お金がかかる給与計算エラーとその修正方法

従業員の勤怠記録管理にまだ紙とペンを使用していますか? 給与計算をシフト スケジュールに依存していませんか? その後、あなたの会社はお金を漏らしており、おそらく訴訟や IRS の罰則を受ける可能性があります。

少しでも慰めになれば、あなたは一人ではありません。 IRS によると、雇用主の 33% が給与計算の誤りを犯しており、年間数十億ドルの費用がかかっています。 American Payroll Association によると、従来のタイムカードを使用している企業では、給与計算全体の 1 ～ 8% のエラー率が発生しており、中小企業の約 40% は、管理されていない給与計算プロセスの結果として、年間平均 845 ドルの IRS ペナルティを被っています。

「間違いは起こるだろう」と、アメリカ給与協会の政府関係担当ディレクターであるビル・ダンはCNBC Make Itに語った。 「それらは一般的ではありませんが、起こります。」

給与計算のミスが純収益の観点からビジネスに損害を与えることは既にご存じでしょう。 ただし、給与計算のミスが従業員をさらに傷つけることを忘れないでください。

従業員はこれらの給与計算の間違いに注意を払う必要があります

一生懸命働いて得たお金を失うことのないように、給与明細を定期的に確認し、次の点に特に注意してください。

• 総支払額または正味支払額を見て、変化はありますか?
• あなたの賃金は正しく記録されていますか？ （時間単位で働いている場合は、働いたすべての時間に対して支払われましたか？サラリーマンの場合、給与は支払い期間に対して正しく記録されましたか？）
• 源泉徴収された税金は? (連邦および州)?
• あなたの 401(k) への貢献は正しいですか?
• ヘルスケア、生命保険、身体障害者手当、通勤手当など、その他の従業員給付は正しく差し引かれていますか?

さらに、あなたとあなたの上司はタイムレコーダーの規則をよく読んで、法律で義務付けられていることを順守する必要があります。

間違いを見つけた場合は、これを人事部に持ち込んで間違いをすばやく修正し、将来の給与計算エラーの再発を防ぐことができます。 制御不能になる前に、給与計算エラーを修正することがすべてです。

マネージャが日常的に直面する給与計算エラー

中小企業の経営者として、給与計算を効率的にミスなく管理するために全力を尽くします。 まあ、すべてではないかもしれません。 結局のところ、経営しなければならないビジネスがあり、従業員のタイムシートの確認と再確認にあなたや人事チーム (実際に存在する場合) が投資できる時間は限られています。

ただし、そのタイムシートの山に隠れているエラーの一部は、すでにコストがかかっており、将来さらにコストがかかる可能性があります。

これが、非常に多くの企業が Connecteam の給与計算ソフトウェアに投資して、給与計算のミスを抑制し、時間追跡プロセスを自動化している理由です。

Connecteam ですべての給与計算エラーを簡単に修正

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時代遅れの計時慣行に依存している企業を悩ませている問題のほんの一部を以下に示します。

デジタル メディアに対する紙の主な欠点の 1 つは、最新のバックアップを維持するという課題です。 紙のタイムシートやパンチカードは壊れやすく、傷みやすいです。 責任です！ それらは、行われた変更、破棄、または単に置き忘れた記録がなくても、交換したり、手動で変更したりできます。

あなたのビジネスで火事や洪水に対処しなければならないと同時に、給与を計算するための従業員の勤務時間の記録がないことにびっくりしていると想像してみてください.

中小企業の経営者として、残業代を正しく計算する必要があります。残業代は通常の賃金とはまったく異なります。 正しい残業代を支払わないと、賃金、罰金、利息が発生します。 給与計算のエラーを修正するということは、残業代を詳しく調べることを意味します。

2020 年に施行された新しい残業規則の詳細については、こちらをご覧ください。

FLSA によると、1 週間の労働時間が 40 時間を超えた場合、通常の賃金率の 1.5 倍、つまり 1.5 時間分を従業員に支払う必要があります。 たとえば、従業員が 1 時間あたり 10 ドルを定期的に支払われている場合、残業代として 1 時間あたり 15 ドルを支払う必要があります。 ほとんどの州や都市では残業代に関する法律が異なるため、より厳しい規則に従う必要があるかどうかを必ず確認してください。

給与の計算方法と、依存するデータ ソース (タイム レコーダー、シフト スケジュール、従業員レポート) によっては、タイム レコーダー エントリが重複したり、支払い可能な時間が誤って分類されたりすることがあります。

せいぜい、この種の取り違えを理解するには時間がかかるでしょう。 最悪の場合、必要以上に多くの費用を支払うことになるかもしれません。

たとえば、休暇中の従業員が緊急の問題を処理するために突然働かなければならなくなったとします。 レコードには、有給休暇中の従業員が勤務時間に記録されている場合があります。 この混乱全体を整理することは、十数人のチームを抱えている場合、小さな頭痛の種になる可能性があります. しかし、従業員が増えるにつれて、この種の重複が本格的な給与計算の偏頭痛に変わる可能性があります。

運が良ければ、給与計算のスタッフがいるか、外部委託しています。 そうでない場合。 あなたはDIYします（たとえば、レストランの給与計算を処理します）。 結局のところ、間違いを 100% なくすことはできません。

それらを減らすことしかできません。 過ちを犯したのがあなたであろうと他の誰かであろうと、実際には問題ではありません。私たちは皆、ただの人間です。

入力ミスは誰にでもありますし、誤って 2 時間ではなく 20 時間を入力してしまう可能性もあります。これは、入力ミスによって 18 時間分の請求が発生することになります。

この問題は古き良きものですが、良いものです...まあ、古き良きものかもしれません. 従業員の 19% (5 人に 1 人) が何らかの形で時間の窃盗に参加しており、これにより企業は年間総給与の最大 7% を失う可能性があります。

これは単なる「バディ パンチ」ではありません。従業員はお互いを「カバー」し、時間を盗むためにお互いに出勤します。 1 週間の平均的な時間の「盗難」は、従業員 1 人あたりの支払い期間で 4 時間 5 分です。 これには、長時間の昼食や休憩、遅刻、早退などが含まれます。

税率は常に変化しているため、従業員への支払いに最初に使用し始めた税率が現在適用されていないか、正しくない可能性があります。 間違ったレートを支払うということは、税金、罰金、および利息を補う必要があることを意味します。

ほとんどの税率は毎年更新されるため、雇用税率を定期的に確認してください。 給与計算の間違いを修正する方法については、次の点に注意してください。

• 連邦所得税

• 社会保障税

  
• メディケア税

• 連邦失業税

• 州所得税

• 州の失業保険税

• 地方所得税

あなたの場所に応じて、追加の税金の料金に注意してください.

他の人がフルタイムの従業員である間、あなたは独立した請負業者を雇うことができます. ただし、これらのワーカーを混同すると、コストのかかる間違いになります。 たとえば、請負業者には最低賃金や残業代を支払う必要はありません。

さらに、あなたは彼らの賃金から雇用税を源泉徴収しません。 したがって、従業員が請負業者に分類された場合、彼らは賃金を失う可能性があり、政府は税収を逃すことになります。

労働者を誤って分類すると、従業員と雇用主の分担税に加えて、すべての罰金と利子を支払うことを余儀なくされます。 さらに、従業員に賃金を返済することさえできます。 労働者が独立請負業者または従業員として分類されるべきかどうかをどのように知ることができますか?

米国労働省は、6 部構成の経済的現実テストを使用することを推奨しています。 それでもわからない場合は、給与計算の誤分類の問題を避けるために、フォーム SS-8 を提出してください。 このフォームに記入することにより、IRS が労働者のステータスを決定するように要求します。

IRSの監査が好きじゃないですか?! 従業員の不当給与訴訟はどうなる!? 従業員の労働時間を正確に記録することを要求する規制は官僚的な面倒だと思うかもしれませんが、実際には従業員を保護するために存在します。 給与計算プロセスを規制する州法も同様です。

確かに、従来のソリューションを使用したり、古き良きペンと紙だけを使用したりしながら、規制を遵守することはできます。 しかし、アプリを使えば簡単です。

給与計算エラーを修正する方法: デジタル化へ

デジタル出席および給与管理への切り替えは、あなたが思っているほど、または最後にチェックしたときほど高価でも複雑でもありません.

Connecteam などのクラウドベースのモバイル アプリ ソリューションを使用すると、事業主や管理者は給与計算のほぼすべての側面を処理できます。

従業員の時間を簡単に追跡することから、チェックインせずに出勤することを確認すること、給与計算のために従業員の明確なタイムシートを送信することなど、Connecteam はすべての拠点をカバーします。

Connectteam が給与計算エラーにどのように役立つかについて、さらに詳しく説明しましょう。

1. 職種ごとに異なる報酬を支払う必要があります: Connecteam は、さまざまな従業員がさまざまな仕事に対して目に見える形で資格を得ることができるようにします。 その結果、各ジョブの作業時間はタイムシートで計算されます。
2. 従業員は、給与計算で費用を払い戻す必要があります。Connecteamを使用すると、従業員は経費、車の走行距離、またはその他の関連情報をタイムシートに追加できるため、簡単に払い戻すことができます。
3. 従業員は過去のタイムシートにアクセスして間違いを特定することはできません。Connecteamの保証では、モバイル アプリから直接これを行うことができます。 彼らはリアルタイムで編集要求をマネージャーに送信でき、すべての変更は承認時に自動的に更新されます。
4. 従業員の残業を見つけるのが難しく、残業代が偶然に支払われることを意味する: Connecteam を使用して従業員の残業を色分けできるため、タイムシートで二度と残業を見逃すことはありません。
5. 管理者は、タイムシートを給与計算に送信する必要があるたびに収集する必要があります。Connecteamの自動レポートにより、タイムシートが給与計算の担当者に自動的に送信されるタイミングを簡単に設定できます。
6. 給与計算を処理するために複数のソフトウェアを使用する必要性:技術的に言えば、既に QuickBooks Online と Gusto を使用している限り、Connecteam で給与計算のすべての側面を処理できます。 この場合、2 つのソフトウェアをシームレスに統合できます。つまり、ボタンをクリックするだけでタイムシートを QBO に直接送信できます。
7. マネージャーは、従業員の勤務時間/場所を追跡するのに苦労しています: Connecteam の組み込みの Breadcrumbs テクノロジを GPS 追跡を介して使用すると、従業員はスケジュールどおりに出勤でき、その間にランダムな位置ポイントが収集され、マネージャーに基本的なアイデアが提供されます。各従業員がどこで (いつ) 働いたか。

給与計算のミスを修正するための要点

人は変わらないので、テクノロジーは変わらなければなりません。 人々は常に出席報告で不正行為をする方法を見つけます。

ただし、モバイルタイムレコーダーに切り替えることで、エラーの頻度を大幅に減らし、お金を節約し、ビジネスの効率を高めることができます.

デジタル切り替えを行うのは難しい作業のように思えるかもしれませんが、タイム トラッキング ソリューションが給与計算のミスを減らすという利点を考えると、努力する価値があることは明らかです。

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