St. John Nonprofit Organization は、日常業務と合理化されたコミュニケーションを完全に可視化しました (ケース スタディ)
公開: 2020-07-29セント ジョンは世界 40 か国で活動している非営利団体であり、さまざまなビジネスや人道的功績に関与しており、本質的に西暦 1100 年に設立されたため、セント ジョンは世界で最も古いブランドとなっています。
ほとんどの非営利団体と同様に、セント ジョンは寄付を募り、ボランティアと従業員を効果的に管理することに重点を置いています。また、多くの非営利団体が日常的に経験しているのと同じ課題に直面していました。従業員とボランティアの作業時間の把握、フォームの管理、レポート、ボランティアが記入したチェックリスト、コミュニケーションの合理化、オンボーディングとトレーニング プロセスの強化など。
St. John は、これらの課題に取り組み、組織を完全に成長させるのに役立つオールインワン ソリューションを探していました。それがまさに St. John を Connecteam に変えた理由です。
「南アフリカ支部では、Connecteam は、救急車の運行やスタッフ、そして私たちが「旅団」と呼んでいるボランティア メンバーを追跡するのに非常に役立ちます。 それらのメンバーは、青年ボランティアと成人メンバーで構成されています。 Connecteam は、チーム メンバーとその情報の正確で最新のリストを維持し、時間内にボランティア活動を追跡するために不可欠であることが判明しました。 一部のスタッフは完全にオフィス外で業務を行っており、一部はオフィス内で業務を行っているため、さまざまな柔軟な方法でタイム トラッキング システムを使用しています。」
ナショナル ヘッド オブ ユースの Dianne と救急車のディレクター Jon は、私たち (Connectteam) と一緒に座って、従業員アプリでの経験を共有しました。
1. Connecteam を導入する前は、日常業務で何を使用していましたか?
Connecteam に参加した理由の 1 つは、メンバーとスタッフをデジタルで追跡する適切な方法がなかったからです。 私たちは書類仕事ですべてを行っていたので、デジタル形式に移行する必要がありました。 そして、それを実現するのに役立つプラットフォーム、つまりペーパーレス化が可能なプラットフォームを探しました。
Connecteam はまた、私たちの地方レベルが何をしているかを知るために、国家レベルでの監視のレベルを与えてくれました. ヨハネスブルグ部門では、メンバーとスタッフが日常的に行っていることを即座に監視していますが、これは以前はありませんでした。 私たちは、おそらくすべての人を見ていない誰かによって月に 1 回報告される手動のレポートに依存していました。
Connecteam に文字通りいつでもログオンして、何が起こっているのかを確認し、最新の情報を完全に把握することができました。 たとえば、今ダーバンを見ると、どのメディックがいつ、どのイベントに参加しているかがわかります。 おわかりのように、私たちにとって大きな変化です！
2. コネクトチーム以前に直面した課題について教えてください。
そのため、デジタル ソリューションを検討し始めた理由はいくつかあります。 1 つには、私たちのシステムは改ざんされやすく、すべて事務処理であり、多くの情報と記録を失うことになりました。 誰かが引っ越した場合、それはすべて紙だったので、彼らが記録を引き渡さなければ、それを失うことになります. 情報を得ることができたとしても、文字通り、月末にのみ情報 (従業員が何をしていたか、何人の患者を診察したか、何時間のボランティア活動を行ったかなど) しか入手できませんでした。
また、私たちにとって大きなコミュニケーションギャップを埋めてくれました。私たちは非常に古い構造であり、確立された非営利および準軍事組織であるため、歴史的にすべてが非常に階層的です。 たとえば、私は青年部長として、さまざまな地域の青年部長に電子メールを送信する必要があり、彼らは情報を広めていました。 今はもうその必要はありません。 人に頼る必要がないため、組織全体にシームレスなコミュニケーションが生まれ、すべてのボランティアに直接連絡を取ることができます。 そのため、コミュニケーションが苦手な将校がいたとしても、その人物とそのチームは同じレベルの情報を得ることができます。Connectteam は、私たちのために競争の場を平準化してくれました。
また、私たちのチーム メンバーにとって、私がイースト ロンドンにいるとしましょう。今では、自分が何時間働いたかを確認したり、全国で他の人が何をしているかを確認したりできます。Connecteam は、エンドレベルでユーザーが私たち (Dianne と Jon) と関わることができるようにしました。
追加すべきもう 1 つのことは、非常に有用であり、実際に必要なことですが、現在、COVID-19 プロジェクトを実行しており、そこでは医療従事者を全国のいくつかの病院に供給しており、ジオタグが非常に重要であるため、出勤時に人がいるべき場所にいることがわかります。ボランティアとスタッフを追跡するのはとても簡単でした。
これは非常に重要な側面であり、COVID 19 が発生する前から、私たちのビジネスにとって重要でした。私たちはイベントベースの医療業務を多く行っているため、スポーツ イベントやコンサートなどに行くことが多く、多くの場合、これらのイベントで働くスタッフは、時間単位で私たちのために働く場合があります。 したがって、ボランティアの時間を計算するには、人々が自分のいる場所にいて、そこにどれくらいの時間滞在しているかを確認することが非常に重要です。 以前はペンと紙を使っていましたが、あまり効率的ではありませんでした。 そのため、誰かが到着し、午前 10 時に到着し、午後 4 時に出発したと言った場合、それが実際に事実であったことを検証する方法はありませんでした。
3. 最もよく使用する機能と、それらが会社や従業員にどのように役立っているかを教えてください。
時計
その後、タイムレコーダーが私たちが使用する主な機能であり、ジオフェンスは、誰もがそれを使用することを主張しています. 実際、私たちがプレミアム料金プランを採用した理由の 1 つは、ジオフェンスが重要であることを確認するためです。 そのため、すべてのイベントや病院などでジオフェンスを有効にして、全員が予定されている場所に出入りできるようにしています。
招待リンク
招待リンクのおかげで、私たちの生活はとても楽になりました。新しいスタッフ メンバーやボランティアにリンクを送信して、関連情報を入力してもらうだけです。 後で追加することができます。これにより、スタッフ メンバーのオンボーディングとオフボーディングのプロセス全体が非常にクリーンで整理されたものになります。これはまさに、チーム メンバーをより良い方法で整理し、追跡することを目指して、まさに私たちが目指していたものです。
スマート グループを使用したターゲットを絞ったコミュニケーション
また、特に大人のメンバー、子供、ボランティアなどがあるため、スタッフ間のコミュニケーションを分離するためにスマートグループを使用しています。子供の保護などの明らかな理由から、子供を大人と同じグループにすることはできません. これは非常に便利で、Connecteam を使用してターゲットを絞った方法でグループにコンテンツをプッシュし、グループが自分にのみ関連するコンテンツを取得できるようにしています。
アップデート
ですから、アップデートを通じて、講義やコンテストなどを発信しています。 更新は、ボランティアや有料スタッフとのコミュニケーションとエンゲージメントをさらに強化するための優れた方法です。 それは本当に大きな違いを生みます。
スケジューリング
ダイアンは、スケジュールをトレーニング目的で使用しており、非常に効果的であると述べています。ジョンは、特にボランティアや有給スタッフにシフトを提供するのに役立ち、組織を良い。
フォルダとコンテンツをカスタマイズする
負荷。 そのため、カスタマイズされたフォルダに関しては、そこにすべてのリンク、更新、およびポリシーを送信します。 たとえば、フォームとチェックリストを作成して、医師がシフトに到着したときに車両などをチェックできるようにしました。 ポリシーと規則を作成したので、何を着る必要があるかについて混乱している場合は、規則を見に行くことができ、若者はカスタマイズ機能を介して Connecteam で自分に固有のポリシーを直接確認できます。 この機能により、全員が同じページにいるように、全員がポリシーを読んで署名できるようにすることができます。 それはまた、私たちが非常に気に入っているレベルの説明責任も生み出します。
また、カスタマイズされたフォルダを含むトレーニング タブを作成し、それを Google ドライブにリンクしたので、ドキュメントを Connecteam にアップロードする代わりに、ドライブへのハイパーリンクを作成しただけで、すべてのデータがクラウドに保存され、アクセスできるようになりました。私たちのチーム。
4. どのような ROI を経験しましたか?
私たちの ROI は、最終的に従業員数とその効果を定量化できるようになったことから始まります。 私たちは、他のビジネス、特に非営利団体にとっては同じではない、各場所に何人のメンバーがいるかを正確に知っています. 私たちは非営利団体なので、実際のチーム メンバーの数は想像以上に難しいことを知っているため、Connectteam は私たちのメンバー数をすぐに把握してくれました。
ボランティア活動に関しては、全体的にどのような資格を持っているかを正確に知ることができ、スキルオーダーを行うことができます。また、ボランティアがどのような時間に、どのように、どこで、何をしているかを確認することもできます。彼らはやっています。
そして、コミュニケーションはかなり壮大です。
これまでできなかった方法で経営し、人々に支払いをすることができるようになりました。 したがって、タイムシートとタイム レコーダーは、これら 2 つの領域を管理する効果的な方法を実際に作成し、有給とボランティアを確認できるようにしました。 タイムシートとタイム レコーダーのこの柔軟性は、私たちにとって本当にクールで便利です。
5. 導入プロセスについての印象はいかがでしたか?
Yuval や他のチームメンバーと一緒にかなり多くの開発を行いました。 Connectteam の全員が素晴らしいです。離職率は驚くべきものでした。 ユヴァルはとても素晴らしいです！ 彼は眠らない。
6. Connectteam を同僚に勧めますか?なぜ？
Connectteam は既にお勧めしています。現在、CEO レベルで使用しているセント ジョン インターナショナル チームに導入しました。
また、私たちの経験に基づくと、Connectteam を使用している組織は他にもかなりあります。
Dianne 氏、「大規模な国際企業の従業員管理の採用担当者に推奨しており、他の多くのマネージャーにも一般的に推奨しています。
現在、セントジョン内の別のエリアで Connectteam を展開していますが、これは有給スタッフであり、トレーニング スタッフとセンターです。 救急車サービスではなく、従業員にそれをもたらします。」
7. Connectteam について驚いたことは何ですか?
Connecteam の誰もが提案にオープンであることは本当に素晴らしいことだと思いました。 それは意外でしたが、大歓迎です。
8. Connectteam での経験について、他に何か追加したいことはありますか?
コネクトチームの全員がクライアントを支援するために、それ以上のことをしてくれるのは素晴らしいことだと思います。
ICC (ここ南アフリカでのイベント) で Connecteam を使い始めたとき、Connecteam から別のアカウントを立ち上げましたが、この目的のために設計されたものではありませんでした。 しかし、Connecteam の全員が文字通り尻をつぶして、それが機能することを確認しようとしました。 そして、さまざまな場所でさまざまなことをしている 270 人の子供たちのスケジュールを実行することができました。 そして、私たちは国際的に通信することができました.Connecteamは、そのために設計されたものではありませんでしたが、私が個人的にすべてを試して理解するのを助けるためにビートを飛ばしませんでした. したがって、顧客側から見ると、Connecteam のサービスと、単に驚くべきことへの意欲は本当に素晴らしいものです。 そのおかげで、以前よりもはるかに賢く仕事ができるようになりました。 私は製品が大好きです。
Connecteam のオールインワン アプリは非営利団体向けに構築されています
Connecteam は、非営利団体向けのオールインワン ソリューションを提供します。 有給スタッフからボランティアへのスケジューリングから、ジオフェンスを使用したスマート タイム クロックの追跡、さらにはコミュニケーションの合理化まで。 Connecteam があなたの非営利団体のためにできることについて、今すぐ専門家に相談してください。