通信および運用ソフトウェアでセキュリティ、相互運用性、および使いやすさのバランスを取る方法

ビジネス オペレーションと社内コミュニケーション ソフトウェアは、チームの生産性と関与を高めるのに役立ちます。 これらは、従業員が重要な情報にアクセスできるようにし、マネージャーにリーダーシップのための実用的なツールを提供します。

ただし、このようなプラットフォームには、従業員間の会話、ポリシーとベスト プラクティス、人事資産など、企業のミッション クリティカルな機密データの多くが格納されています。 その結果、セキュリティ、データ プライバシー、および規制遵守の問題が大きくなります。

また、IT マネージャーは、既存のソフトウェアとの優れた相互運用性と全体的なユーザー エクスペリエンスを確保する必要があります。 そうしないと、運用に支障をきたし、従業員はテキストメッセージなどの無許可で安全性の低いソリューションに頼る可能性があります。

この記事では、IT マネージャーが内部通信やビジネス オペレーション用のソフトウェアを選択または実装する際に考慮すべきこれらの懸念事項とその他の懸念事項について説明します。

セキュリティ、データのプライバシー、使いやすさ

従業員は、情報とリソースを簡単に共有できる必要があります。 タスク管理、労働者の安全とセキュリティ、および企業文化はすべて、これに依存しています。

一方、IT 管理者は、このデータが安全に交換されるようにする必要があります。 企業の運営や世間のイメージに壊滅的な打撃を与える可能性のあるデータ漏洩は、定期的に発生しています。

幸いなことに、最高の運用および通信ソフトウェアは、優れたセキュリティを念頭に置いて構築されています。 たとえば、Connecteam を使用すると、マネージャーと IT プロフェッショナルは、グループ チャット、ナレッジ ベース、およびその他の資産への従業員のアクセスをいつでも監視および削除できます。 クラウドでも従業員のデバイスでも、データは暗号化されます。

実際、調査によると、データ セキュリティに対する最大のリスクは、実際には従業員自身から生じており、従業員のセキュリティ対策が不十分で、会社の資産が危険にさらされていることが示されています。

したがって、IT 管理者は次の点に注意を払う必要があります。

• 従業員が適切なトレーニングを受け、フィッシング攻撃やその他の一般的なサイバーセキュリティの手口を発見できるようにします。
• 強力なパスワード ポリシーの実装。
• 機密データへのアクセスを制限します。
• 重要なデータを定期的にバックアップするか、ソフトウェア プロバイダーに確実にバックアップしてもらいます。

これにより、管理者と従業員は、しばしば面倒な追加のセキュリティ フープを飛び越えることなく、情報を共有し、効果的に通信できます。

互換性、統合、相互運用性

平均的な企業は、少なくともいくつかの異なるソフトウェアを使用しています。 多くは数十を使用します。 このような複雑なエコシステムは維持が難しく、互換性と相互運用性の問題が頻繁に発生します。

運用、通信、人事などを 1 つのソリューションにまとめたオールインワン プラットフォームは、この問題に対する洗練されたソリューションを提供し、企業全体の互換性と相互運用性を向上させます。

既存のワークフローや日常業務との互換性も重要です。 何かを行うための確立された方法を既に持っている従業員にソリューションを「強制」すると、フラストレーションとシャドー IT (公式プラットフォームの認識された、または実際の欠点に対する回避策としての未承認アプリの使用) につながります。

この点で、カスタマイズ可能性と柔軟性が役に立ちます。 ビジネス ニーズに合わせてカスタマイズできるソフトウェアは、ソフトウェアが従業員に役立つことを保証し、その逆ではありません。

規制遵守の確保

プライバシーと規制遵守の問題は、セキュリティと互換性にとって同様に重要です。

IT マネージャーは、関連する従業員データ保護法への準拠を促進するプラットフォームを優先したいと考えるでしょう。 これらには以下が含まれます：

• カリフォルニア州消費者プライバシー法 (CCPA);
• 健康保険の携行性と説明責任に関する法律 (HIPAA);
• アメリカ障害者法 (ADA);
• 欧州連合の一般データ保護規則 (GDPR)。

さらに、法律により、雇用主は特定の記録を安全に維持することが義務付けられています。 たとえば、米国雇用機会均等委員会 (EEOC) は、雇用者が非自発的退職後 1 年間、雇用および人事記録を保持することを義務付けています。 公正労働基準法 (FLSA) では、給与記録と従業員記録を 3 年間保管する必要があります。

したがって、オフボーディングまたはオフシーズンの従業員からデータを削除するだけでなく、アーカイブする機能が必要になります。 たとえば、Connecteam を使用すると、人事ドキュメントを維持しながら、会社の資産へのアクセスを取り消すことができます。 これらには、削除または更新する必要がある特定の期限を割り当てることができます。

コストと予算の制約を満たす

運用および通信ソフトウェアは、ユーザーごとの価格設定モデルに従う傾向があります。 チームが成長するにつれて、コストが増加します。 これは、あらゆる規模の企業にとって非常に高価になる可能性があります。 しかし、従業員 1 人あたりのコストが高くなる傾向にある中小企業や新興企業にとっては、特に難しい場合があります。

月額定額料金または従業員ごとにごくわずかな追加料金を請求するモデルは、企業に息抜きと成長の余地を与えます。 たとえば、Connecteam の有料層は、最大 30 ユーザーで月額 29 ドルから始まり、追加ユーザーの費用はわずか 0.50 ドルです。 最大 10 ユーザーまで無料のスモール ビジネス プランもあります。

最後に、個人のデバイスで安全に使用できるアプリケーションにより、企業は従業員にハードウェアを提供する必要がなくなります。 これが機能するためには、プラットフォームは簡単にインストールでき、使いやすく、すべてのモバイル デバイスで動作する必要があります。

適切なソリューションを見つける方法

ソフトウェアの最終的な選択は、IT マネージャーに委ねられる場合とそうでない場合があります。 いずれにせよ、IT マネージャーとして、意思決定プロセスの指針となる必需品のリストを用意する必要があります。

このリストには、この記事で取り上げる要素 (相互運用性と互換性、コスト、使いやすさ、セキュリティとデータ保護) を含める必要があります。 これらの要因を使用してベンダーを比較し、ビジネスに最適なベンダーを明確に把握してください。

可能であれば、IT 管理者はハンズオンまたは仮想デモンストレーションにも参加し、実装前にソフトウェアを試す時間を確保する必要があります。 Captera や TrustPilot などの Web サイトからのレビューは、一般的な IT の問題点を明らかにするのに役立ちます。

適切なソリューションは、運用とコミュニケーションのための効果的でシンプルなツールを提供すると同時に、IT マネージャーの主な懸念事項が確実に満たされるようにします。 多くの IT マネージャーは、Connecteam が社内コミュニケーションとコミュニケーションに最適なソリューションであることに気付きました。 オペレーション。 これは、費用対効果が高く、スケーラブルなオールインワン ソリューションです。