バーチャル アシスタントを雇うときに避けるべき 6 つの間違い

仮想アシスタントを雇うことは、正社員を雇うことに似ています。 唯一の違いは、一方が仮想世界で働き、もう一方が物理的なオフィスで働くことです。 したがって、仮想アシスタントを雇う予定がある場合は、オフィスベースの従業員を雇う場合と同じアプローチを実装することだけが理にかなっています.

仮想アシスタントを採用する際に避けるべき 6 つの間違いを次に示します。

1. 必要性の特定の失敗

起業家には2つのタイプがあります。 1 つは、前もって計画を立て、自分の状況を考えすぎる傾向がある起業家です。 彼は、自分のビジネスが数週間以内に大きな注目を集めると考えているため、仮想アシスタントを雇うことを決定するかもしれません。 彼は、彼の現在のセットアップでは追加ボリュームに対応できないのではないかと心配しています。 そのため、彼は 1 週間以内にバーチャル アシスタントを雇い、ビジネスの拡大に備えます。

2 番目の起業家は、自分のビジネスが何を必要としているのかわからない人です。 彼は、自分の決定を検証せずに、盲目的に他人のアドバイスに従う傾向があります。 そこで彼は、別の起業家が彼の成功体験を共有したという理由だけで、仮想アシスタントを採用しました。

どちらの場合も、起業家はそもそもなぜ仮想アシスタントを雇ったのか分からないため、仮想アシスタントは十分に活用されません。

仮想アシスタント職の候補者の募集を開始する前に、チームに仮想アシスタントを採用する必要がある理由を特定してください。 そうしないと、求めるスキル、資格、割り当てられる仕事の範囲がわかりません。

2.資格制度の欠如

カリキュラム ヴィータに基づいて仮想アシスタントを雇う起業家は、無礼な目覚めを迎える可能性があります。 履歴書は、候補者を適格にするための重要な参考資料ですが、唯一の基準であってはなりません。 実際、それは主な基準であってはなりません。

そして、事前のインタビューに基づいて結論を出すだけでは十分ではありません。 最適な候補者を見つけるためには、資格を得るシステムが整っている必要があります。 試すことができるシステムは次のとおりです。

• 予備面接
• 基礎能力試験
  • マイクロソフトワード
  • MS エクセル
  • メールの扱い
  • 基本的な手紙の書き方
  • ファイル管理
  • 電話対応
• 技能検定
  • 特定の職務要件に関する実技試験
  • 口頭能力試験
• 行動プロファイリング
  • 類推推論
  • 状況テスト
  • ソーシャル メディア アカウントをチェックする

最初から、このシステムは退屈に見えますが、候補者にとって重要な 3 つの要素 (技術、基礎、行動) をカバーしています。

3. 最初の候補者を採用する

起業家が犯す大きな間違いは、最初に出会った候補者を採用することです。 最初の候補者が資格がないからではありません。 しかし、資格を相互参照するには才能のあるプールが必要です。

バーチャル アシスタントを採用する場合は、5 ～ 7 人の候補者のショート リストを作成します。 彼らの経験をできるだけ多様にするようにしてください。 ビジネスに必要な経験を持つ候補者だけに注目しないでください。 なんで？ これらの候補者のほとんどは、すでに自分たちのやり方で設定されているためです。 彼らにはシステムが整っており、あなたのシステムに従うことをためらうかもしれません。

4. 品質管理手段の欠如

バーチャル アシスタントを使った作業で嫌な経験をしたと言う人がいる場合は、その理由を直接調べてください。 起業家が仮想アシスタントを非難するのは簡単ですが、すべての取り決めには2つの当事者がいます.

そして、どの物語にも2つの側面があります。

品質管理手段が確立されていないため、ほとんどの取り決めは機能しません。 経験豊富な仮想アシスタントは、クライアントのガイドラインを参考にして作業します。 そして、尊重すべき学習曲線の問題があります。

クライアントとして、特に学習曲線が急勾配であるエンゲージメントの開始時に、仮想アシスタントのパフォーマンスを把握する必要があります。 常に仮想アシスタントのパフォーマンスを測定し、結果について定期的に議論してください。 目的は常に改善することです。

5. コミュニケーション不足

一部の起業家は、仮想支援契約の最大の欠点はコミュニケーションの欠如であると考えるでしょう。 彼らは、タイムゾーンの違いと、通信回線を妨げるスペースを共有できないことを指摘します.

これらの観察には根拠がなく、実際には、仮想アシスタントを使用する利点に反しています。 仮想アシスタントを雇うことを決定したとき、あなたはデジタル技術の力を認めたことになります. タイムゾーンに関係なく、仮想アシスタントと定期的に通信するために使用できるオンライン プログラムがいくつかあります。 以下にいくつかを示します。

• WebEx
• あさな
• セールスフォース
• スカイプ
• バイバー
• Google ハングアウト

WebEx と Salesforce を除いて、これらのプログラムはダウンロード可能で無料です。 オンラインでビジネスを行う場合は、コラボレーション ソフトウェアを導入する必要があります。 そうしないと、ビジネスを効果的かつ効率的に管理することができなくなります。

6. 文化的および社会的な違いを見渡す

2010 年以来、フィリピンとインドは、グローバル ビジネス アウトソーシングのトップの座を争っています。 どちらの国も、バーチャル アシスタントを含むオンライン人材にとって優れたリソースです。 2012 年、オンライン ワーカーの数が最も多かったのはインドでしたが、僅差でフィリピンが続きました。 オンライン求人市場大手の Elance によると、同社のフリーランサーの 8 分の 1 はフィリピン出身です。

これらの国から仮想アシスタントを雇うことに決めた場合、より手頃な料金で高品質の仕事を保証できます. しかし、エンゲージメントを機能させるには、彼らの文化的および社会的ニュアンスに精通している必要があります。

人の文化はその国の歴史を表しています。 価値観、規範、慣習は世代を超えて受け継がれてきました。 候補者が仕事のために不合理な慣行を妥協することを期待すべきではありません。 彼らの慣行に注意を払い、敬意を払い、スケジュールに合わせてください。 これを機能させるための鍵は、事前にスケジュールを計画することです。

先ほど読んだように、仮想アシスタントの資格を得るプロセスは、通常のオフィス従業員の資格を得る場合と同じである必要があります。 バーチャル アシスタントには、よりオープンなコミュニケーション チャネルが必要かもしれませんが、通常のオフィスの従業員と緊密なコミュニケーションを維持することの価値も当てはまります。

チームに仮想アシスタントを参加させることには、大きな価値があります。 ただし、常に時間をかけて、あなたのビジネスに最適な候補者を見つけてください。

著者略歴

Felix は、起業家が自分のビジネスに最適な仮想アシスタントを見つけるのを支援する会社である Outsource Workers と協力しています。 Twitter で彼の投稿をもっと見ることができます。