インスピレーションを与える効果的な不在時のメッセージ例 20 選
公開: 2023-07-10不在時メッセージ (略して OOO メッセージ) は、ビジネス コミュニケーションの重要な部分です。 休暇中、病気で外出中、または何らかの理由でオフィスにいない場合は、新しいメールに返信する自動応答メッセージを設定して、不在であることを知らせることができます。メッセージはコミュニケーションに役立ちます。情報を受け取り、あなたへの連絡方法を受信者に知らせます。
不在メッセージとは何か、また自動返信の作成に役立ついくつかの例を見ていきます。
目次
不在通知メッセージとは何ですか?
不在メッセージは、たまたま外出していて電子メール アカウントを確認する機会がない場合に、電子メール クライアントから設定できる自動応答です。 たとえば、飛行機の最も安い日にカンファレンスのチケットを購入したが、その日に参加できないことがわかっている場合は、事前に設定することができます。
特定の期間実行し、正確な日付を追加して、その日付の間のみ自動応答が送信されるようにすることができます。 不在メッセージは、自動メッセージを実行するように指定した日付に受信メッセージに自動的に送信されます。
不在時のメッセージが必要になるのはどのような場合ですか?
ビジネスコミュニケーションに不在時のメッセージが必要になる理由はいくつかあります。 最も注目すべき点は、特定の時間帯は返信できないことを人々に知らせることです。これは電子メールの正しいエチケットです。
不在時のメールは、潜在的なクライアントにあなたからの返信がどれくらい早く来るかを伝え、緊急の場合にあなたに連絡する最善の方法についての指示を提供することもできます。
OOM が必要となる主な理由をいくつか示します。
- 出張:出張でオフィスを離れている場合、不在メッセージが必要になります。 これにより、すぐには返答が得られないことを人々に知らせ、同僚や上司などの代替連絡先を提供します。
- 休暇:休暇を取ることはエネルギーを充電してリラックスするために重要ですが、自分が不在であることを人々に知らせることも同様に重要です。 不在メッセージを送信すると、あなたが休暇中であることと、いつ戻るかを他の人に知らせることができます。
- 利用不可:病気や緊急事態のために休暇をとらなければならない場合、不在メッセージによって連絡先に状況といつ戻るかを知らせることができます。
- クライアントとのミーティング:不在中メッセージは、クライアントとのミーティングで不在であることと、いつ最新情報や返信が来るかを他の人に知らせるのに最適です。
- トレーニング コース:トレーニング コースに参加している場合は、あなたが無視していると思われないように、連絡先に知らせてください。
読み終わったら、「Microsoft Teams で不在通知を設定する方法」のビデオを必ずチェックしてください。
素晴らしい OOO メッセージを思いつく方法
不在時のメッセージは、個性的で有益なものにしたいと考えています。 不在時のメールを目立たせる方法に関するヒントをいくつか紹介します。
ステップ 1: 短くて魅力的な内容にする
不在時のメッセージは短く簡潔で、要点が伝わるものにする必要があります。 あなたがすぐに返信しないことを知るためだけに長いメッセージを読みたい人はいません。
ステップ 2: 親切にする
メッセージは礼儀正しくプロフェッショナルである必要があるため、少し軽蔑的に聞こえる可能性があるため、「追って通知があるまで不在」などのフレーズは使用しないでください。
ステップ 3: 個人的なものにする
休暇やイベントで不在の場合は、これから行うことについて個人的な内容を追加することを検討してください。 これにより、メッセージが目立ち、自動化されたシステムではなく、実際の人間から発信されたものであることを示すことができます。
ステップ 4: 明確な指示を与える
緊急の場合や緊急に何かが必要な場合に、人々があなたに連絡する方法について明確な指示を必ず提供してください。
ステップ 5: ユーモアを少し加える
クリエイティブな気分なら、メッセージにちょっとしたユーモアを加えてみてはいかがでしょうか? これにより、他の製品よりも目立つようになり、連絡先との会話のきっかけにもなります。
また、自動応答メール メッセージに次の情報を追加することを忘れないでください。
- なぜオフィスを離れているのか
- 外出中の日付範囲 (開始日、復帰日など) を含むいつ戻るか
- あなたに連絡するための他の方法 (該当する場合は携帯電話番号など)。 自動応答メール メッセージに、「すぐにサポートが必要な場合は、(携帯番号) までご連絡ください」などの文言を含めることができます。
- 緊急のサポートが必要な場合に、受信者が不在時に連絡できるその他の連絡先（別の連絡先電子メール アドレス、電話番号、ビジネス Web サイトなど）。
不在時のメッセージに書いてはいけないこと
- 不在時の返信に詳細を追加しすぎないようにする:ランチミーティング中など、長い説明を追加したくなるかもしれませんが、あまり詳細を追加しないことが最善です。 代わりに、自動オフィス電子メール メッセージは短く簡潔にしてください。
- 他の連絡先情報を含めない:可能であれば、必要に応じて誰にフォローアップすればよいかを知るために、メッセージに常に別の連絡先を含める必要があります。
- あまりにも多くの個人情報をブロードキャストする:電子メールに過剰な情報を含めると、読者が必要な情報を収集することが困難になります。 また、世界中の人が見られるように個人情報を追加しすぎると、特に自宅のオフィスなどの場所から離れることを人々に知らせる場合、セキュリティ上の懸念が生じる可能性があります。
- 同僚をコミットする許可を得ていない:不在中に同僚をコミットする必要がある場合は、その前にまず同僚の許可を得てください。
- オフィスに戻り次第、すぐに対応すると付け加える: オフィスに戻り次第、すぐに対応すると全員に伝えるのは地雷になる可能性があります。 これは、あなたが顧客や同僚にどのように配慮しているかを示す優れた指標ですが、不在中に連絡をくれた人全員に返信するのに時間がかかる場合があります。 あなたが戻ったときに誰も無視されていると感じないように、物事を現実的にしてください。
簡単に参照できるように、これらの手順の表を次に示します。
| ステップ | 説明 | 重要なヒント |
|---|---|---|
| 1 | 短くて優しくしましょう | メッセージは簡潔で、長すぎずに必要な情報を伝える必要があります。 |
| 2 | 親切にしてください | 常に礼儀正しくプロフェッショナルな口調を維持してください。 「追って通知があるまで不在」などの表現は、軽蔑的に受け取られる可能性があるため避けてください。 |
| 3 | パーソナルなものにする | 休暇中やイベントに参加している場合は、自分が何をしているかについて個人的なタッチを加えてください。 これにより、メッセージが自動化されず、より人間的に感じられるようになります。 |
| 4 | 明確な指示を与える | 緊急時や緊急支援が必要な場合に人々があなたに連絡できる方法についての指示を含めます。 |
| 5 | ちょっとしたユーモアを加える | 必要に応じて、メッセージにユーモアを加えてください。 これにより、目立つようになり、会話も促進されます。 |
| 6 | 欠席の説明をする | 会社を休む理由を明確に述べてください。 あなたが休暇中であろうと会議中であろうと、あなたの連絡先は知っておくべきです。 |
| 7 | 帰国日を明記してください | オフィスを離れる日付 (開始日と終了日) を入力すると、いつ返信が来るかを人々が知ることができます。 |
| 8 | 他の連絡先オプションを提供する | すぐにサポートが必要な場合は、あなたまたは社内の誰かに連絡を取るための別の方法を含めてください。 別の連絡先メールアドレス、電話番号、ビジネス Web サイトを含めます。 |
20 の素晴らしい不在中メッセージの例
不在時メッセージの構成方法がわからない場合は、さまざまな状況に応じた不在時メッセージのサンプルを用意しました。
1. 簡単な不在中メッセージの例
これは短くてわかりやすく、要点を絞ったものです。
メッセージありがとうございます。 (日付)までオフィスを離れており、電子メールにアクセスできません。オフィスに戻り次第、返信させていただきます。 ご理解のほどよろしくお願いいたします。
敬具、
（名前）
2. 専門家による不在時のメッセージ
プロフェッショナルな OOO メッセージは、同僚、顧客、取引先担当者に最適です。
メッセージありがとうございます。 私は (日付) から (日付) までオフィスを離れており、電子メールへのアクセスが制限されています。 早急にサポートが必要な場合は、私の携帯電話 (番号) または私の秘書 XX (電話番号) までご連絡ください。
よろしくお願いします
（名前）
3. 面白い不在時のメッセージ
面白い不在時のメッセージは、個人的な雰囲気を与え、連絡先にあなたがまだ生きていて、自分自身をあまり深刻に考えていないことを知らせるのに役立ちます。 以下に例を示します。
メッセージありがとうございます。ただし、(名前) は現在オフィスにいないため、オフィスのメールをチェックしないように懸命に努力しているため、これはロボットがあなたに応答しています。 (日付)までに戻ってきますので、その時はお気軽にご連絡ください。
ありがとう
メールロボット
4. 不在時の自動応答電子メール メッセージ
休暇中など不在中に不在時の自動応答メッセージを送信する必要がある場合の例を次に示します。
これは、私が不在でメールをチェックしていないため、オフィスの自動応答メール メッセージです。 オフィスに戻りましたら、メールに返信させていただきます。
これは、(日付) までオフィスを離れているための自動 OOO メッセージです。 戻りましたらすぐにメッセージに返信させていただきます。 すぐにサポートが必要な場合は、詳細について XX (電子メール) までご連絡ください。
5. 不在時の病気休暇メッセージの例
医療休暇は休息して回復するための時間です。 次のようなメッセージで、同僚や連絡先に連絡が取れなくなることを必ず伝えてください。
メッセージをありがとうございます。しかし、私は現在病気または医療休暇中であり、電子メールに対応することができません。 早急にサポートが必要な場合は、ご遠慮なく XX のオフィスにご連絡ください。
ご理解いただきありがとうございます
（名前）
6. 不在時の休暇メッセージ
休暇で旅行に行く場合は、連絡先向けの休暇に関する有益な電子メール メッセージを次に示します。
メールありがとう。 現在休暇中のため、(日付)に戻るまで電話やメッセージに応答することができません。 緊急の場合は、(電子メール) で XX に連絡して支援を受けることができます。 あるいは、（一般的な会社の電子メール）に電子メールを送信することもできます。チームの誰かが連絡します。
一番、
（名前）
また、メッセージの質を高めたい場合は、特別な自動応答を含めて、読者にとってより楽しいものにします。 これを行うには、不在時の返信で GIF にリンクします。
7. 産休時間外メッセージ
産休中ですが心配したくないですか？ 以下の OOO メッセージの例のような自動応答は、連絡先にいつオフィスに戻るかを知らせ、メッセージに応答するプレッシャーを軽減し、安心感を与えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は現在産休中で、（日付）までメールや電話にアクセスできません。 お急ぎの場合は、お問い合わせ（メール）ください。 または、(チームメール) でより幅広いチームにご連絡いただければ、社内の担当者ができるだけ早くサポートいたします。
ではごきげんよう、
（名前）
8. 出張不在時のメッセージ
出張に行く場合、次の不在メッセージの例は、不在と連絡先の詳細を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は（日付）まで出張中で、電子メールへのアクセスが制限された状態でオフィスに戻ります。 早急にサポートが必要な場合は、同僚の XX (電子メール) までご連絡ください。
よろしく、
（名前）
9. サバティカル休暇
サバティカルは、エネルギーを充電し、新鮮なアイデアを得るのに最適な方法です。 この不在メッセージは、不在を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 (日付) から (日付) まで休暇を取っているため、この期間中は電子メールや電話での対応ができません。 サポートが必要な場合は、XX (電子メール) までご連絡ください。 すぐに戻ってくるのを楽しみにしています!
敬具、
（名前）
10.個人的な緊急時の不在時のメッセージ
人生には予期せぬ変化球が投げられることもあります。 この不在メッセージは、個人的な緊急事態を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 個人的な緊急事態のためオフィスを離れており、(日付)までは対応できません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。
皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
（名前）
11. オフィス外でのトレーニング
トレーニングコースに参加しますか？ この不在時のメッセージは、連絡先に知っておく必要がある詳細を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 私は（日付）までトレーニングコースで不在のため、この間は電子メールや電話に応答することができません。 サポートが必要な場合は、XX (電子メール) までご連絡ください。
ではごきげんよう、
（名前）
12. 約束のための不在
この不在メッセージは、約束に出かけるときに不在を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 現在、予定のため外出中のため、(日付)まで返信できません。 サポートが必要な場合は、XX (電子メール) までご連絡ください。
よろしく、
（名前）
13. オフィスを離れるときのメッセージ
新しいオフィスや家に引っ越しますか? この不在メッセージは、移動中に不在であることを伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 オフィスを移転しているため、(日付)までメールや電話に応答できない場合があります。 早急にサポートが必要な場合は、同僚の XX (メール) までご連絡ください。
気をつけて、
（名前）
14. 外出先での会議
この不在メッセージは、会議に出席しているときに他の人に不在を伝えるのに役立ちます。
メッセージありがとうございます。 会議に参加するため外出中のため、(日付)まで返信できません。 サポートが必要な場合は、詳細について XX (電子メール) までご連絡ください。
一番、
（名前）
15. チームの外出中メッセージ
この不在通知は、人々が知っておく必要がある関連詳細を伝達するのに役立つため、チームでの外出に最適です。
メッセージありがとうございます。 私はチームと日帰り旅行に出ているため、(日付)まで返信できません。 すぐに助けが必要な場合は、同僚の XX (電子メール) に連絡し、緊急メッセージに高優先度のフラグを立ててください。
皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
（名前）
16. 会議の不在時のメッセージ
メッセージありがとうございます。 現在カンファレンス出席のため外出中のため、(日付)まで返信できません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。
ではごきげんよう、
（名前）
17. 短期不在時のメッセージ
多くの場合、OOO メッセージは長期間に合わせて作成されます。 一方、これは短期間オフィスを離れる場合に備えて作成されたもので、待ちきれない緊急の用件がある人向けに記載する内容が含まれています。
メッセージありがとうございます。 短期不在のため、(日付)まで返信できません。 お急ぎの場合は、○○（メール）までご連絡ください。
よろしく、
（名前）
18. 手の届かないところ オフィス外
これは、オフィスから離れていて、通常はアクセスが制限されているために応答できない人向けです。
メッセージありがとうございます。 本日は現在外出中のためメールでの連絡が取れず、(日付)まで返信できません。 お急ぎの場合は、XX (メール) までご連絡ください。
よろしくお願いします、
（名前）
19. 休日の不在時のメッセージ
この多目的な例で休憩する前に、この休日の OOO メッセージを To Do リストから外してください。
メッセージありがとうございます。 私は（日付）から（日付）まで休暇中です。 至急サポートが必要な場合は、XX (電子メール) までご連絡ください。
楽しい休暇をお過ごしください。
（名前）
20. オフィス外でのリモート勤務に関するメッセージ
この OOO メッセージの例は、オフィスにいないがリモートで作業している人向けです。
メッセージありがとうございます。 現在リモートで勤務しているため、（日付）まで返信できません。 お急ぎの場合は、○○（メール）までご連絡ください。
よろしくお願いします、
（名前）
これらの不在メッセージの例を使用して独自の不在メッセージを作成してください
上記の不在メッセージは、独自の不在メッセージを作成するための出発点にすぎません。 独自のメッセージを作成するときは、クライアントやチーム メンバーが何を知っておく必要があるか、また、あなたの不在時にチームの誰が彼らを導くのに最適であるかを考えてください。
これらの例から、どれだけの情報を含める (または除外する) か、メッセージの作成に必要な重要なコンポーネントを把握できます。
また、顧客がタイムリーに応答を受け取ることができるように、オフィスに戻ったらすぐに不在時のメッセージを更新することを忘れないでください。
適切な自動メール応答とは何ですか? 見込み客を生み出すもの
インターネット環境では、優れた自動オフィス メッセージ応答機能があるのでご安心ください。 ただし、潜在顧客の発掘に合わせて不在時のメッセージを調整することを検討することは非常に良い考えです。 まず、不在時の自動応答電子メール メッセージを作成することは重要であり、電子メール マーケティングにとってはさらに不可欠です。
良いニュースは、レスポンダーでリードを収集するリード生成の機会を作成するのが驚くほど簡単であるということです。 また、見込み客を集め、緊迫感があり、明確な行動喚起があり、読者を笑顔にするオフィス メッセージの例が重要です。
不在時のメールに使用できるテンプレートはありますか?
はい、効果的な不在時メッセージの作成に役立つ、オンラインで利用できるテンプレートが多数あります。 注意すべき重要なポイントをいくつか示します。
- Etsy などのプラットフォームでは、手頃な価格の OOO メッセージ テンプレートを見つけることができます。 これらは、より独特または創造的なアプローチを求めている場合に特に役立ちます。
- これらの Etsy テンプレートにはカスタマイズ オプションが付属していることが多く、会社の意見や個人のスタイルに合わせてメッセージを調整できます。
- Amazon では、OOO メッセージのさまざまなテンプレートやサンプルを提供する、書籍や電子ガイドなどのデジタル リソースも提供しています。
- テンプレート以上のものを提供するオンライン プラットフォームがあります。 これらのプラットフォームは、OOO メッセージの設計、作成、スケジュールに役立つ包括的なツール セットを提供します。 これらのプラットフォームには、電子メール管理ソフトウェアや自動化ソフトウェアが含まれている場合があります。
- テンプレートを使用する目的は、簡潔で有益で、プロフェッショナリズムを反映した OOO メッセージの作成をガイドすることであることに注意してください。 優れたテンプレートは、このプロセスを複雑にするのではなく、単純にする必要があります。
OOO メッセージの目的は、情報を伝えるだけでなく、職業上の関係を維持および強化することであるため、これらのテンプレートを自分の状況に合わせてカスタマイズすることを常にお勧めします。
ステータスを不在にするにはどうすればよいですか?
不在中のステータスをオンにするには、不在時の返信を有効にする必要があります。 Gmail や Outlook などの Web ベースの電子メール クライアントを使用している場合は、[設定] に移動して不在通知機能を有効にすることでこれを行うことができます。
電子メール設定で自動応答にアクセスできる場合もあります。これは、不在時のステータスを設定するための優れたツールです。 デスクトップ電子メール クライアントを使用している場合は、その特定のプログラムの設定にアクセスして不在通知メッセージをオンにする必要があります。
Gmail で不在時のメッセージを設定するにはどうすればよいですか?
Gmail で不在時のメール メッセージを設定するのは簡単です。 Gmail の設定を開き、[不在通知] タブを選択し、チェックボックスをオンにして機能を有効にするだけです。 次に、希望する応答を入力し、受信箱から離れて戻る開始日と終了日を設定し、変更を保存するだけです。
また、不在時のメッセージをカスタマイズして、緊急の問い合わせのための特定の連絡先情報や、予想される応答時間などのその他の関連詳細を含めることもできます。
Outlook で不在時のメッセージを設定するにはどうすればよいですか?
Outlook で不在時の電子メール メッセージを設定するのも簡単です。 「ファイル」タブを開いて「自動返信を送信」オプションを選択するだけです。 次に、ボックスにチェックを入れて有効にし、希望の応答を入力して、変更を保存します。 不在時のメッセージをカスタマイズして、緊急の問い合わせのための特定の連絡先情報や、予想される応答時間などのその他の関連詳細を含めることができます。
休暇応答者の最終確認
出発する前に、次のことを確認してください。
- 可用性:不在応答者や、開始日と終了日などの時間枠を含む、自動返信メッセージ内のすべての情報は利用できません。
- 書式設定:電子メール クライアントによっては、自動返信メッセージに書式設定の問題が発生する場合があります。
- 外観:自動返信メッセージがクライアントやチーム メンバーに送信される前に、デスクトップやモバイル デバイスでどのように表示されるかを必ず確認してください。
- 内容:自動返信メッセージを何度も確認して、正確、明確、プロフェッショナルであることを確認してください。
- 緊急の事項:緊急の事項については、携帯電話番号や電子メール アドレスなどの代替連絡先情報を必ず含めてください。
不在通知メッセージの設定が完了し、準備が完了したら、受信トレイに送信されたメールにはタイムリーに返信されるので安心してください。 中小企業のトレンドからの 20 の不在時メッセージの例を参考にすれば、完璧なメッセージを作成して見込み客を獲得できること間違いなしです。 幸運を祈り、楽しいアウェイタイムをお過ごしください！
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画像: Envato 要素