23 不在時の休暇メッセージの例

休暇に行く予定で、不在時のメッセージを設定する必要がありますか? 何を言うべきかわからない？ このブログ投稿では、さまざまなタイプについて説明します。作成する必要がある場合は、To Do リストからマークできるようにします。 また、ニーズに合った完璧な不在通知メールを作成できるように、コミュニケーションのヒントと各タイプの不在メッセージの例も提供します。

プロフェッショナル不在メッセージとは何ですか?

プロフェッショナルな不在メッセージ、または略して OOO メッセージは、受信メールに返信する自動応答メール メッセージです。 これらは、あなたがデスクから離れていて、アクセスが制限されているか、指定された期間アクセスできないことを送信者に伝えます。 このアクションは、あなたがタイムリーに応答できないことを相手に知らせ、受信者を正しい方向に導きます。

不在時のメッセージは、状況に応じて長さやトーンが異なる場合があります。 たとえば、2 週間の休暇に出かける場合は、メールの送信者に気さくな返事で挨拶したいと思うかもしれません。

不在通知メッセージが重要な理由

オフィスを離れているときは、同僚やクライアントに、一定期間不在になることを知らせることが重要です。 不在時のメッセージを残すことで、短期間でメールに返信することを人々が期待しないようにすることができます。

不在時の休暇メッセージを残す必要がある 5 つの理由を次に示します。

1. 時間を節約し、混乱を避ける:職場から離れていることを事前に人々に知らせることで、問題は解決します。 あなたが戻ったとき、対処すべき未回答の電子メールはありません。
2. 期待値を設定する:人々はいつあなたからの応答を期待できるかを知ることができるため、ぶら下がったままになることはありません。
3. チャンスを逃すことはありません:不在通知メッセージを使用すると、人々があなたからの応答を期待できる時期を設定できるため、緊急の質問や要求がある場合に、待たずに別の誰かに連絡することができます。
4. 礼儀正しく、プロフェッショナルです: OOO メッセージは、あなたが留守で、すぐには返信できないことを相手に知らせるための丁寧な方法です。
5. 連絡先情報を提供できます:あなたの不在時にカバーできる他の人の連絡先情報を含めることができます。 これは、緊急の問題の場合に特に役立ちます。

不在時の休暇メッセージには何を含める必要がありますか?

不在時の休暇メッセージを作成するときは、プロフェッショナルで礼儀正しくあるために含める必要がある重要な要素がいくつかあります。

不在時のメッセージに含める 6 つの重要な要素を次に示します。

1. 簡単な説明: 「X 日まで休暇中です」などのオフィス メッセージを残して、不在の理由を人々に知らせます。
2. 正確な日付:可能であれば、いつ退社していつ戻るかの正確なタイムラインを自動返信に含めます。
3. 別の連絡先情報:同僚やカスタマー サービス担当者など、あなたが留守の間、助けてくれる人の連絡先情報を含めます。 個人の連絡先情報を共有する前に、必ず適切な関係者から承認を得てください。
4. 理由:受信者は、あなたが欠席する一般的な理由と、いつ戻ってくるかを知っている必要があります。
5. 結びの言葉:自動返信に含める言葉は、受信者が物事をパーソナライズするための快適な 1 日または 1 週間であることを願っています。
6. 丁寧なサインオフ: 「温かいよろしく」、「親切なよろしく」、「ありがとう」などの提案された用語は、自動応答メッセージに入れるのに適したサインオフです。 そうすれば、外出中のメッセージに個人的なタッチを加えながら、プロフェッショナルであり続けることができます。

カジュアルすぎる、メッセージが長すぎるなど、不在時のメッセージに含めてはいけないことや行ってはいけないことについて、経験則もいくつかあります。 また、あまりにも多くの個人情報を含めることは控えてください。 あなたの受信者は、あなたがカリブ海で飲んでいる鎮痛剤について知りたくありません. さらに悪いことに、詳細が多すぎると、セキュリティ上の問題になる可能性があります。

最後に、仕事に戻ったときに、電話、プロジェクト、電子メールに追いつくのに時間がかかります。 したがって、見逃したすべてのメッセージにすぐに返信できると期待しないようにしてください。

不在メッセージとは何か、含まれるべきものと含まれるべきでないものについてすべて理解したところで、単純な OOO メッセージから始めて、いくつかの異なるタイプと例を見てみましょう。

簡単な不在メッセージの例

シンプルでわかりやすい不在時の返信をお探しの場合は、これらの例をニーズに合わせて変更できます。

1. メールありがとうございます。 現在、(開始日) からオフィスを離れており、(復帰日) に戻ります。 この間、メールへのアクセスが制限されます。 すぐにサポートが必要な場合は、私の携帯電話 (あなたの電話番号) までご連絡ください。 よろしくお願いします、（あなたの名前）。
2. メッセージありがとうございます。 (一般的な理由) により、(返却日) までオフィスを不在にします。 すぐに助けが必要な場合は、(同僚の連絡先) で (同僚) に連絡してください。 それ以外の場合は、帰国後できるだけ早くご連絡いたします。 よろしくお願いします、(あなたの名前)。
3. （会議名）に出席するため、（帰国日）までオフィスを離れています。 たとえば、「アリゾナ州フェニックスで開催される 20XX 国際エンジニアリング カンファレンスに出席するため、仕事を休んでいます」と言うことができます。 お急ぎの場合は、（同僚名/メール/電話）までご連絡ください。 （あなたの名前）
4. 現在、(開始日) から (終了日) まで休暇中です。 この間、メールへのアクセスが制限されます。 すぐに支援が必要な場合は、同僚 (名前) の (同僚の名前/同僚の電子メール/連絡先情報) までご連絡ください。 メッセージありがとうございます。良い一日を！ あなたの名前。

リードを生成するための不在メッセージ

OOO メッセージは、リード生成のユニークな機会も提供します。 そのため、不在中にリードを作成しようとしている場合は、効果的な例をいくつか紹介します。

5. メールありがとうございます。 現在、(開始日) から職場を離れており、(復帰日) に戻る予定です。 それまでの間、私たちのチームは、(トピック) に関する役に立つ情報をいくつかまとめました。 ここをクリックしてチェックしてください！ よろしくお願いします、（あなたの名前）。
6. メッセージありがとうございます。 (一般的な理由) により、(返却日) までオフィスを不在にします。 それまでの間、(トピック) に関する役立つヒントやコツについては、ブログをご覧ください。 帰ってから連絡します。 よろしくお願いします（あなたの名前）。
7. 私は（一般的な理由で）（帰国日）まで職場を離れています。 それまでの間、(トピック) に関する最新の電子ブックをチェックしてみませんか? 前向きになれる貴重なアドバイスが満載です。 詳細については、ここをクリックしてください。 （あなたの名前）。
8. 現在、(日付) から (日付) まで休暇中です。 この間、メールへのアクセスが制限されます。 それまでの間、(トピック) に関する最新のウェビナーをご覧ください。 目標を達成するためのヒントが満載です。 ここをクリックして開始してください。 （あなたの名前）。

不在時のメッセージ

離れている間に人々とつながりたい場合は、これらの OOO メッセージの例を試して、リーチを拡大してください。

9. ご健勝のことと存じます。 現在、(開始日) を離れており、(帰国日) に戻る予定です。 それまでの間、LinkedIn または Twitter でお気軽にご連絡ください。 よろしくお願いします、（あなたの名前）。
10. メッセージありがとうございます。 （一般的な理由）により、（帰国日）まで職場を離れます。 それまでの間、Twitter で私をフォローするか、LinkedIn で私とつながりませんか? 私の連絡先情報は以下にあります。 帰ってから連絡します。 よろしくお願いします (あなたの名前)
11. 私は（一般的な理由で）（返却日）まで不在です。 この間、お気軽に Twitter で私をフォローするか、LinkedIn で私とつながってください。 (トピック) に関連するトピックについて定期的に投稿しています。ご意見をお待ちしております。 （あなたの名前）

ソーシャル メディアの不在メッセージ

しばらくソーシャル メディアから離れることを計画していて、潜在的なリードや会話を逃したくない場合は、使用できる OOO メールの返信をいくつか紹介します。

12. ご挨拶！ 現在、(開始日) から仕事を休んでおり、(復帰日) に戻る予定です。 それまでの間、お気軽に Twitter で私をフォローするか、LinkedIn で私とつながってください。 (トピック) について定期的に投稿しており、ご意見をお待ちしております。 よろしくお願いします、（あなたの名前）。
13. 私のページをご覧いただきありがとうございます！ 現在、(開始日) から仕事を休んでおり、(復帰日) に戻る予定です。 私は可能な限り電子メールをチェックし、あなたの電子メール メッセージに迅速に応答するように努めます。 それまでは、毎日更新を投稿している Instagram をフォローしてください。 よろしくお願いします、（あなたの名前）。
14. ちょっと、そこ！ 私はあなたを逃したことをお詫び申し上げます。 (一般的な理由) により、(返却日) までオフィスを不在にします。 それまでの間、Twitter と Instagram で私をフォローして、私の投稿の最新情報を入手するか、LinkedIn ページで詳細を確認してください。
15. お問い合わせいただきありがとうございます。 （開始日）から仕事を休み、（復帰日）に戻ります。 この間、私はソーシャルメディアで活動しません。 最新情報については、こちらから私のメーリング リストに登録してください: (リンク)。 よろしくお願いします、（あなたの名前）。

休日の不在時のメールの例

私たちは皆、休日を祝うために休憩を楽しんでいます。不在中に使用できる OOO メッセージの例を次に示します。 ヒント: メールの件名、自己紹介、または別れのメモに暖かい休日の挨拶を入れてオフィスでの返信を開始し、関連する場合はいつでも休日の歓声を加えてください。

16. メールありがとう。 下記（日程）は祝日のため不在です。 帰国後、できるだけ早くあなたのメールに返信します。 すぐに対応が必要な場合は、(同僚の名前/メール/電話) で (同僚) に連絡してください。 (あなたの名前)、あなたとあなたの楽しい休日をお祈りします。
17. こんにちは、ご指摘ありがとうございます！ この返信を受け取った場合は、バッテリーを再充電していることを意味します。これにより、皆さんのために新しくて素晴らしいアイデアで仕事に戻ることができます! 休日は電子メール アカウントを調査するためのものではないので、私はそれらをチェックしません。 （日付）に戻ったら、できるだけ早くあなたのメモに返信するようにしてください。 幸せな 20XX、(あなたの名前) のために、私からあなたとあなたのあなたに素晴らしいバイブを送ります。
18. ハッピーホリデー！ 私は(日付)から(日付)まで不在です。 それまでの間、Twitter で私をフォローするか、LinkedIn で私とつながってください。 私の連絡先情報は以下にあります。 戻ってきたら、あなたの意見を読むのを楽しみにしています。 よろしくお願いします、(あなたの名前)。
19. こんにちは、書き込みありがとうございます。 私は現在、休暇のためオフィスを離れています。 北極点まで行くことはできませんが、到達するまでテクノロジーから完全に切り離されます。 （日付）に仕事に戻り次第、あなたのメモに返信しますのでお待ちください。 私の帰りを待っている間、ここにあなたのための何かがあります: (電子ブック、ワークシート、ビデオ、記事、または興味深いツールや役立つツールを含めてください)。 楽しいホリデー シーズンと壮大な新年をお迎えください。 （あなたの名前）。

おかしい不在時のメッセージ

冒険気分ですか？ しばらくオフィスを離れているときは、これらの面白い OOO メッセージのいずれかを試してください。 これらの面白いメッセージは通常、職場環境に特定の文化を必要とすることに注意してください。 そのため、職場が面白い不在時の返信に眉をひそめている場合は、自動返信メッセージに関しては注意を怠るのが最善です.

20. さて、今日は会社にいるつもりだったのですが、気がついたら（休日/休日）でした。 これで私はオフィスを離れ、休憩の準備が整いました。 （日付）にあなたとチャットしましょう！ （あなたの名前）。
21. 注意: Outta Office!! 心配しないでください。これは永遠の別れではなく、必要なオフィスからの休憩です。 （日付）にすぐに戻り、できるだけ早くあなたのメッセージに返信します.
22. 心配しないでください。オフィスを離れているのは数日だけです。長期休暇などではありません。 しかし、私が戻ってくるまで、ここに子犬の写真があります. （あなたの名前）。
23. 休暇はすべて仕事であり、遊びではないと誰が言いましたか? 私は数日間オフィスを離れていますが、心配しないでください。(日付) にすぐに戻ってきて、できるだけ早くあなたのメッセージに返信します. でも、それまでの間、みんなで休憩して猫の動画を見ましょう！ （あなたの名前）。

メールに休暇のメッセージを入れるにはどうすればよいですか?

受信メッセージの自動応答を設定するのは簡単です! あなたがする必要があるのは、あなたの電子メールプラットフォームの設定で「休暇応答者」オプションを見つけることだけです. その後、開始日と終了日、およびパーソナライズされたメッセージを入力できます。 Gmail を使用している場合は、[設定] > [休暇応答者] をクリックして休暇応答者オプションを見つけることができます。 その後、ご希望の日付とメッセージを入力できます。 完了したら、忘れずに [保存] をクリックしてください。

有効にすると、誰かがあなたにメールを送信するたびに、休暇応答者が自動的に返信を送信します。 これにより、連絡先は、あなたがオフィスを離れていることと、いつ返信を期待できるかを知ることができます。

自動返信メール メッセージで休暇について言及する必要がありますか?

はい、不在時のメールに必ず休暇について言及する必要があります。 長期間オフィスを離れることを人々に知らせることが重要です。 こうすることで、相手は、メールがすぐに返信されないことと、あなたが戻ってきたら返信することを認識しています。 また、ビジネス関係者は、いつ、どこに出張するかなど、出張の詳細を知る必要があります。 これは、メールの緊急性と、返信に通常より時間がかかる可能性があることを理解するのに役立ちます。

不在時のメッセージを設定したら、戻ったら忘れずに更新してください。 このようにして、誰もがあなたがオフィスに戻ったことを知り、迅速な対応を期待できます。

バケーション OOO メッセージの例についてお読みいただきありがとうございます。 簡単に微調整して、病気休暇や医療休暇、出産休暇、年次休暇など、あらゆるものから自動返信を送信できます。

幸せな時間！

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画像: Envato Elements