した後にできることはほとんどありませんが、情報を共有する前に明確なグループ名と画像を使用してユーザーの注意を引くことで、そのようなリスクが最小限に抑えられる可能性があります。
- デバイスを共有しないようにチームに依頼します。自宅でも友人とでも、機密情報が含まれている可能性のあるデバイスへのアクセスを他人に与えないことの重要性を強調します。
- セキュリティ設定の使用を奨励する: チームがパスコード、顔認識、指紋認証などの携帯電話のセキュリティ設定を有効にして、他人が機密情報にアクセスするリスクを軽減します。 デバイスは使用されなくなるとしばらくすると自動的にロックされます。
リスク 5: 労働訴訟および雇用訴訟
職場のコミュニケーションに WhatsApp を使用すると、完全な会話履歴や従業員が保有する情報が法的訴訟の証拠として使用される可能性があるため、組織は労働および雇用関連のリスクにさらされます。
リスクを最小限に抑える方法:
- 労働関連のコミュニケーションのための WhatsApp の使用を最小限に抑える: 可能な限り、WhatsApp の使用を制限し、時間外労働時間の議論、解雇関連のコミュニケーション、または特定の発表など、労働関連の事柄は避けるようにしてください。
- 仕事関連のコミュニケーション用の専用ツールをマネージャーに提供する: 仕事関連のコミュニケーション用に特別に設計された専用ツールをマネージャーに装備することを検討してください。 これらのツールは、日々の仕事関連情報に関してチームメンバーとの効果的なコミュニケーションを促進する必要があります。
- 従業員を解雇する際の会話を確認する: 従業員を解雇する前に、従業員との過去の WhatsApp でのコミュニケーションを見直し、労働訴訟の潜在的なリスクを特定することが有益です。これは、全文脈を包括的に理解することで、そのような請求を効果的に管理するのに役立つからです。
リスク 6: セキュリティとプライバシーの問題
WhatsApp は、コンシューマー バージョンを使用する組織と商業契約を結んでいません。 データのバックアップとリカバリ、セキュリティ違反の報告など、他のソフトウェアプロバイダーが行う責任や義務は負いません。
リスクを最小限に抑える方法:
- 脆弱性とその現在の状況に関する最新情報を入手する: WhatsApp プラットフォームの脆弱性に関する最新情報を入手するには、これらの開発状況を追跡するニュース記事や出版物をフォローしてください。
- 特殊な作業ツールへの移行の可能性を評価する: このようなプラットフォームは、法的契約と徹底的な評価によってサポートされ、プラットフォームとそのプロバイダーが組織に対して責任とコミットメントを確実に持つようにする必要があります。
結論
全体として、WhatsApp は便利で広く使用されているアプリを提供していますが、組織は職場、特にヘルスケアなどの機密性の高い業界での使用に伴うリスクを認識する必要があります。
それでも、現在メッセージング アプリを使用してスタッフと通信している場合は、上記の推奨事項に従ってセキュリティを強化し、職場での WhatsApp の使用に関連する潜在的なリスクを最小限に抑えてください。
さらに、データ共有をより適切に制御し、ビジネス ニーズに合わせて特別に設計された代替の内部通信ソリューションを検討することを強くお勧めします。