セールス オペレーション: 究極のガイド [2022 年]

スジャン・パテル

• 2022 年 9 月 2 日

世界で最も有能な営業担当者 (見込み客を惹きつけ、適切な質問をし、商談を成立させることに優れた営業担当者) がいるかもしれません。彼らはできました。 それは、生まれつきの能力を補完するシステムやプロセスが整っていないからです。

営業事務とは？ セールス エンゲージメントと自動化の専門家として、私たちMailshakeは、成長するセールス チームをサポートするセールス オペレーションの必要性を理解しています。 そのため、理由から方法まで、すべてのセールス オペレーションに関するこのガイドをまとめました。 セールス オペレーション チームが重要である理由、その役割と責任、成功を測定するための重要なテクニックと KPI について学びます。

セールス オペレーションとは

セールス オペレーションには、摩擦を減らし、セールス チームをサポートするためのデータ インサイトと戦略の提供が含まれます。 これには、データ管理やリードジェネレーションなどの責任が含まれる場合があります。

一言で言えば、販売業務とは、営業担当者が管理、会議、価値の低い労働集約的なタスクなどに費やす時間を減らして、より多くの時間を販売に費やせるようにすることです。

より効率的な販売ユニットを構築することで、販売オペレーションは、ビジネスを前進させるために必要な結果を達成するのに役立ちます。

多くの場合、これは、すべての担当者が自分のことを行うのではなく、同じ目標に向かって作業することを保証する販売システムを実装することを意味します.

セールス オペレーションが重要な理由

一部の営業担当者は、運用を販売活動の障壁と見なしています。彼らは、ベスト プラクティスを定義し、一貫したアプローチを導入するための構造とプロセスを配置することは、彼らの自然な才能を制限していると考えています。

ただし、セールス オペレーションはセールス プロセスから摩擦を取り除くため、価値があります。摩擦は営業担当者の作業を遅らせ、見込み客と話すという非常に重要な業務から注意をそらします。

つまり、効率性と生産性が向上し、取引を成立させて収益を上げる機会が増えます。

セールス オペレーション機能のさらに重要な利点は次のとおりです。

• 営業生産性の向上
• データ分析に基づく戦略の実行
• より良い採用、オンボーディング、およびトレーニングを可能にします
• 営業担当者がより多くの販売を行えるようにします

セールス オペレーションとセールス イネーブルメント

セールス オペレーションとセールス イネーブルメントはどちらも、売り上げを伸ばすためのポジショニングに関するものですが、まったく同じではありません。 それで、違いは何ですか？

大まかに言えば、販売オペレーションには、販売チームにとって最適なオプションを評価し、それらのオプションについて戦略的な決定を下すことが含まれます。 セールス イネーブルメントとは、これらの決定を実行することです。

例を挙げると、戦略的なレベルでは、セールス オペレーションは担当者がプロスペクトの見込み評価に十分な時間を費やしていないことを立証する可能性があります。 その後、セールス イネーブルメントはトレーニング セッションと資料を提供し、担当者がリードをより効果的に評価できるようにします。

この 2 つの分野は、販売プロセスのさまざまな部分に関与する傾向があります。

• セールス イネーブルメント:通常、見込み客のエンゲージメントと教育に重点を置いて、目標到達プロセスの上流に関与します。
• 販売業務:通常、目標到達プロセスのさらに下に関与し、交渉と販売の成立に多くのことを扱います。

販売業務の責任

販売業務は何をしますか？ セールス オペレーション部門の具体的な責任は、組織によって若干異なりますが、大まかに言えば、次の領域に関係します。

1. データ管理と分析

当て推量でより効率的な販売プロセスを構築することはできません。意思決定はデータに基づいて行う必要があります。

そのため、営業担当者は、関連するすべての販売データの管理と分析を率先して行い、数値を掘り下げて実用的な推奨事項を作成する必要があります。

彼らが追跡する特定の指標と KPI は、ビジネスにとって最も重要な数値によって異なります。 たとえば、固定料金で 1 つの製品のみを販売する場合、平均契約額は関係ありませんが、複数の階層またはオーダーメイドの価格を提供する場合は関係がある可能性があります。

とはいえ、営業部門が追跡することを検討すべき事項は次のとおりです。

• 1 日あたりの平均通話数/送信メール数:簡単に言えば、営業担当者は十分な数の見込み顧客と話しているでしょうか?
• 顧客獲得コスト: 顧客を獲得するための支出が少なければ少ないほど、そのアカウントは早く利益を上げます。
• 成約率:商談のごく一部しか成約していない場合は、見込み客を効果的に評価していないことを示しています。
• 生涯価値:各顧客からより多くの価値を生み出すことで、大量の新規アカウントを獲得しなくても収益が増加します。
• セールス サイクルの長さ:セールス オペレーション チームが仕事をしている場合、見込み客との最初の連絡から取引を成立させるまでの平均時間の短縮が見られるはずです。

2.売上予測

予測は営業リーダーに任されることが多いですが、それは難しいものです。

それに時間をかけすぎると、数字はすぐに意味をなさなくなります。 事前にあまり考えないと、かなり無意味になります。乱数を選んだだけかもしれません。

運用チームは豊富なデータにアクセスできるため、多くの場合、将来の収益創出と活動レベルを予測するのに最適な位置にあります。 これにより、セールス リーダーは、潜在的な問題が発生する前に特定し、コースを修正して回避することができます。

3. チーム間のコラボレーションと利害関係者の管理

売上は、組織内のすべての人に影響を与えます。

経営幹部は、あなたに販売目標を達成してほしいと思っています。 チームリーダーは、あなたに彼らの製品をプッシュしてほしいと思っています。 誰もが昇給、昇進、より大きな予算、または新しいチームメンバーの採用を望んでいます。 そして、営業チームのパフォーマンスがなければ、それは不可能です。

当然のことながら、多くの利害関係者は、販売戦略、プロセス、および報告について発言したいと考えています。

これは、最前線の営業担当者が対処しなければならない余分なノイズです。

担当者を巻き込む代わりに、利害関係者の管理とコミュニケーションの仕事を運用チームに任せます。

4. 販売戦略とコミュニケーション

彼らはすべてのデータにアクセスでき、取引に行き詰まるのではなく、販売プロセスとパフォーマンスのトップレベルのビューを持っているため、販売業務は効果的な新しいシステムと戦略を開発するための素晴らしい立場にあります. これには次のものが含まれます。

• コンバージョンを促進
• 見込み客の改善
• 販売サイクルのスピードアップ

それだけでなく、営業リーダーやその他の主要な利害関係者にアプローチの変更を伝える際にも主導権を握ることができます。

5. トレーニングと能力開発

完全なパッケージである販売員はいません。 彼らが経験豊富で長く勤務している担当者であろうと、新しいスターターであろうと、常に改善の余地があります。それは多くの場合、トレーニングによってもたらされます。

多くの場合、セールス オペレーション チームは、トレーニング セッションやその他の販促資料の作成と提供を担当します。

また、サポート システムを作成し、ベスト プラクティスを共有し、士気を向上させるためのセールス メンタリング プログラムを構築して実装することもできます。

さらに、多くの場合、営業担当者が率先して、新しい営業ソフトウェアを使用するための担当者のトレーニングを行います。 これは、営業プロセスをより効率的にするために新しいソフトウェアの必要性を最初に特定するのは運用チームであることが多く、彼らもソフトウェアを選択することが多いためです。

6. リードジェネレーションのサポート

多くの営業担当者は、リードを見つけるのに苦労しています。 多くの時間を浪費し、多くの場合、素晴らしい結果は得られません。

セールス オペレーションは、セールス オペレーションのこの重要な部分を効率化することができます。

たとえば、販売部門とマーケティング部門の連携を強化するプロセスを構築できます。 これは、次のような質問に答えるのに役立ちます。

• セールスはバイヤーペルソナをどのように使用すべきですか?
• マーケティング資格のある見込み客の処理を主導する担当者は誰ですか?
• 必要なセールス イネーブルメント コンテンツは何か?
• そのコンテンツはどこに置くべきですか?

7. パフォーマンス管理

パフォーマンス管理は、運用チームが次の形式で処理できる販売のもう 1 つの重要な部分です。

• 報酬プランとインセンティブの開発
• パフォーマンスの低下を平準化するためのプロセスの作成
• 成績優秀者の表彰制度の構築

また、定期的なパフォーマンス レビューを率先して行ったり、これらのレビューを自分で実行する方法についてセールス リーダーをサポートしたりすることもできます。

8. 販売プロセスの評価

販売キャンペーン、新しいプロセス、または製品の発売の効果をどのように評価しますか?

データを測定して評価することによって。 これは、セールス オペレーション部門の重要な責任です。

数字を掘り下げることで、販売運用チームは現在の販売戦略の成功を判断できます。 物事が期待どおりにうまくいかない場合、彼らは新しいアプローチやプロセスについてアドバイスするのに適しています。

これに加えて、営業担当者は、必要に応じて、外部のベンチマーク、競合他社の分析、内部のパフォーマンス データなどを使用して、新しい販売戦略を構築します。

9. テクノロジーと販売ツールの管理

販売効率を高めるために、販売業務は IT 部門と協力して、CRM や販売エンゲージメント プラットフォームなどのさまざまなテクノロジーや役立つ販売ツールを管理する場合があります。

さまざまな程度の複雑さを持つ非常に多くの販売ツールが存在するため、販売オペレーションは技術スタックの管理に役立ちます。 営業担当者は、アプリの統合、CRM と営業ダッシュボードのカスタマイズ、タスクの自動化の設定により、営業チームの負担を軽減できます。

10.明確な領域を定義する

伝統的に、販売はドアをノックすることでした。 つまり、すべての営業担当者は、お互いに足を踏み入れないように、定義された地理的領域を持っていました。

今日、フィールド セールスはあまり一般的ではありません。たとえそれが行われたとしても、フィールド セールス エージェントが冷静になることはめったにありません。

ただし、これは地域がもはや関連性がないという意味ではありません。 それらはもはや地理的ではないかもしれません。

さまざまな営業担当者は、さまざまなタイプの見込み客と話したり、さまざまなタイプの組織に対応したりするのが得意です。 スタートアップの即時性とアクセスしやすさを好む人もいれば、より関与し、関係主導の企業販売の世界で成功する人もいます。

運用チームは、営業機能全体のテリトリーを定義し、それに応じてリードを割り当てることを主導する必要があります。

セールス オペレーションの役割

セールス オペレーション チーム内にはさまざまな役職があり、すべて重要な役割を担っています。 販売業務の各タイプの説明は次のとおりです。

• セールス オペレーション担当副社長:この人物は、セールス オペレーション チームを監督します。 トップ レベルのエグゼクティブとして、シニア リーダーと協力して営業チームの全体的な生産性を管理します。 この仕事には、最大 10 年の経験および/または MBA または MA の学位が必要な場合があります。
• セールス オペレーション マネージャー:この人物は、セールス オペレーション担当者、スペシャリスト、およびアナリストのチームを管理します。 彼らは販売プロセスを合理化する方法を特定するため、販売に関する多くの経験が必要です。
• セールス オペレーション スペシャリスト:セールス オペレーション担当者よりも高い地位にあるスペシャリストは、より複雑なデータを処理し、販売予測を行い、販売サイクルの多くの段階をサポートします。
• セールス オペレーション アナリスト:この担当者は、CRM などのセールス ツールからのデータを分析して、パフォーマンスを改善するためのデータ駆動型の洞察と推奨事項を作成します。
• セールス オペレーション担当者:この担当者は、データの分析、セールス自動化ツールの使用、調査の実施、レポートと報酬計画の処理、およびセールス プロセスの改善を支援する場合があります。 これは通常、必要な経験年数が少ない初級レベルのセールス オペレーション ポジションです。

セールス オペレーション チームの構成

では、セールス オペレーション チームはどのように構成されているのでしょうか。 もちろん、特定のニーズに基づいて、すべての企業でチームの構成が異なる場合があります。 以下は、セールス オペレーション チームの構造の一例です。

セールス オペレーションのテクニックとベスト プラクティス

このように幅広い責任があるため、セールス オペレーション チームが次に何をすべきかを判断するのは困難な場合があります。

最大の影響を与えるものは何ですか？ 見込み客の評価を改善するか、見込み顧客を合理化しますか? マーケティングや経営陣との連携を改善しますか? 新しいトレーニング プログラムを構築したり、既存のセールス リーダーを指導したりしますか?

ここでは、効果的なセールス オペレーション機能を実行するための一般的なテクニックをいくつか紹介します。

1.ミッションステートメントを作成する

全社的なミッション ステートメントを作成して、営業担当者と営業チーム メンバーの足並みを揃えることが重要です。 ミッション ステートメントには、全体的な目標を記載する必要があります。 あいまいすぎる、または独創的でないように聞こえるのを避けるために、明確でユニークな言葉を含めます。

以下に、際立ったミッション ステートメントの例をいくつか示します。

• Kickstarter: 「クリエイティブなプロジェクトの実現を支援すること。」
• Uber: 「世界を動かすことで機会に火をつけます。」
• スターバックス: 「一度に 1 人、1 杯、1 つの地域で、人間の精神に刺激を与え、育てること。」
• LinkedIn: 「世界中の専門家をつなげて、生産性と成功を高めましょう。」

2. 戦略について販売リーダーと協力する

セールス オペレーションは孤立した状態では存在しません。 彼らが実施した対策が最前線の営業チームから賛同を得られない場合、それらは機能しません。

さらに、営業担当者はデータ主導の洞察を提供することには長けていますが、見込み客と話したり製品を販売したりする実践的な経験が不足しています。

そのため、すべての戦略的決定は、運用担当者と最前線のセールス リーダーとの共同作業として行う必要があります。

このアプローチにより、ops 機能がデータに基づいて結論を下すリスクが軽減されますが、これは現実の世界では適用または実用的ではありません。

3. 分析の設定

この記事では、営業担当者が必要なすべてのデータに確実にアクセスできるようにすることの重要性について説明してきました。

したがって、出発点として、運用部門が関連するすべての販売分析ツールのセットアップを主導する必要があります。

必要なツールは何ですか? まあ、それは彼らが注目したい指標に依存するので、彼らはまた、彼らが最終的に答えたい質問の種類を理解する必要があります. 次のようなもの：

• 営業担当者は 1 日あたり何件の電話やメールを行っていますか?
• 販売パイプラインの規模は?
• 成約までに平均でどのくらいの時間がかかりますか?
• 見込み客をどの程度効果的に評価していますか?

4. より効率的な販売プロセスを構築する

完璧な販売プロセスはありません。

すでに設置されている場合は、時々バラバラになる可能性が高くなります。

正式なプロセスが整っていない場合は、間違いなく必要です。 そうでなければ、営業チームすらありません。自分のやりたいことをやっている大勢の個人がいるだけです。

現在どのような立場にいても、営業担当者は、非効率性を特定し、よりスマートなものを構築するために必要なすべてのデータを持っている必要があります。 まだデータを持っていない場合は、少なくともデータを収集するための分析ツールを配置する必要があります。

改善が必要な販売プロセスの特定の部分について、運用担当者にガイダンスを提供することをお勧めします。

または、プロセス全体を精査し、非効率性を探し出し、それらを根絶するための対策を講じる自由を彼らに与えてください。

5. 影の販売員

前述のように、一部の営業担当者は、営業活動を販売の障壁と見なしています。 この考えを払拭し、2 つのチーム間のより良いつながりを形成するには、セールス オペレーション メンバーに定期的にセールス チームをフォローしてもらいます。 四半期に 1 回営業担当者をシャドーイングすることで、営業担当者は営業チームの問題点と日常業務をよりよく理解することができます。

6.積極的に販売目標を設定する

セールス オペレーション チームは常に革新的であり、積極的にセールス目標を設定する必要があります。 成功し続けるためには、チームは常に前向きな考え方を持つ必要があります。 ある調査によると、受動的な戦略を採用した営業チームは、積極的な戦略を採用したチームよりもノルマの達成率が14% 低いことが示されました。

セールス オペレーションの KPI と指標

セールス オペレーション チームの成功をどのように測定しますか? 販売業務の KPI の例をいくつか次に示します。

• 成約率:成約率または成約/成約率、または特定の期間中に成約した商談の数から、営業チームの有効性を知ることができます。 ただし、売上予測の成功または必要な改善を示すこともできます。
• 販売サイクルの長さ:これは、平均的な商談が成立するまでにかかる時間です。 販売サイクルと成約までの時間を短縮することは、販売サイクルの非効率性を特定し、生産性を向上させるソリューションを実装する上で、販売業務の成功を示している可能性があります。
• 予測の精度:売上予測は営業活動の大部分を占めるため、予測の精度を測定することは重要です。 大きな差異がある場合は、プロセスを再評価できます。
• 販売時間:販売時間または平均販売時間は、担当者が実際に販売に費やした時間です。 これにより、チームの生産性を把握し、営業担当者が販売以外のタスクを削減できるかどうかを判断できます。
• パイプラインの効率:パイプラインの流入と流出、およびパイプラインの価値を見てみましょう。 また、パイプラインにある見込み客の数と、クライアントの潜在的な価値を評価することもできます。 セールス オペレーション アナリストは、CRM やその他のツールを使用してこのデータを調べ、これらのパイプライン関連の指標を改善できます。
• 成約率:これは、見込み客の数に対する成約した商談の数であり、営業チーム全体のパフォーマンスの別の測定値として機能します。
• マーケティングと営業からのリード: リードのほとんどがマーケティングと営業チームのどちらから発生したかを判断すると、リソースの割り当てに関する洞察が得られます。
• 顧客獲得コスト:新規顧客の獲得は、企業にとって大きな費用です。 顧客獲得コストは、新規顧客の獲得に関連する ROI を理解するのに役立ちます。
• 顧客の生涯価値:この KPI は、顧客が生涯にわたってあなたに追加する価値の合計を示します。
• 営業チームの仕事量:営業チームが顧客とのタッチポイントの数に圧倒されている場合、営業効率が低下する可能性があります。 自動化されたワークフロー プロセスを実装して、営業チームの作業負荷を軽減します。
• 営業チームの離職率:完全に機能するチームを作るために、離職率とそれを軽減する方法を準備します。 売上高が 20% を超えると、欠員が全体的な KPI に影響します。
• 販売効率:この指標では、販売に費やした金額とコンバージョンに至った顧客の数が考慮されます。 これは、チーム全体または個人として測定できます。
• 顧客の解約率:顧客が契約を更新しないと、解約率が高くなります。 これは重要な指標です。なぜなら、営業チームがコンバージョン後の既存の顧客をどれだけうまく育てているかを示すからです。

これにより、セールス オペレーション チームを構築する際に、貴重な情報と目標を考慮に入れることができます。 デモを予約して、 Mailshake が大規模なプロスペクティングによって営業チームと営業運用チームをどのようにサポートできるかを確認してください。