注文書と請求書 — 違いは何ですか?

公開: 2020-08-12

ほとんどの場合、発注書の作成はビジネストランザクションの最初のステップです。買い手は注文書を発行します。これにより、売り手は特定の価格でサービスまたは製品を提供できます。次に、請求書は請求書と見なされ、サービスまたは製品が完成または配達されると、受領時などの適切な支払い条件で販売者に渡されます。どちらの文書も、財務部門と中小企業の経営者にとって不可欠です。したがって、両方のオプションと、買掛金管理の分野でそれらがなぜそれほど重要なのかについて学ぶことをお勧めします。

注文書とは何ですか？

注文書または PO は、注文の正式な確認です。ドキュメントは購入者からベンダーに送信され、購入が承認されます。

請求書とは何ですか?

請求書は、購入の支払いを要求する文書です。請求書は仕入先から購入者に送信されます。注文書と請求書の違いは何ですか?

注文書と請求書の主な違いは、その使用方法です。 PO から注文が行われたことを確認する必要があります。請求書は、注文の支払いを要求するのに役立ちます。請求書はベンダーから購入者に提供され、注文が完了したときに支払い条件に従って送信されます。

注文書と請求書の類似点

ドキュメントは異なりますが、いくつかの類似点があります。もちろん、請求書と同様に、注文書は法的拘束力のある契約です。したがって、ベンダーと購入者の間で合意があり、これらのドキュメントで指定されている特定のアクションが必要です。

どちらのドキュメントにも、関連する注文の詳細、価格および郵送に関する情報が含まれています。請求書は、請求書番号、支払い調整 (割引/クレジット)、仕入先の連絡先情報、仕入先の合計金額、および支払スケジュールで構成されます。注文書 (PO) 番号も参照用に提供される場合があります。

注文書番号とは何ですか?

注文書番号は注文書に明確に記載されており、固有の番号です。 1回の注文で1回しか使用できないため、この注文番号は他の注文番号とは異なります。一部の会計ソフトウェアでは、新しい注文が準備されると自動的に注文番号が生成されます。この番号は、購入プロセス全体で売り手とクライアントが参照できます。その後、売り手はそれを使用して後で請求書を送信します。

注文書に含めるべき情報は何ですか?

ソフトウェアはそれぞれ異なりますが、ほとんどの発注書には同様の情報が含まれています。これも：

発注番号
今日の日付
サービスまたは商品の量
サービスまたは商品の説明
ベンダーの連絡先情報 (電子メールアドレスを含む)
料金
特記事項
税務情報

注文書が重要な理由

発注書は、次の理由で不可欠です。

法的拘束力

売り手と買い手の正式な合意です。ある意味では、これは両社 (または会社と個人) がこの購入を承認することを意味します。商品とサービスの発注書では、特定の取引について個別の契約が必要ない場合があります。

追跡が容易

事業主は、トランザクション全体を通して発注書をツールとして使用することを好みます。購入注文番号を参照して、アイテムがどこにあり、いつ購入者の場所に到着するかを簡単に判断できます。

請求書作成を簡素化

販売者は、提供されたサービスまたは製品が事前承認されていることを示す、請求書の PO 番号をすばやく参照できます。

注文書の使い方

事業主として、仕事をより簡単にするものを使用するかどうかはあなた次第です。 Web サイトには利用規約が定められている可能性が高いため、請求書と発注書を使用することは理にかなっています。これにより、購入者の債務、支払い期日、配達時間も表示されます。注文書用のテンプレートを作成すると、多くの時間を節約できます。

通常、ビジネスにはテンプレートが用意されているため、発注書の送受信は簡単です。両当事者は、必要なデータを取得して、購入と送信する製品の収集に集中できるようにします。

商品やサービスの提供について誰かと話すとき、おそらく長い電話やメールをするでしょう。両方がすべてに同意したら、そのすべてをリストした法的拘束力のある文書が必要になります. たとえば、ビジネス用に特注の椅子を作りたい場合、発注書にはすべての情報が反映されます。完成品またはサービスがいつ提供されるかを知っているため、注文に記載されている日付に発送されない場合は、後でアイテムを要求できます。 PO 文書には、支払い期日と、支払いの取り決めがある場合はその内容も記載されています。

文書が合法であることを確認するには、両当事者が署名する必要があります。そうすれば、支払い期日、商品やサービスの提供時期、その他すべてを把握できます。

請求書の使い方

ベンダーは製品またはサービスの提供に取り組んでおり、これには数日または数週間かかる場合があります。ただし、支払いも大きな問題です。商品やサービスを提供するビジネスは、クライアントがそれを受け取ったら、それが行ったことに対して支払いを受ける必要があります. そのため、同じ情報の一部を記載した請求書が作成されます。毎回新しい請求書を作成できますが、テンプレートを作成しておくと役立つ場合があります。このようにして、支払いを要求し、フォームを渡すことができます。これには、PO 番号とその他の関連データを含める必要があります。

企業が発注書を利用する理由

購買部門を持つ大企業であろうと小規模企業であろうと、さまざまな理由で発注書を使用する必要がある場合があります。

明確な期待を設定する

PO により、購入者は自分のニーズをベンダーに完全に説明できます。このドキュメントを参照して、何を作成し、どのくらいの時間を使用できるかを判断できます。また、製品が PO に示されているとおりに配送されない場合、会社が主張したとおりに配送しなかったことを証明できます。

注文を管理する

ほとんどの企業は、一度に複数の注文を処理する必要があります。信頼できる発注書がなければ、顧客が何を望んでいるのかを判断するのははるかに困難です。それらが発行されると、オンラインシステムは、送信されたドキュメントが正確であり、正しい電子メールアカウントに送信されることを確認します。 PO は、調達、運用、および財務チームに、入荷待ちおよび保留中の配送に関する公式文書を提供します。これにより、それらを効果的に管理および追跡できるようになります。

法的な問題はありません

正式な契約を頻繁に使用しない場合、PO は法的拘束力のあるドキュメントとして機能します。ただし、ベンダーとサプライヤーがそれを受け入れた場合にのみ合法です。

監査証跡

監査人は、財務上の不一致を探し出さなければなりません。したがって、発注書を発行、処理、および記録するときに、会計が正確であることを監査人に証明するのに必要なものがあります。これには、行われた支払いと、その特定の日付で合意された内容が含まれます。

もちろん、上記のメリットは主に購入者向けですが、PO は販売者にとっても不可欠です。支払い処理と注文の履行を支援するためにそれらを使用できます。注文書を購入することで、法的な問題からあなたを守り、自分が何をしているかを追跡するのに役立ちます.

企業が請求書を利用する理由

請求書は、多くの理由で不可欠な文書です。これらには以下が含まれます：

会社の支出に対する集金力と可視性

請求書が購入者に送信されるまで、ベンダーはサービスまたは商品の支払いを受け取らないことがあります。一般的に、支払いを要求する電話やメールでは十分ではありません。請求書には、支払った金額に対して何が得られるかが記載されています。これにより、財務部門は、部門が購入しているものに対する透明性を高めることができます。

法的問題なしで支払いを管理

もちろん、得たものに対して支払うことはありますが、いくら支払うべきか、または支払う理由がわからない場合、それは起こりえません。したがって、請求書は、何が販売されたか、どれくらいの費用がかかったか、支払いがすでに転記されているかどうか、未払いの料金が存在するかどうかを示すために使用されます。ある意味では、それらは会社がすべてをよりよく追跡するのに役立ち、より正式なものになります.

注文書と同様に、請求書は法的な契約のようなものです。サービスまたはアイテムが提供されたこと、およびその費用と支払い時期が示されます。これは、ビジネスが何かに対して請求されたことの証拠であり、何も行われていない場合に支払いの請求に異議を唱えるために使用できます.

まとめ: 発注書と請求書

注文書と請求書に関しては、どちらも購入プロセスに不可欠です。両方のドキュメントの役割を理解して、正しく使用する必要があります。もちろん、両者にはさまざまな違いがありますが、1 つまたは 2 つの類似点もあります。これらの文書は、そうでなければ何かが支払われた、または購入されたという証拠を持たない買い手と売り手を保護するように設計されています. どちらの書類にも、購入者と販売者の名前、電子メールアドレスなどの類似した情報を含めることができます。

注文書、購入請求書、販売請求書に関するよくある質問

仕入伝票・売上伝票とは？

注文書はバイヤーからベンダーに送信され、指定された商品/サービスの購入が承認されます。購入請求書は、購入注文と組み合わせて使用される請求書であり、ベンダーから購入者に送信されます。購入者が販売者に支払うべき金額を示すために使用されます。多くの場合、販売請求書は購入請求書と同じですが、購入者と情報を共有するために、すべての商品とサービスが配達される前に提供できます。

発注書は誰が発行しますか?

発注書は、買い手から売り手に発行されます。

仕入請求書は誰が発行しますか?

購入請求書は、仕入先/販売者から購入者/顧客に発行されます。

仕入請求書は領収書ですか?

請求書は領収書ではありません。請求書は、商品またはサービスの補償を要求する方法として、支払いの前に発行されます。領収書は、支払い後に取引の証拠として発行されます。