勤務日の整理: 効率を改善する方法

自分自身の上司であることは素晴らしいことですが、実際に自分自身の上司にならなければならないという事実に適応するのは難しい場合があります. 伝統的な雇用に従事している人は、多くの場合、自分の仕事が用意されています。 次に、それらを完了する必要があります。

ただし、すべてのタスクが 1 日または 1 週間で完了するわけではありません。 そのため、優先順位付け、構造、規律が成功の鍵となります。 フルタイムおよびパートタイムのフリーランスは、ますます人気が高まっています。健全な組織は、時代を先取りすることができます。

この投稿では、効率の重要性について説明し、1 日の仕事をうまく整理するための簡単なヒントを紹介します。 また、残高管理に役立つツールもいくつか紹介します。 飛び込みましょう！

効率を最大化することが重要な理由

非効率性は、過剰な人員や冗長な手順などを表すために、企業の世界で頻繁に使用される用語です。 あなたのビジネスは同じように「無駄を省く」必要はないかもしれませんが、非効率の本質はスタートアップから多国籍企業まで共通です: 不十分なコミュニケーション、不十分な時間の使い方、不十分なお金の使い方.

自営業の場合、ほとんどの理由で非生産的な日が 1 日もある可能性があります。 悪い夜の睡眠でさえ、その代償を払うことができます. ただし、継続的な非効率性は、通常、より大きな問題によるものです。 これには、作業スペースが散らかったり、クライアントとのコミュニケーションが不十分だったり、計画が不十分だったりすることが含まれます。

月曜日に起きて、水曜日に予定されているエキサイティングな仕事に飛び込んだとしましょう。 慌てて、月曜日の午後に締め切りを迎える急ぎの仕事に取りかかるのを忘れてしまい、締め切りに間に合わず、クライアントに怒られてしまいます。 最も頭脳明晰な人でも、このような間違いを犯す可能性があります。

組織に関する継続的な問題は、中小企業や個人に多大な損害を与える可能性があります。 クライアントとの関係に悪影響を及ぼすだけでなく、仕事の質を低下させ、収益を損なう可能性もあります。

勤務日を整理する 3 つの方法

計画と構造に関していくつかの簡単な考慮事項を作成することで、タスクを常に把握できます。 始めるための 3 つのヒントをご紹介します。

1. ワークフローについて現実的になる

ビジネスとしても人間としても、できることとできないことについて現実的に考えると、人生がはるかに楽になります。 仕事を断るのはつらいことですが、せっかちなプロジェクトは、丁寧に断るよりも、長い目で見ればあなたのビジネスにはるかに悪い影響を与えます。 仕事ができない場合は、できる人を推薦することを検討してください。

簡単で現実的なパラメーターを設定することで、噛むことができる以上に噛むことはありません。 そのため、働きたい時間、プロジェクトにかかる時間を考え、各勤務日の最前線で締め切りを守りましょう。

ワークロードについて考えたら、それを視覚的に設定するのに役立ちます。 Evernote はこれを行うための優れたツールです。 プロジェクトを 1 か所にまとめ、冷静に優先順位を付けて明確にするのに役立ちます。

段階的にジョブを委任または計画する場合は、Trello を試してください。 この便利なプログラムを使用すると、バーチャル ポストイット ノートを介してプロジェクトを調整できます。必要に応じて移動、割り当て、アクションを実行したり、後日までバックバーナーに保管したりできます。

2. 目標とスケジュールを作成する (そしてそれらを守る)

日々のワークフローを処理したら、全体像を見てみましょう。今月、または今年は何を達成したいですか? おそらく、特定のクライアントを袋に入れたい、大量の仕事を終わらせたい、または一定の金額を稼ぎたいと思うでしょう。 目標が何であれ、目標 (および目標を達成するためのスケジュール) を設定することは、フィニッシュ ラインに向かってスムーズに進むための優れた方法です。

シンプルな Google カレンダーを使用すると、たまたま 1 週間先であろうと 1 年先であろうと、ことわざの賞に目を光らせておくことができます。 注釈を付けるのが簡単で、複数のデバイスで見事に機能するため、デスクにいなくてもアクセスできます。

もう 1 つの便利なツールは wunderlist.com です。このツールを使用すると、タスクを少しずつ減らし、目標に向かって前進し続けることができます。 やることリストと期日を設定すると、便利な更新情報と通知を受け取り、全体を順調に進めることができます。 さらに、リストを簡単に分類して他のユーザーと共有することもできます。

3.時間管理ツールを使用する

最後に、時間管理ツールを使用すると、気を散らすものを最小限に抑え、実際に働いている時間を追跡できるようになります。 これは、正しく請求し、生産的に作業し、記録を維持するために重要です。

そのようなツールの 1 つが、すべての作業を 25 分のチャンクに分割する Focus Booster です。 これはポモドーロ テクニックとも呼ばれ、仕事に集中し、健康的なワーク ライフ バランスを維持するのに役立ちます。 そのダッシュボードは、効率を改善する余地がある場所も視覚化します.

時間が適切に記録され、請求可能であることを確認するには、Hiveage の統合された Time Tracker がまさにチケットです。 請求書にシームレスに変換する前に、費用、走行距離、料金などの時間を追跡できます。

結論

無秩序と非効率性は、ビジネスに非常に悪い影響を与える可能性があり、時間の浪費と機会損失のサイクルを生み出します。 仕事の進め方や時間管理をしっかりと行うことで、自分だけの上司になれるようになります！

この記事では、効率を改善し、1 日をよりよく整理する方法について説明しました。 これを行うには、次のことを行う必要があります。

1. ワークフローについて現実的に考えてください。
2. 目標/スケジュールを作成し、それらに固執します。
3. 時間管理ツールを身につけてください。

時間を効果的に管理する方法について質問がありますか? 以下のコメントセクションでお知らせください！