中小企業の給与計算を自分で実行する

公開: 2020-12-28

あなたのビジネスは成長しており、刺激的な時代が待ち受けています。人を雇うときは、賃金を支払うためのシステムを整備する必要があります。自分で給与計算を実行することの詳細を学ぶ必要があります。成長しているビジネスは、多くの場合、現金よりも多くのキャパシティを持っています。そのため、多くの場合、すべてを自分で行うという困難な道を歩まなければなりません。これには、給与システムの設計と導入が含まれます。

給与計算システムが必要な理由

必要な最も明白な理由は、従業員に支払うためのシステムを整備することです。リスクの軽減や事業運営の改善など、より大きな理由があります。システムが整備されていない場合、賃金の支払いが必要になるたびに、多くのセットアップと作業終了の時間が必要になります。

中小企業の給与計算を実行する方法

中小企業の場合、給与計算には次のオプションがあります。

給与計算ソフトウェアを使用する –給与計算ソフトウェアはパッケージとして購入するか、クラウド経由でアクセスできます。彼らは、給与と控除の計算、給与明細の作成、納税申告書の作成、および給与記録の維持という重労働を行います。
ビジネスオーナーの責任は、通常、給与の確認と承認に限定されます。給与計算ソフトウェアは、事業主が自分で給与計算を処理するプロセスを大幅に簡素化します。
給与計算を会計士にアウトソーシングする– 中小企業で給与計算を行う方法を学びたくない場合は、サービスプロバイダーの会計士に作業をアウトソーシングできます。会計士は通常、給与計算を処理するように訓練されていますが、多くの場合、給与計算ソフトウェアよりも高額になる可能性があります。ここでの利点は、プロセスを引き継いでいる間に質問に答えるヒューマンインターフェースを持つことです。
社内で会計士を雇う– 社内で給与計算を実行したい場合は、会計士を雇うか、有能な従業員に給与計算を委任することもできます。管理者をトレーニングして、プロセスを引き継ぐことができます。
自分でやる- これは、お金よりも時間があれば、残された選択肢です。このオプションについてさらに説明しましょう。

自分で給与計算を実行する方法

日曜大工のオプションは、少なくとも旅の最初の段階では、中小企業の経営者に最も好まれます。中小企業の経営者はイライラするかもしれませんが、雇用する前に給与計算プロセスを理解することは、長期的には有益です。実際、小さな段階は学ぶのに最適な時期です。従業員を増やすと難しくなるからです。

給与計算を自分で行う最大の利点は、プロセスを管理できることです。間違いが発生したときに、何度も行き来することなく、確認して修正することができます。また、サービスプロバイダーが間違いを犯したときに不愉快な驚きを経験する必要もありません。

ただし、日曜大工の給与計算の欠点は、セットアップに時間がかかることと、すべての支払い期間を処理するのに時間がかかることです。また、訓練を受けた会計士ほど税制を理解している事業主は多くありません。税務上の懸念が生じ、外部の会計士にアプローチする必要がある場合、彼らはしばしば途方に暮れます。

中小企業の給与計算を実行するための前提条件

数人の従業員を抱える中小企業は、給与計算をアウトソーシングすることで利益を得ることができます。ただし、従業員数が少なく、ビジネスを小規模に維持する場合は、費用対効果が高いため、自分で給与計算を行う方がよい場合があります。

人々にインタビューを始める前に、自分で給与計算を行う方法として、新しい雇用主として設定することがいくつかあります。

雇用主識別番号 (EIN) を取得する– 給与計算を行う雇用主として、IRS で EIN にサインアップする必要があります。これは、IRS が給与税とコンプライアンスを追跡するために使用する番号です。 EIN の取得は無料で、IRS の Web サイトで簡単に申請できます。
電子連邦納税システム (EFTPS) にサインアップする– 給与計算を実行する上で重要な要素は、給与税を時間どおりに最新の状態に保つことです。 EFTPS は、連邦政府の給与税と失業税をすべてコンピュータから支払うのに役立つ無料の政府サービスです。
雇用主として登録する– 給与計算を行う前に、州固有の事業登録要件があります。州ごとに登録方法が異なりますので、必ず確認してください。
連邦および州の労働法を学ぶ– 自分で給与計算を行う前に、関連する労働法をよく理解することが重要です。これらの法律の多くは、給与計算、最低賃金、残業時間の計算、源泉徴収税の要件、および従業員の給与明細に含まれる情報を処理する頻度に関係しています。
従業員の書類を準備する– 新しい従業員を雇うとき、彼らはいくつかの必須の従業員の書類を完成させる必要があります. 書類には、中小企業の給与計算に必要な詳細が記載されています。新規採用者に記入してもらうために必要な最も重要なフォームは次のとおりです。
- フォーム W-4 – フォーム W-4 は従業員が記入し、扶養家族、申告状況、税額控除などに応じて、雇用主が支払いに対して源泉徴収する税額を知らせます。従業員は、その時点でより多くの税金を支払うことになる場合があります。 W-4 をタイムリーに、または正しく記入しなかった場合、納税申告書を提出する必要があります。
- I-9 雇用資格確認フォーム – I-9 フォームは、従業員の身元と米国で働くための法的許可を確認するために記入されます。このフォームは、米国市民権移民局によって義務付けられています。
- 州税源泉徴収票 – 多くの州では、フォーム W-4 を単独で使用することを許可していますが、州によっては、新入社員が開示する特定の源泉徴収要件がある場合があります。
- 直接預金承認フォーム – このフォームは、直接預金を行う予定がある場合に、従業員の銀行口座に直接支払いを行う許可を与えるものです。
支払い期間を選択する– 従業員に支払う頻度を決定する必要があります。毎週、隔週、隔週、または毎月から選択できます。支払いに必要な資金を回収できる期間を慎重に検討する必要があります。ただし、従業員を不当に長い期間、支払いなしで急いで放置するべきではありません。一部の州では、時給労働者は週単位で支払われる必要があるため、州の給与スケジュールの要件を必ず調べてください。

給与計算を効果的に実行するためのプロセス

従業員は、タイムリーで正確な給与支払いを期待しています。混乱やエラーは、業務の進行を遅らせる可能性があります。給与の計算方法に入る前に、覚えておくべき基本的な基本事項がいくつかあります。

さまざまな種類の給与を理解する –総給与とは、控除前に従業員が受け取った金額を指します。賞与とは、従業員の通常の給与に加えて、通常は高いパフォーマンスに関連して受け取った追加の支払いを示します。正味給与とは、控除後の従業員の手取り給与を指します。これらの異なるタイプを区別して、給与計算のエラーを起こさないようにすることが重要です。
各従業員の実際の勤務時間を把握する – 給与計算を正確に実行するには、従業員を適切に監視する必要があります。従業員の勤務時間を追跡する最も簡単な方法は、スプレッドシートを使用することです。ただし、これには少し時間がかかる可能性があり、特に複数の従業員がいる場合は、過度に関与する必要がある場合があります. 手動の方法では不一致が生じる可能性があるため、給与計算プロセスと統合された堅実な時間追跡ソフトウェアを選択することが重要になる可能性があります.

給与計算を実行する手順

給与計算を実行するには、いくつかの手順に従う必要があります。

総賃金を計算する – 時給労働者の総賃金を計算するには、単純に従業員の時給に給与期間中に働いた時間数を掛けます。サラリーマンの場合、年収をその年の支払い期間の数で割るだけで、月々の支払額が得られます。総賃金には、ボーナス、チップ、歩合、病気休暇、休暇、残業代が含まれます。
税前控除の計算 – 税前控除は、従業員が自発的に源泉徴収するもので、退職金、健康保険、障害保険、通勤手当が含まれます。これらの控除は、従業員の税引き前の総賃金から差し引かれますが、課税対象かどうかを確認します。一部の従業員給付は非課税です。

連邦税、社会保障、地方税、およびメディケアも、従業員の給与から行われる税引前控除の一部を形成します。

連邦所得税およびその他の給与税

連邦税の源泉徴収を計算する – 源泉徴収される連邦税には、FICA 給与税と連邦所得税 (FIT) の 2 種類があります。 FICA 給与税は、雇用主と従業員が分担し、従業員の社会保障とメディケアに充てられます。 FICA 税を政府に支払い、給与明細に控除額を記載する責任は雇用主にあります。 FIT は、従業員の収入に応じて、賃金階層またはパーセンテージに基づいて計算されます。 2020年現在の計算方法は、従業員が提出したW-4にも依存します。
州税の源泉徴収を計算する –州の地方税法によっては、従業員の給与から一部の州税を源泉徴収する必要がある場合があります。
賃金差し押さえを計算する – 賃金差し押さえとは、従業員が発言権を持たないその他の控除を指し、給与から強制的に差し引かれます。この例としては、医療費の未払い、養育費の未払い、学生ローンの滞納、税金の未払いがあります。従業員に賃金差し押さえがある場合、政府は通常、あなたに通知します。

従業員への支払いと支払い期間

各従業員の正味賃金を計算したら、次は支払いを行います。連邦法は、通常、雇用主が給与明細を提供することを要求していませんが、州固有の要件がいくつかある場合があります。

収入証明

お住まいの州に給与明細の要件がない場合は、給与明細を提出する必要はありません。あなたとあなたの従業員が同意すれば、そうすることができます。ほとんどの州では、電子的または物理的な給与明細書を従業員に提供しています。従業員が簡単に印刷またはアクセスできる限り、どちらでもかまいません。

オプトインまたはオプトアウト状態のカテゴリに分類される状態がいくつかあります。オプトアウト州では、雇用主は、電子給与明細書をオプトアウトする従業員に紙の給与明細書を提供する必要があります。オプトイン州では、従業員が電子フォームを特にオプトインしない限り、雇用主は紙の半券を提供します。

自動化されたシステムは、特に従業員が数人以上いる場合に、給与計算の実行時間を節約するのに役立ちます. 言うまでもなく、通常、システムに組み込まれている多くの連邦法に対しても構成されています。これにより、システムを最初からセットアップする際の複雑さを大幅に軽減できます。

給与記録

自分で給与計算を行う方法を学ぶときは、包括的で整理された給与記録を維持することが重要です。従業員に支払った金額を記録しておくことは、正味の給与と従業員が期待する給与との間に食い違いが生じた場合に備えて重要です。記録は、IRS と連絡を取る必要がある場合にも役立ちます。

給与税の支払いには、記録管理が非常に重要になります。総支払額、控除額、および正味支払額を計算する電子支払い方法では、通常、自動記録が生成され、その後何らかの形式のクラウドストレージに保存されます。

紙の小切手と郵便小切手では、何らかの形式の台帳または記録を維持する必要があります。従業員 1 人あたり数分しかかからないかもしれませんが、これらの数分は、多くの従業員にとって長時間の作業になる可能性があります。

連邦雇用者税

雇用者は、FICA 給与税と連邦失業または FUTA 給与税の 2 種類の連邦税を支払う責任があります。

雇用主は FICA 給与税の半分を支払い、残りの半分は従業員が支払います。 FICAの給与税は、社会保障とメディケアで構成されています。雇用主の責任は、社会保障にのみ適用されます。メディケアは従業員が全額負担します。

FUTA 給与税は、連邦失業保険に充てられます。これは、従業員の賃金のパーセンテージキャップとして適用されます。このスラブを超えると、雇用主はFUTA税を支払う必要がなくなります。州の雇用税を期日どおりに支払うと、控除または払い戻しを受けることができる場合があるため、期日どおりに支払うことの利点を必ず確認してください。

税金を計算したら、政府に支払う必要があります。すぐに行う必要がない場合は、別の口座に送金して、支払いが必要になるまで保留にしておくことをお勧めします。

四半期および年次納税フォーム

給与計算を自分で管理する最後の手段は、会社が定期的にこれらの申告書を期限内に提出するためのシステムを開発して導入することです。これらの納税形態についてもう少し詳しく説明しましょう。

フォーム 941 – 雇用主の四半期納税申告書であるフォーム 941 は、雇用主が四半期ごとに記入する必要があります。このフォームは、雇用主が従業員の給与から源泉徴収した税金の額と、四半期中に支払われた雇用主の税金の額を IRS に通知します。ほとんどの雇用主は、四半期の翌月末までにフォーム 941 を提出する必要があります。雇用主が四半期を通じてすべての給与税の支払いをオンラインで行った場合、その雇用主はフォームを提出するためにさらに 10 日間の猶予を得ることができます。
季節従業員、農場従業員、家事従業員、および特定の通知を受けた人々を抱える企業は、フォーム 941 の提出要件を免除されます。
フォーム 940 – 雇用主の年次連邦失業税申告書であるフォーム 940 は、雇用主が毎年記入する必要があります。雇用主は、次の 2 つの条件のいずれかを満たす場合、申告書を提出する必要があります。
- 雇用主がその年に少なくとも 1,500 ドルの賃金を支払った、または
- 雇用主は、20 週間が連続しているかどうかにかかわらず、従業員を 1 年に 20 週間以上働かせました。
フォーム 940 は毎年¹月 31 日に提出する必要がありますが、その年に FUTA 税を期限内に支払ったすべての従業員には、追加で 10 日が与えられます。
フォーム W-2 – フォーム W-2 は、各従業員に関して提出される年次フォームです。従業員の賃金、控除、および源泉徴収を開示します。毎年¹月31日までに提出する必要があります。
フォーム W-2 のコピーは、従業員、社会保障庁、市または州の税務署に送付されます。
州税フォーム– 州の税務部門に四半期または年次の税フォームを提出する必要がある場合もあります。詳細については、適切な地域の部門に確認してください。

最適なオプションを選択してください

中小企業の給与計算を自分で行うと、自分の能力に自信が持てるようになり、ビジネスのオーナーシップを感じることができます。ビジネスオーナーは多くの帽子をかぶっているとよく言われます。それらの帽子の 1 つは、多くの場合、会計士に似ています。事業主として、手を汚さなければならないことがよくあります。しかし、心配しないでください。あなたは完全にそうすることができます。

一日の終わりに、自分に最適なオプションを検討してください。給与管理のプロセスにある程度慣れたら、サービスプロバイダーにアウトソーシングするか、ソフトウェアに投資するかを選択できます。これらの各オプションの長所と短所、および自分で給与計算を行う方法のロードマップを提供しました. 自分に最適なものはわかっているので、自分に合ったオプションを選択してください。