6 リマインダー メール テンプレートの例

今後のミーティングや支払いについて、フレンドリーなリマインダーをクライアントに送信する必要がありますか? メール リマインダー テンプレートは、時間を節約し、ビジネスを円滑に運営するための優れた方法です。

あらかじめ作成された電子メール リマインダーを使用することで、クライアントや顧客にメッセージをすばやく送信できます。毎回同じことを入力する必要はありません。 この記事では、中小企業で使用できる 6 つのメール リマインダー テンプレートの例を紹介します。 始めましょう！

リマインダーメールとは？

リマインダー メールとは、本来行うべきこと、以前のメール、または予定されているイベントを思い出させるために送信されるメッセージです。 リマインダー メールは、特に問題のタスクやイベントが重要な場合に、人々を整理して順調に進めるのに非常に役立ちます。 リマインダー メールが効果的であることを確認するには、メッセージが明確かつ簡潔であること、および受信者がそれを期待するタイミングを知っていることを確認することが重要です。

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リマインダー メールの書き方

丁寧なリマインダー メールは、重要なタスクを忘れないようにする優れた方法です。 丁寧なリマインダー メールを送信することで、受信者が何をいつ実行する必要があるかを確実に思い出させることができます。 件名から始めて、リマインダーメールを正確に作成する方法についての簡単なステップバイステップガイドを次に示します。

ステップ 1: 明確な件名を書く

メール リマインダーの件名は、受信者が最初に目にするものであるため、重要です。 件名は明確、簡潔、要点を絞ったものにする必要があります。 たとえば、「リマインダー: 水曜日に会議が予定されています」または「リマインダー: 支払い期限は金曜日です」などです。

ステップ 2: 丁寧な挨拶で始める

件名の後に受信者が目にするのは、メールの開封です。 「Dear Mrs. Smith」や「Hello Mr. Jones」などの丁寧な挨拶で始めることが重要です。 あいさつに時間帯も含めて、礼儀正しくすることができます。 たとえば、「おはよう」または「こんにちは」と言うことができます。

ステップ 3: すぐに要点をつかむ

メールの本文は簡潔で要点がはっきりしている必要があります。 詮索する必要はありません。メールの目的をすぐに述べてください。 たとえば、「水曜日の会議についてお知らせするためにメールをお送りしています」や「金曜日にお支払い期限があることをお知らせしたかったのです」などです。

ステップ 4: 関連する詳細を含める

受信者が知っておく必要がある関連する詳細がある場合は、必ずメールに記載してください。 たとえば、「ミーティングは午前 10 時に会議室で行います」または「支払い期限は金曜日の午後 5 時です」などです。

ステップ 5: 受信者に事前に感謝する

メールの最後には、「お時間をいただきありがとうございます」や「この件についてお気遣いいただきありがとうございます」などの丁寧な感謝の言葉を添えてください。 これにより、好意的な気持ちが生まれ、受信者が要求に応じる可能性が高くなります。

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電子メール リマインダー テンプレート

独自のリマインダー メールを作成する際のインスピレーションとして使用できる件名を含む最初の丁寧なリマインダー メール テンプレートを見てみましょう…

件名: リマインダー – _________ に予定されているミーティング

こんにちはミスター/ミセス。 ______、

__________での会議を思い出させるために手紙を書いています。 私たちの会議は、会議室で __am/pm に行われます。 打ち合わせに必要なものがあれば教えてください。

お時間をいただきありがとうございます。

（あなたの名前）

より効果的なリマインダー メール テンプレート

ご覧のとおり、上記のメール リマインダーは短く、礼儀正しく、プロフェッショナルで、的を射ていました。 受信者を混乱させたりイライラさせたりしないように、リマインダー メールは明確かつ簡潔にすることが重要です。 ビジネスでさまざまな状況で使用できるリマインダー メールのサンプルをさらに 5 つ紹介します。

予約リマインダー テンプレート

予約リマインダー メール テンプレートは、相談、会議、またはサービスのいずれであっても、クライアントや顧客に今後の予約を思い出させるのに最適です。 混乱や取り違えを避けるために、予約の日付、時刻、場所など、関連するすべての詳細を含めることが重要です。

件名: リマインダー – _________ の予定

こんにちはミスター/ミセス。 ______、

__________ __________ __________ の __________ との予定をお知らせするために、このメールをお送りしています。 あなたの予約は __am/pm に予定されています。 日程を変更する必要がある場合、または予約の準備のためにできることがあればお知らせください。

お時間をいただきありがとうございます。

（あなたの名前）

支払い通知テンプレート

支払いリマインダー メール テンプレートは、顧客やクライアントに支払い期日を知らせるのに最適です。

件名: リマインダー – 支払期日 __________

こんにちはミスター/ミセス。 ______、

お支払い期限が _________ であることをお知らせするためにメールを差し上げております。 お支払い期限は、その日の午前/午後です。 お支払いプランの手配が必要な場合、またはお手伝いできることがあればお知らせください。

お時間をいただきありがとうございます。

（あなたの名前）

予約確認テキスト

顧客またはクライアントとの今後の会議の予約確認テキストを送信することは、彼らが予約を覚えていて、準備ができていることを確認するための優れた方法です.

こんにちはミスター/ミセス。 ______、

これは、_________ に予定されている予定を確認するための簡単なテキストです。 私たちの予定は、 _______ 部屋で午前/午後に予定されています。 ご不明な点や再スケジュールが必要な場合は、お知らせください。

ありがとうございました、

（あなたの名前）

優しいリマインダー メール

穏やかなリマインダー メールは、顧客やクライアントに何か重要なことを思い出させるのに最適です。

件名: 優しいリマインダー – _________

こんにちはミスター/ミセス。 ______、

あなたが元気でありますように。 __________ を優しく思い出させてあげたかっただけです。 ご不明な点やサポートが必要な場合はお知らせください。

お時間をいただきありがとうございます。

（あなたの名前）

イベント リマインダー メール

イベント リマインダー メール テンプレートは、顧客やクライアントに、セール、ウェビナー、トレーニングなどの今後のイベントを思い出させるのに最適です。

件名: リマインダー – _________ に予定されているイベント

こんにちはミスター/ミセス。 ______、

__________ に予定されているイベントについてお知らせするために、このメールをお送りしています。 私たちのイベントは __________ の __am/pm に開催されます。 ご不明な点やサポートが必要な場合はお知らせください。

お時間をいただきありがとうございます。

（あなたの名前）

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リマインダー メールのヒント

いくつかのリマインダー メールのサンプルを見たところで、独自のリマインダー メールを作成するためのヒントを学びましょう。 次に、顧客やクライアント向けの簡単なリマインダー メールを作成する必要がある場合に従うべき 5 つのヒントを次に示します。

短くて甘くしてください

最高のリマインダー メールは、短く、甘く、的を射たものです。 小説を書く必要はありません。顧客やクライアントに、何をする必要があるのか​​、いつそれを行う必要があるのか​​、なぜそれが重要なのかを思い出させるだけです。

プロになる

リマインダー メールを作成するときは、プロフェッショナルであることが重要です。 要求が厳しい、または強引に聞こえるのを避け、礼儀正しく丁寧な口調に固執します。 そうすることで、顧客やクライアントとの良好な関係を維持することができます。

メールをパーソナライズする

可能であれば、リマインダー メールをパーソナライズして、顧客またはクライアントに名前を付けます。 そうすることで、彼らは自分が大切にされ、感謝されていると感じ、メールを思い出すことができます。 また、一般的なリマインダーを送信するだけでなく、時間をかけて個人的なメールを書いていることも示されます.

明確にする

リマインダー メールを作成するときは、何をいつ行う必要があるかを明確に示してください。 これにより、顧客やクライアントが組織化され、軌道に乗るのに役立ちます。 また、混乱や誤解を避けるのにも役立ちます。

メールの校正

リマインダー メールを送信する前に、文法やスペルの間違いがないか必ず校正してください。 これにより、プロフェッショナルなイメージを維持し、混乱を避けることができます。 間違いのあるリマインダー メールほど最悪なものはありません。

リマインダーだけをメールで丁寧に送信するにはどうすればよいですか?

時々、人々は今後のイベントや締め切りについてのフレンドリーなリマインダーだけを必要とします。 このような場合は、簡単なメモをメールで送信するのが礼儀です。 これを行うには、リマインダーの送信先のアドレスを指定してメールを開始します。 次に、メールを送信する理由を相手に知らせます。 最後に、出席の確認、支払い、タスクの完了など、何をする必要があるかをその人に知らせます。

リマインダー メッセージは有効ですか?

この質問に対する万能の答えはありません。リマインダー フォローアップ メールの有効性は、個々のビジネスとその顧客によって異なるためです。 ただし、一般に、リマインダー メッセージは、クライアントや顧客をフォローアップし、重要な更新や締め切りを確実に認識させる効果的な方法です。 成功したリマインダー メールは、顧客が望ましい行動を取る可能性を高めることができます。

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画像: Envato Elements