モバイルワークフォース管理: 完全ガイド

モバイル ワーカーは世界で 27 億人の従業員で構成されており、役割の一部としてデスクワークをしていない従業員も含まれています。 デスクレス ワーカーには、タクシーの運転手、看護師、公益事業の労働者、林業労働者、トラックの運転手、緊急対応要員など、1 か所で作業せずに重要な仕事を行う人が含まれます。

移動する従業員は、クライアントにサービスを提供することで企業の顧客満足度を向上させ、中央の場所からは単純に実行できないタスクを完了できるようにします。 ただし、すべての従業員と同様に、デスクレス ワーカーとそのマネージャーには適切な管理ツールが必要です。 実際、デスクレス ワーカーは従来のオフィスのリソースに常にアクセスできるとは限らないため、強力なモバイル ワーカー管理技術とソリューションがより重要になります。

モバイルワークフォース管理とは?

モバイル ワークフォース マネジメント (MWM) は、企業がフィールド チーム、フリート、およびデスクレス ワーカーを管理するために使用するツール、技術、およびアプローチを指します。 これには、モバイル ワーカー管理ソフトウェア ソリューション、アプリ、サービス、およびマネージャー、リーダーシップ、モバイル ワーカーが離れた場所でも効果的にコミュニケーションを取り、共同作業できるように設計されたその他のソリューションが含まれる場合があります。

モバイル ワークフォース管理の大きな課題とその解決策

デスクレスの従業員には別のアプローチが必要ですが、多くのシリコン バレー企業は、チーム管理およびタスク管理ソリューションを開発する際に、オフィス ベースの従業員に過度に重点を置いてきました。 デスクレス ワーカーはマネージャーから離れていることが多いため、これらのオプションはモバイルおよびフィールド サービス管理には適していません。 デスクレス ワーカーは、役割においてより自律性と自由度が高くなる可能性がありますが、信頼できるコミュニケーション、仕事を行うためのデータベースと情報へのアクセス、および追加の管理サポートを必要とします。

モバイル チームは、独自のモバイル ワーカー管理ソリューションを必要とする独自の課題にも直面しています。

課題: 離脱

モバイル ワーカーは、オフィス ベースの従業員ほど職場での社会的交流が少ない可能性があり、チームの一員であると感じるのが難しくなります。 これは高い離職率につながる可能性があり、これには費用がかかります。企業は平均して従業員の年収の 70% に相当する額をチーム メンバーの交代に費やします。 エンゲージメントの低い企業は、従業員のエンゲージメントが高い企業よりも約 20% 優れています。

ソリューション

• 職場をモバイル化する:モバイル アプリを使用して、モバイル チームの関与を維持し、従業員に PC を使用するように依頼したり、リモートで実行できるようになったオフィスの場所でタスク (出勤など) を完了させたりする必要はありません。
• オンラインでソーシャル スペースを作成する:テクノロジを使用して、仮想委員会やソーシャル チャット グループをオンラインで作成します。 テキスト チャットやビデオ チャットを通じて従業員がオンラインで交流するためのスペースを従業員に与えることで、従業員はお互いを知ることができます。これは、チームが直接会うことがめったにない場合に特に重要です。 大規模なチームを知ることは、従業員がより大きなものの一部であると感じさせるのに役立ち、顔を合わせて仕事をするときに自然に得られる仲間意識の一部を再現するのに役立ちます。
• 従業員を認める:誰もが認められるのが好きです。 ある世論調査では、従業員の 40% が、職場でもっと頻繁に認められれば、もっと努力すると答えています。 モバイル ワーカーの場合は、モバイル ワーカー管理または別のシステムを使用して、優れた仕事を公に認め、オフィスにいない可能性のある従業員や日常的に仕事をしていない可能性のある従業員を見逃さないようにすることが重要です。

定期的な「今月の従業員」やその他の正式な表彰などの従業員表彰プログラムを設定して、これらの従業員が注目され、評価されていると感じられるようにします。

• 従業員が直接会う機会を作る:可能であれば、同僚との社会的交流と専門能力開発の両方のために、従業員が定期的に直接会うことができるイベントを作成します。 従業員が定期的に仕事の後のドリンクやディナー、休日のお祝い、全員参加のミーティング、会社のリトリート、その他のイベントのために集まることは、文化とつながりにとって非常に貴重な場合があります。 時々オフラインになると、チームがチームのように感じられるようになります。

課題: 情報アクセス

モバイル ワーカーは仕事をするために情報を必要としますが、オフィス ワーカーとは異なり、会社の中央掲示板やファイリング キャビネットにアクセスすることはできず、情報を求めることができる他のワーカーにさえアクセスできません。 優れたモバイル ワーカー管理とは、従業員が仕事に必要なものに簡単にアクセスできるようにすることを意味します。それは、従業員が必要とするすべてのドキュメント、チェックリスト、テンプレート、フォーム、およびその他のツールを保持できる優れた技術または強力なアプリから始まります。 .

ソリューション

• ナレッジ ベースを作成する:ある調査によると、従業員は作業時間の最大 19% を情報検索に費やす可能性があります。 オフィス ワーカーにとって、これは室内で快適にコンピューターの前に座っていることを意味します。 しかし、モバイル ワーカーにとっては、さまざまな天候の屋外で過ごす時間が増え、現場で過ごす時間が長くなり、モバイル デバイスで情報を探す際にかなりのストレスを感じる可能性があります。 モバイル ワーカーがタスク固有のドキュメント、従業員ハンドブック、手順マニュアル、会社のポリシー、フォームなどにアクセスできるようにする、暗号化されたオンライン スペースを 1 つ用意します。

Connecteam のナレッジ ベースのようなツールは、特にデスクレス ワーカー向けに設計されており、完全にカスタマイズ可能でありながらドキュメントを入力する準備ができているため、便利です。 チームが無関係な情報をスクロールせずに必要なドキュメントにアクセスできるように権限を設定したり、ドキュメントを整理して見つけやすくしたりできます。

• タスクと作業指示書の管理:作業員が現場にいるときは、モバイル ワーカー管理プラットフォームのタスク管理機能を使用して、タスクの割り当て、各タスクに必要なドキュメントの添付、期限の設定などを行います。 ステータスの更新を取得し、タスクについて通信できるため、作業者は組織化され、順調に進むことができます。
• スケジュール管理:従業員がオフィスに来ていない場合、従業員がいつ出勤できるか、いつ出勤したかをどのように知ることができるか疑問に思うかもしれません。期待されています。 Connecteam のようなプラットフォームは、この問題を解決します。 オンラインでスケジュールを作成して共有し、スケジュールが重複していないことを確認し、従業員が申請できるように「オープン シフト」を作成します。

出勤機能により、従業員は、メイン オフィスから離れて働いていても、現場に到着したときに出勤することができます。 ジオフェンスされた場所を設定したり、従業員が出勤したときに通知を受け取ったり、制限を設定して残業を管理したりすることもできるため、会社のお金を節約できます.

課題: テクノロジーへのアクセス

ある調査では、調査対象のデスクレス ワーカーの 75% が、勤務時間の少なくとも半分はテクノロジーを使用していると報告しています。 ただし、80% は、モバイル デバイスなどのより適切なテクノロジではなく、職場からラップトップを受け取ったと報告しています。 場合によっては、従業員が自分でモバイル テクノロジのセキュリティ保護に取り組み、仕事に必要なツールを手に入れることができました。

ソリューション

• 会社の技術を提供することを検討してください:モバイル チーム用に高品質のスマートフォンやタブレットを購入することで、誰もが安全で最新の技術を使用できるようになります。 また、チーム メンバー全員が自分の仕事を行い、モバイル ワーカー管理プラットフォームを実行するためのテクノロジを手元に持っていることを確認することもできます。
• 従業員が自分のテクノロジーを使用できるようにする:一部の企業では、従業員が自分のモバイル デバイスを使用することを許可しています。 これにより、追加のセキュリティ上の懸念が生じる可能性がありますが、コストを抑えるのに役立ちます。 従業員が独自のテクノロジーを使用している場合、会社のデータを安全に保つために、安全なモバイル ワーカー管理アプリを使用することが重要です。
• 定期的に更新する:最新の更新プログラムを適用した最新のモバイル ワーカー アプリを実行していることを確認してください。 タブレットなどの会社のデバイスを提供する場合は、それらを定期的に更新して、従業員が現場や外出先で信頼できるツールを使用できるようにします。

課題: フリート管理

デスクレスの従業員がいる場合、多くの場合、人員を管理する必要はありません。 また、フリートと、モバイル チームが提供するカスタマー エクスペリエンスを管理する必要もあります。 ビジネスによっては、チームを緊急または要求されたタスクに派遣したり、出荷と人員を追跡したり、車両のメンテナンススケジュールを維持したりすることを意味する場合があります。 これらのタスクを効果的に完了できると、会社の時間と費用を節約でき、顧客のエクスペリエンスを向上させることができます。

ソリューション

• GPS トラッカーを使用する: Connecteam で利用できるような GPS トラッカーを使用すると、フリートの現在地をリアルタイムで確認し、速度と距離を追跡できます。 ドライバーが特定の日に通ったルートを再生することもでき、運転時間を管理することでサービス時間の規則を順守するのに役立ちます。
• 従業員の派遣用アプリを使用する: Connecteam のようなアプリを使用すると、シフトをスケジュールできますが、必要に応じてトラックを再派遣したり、土壇場で変更を加えたりすることもできます。 チャット機能と組み合わされているため、調整が必要な場合でも、あなたとあなたのチームまたはドライバーは簡単に連絡を取り合うことができます。

同じシステムを使用すると、リクエストが発生したときに最も近いチーム メンバーを簡単に見つけて、緊急の仕事に派遣することができます。 チームを調整することもできるため、たとえば、さまざまなタイプの緊急対応者を現場に派遣したり、技術者と配達チームの両方を同じ住所に派遣したりできます。

• 在庫管理のシステムを作成する:管理する必要があるのはフリートだけではありません。 また、工具や作業機器が時間通りに良好な状態で返却されるようにする必要がある場合もあります。

管理プラットフォームは、タスク関連のツールと在庫のチェックリストを作成するのに役立ち、ツールや機器が返却されたときに従業員の電子署名を収集することもできます. 機器が損傷した場合、適切なモバイル システムにより、従業員は影響を受けた機器の画像をアップロードできるため、再び必要になる前に修理することができます。

課題: コミュニケーションの問題

現場の労働者は、常にインターネットにアクセスできるとは限らず、チームから遠く離れて、単独で、またはクライアントと一緒に作業している場合があります。 職場での他者とのコミュニケーションはより困難であり、より多くのコミュニケーション層が必要です。

ソリューション

• 通信を非同期にする:現場にいる、顧客とやり取りしている、または携帯電話基地局の範囲外にいる作業員は、非同期通信を使用して作業を行い、メッセージを確認して返信することができます。 会議を開催したり、メッセージを送信したりするときは、モバイル チームの一部のメンバーがこれらのメッセージを後で受け取り、返信のために余分な時間を作る可能性があることに注意してください。
• すべてのコミュニケーションに 1 つのスペースを提供して、何も見逃さないようにする: Connectteam のようなモバイル ワークプレース管理プラットフォームはモバイルであり、従業員はドキュメント、フォーム、ポリシー、チャット グループ、およびあらゆる形式のコミュニケーションに 1 か所でアクセスできます。 このように、従業員は重要なチェックリストがどこに格納されているかを気にしたり、複数のプラットフォームを介してインスタント メッセージやチャット リクエストを送信したりする必要がなくなります。 1 つのシステムで、すべてがどこにあるかが明確になります。
• モバイル ファースト システムを使用する:モバイル ワークプレース管理プラットフォームまたはアプリは、モバイル コミュニケーションをサポートするだけでなく、モバイル デバイスとデスクレス ワーカーを特に念頭に置いて設計されていることが重要です。 優れたアプリを使用すると、従業員は、連絡先情報を知らなくても、本社、マネージャー、またはコーディネーターにリアルタイムで連絡を取ることができます。

リアルタイム チャット機能は、ヘルプを得る最速の方法の 1 つを提供し、会社のディレクトリは、従業員が連絡する必要のあるチーム メンバーを見つけるのに役立ちます。 Connecteam Updates のような機能も便利です。 このソーシャル メディアのようなフィードにより、従業員は動画や画像の有無にかかわらず、会社全体の最新情報をリアルタイムで確認できます。

課題: 監視が困難

マネージャーやスーパーバイザーから何マイルも離れた場所で仕事をしている、目に見えない人をどのように管理できますか? あなたのモバイル ワーカーは「見えないところにいますか?」 従業員のニーズを監視し、サポートできますか?

ソリューション

• 強力なフリート管理ツールを使用する: Connecteam などのフリート管理ツールを使用すると、移動するチーム特有の複雑さを簡単に調整できます。 フリート管理を使用すると、全員がどこにいるのか、要求されたジョブに最も近いのは誰なのか、チーム メンバーが次に行く必要がある場所を確認できます。 誰かがどこに向かっているのか、現場にいるかどうかを確認することもでき、マネージャーがチームを完全にサポートするためにさらに多くの情報が必要になる場合があります。
• 豊富なツールとリソースを提供する:カスタム トレーニングは、従業員が自分の仕事に自信を持ち、自律的に働くために必要なスキルを提供するのに役立ちます。もちろん、適切なサポートも提供されます。 Connecteam を使用すると、クイズを作成して、従業員が学んだことをテストできるようになります。

システム、チェックリスト、および詳細なジョブ リクエストにより、従業員は自分に何が期待されているかを正確に知ることができ、より独立して効率的に作業できるようになります。 Connecteam のようなシステムのチェックリストやその他のツールも、実行中の作業に関する情報を管理者に提供するため、チームやタスクをリアルタイムで効果的に管理できます。

• 簡単なドキュメント サポートを提供する:モバイル ワーカーがタスクを完了するための正しいフォームを見つけられない場合、カスタマー エクスペリエンスに影響を与える可能性があります。 優れたプラットフォームとは、ドキュメントを整理して数分で見つけられるようにし、ドキュメントを定期的に更新して、従業員が必要なファイルとフォームの正しいバージョンにアクセスできるようにすることです。
• 定期的な調査を実施する:デスクレス ワーカーが必要とするサポートを知っているとリーダーが考えるのは簡単ですが、それを知る最善の方法は質問することです。 Connecteam の調査や投票などの機能を使用すると、テクノロジーがモバイル ワーカーに対してどの程度うまく機能しているか、追加のリソースが必要かどうかを評価できます。

課題: モバイル ワークは予測できない場合があります

現場の作業員は、自分でクライアントに対処する必要がある場合や、対応が必要な地上の気象条件やその他の状況に遭遇する場合があります。 モバイル作業は予測不可能な環境で発生することが多く、建設、輸送、緊急対応、およびその他の分野の作業員は、固有の緊急事態に遭遇する可能性があります。

ソリューション

• 緊急連絡システムを用意する:従業員が緊急時に簡単に連絡できるようにし、プッシュ通知付きのプラットフォームまたはアプリを使用して、嵐の到来やその他の危険な状況をチームに警告できるようにします。 予期せぬ事態が発生した場合にチームが何をすべきかを理解できるように、安全ポリシーと緊急時の手順を用意してください。
• オフラインで考える:特に緊急時に従業員が持ち運べる文書をいくつか用意しておくと、嵐の最中に停電が発生した場合や、現場の作業員がデッド ゾーンにいる場合に役立ちます。 緊急連絡先リストや小さな印刷された緊急ガイドは、従業員がモバイル デバイスにアクセスできない場合に参照できるものです。
• 可能な場合は柔軟性を提供する:仕事で許可されている場合は、作業者がタスクを完了する方法に自由を与えます。 タスクを割り当てるときは、その作業が何を伴うのか、いつ完了する必要があるのか​​、そしてその作業の目的は何かを説明してください。 可能であれば、そのタスクをどのように達成するかをワーカーが自由に決定できるようにします。 たとえば、従業員は、タスクを完了するために通常のプロセスを調整する必要があることを意味する現場の状況を目にする場合があります。

モバイル ワーカーとその作業を管理するためのベスト プラクティス

モバイル ワーカー管理システムを選択する場合、考慮すべき主な要素が 2 つあります。 まず、デスクレス ワーカー向けに特別に構築された強力な管理アプリが必要です。これは、運用、スケジュール設定、人事、コミュニケーションのオールインワン ソリューションを提供します。 次に、モバイル ワーカーのニーズに対応する管理アプローチが必要です。 以下は、管理システムを展開する際に導入するベスト プラクティスです。

• モバイル ワーカーがチームの一員であると感じられるようにする:お祝い、会社のイベント、重要な発表、機会がモバイル ワーカーに平等に提供されるようにします。 たとえば、何人かの労働者が現場からビデオを介して参加している会議を開催している場合は、活動や砕氷船にそれらを含めることができることを確認してください。
• モバイル ワーカーの進捗状況とエンゲージメントを測定する: モバイル ワーカーが機能しているものとそうでないものを共有できるオンラインの「レコメンデーション」機能を作成します。 これらのアイデアをリーダーシップに持ち込み、可能であれば実行に移してください。 アイデアが実現不可能な場合は、その理由を共有し、代替案を提示すると役立つ場合があります。 モバイル ワークプレイス管理プラットフォームのデータを使用して従業員のレビューを定期的に実施することで、従業員の改善と成長をサポートできます。
• コミュニケーションがモバイル ファーストであることを確認する:モバイル ワーカーがチェックインし、1 対 1 の会議をスケジュールして、各ワーカーの状況について話し合うように奨励します。 直接会うことは接続するための優れた方法ですが、それが不可能な場合は、モバイル チャット、ビデオ チャット、およびその他の形態のモバイル コミュニケーションにより、作業者との会話を確実に継続できます。 グループ チャットや定期的なチェックイン ミーティングを作成することで、モバイル ワーカーと経営陣との間で直接的なコミュニケーションを確立し、デスクを持たない従業員が見られていると感じられるようにします。
• モバイル リソースを作成する:従業員リソース グループ、仮想文化委員会、およびグループ チャットにより、モバイル ワーカーは社内でお互いを知る機会を得ることができます。 これにより、チームのモバイル ワーカーについて知ることができるため、彼らのユニークな個性と潜在的な貢献をどのように活用できるかがわかります。
• メンターシップと成長の機会を提供する:専門的かつ個人的な能力開発の機会は、モバイル ワーカーが自分の役割を希望するポジションに形成するのに役立ちます。 これらの機会は、仕事で使用できる新しいスキルを開発することも可能にし、役割内での成長の可能性は、従業員が定着することを後押しします。
• データを使用してデスクレス ワーカーを管理する:勤務時間、顧客レビュー、在庫管理スプレッドシート、顧客調査結果、およびその他の指標を見ると、モバイル ワーカーの状況を把握できます。 会社のデータと個々の従業員の指標をときどき確認して、全員がサポートされていることを確認することを優先してください。

モバイルワークフォース管理は職場のエンパワーメントです

モバイルまたはブレンドされた従業員を管理するということは、より独立した従業員と協力することを意味します。 従業員が現場、顧客の家、またはその他の遠隔地にいる場合、適切なテクノロジーは、従業員が繁栄するために必要なすべてを提供できます。 また、従業員とリーダーシップを完全にサポートするために必要なツールとデータを管理者に提供します。

堅牢なモバイル ワーカー管理ツールは、実際のソリューションを提供し、最大の課題に対する実用的なソリューションを提供しながら、職場の複雑さに対処できるようにします。