2022 年に従業員のシフト スケジュールを最適化する 8 つの方法

従業員のシフト スケジューリングは簡単ですよね?! スケジューリングに多くの時間を費やしたくはありませんが、それでもかかります。 平均的なマネージャーは、週に 3.14 時間を従業員のスケジュールに費やしています。 主要なブランドや大企業でさえ、大規模なスケジューリングの片頭痛を抱えており、従業員のシフトスケジューリングで数百万ドルのエラーを犯すことが知られています.

あらゆる経験と予算を備えた大企業が間違いを犯した場合、中小企業の従業員管理では、従業員シフトのスケジューリングが最初から失敗することが予想されます。 しかし、そうである必要はありません。

シフト スケジューリングは、機械が適切に機能し、ほとんどの場合、自動的に機能するためにすべてが連携しなければならない多くの可動部品を備えた機械のようなものだと考えてください。 1 つの部分が失敗した場合、他の部分がたるみを取り戻さなければなりません。 それらが失敗した場合は、マシンを修正する必要があります。

機械に関する限り、優れた機械はほとんどメンテナンスを必要としませんが、ダクトテープと善意でかろうじて固定されている機械もあります。 従業員のシフト スケジューリングが、最新のシフト スケジュール ソフトウェアではなく、古くて古いスプレッドシート ベースのスケジューリングまたは (絶対に禁じられている) 手動スケジューリングの 1 つである場合、一般的な不具合によってかなりの費用がかかる可能性があります。

RyanAirの従業員のスケジューリングに何が起こったのか

2017 年 9 月、航空会社は、名簿上の問題により 20,000 便のキャンセルを余儀なくされ、乗客数でヨーロッパ最大の航空会社は飛行機にパイロットを配置できなくなりました。 その結果、猛烈な顧客の嵐、数千ポンドの払い戻しと罰金、多くのパイロットが競合他社で働くために去り、残りのパイロットが滞在するために大幅に賃金を上げて条件をアップグレードする必要がありました.

当然のことながら、RyanAir は安全ベルトを外した状態で捕まりました。 「Always Getting Better」をキャッチフレーズとする会社にとって、良い飛行計画とは言えません。

スケジュールミスは高くつく

スケジュールを間違えると、結果的にコストがかかる可能性があることに、誰もが同意できると思います。 いくら？ さて、 RyanAir は、ライバルが提供するものを上回ると主張する賃金と条件の改善をパイロットに約束することを余儀なくされました。 ただし、将来このようなことが起こらないようにするためには、それだけでは十分ではありません。 そのため、同社は、ヨーロッパの夏休みに間に合うように、航空機あたりの乗員比率を 10.5 から 11.0 にすることを望んで、何百人ものパイロットを雇っています。

RyanAir は、新しい乗務員管理用携帯電話アプリなど、シフト スケジュールの最適化と不在記録にも投資しました。 プロセスの最適化とモバイル従業員アプリの採用は、プレス リリースの見出しにはなりませんが、コストのかかるパイロット スケジュール管理のニアミスを回避するための RyanAir の計画に不可欠です。

シフトスケジューリングでお金を節約する方法(別の RyanAirにならないでください)

1.シフトスケジュールを十分に前もって計画する

タイミングが全てだ。 たとえば、従業員に勤務スケジュールを事前に通知するだけで、欠勤や休暇申請を減らすことができます。 シフトの準備と交換のための時間が増えるため、従業員はシフト スケジュールに合わせて物事を移動するために必要な柔軟性を得ることができます。

全員に計画と調整の余地を十分に与えることで、後任を探すために土壇場で慌ててしまう割合を減らすこともできます。 どれがマネージャーの労働時間を食い尽くしているかはわかります。

言うは易く行うは難し？

確かに、従業員の勤務表を 2 ～ 3 週間前に計画することは、困難な作業のように聞こえるかもしれません。 ただし、従業員が事前にシフトの希望を入力し、数週間先に計画された最新のスケジュールを表示できるモバイル アプリを使用すると、土壇場でのスケジュールの投稿に伴う全体的なストレスと緊張を軽減できます。

ルーチンを作成し、作業方法を改善することがすべてです。 優秀なボーイスカウトが言うように、今準備に時間を費やすことで、後で時間を節約でき、シフトが事前に準備されている溝に入ることができます. そうすれば、たとえ変化が起こっても、そしてそれが起こるとしても、あなたはそれらに備えることができます.

言うまでもなく、予測可能なスケジュールは、従業員を満足させ、組織との関わりを保ちます。 彼らは仕事以外の生活を維持することができ、働く親にとっては大きな意味があります。 予測可能なスケジュールは、従業員がより長くあなたと一緒にいることを決定し、おそらく時給労働の最大の問題である従業員の離職を解決することを決定することを意味する可能性があります。

CAP の調査によると、従業員を置き換えるコストは、年収の約 16% です。 予測可能なスケジュールを維持することで、単なる変更を節約できるだけでなく、ビジネスのゲームチェンジャーになる可能性があります。

2.オンコールスケジューリングにノーと言う

オンコール スケジューリングとは、従業員がシフトを開始する前に電話をかけて、実際に必要とされているかどうかを確認するように従業員に依頼する方法です。 従業員のシフトをスケジュールし、シフトが遅い場合は家に帰すことは、せいぜい疑わしい慣行であり、実際には節約するよりも多くの費用がかかる可能性があります. 上記に非常に関連することですが、マネージャーのためだけでなく従業員のためにも、スケジュールは予測可能である必要があります。

最近まで、ほとんどの大手小売業者はオンコール スケジューリングを実践していましたが、規制や世論の強い圧力により、The Gap、A&F、スターバックスなどはオンコール スケジューリングを終了することを約束しました。 しかし、それは話のほんの一部です。 彼らがあなたに言っていないのは、彼らには考えるべき株主がいて、オンコールスケジューリングで大きな利益が得られるなら、彼らはまだそれをやっているだろうということです.

実際には、オンコール スケジューリングは PR にとって悪いだけでなく、増大する問題に対する悪い解決策でもあります。つまり、最適化されていないスケジューリングは、人員過剰でコストがかかることになります。 この問題を解決するためのより優れた費用対効果の高い方法はありますが、マネージャーは非常にデータ指向であり、ビジネスで発生するすべてのことを追跡する必要があります.

3. 残業に気をつけよう

最適化されたスケジュールは、小売業者だけでなく、他の業界でも非常に重要です。 請負業者に関して言えば、OT はお金の出所です。 すべての固定費は標準的な週 40 時間の労働時間ですでに計上されているため、残業代は実際には何も発生しないという一般的な誤解があります。 追加の支払いと経費は、固定間接費として既に計上されているため、相殺されます。

それが機能するためには、一方でクライアントへの入札と、他方で従業員の生産性の管理に非常に優れている必要があります。 2 つのうちの 1 つを実行するだけでも、十分に難しい場合があります。 両方を継続的に管理できる場合は、この契約のことを理解していることになります。

残りのすべての人間にとって、これは通常起こることです (WoodWeb 提供の例):

あなたが固定価格の仕事をしていて、何らかの理由で、あなた自身のせいではなく、罰則もなく 1 日遅れているとしましょう (つまり、あなたが遅れたのは、雨のような理由で遅れたのであって、ただの理由ではありませんでした)。いつもより時間がかかりました）。

月曜日に開始する予定だった別の仕事を開始できるようにするためだけに、通常の時間料金で仕事を計算したとしても、週末に従業員に OT を支払い、火曜日まで開始を延期しますか? 答えは、週末の OT を通常のレートで作業することです (これは洗い流しです) が、それが可能であるため、時間どおりに次のジョブを開始し、スループットの日数を失うことはありません。

2 番目の例は、どのように残業を事前に可能な限り正確に計上する必要があるかを示しています。そうしないと、最終的に費用が発生することになります。そのうちの 240 時間しか使用せず、そのうち 40 時間は残業です。 言い換えれば、仕事の締め切りに基づいて第 1 週に 2 人の男性をそれぞれ 60 時間働かせ、次に第 2 週と第 3 週に何もすることがないために彼らを家に帰し、第 4 週にそれぞれ 60 時間働かせる。 、再び仕事の締め切りに基づいていますが、2週間の間に開始するための資料や情報が不足している可能性があります（これは明らかではありませんが、私の主張を説明するために、簡単にするためにこの例を選びました）.

残業代を従業員に提供する企業にとって、残業はほとんど常に問題になります。 解決策は簡単です: OT にノーと言うだけです。 通常の週 40 時間以上働く必要がある従業員がいる場合は、その従業員をサラリーマンにする価値があるかもしれません。 労働者を残業の対象からサラリーマンにシフトすることは、ウォルグリーンなどの企業が採用している戦術です。

4. 迅速な対応

悪夢のようなシナリオ:明日開店予定の従業員の半数が、猛威を振るうインフルエンザにかかって電話をかけてきます。 または、あなたのビジネスがソーシャル メディアのスターから予期せぬ肯定的なレビューを受け、クライアントが群がる、幸せで素晴らしいシナリオを想像してみてください。 あなたが通常行うことは、びっくりしてパニックになり、すべての従業員に電話をかけ、土壇場でのシフト変更に対して追加料金を提供することです。

どちらの場合も、物事を円滑に進めていくために必要な人材を確保したい場合は、迅速に対応する必要があります。 必死の電話は、計画された勤務表の予想外の変更に対処するための最も効果的な方法とは言えません。 理想的には、従業員がシフトを「要求」できるようになると、自動的に通知され、空いていて追加のシフトを使用できる場合は、そのシフトを選択できます。

セクション 1 では、従業員をエンゲージすることの利点と、従業員の離職率にプラスの影響を与える方法について既に触れました。 従業員との効果的なコミュニケーションに関して言えば、テクノロジーもあなたの味方です。 現在の従業員以外のバックアップ スタッフに連絡する必要がある場合でも、コミュニケーションの悪夢を簡単かつ効果的なプロセスに変えることができるツールがいくつかあります。

5. 公正な (そしてスマートな) シフト配分

人間は客観的になるのが苦手です。 そのため、従業員のシフト スケジュールを計画するときは、時間をかけて身につけた習慣に影響を受ける可能性があります。 一部の従業員は、あなたがお気に入りをプレイしていると (彼らは考えて) 不満を感じます。 シフトが少なくなったり、残業の選択肢が少なくなったりする人もいます。

多くの場合、その理由はスキルと経験の違いです。 夕方のシフトで店を閉めることができる従業員が少なくとも 1 人必要ですが、そうするとすぐに、同じ従業員が毎晩同じ役割を担うことになりかねません。これは良いことでも悪いことでもあります。

コンピューターはお気に入りを再生しません。 セットアップするだけです。 従業員の「役割」とスキルを割り当てると同時に、従業員の好みやビジネスのニーズも考慮して完璧な勤務表を設定できます。

まだお持ちでない場合は、シフトを最適化するのに役立つ勤務表ソフトウェア、別名シフト管理ソフトウェアを入手してください。 セットアップに大きな苦労がなく、ポケットを空にしない優れたものがいくつかあります。

6.シフトの割り当てを簡素化する

手動のシフト変更とスワップは、従業員とマネージャーの両方にかなりのオーバーヘッドを追加します。 私たちは皆、シフトの変更が直接要求または承認されたが、途中で忘れられたり、誤解されたりするのを見てきました。

シフトの交換と承認のための迅速かつ効果的なプロセスは、必要なスキルと「役割」を持つ人々がすべてのシフトに配置されるようにしながら、すべての人にとって物事を容易にすることができます。

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7. 予測分析がシフト マネージャーにどのように役立つか

詳細は重要です。従業員のマネージャーに聞いてください。 人手不足は、顧客が当然のサービスを受けられず、従業員が働きすぎていることを意味します。 人員過剰とは、休暇で飛行機に乗ることを夢見て周りにいる従業員に不必要な賃金を支払うことでお金を失うことを意味します (航空会社の人員不足のためにフライトがキャンセルされない場合)。 あなたはそれを正しく取得する必要があります。

シフトごとのすべてのコストと収益を説明できることは、優れたシフト マネージャーと優れたシフト マネージャーを区別するものです。 テクノロジーについて考え始める前に、それをどのように使用したいかを知る必要があります。 人員配置と同様に、在庫が不足したり、在庫が過剰になったりすることは望ましくありません。すべてを適切に最適化する必要があります。 しかし、これはあなたが傾倒する必要がある場所であり、昨日のシフトではなく、明日と来週のシフトのために最適化する必要があります.

あなたとあなたのシフト マネージャー、プロジェクト マネージャー、または職長は、統計の魔術師であり、将来のコストと収益を予測する必要があります。

予測分析とは

簡単に言えば、予測モデリングは、インストール作業の収益履歴やランチ シフトの収益などの統計を使用して、将来の結果を予測します。

たとえば、HVAC 請負業者は、予測モデルを使用して、過去 1 年間のすべてのダクト工事の設置作業からのデータ (部品のコスト、人件費、作業時間あたりの収益など) を分析し、このデータを使用して原価計算方法を予測できます。次のダクト取り付け作業。

予測モデルでできること

• 将来的により収益性の高い成長産業分野の仕事に就く
• より多くの高度な訓練を受けた従業員をバストシフトに配置します
• 遅いシフトに人員を配置する
• ジョブ/シフトごとのコストと収益を正確に予測
• 従業員のパフォーマンスを予測する
• ビジネスを成長させるためのコストと予測される収益を予測します

シフト最適化のための 3 つの主要な予測分析モデル

シフトの最適化に関連する 3 つの主要な予測モデルがあります。

1. 傾向モデル — 既存の変数を調べてアクションを予測します
2. クラスタ モデル — ユーザーの行動に基づいて、ユーザーをアルゴリズムでセグメントに分類します
3. 協調フィルタリング — ベイジアン ネットワークを使用してデータ、潜在セマンティクス、およびその他の手法を分析し、共通点を見つけます (ゴッドファーザーが好きなら、スカーフェイスも好きになるでしょう)

最適化モデルを提供するほとんどのスケジューリング ソフトウェア ソリューションは、これらのモデルのいずれかで動作します。 ただし、予測スケジューリング ソフトウェアは非常に高価になる可能性があるため、現金を節約して何か新しいことを学びたい場合は、上記のリンクをクリックして、各モデルの使用方法について詳しく知ることができます。

8.紙を捨ててソフトウェアに切り替える

従業員のスケジュールを最適化するための上記の手順では、テクノロジを採用し、時代遅れの紙のテーブルや信頼性の低いスプレッドシートを超えて移動する必要があります。 あらゆる規模の企業が利用できる柔軟で使いやすいスケジューリング ソフトウェア ソリューションにより、2018 年にシフト スケジューリングに時代遅れの方法を使い続ける理由はありません。実際、シフト スケジューリング アプリに切り替えると、ソフトウェアの費用がかかる可能性があります。

そして紙？ 今でも紙飛行機を作って、パイロットなしでオフィスに飛ばすことができます。 RyanAir とは異なり、何千人ものパイロットの名簿を管理する必要がないため、全員が休暇を取ろうとしています。 また、従業員が技術に詳しくない場合は、こちらの役立つガイドを参考にしてください。

従業員のシフト スケジュールの最適化に関する結論

あなたが以前の私たちの平均的なマネージャーのような人であれば、おそらくシフト勤務表の作成にかなりの時間を費やしているでしょう。 しかし、それだけではありません。 シフト交換はどうする？ 予定変更？ スケジュールを無駄にならないようにすることができたら、あなたとあなたのチームは何ができるか想像してみてください! 計画外の欠勤に関連する費用や、人員不足や人員過剰のコストを削減しながら、それを行うことができると言ったらどうなるでしょうか。

1. 事前にシフトスケジュールを計画する
2. オンコールスケジューリングにノーと言う
3. 残業に注意してください
4. 迅速な対応
5. 公正な（そしてスマートな）シフト配分
6. シフトの割り当てを簡素化
7. 予測分析がシフト マネージャーにどのように役立つか
8. 紙を捨ててソフトウェアに切り替える