在宅勤務中に新入社員をリモートでオンボーディングするための 3 つのステップ

COVID-19 は、職場環境を一変させました。

リモートの従業員の管理 (ましてや新入社員のオンボーディング) が簡単だとは誰も言いませんでした。 企業が複数の拠点を持ち、一度に多数の従業員をオンボーディングしようとする場合、これはさらに困難な仕事です。

でも、恐れる必要はありません！ 新しい従業員のオンボーディングとリモートでの新しい従業員のトレーニングは、迅速で費用対効果が高く、簡単です。 在宅勤務中の新入社員のオンボーディング プロセスを合理化するための 3 つのステップをご紹介します。

新しい従業員のオンボーディング プロセスが始まる前に、新しいリモート従業員のオンボーディング チェックリストを作成して、すべてがスムーズに進むようにします。

すべてのオンボーディング チェックリストに含めなければならない一般的な項目には、次のようなものがあります。

1. すべての新入社員が、仕事を成功させるために必要なすべてのツールと設備を備えていることを確認してください。 たとえば、新しいリモート従業員が自宅で仕事をする場合、彼らが正常に動作するコンピューター、キーボード、およびマウスを持っていることを確認する必要があります。 従業員管理ソフトウェアを提供して、日常業務を合理化し、日々の摩擦を減らします。

2. すべての新入社員に、ブランドの会社のアイテムとささやかなウェルカム ギフト (マグカップやスウェットシャツなど) を必ず渡してください。

3. 必要なすべての書類と事務処理を完了します。

4. 新入社員には、経験豊富なベテラン社員をもう 1 人紹介して、指導を手伝ってもらいます。 HBR は次のように述べています。 新入社員は誰でも無限の質問をするでしょうし、そうあるべきです。あなたが望んでいないことは、誰に尋ねるべきかについて彼らに不安を感じさせることです。」

5. すべての新入社員が会社の文化と価値観を理解していることを確認してください。 従業員ハンドブックと、従業員が従うことを期待するすべてのポリシーと手順を従業員に提供します。

6. 彼らが会社の内部通信基準と、使用する通信チャネルを理解していることを確認してください。

7. すべての新入社員が、自分の仕事の役割と責任を明確に理解していることを確認してください。 HBR は次のように指摘しています。 個人がチームに加わるとき、採用マネージャーは、会社の方向性と目標について組織のリーダーシップによって行われた重要なコミュニケーションとプレゼンテーションを共有して、新入社員が自分の仕事を全体の文脈に置くことができるようにする必要があります」。

8. 新入社員には、直属のマネージャー、チーム リーダー、同僚との 1 対 1 のミーティングを設定して、チームのことを知るようにします。

9. 従業員管理ソフトウェアなどのテクノロジーを使用して新入社員をトレーニングし、トレーニングがスムーズかつ効率的に行われるようにします。

10. 従業員の最初の 3 か月間に定例会議を設定し、チェックインしてオンボーディング プロセスがスムーズに進むようにします。

これらは、従業員のオンボーディング チェックリストを作成する際に注目すべき主な事項の一部です。 このリストで最も重要なのは、従業員に適切なツールとテクノロジを提供して、オンボーディング プロセスをできるだけ簡単かつ効率的にすることです。

言うまでもなく、これらのツールとテクノロジを日常的に使用して、手動のペンと紙のプロセスを削減し、日常業務を合理化できます。

今日のツールとテクノロジー、特に従業員管理ソフトウェア ソリューションにより、HR マネージャーとビジネス オーナーの仕事がはるかに容易になっています。

従業員管理のほぼすべての側面を一元化するだけでなく、スケジューリング、新入社員のオンボーディング、従業員の勤務時間、給与計算、日常業務の正確な追跡など、紙とペンの手動プロセスの量を削減します。 さらに、従業員の生産性、エンゲージメント、士気、説明責任に直接的かつプラスの影響を与えます。

具体的には、従業員管理ソフトウェアを使用して、新しいリモート従業員のオンボーディングとトレーニングを簡単、迅速、費用対効果、効率的に行うことができます。

Connecteam のような従業員管理ソフトウェアは、次の方法でオンボーディングとトレーニングのプロセスを次のレベルに引き上げることができます。

1. 新入社員が記入するすべての必要な書類と書類を、モバイル アプリから従業員の個人用電話に直接送信します。
2. 従業員または部門ごとに、完全にカスタマイズ可能なトレーニング コースとクイズを作成します。
3. すべてのトレーニング資料は、従業員の携帯電話から直接アクセスできます。
4. 新入社員は、自分のペースでどこからでもトレーニングを完了することができます。
5. マネージャーは、自動化された通知とアラートを使用して、新しい従業員のペースを完全に監視および制御できます。 従業員がトレーニング コースを終了すると、上級管理職に通知が届き、従業員は次のタスクに進むことができます。
6. カスタマイズ可能なクイズで、従業員が資料を理解していることを確認します。
7. ビデオ、リンク、調査、PDF などを使用して、トレーニング コースを楽しく魅力的なものにします。
8. トレーニングやクイズからエクスポートされたデータから完全にカスタマイズ可能なレポートを作成して、オンボーディングとトレーニング プロセスを効率的にします。
9. 従業員のモバイル デバイスから 24 時間年中無休でアクセスできるデジタル ナレッジ センターを通じて、すべての新入社員に従業員ハンドブック、ポリシー、および手順を提供します。
10. トレーニングが完了したら、従業員はアプリから直接トレーニングのフィードバックを提供できます。 そうすれば、オンボーディング プロセスに必要な改善を加えることができます。
11. アプリ内の従業員名簿とアプリ内メッセージにより、新入社員は数回クリックするだけで必要な人と簡単に連絡を取ることができます。 新入社員は、名前で検索したり、部門でフィルタリングしたりすることで、同僚を簡単に検索できます。

従業員管理ソフトウェアがあれば、新入社員を直接教育したり、書類でいっぱいの重いバインダーを持ち歩く必要はありません。 Connecteam を使用すると、オンボーディングとトレーニングのプロセスが完全にデジタル化され、迅速かつ簡単になります。テクノロジーにあまり詳しくない従業員でも同様です。

Connectteam を使用して、オンボーディングとトレーニングのプロセスを合理化しましょう。

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オフィスにいても、新入社員のオンボーディングとトレーニングが難しいことはわかっています。 そのため、しっかりとしたオンボーディングとトレーニングの戦略を作成することが、成功を確実にするために重要です。 また、オンボーディング プロセスをスムーズに進めるためのヒントもいくつかあります。

1. すべての会議を正式なものにしないでください。 また、新入社員には、非公式の環境で他の全員と知り合いになることも望んでいます。 たとえば、楽しい砕氷船ゲーム用の仮想会議を設定して、従業員がお互いをよりよく知ることができるようにします。
2. 事実上、一緒に昼食を取ります。 従業員がオフィスにいなくても、一緒にランチを楽しむのはいいことです。 従業員を自宅に直接送り、みんなで Zoom 通話に飛び乗って楽しんでもらうこともできます!
3. 新入社員が会社のヒエラルキーを理解していることを確認してください。 誰と一緒に働くか、誰に報告するかなど。 各チームの数人のメンバーと知り合うようにしてください。
4. 従業員に 15 ～ 30 秒の紹介ビデオを作成してもらいます。 新しい従業員を紹介し、知るための専用のコミュニケーション チャネルを用意します。 Connecteam などの従業員管理ソフトウェアを使用すると、デジタル ソーシャル フィードで新しい従業員を紹介できます。 同僚が新入社員をいいね、コメント、歓迎できるようにすると同時に、従業員のエンゲージメントを高めます。
5. 健全な職場文化と前向きな職場環境を作ります。 調査によると、「過酷な環境は長期的には生産性に有害であるだけでなく、前向きな環境は雇用主、従業員、および収益に劇的な利益をもたらす」ことが示されています。

前に述べたように、オンボーディングとトレーニングがマネージャーと新入社員の両方にとってストレスになることはわかっています。 そのため、オンボーディングとトレーニング プロセスのすべての側面が深刻で仕事に関連するわけではないことを確認することで、経験がより楽しく魅力的なものになります。

結論: 在宅勤務中に新入社員をオンボーディングするための手順

現在の世界的な状況は、企業や組織が新入社員を受け入れて訓練する方法を確実に変えており、これらのプロセスは定着しているようです。

新しい従業員のオンボーディングとリモートでの新しい従業員のトレーニングは、費用対効果が高く、簡単かつ迅速です。 これは、大量の新入社員のオンボーディングとトレーニングが必要な企業や組織に特に当てはまります。 さらに、リモート スタッフがいる場合、これらの従業員を対面式のトレーニングに連れてくる必要はまったくありません。

在宅勤務中にリモートで効率的かつ効果的に新入社員のトレーニングとオンボーディングを行うには、リモート社員のオンボーディング チェックリストを作成し、新入社員に適切なツールとテクノロジーを提供して、スムーズなオンボーディング プロセスを保証し、新入社員が離れた場所で快適に過ごせるようにします。チームの一員であり、企業文化と価値観を認識しています。