中小企業が仮想会議の価値を最大限に活用する方法

中小企業は大企業に与えられているリソースを提供できない可能性があり、数年後に社内がどうなるかを 100% の確実性を持って予測することはできません。 結局のところ、彼らはまだ成長しており、現在の経済見通しは時々厳しいように見えます。 しかし、中小企業が提供できるのは、従業員がいる場所で会えることです。

信頼性が高く、強力で、柔軟なビデオ会議プラットフォームは、会議をあまり開催しない場合でも、中小企業にとって驚くべき効果を発揮します。 仮想会議ソフトウェアのテクノロジーは、すべての従業員が利用できる分析、タスクと時間の管理、ワークフローの監視を組み込むために進化しました。 これは、発展途上の中小企業が、どれほど規模が大きくなっても、従業員を追加し、永続的で持続可能なプロトコルを確立するための基礎を築きます。

中小企業がこのコア ビジネス ツールを購入する際に留意すべき重要な考慮事項がいくつかあります。

安心・安全

「ズーム爆撃」は、世界中のほとんどの業務がオンラインに移行した新型コロナウイルス感染症のパンデミックの初期に、よく使われるジョークになりました。 そのアイデアは、見知らぬ人が進行中のビデオ通話にハッキングして、参加者を混乱させ、荒らすことができるというものでした。 最初は無害な迷惑として始まったものが、セキュリティ リスクにまでエスカレートし、Zoom にかなりの損害を与えました。同社は 2021 年に 8,500 万ドルの訴訟を起こしました。

ビデオ会議ソフトウェアが最高のセキュリティ標準以外のものを保持することはもはや容認されず、ほとんどのベンダーが保護活動を強化しています。 まず、2 要素認証をサポートする、またはそれを必要とするソフトウェアに優先順位を付けます。 追加の手順が必要になりますが、個々のユーザーが所有する複数のデバイスにアクセスすることなく、詐欺師を効果的にロックアウトできます。 一部のソフトウェア ベンダーは独自の認証ソフトウェアを提供しており、この 2 つを併用するとセキュリティへの取り組みが効率化されます。 さらに、最新のビデオ チャット ソフトウェアの多くはクラウド ベースですが、物理的なデータ センターを運営するベンダーを優先するのは理にかなっていて、ハッカーが飛び越えるハードルがさらに高くなります。

ソフトウェアが通話を実行する人に権限を与えると、多くの問題を回避できます。 ホストが進行中の通話を「ロック」できるサービスを探してください。 これにより、招待された場合や通話へのリンクを取得できた場合でも、新たに参加することはできなくなります。 画面共有と録画のリクエストを、仮想会議の実行者を通じてルーティングするソフトウェアも優先します。

永遠にともに

SaaS の発展、特に自動化機能のおかげで、会議ソフトウェアは会議自体の前後に行われることに焦点を当てることができます。 たとえば、企業がウェビナーを主催している場合、このソフトウェアを使用すると、ユーザーは招待状をカスタマイズしたり、イベント前アンケートを送信したりして、後で自動的に生成された会話の記録をすべての参加者に電子メールで送信できるようになります。

中小企業は、残りのアプリを実行している同じベンダーの会議プラットフォームへの投資を検討する必要があります。 これにより、ベンダーが集中管理された場所から問題を監視できるため、セキュリティのレベルが向上するなど、多くの利点が生まれます。 このオプションにより、ほとんどのビデオ会議ソフトウェアに組み込まれている分析機能も利用できるようになります。 上記のウェビナーの例の続きとして、適切なテクノロジー ソリューションを使用すると、会議の終了時に、世論調査の結果やスライド デッキで議論された主要人物などの情報を自動的に取得し、数値を計算して、結果をすべての出席者に送信できます。職員。 後者の受信者は、カレンダーに重要なタスクが追加されたり、追跡スプレッドシートに詳細な数値が埋め込まれていることに気づくでしょう。これらはすべて、異なるソフトウェアが相互にシームレスに通信するため可能です。

中小企業にとっては、このプロセスを省略して、最も安価なソリューションを提供するベンダーをそのまま使いたくなるかもしれません。 真の節約は、コラボレーション アプリのパッケージとしてバンドルされ、価格設定された複数の関連ツールの相互運用性によってもたらされます。

近くても遠くても

適切なビデオ会議ソフトウェアは、従業員のエクスペリエンスに驚異的な効果をもたらします。 他のアプリケーションと統合すると、従業員は日々の業務を俯瞰的に把握し、タスクを迅速に調整して必要なピボットを実行できます。 また、仮想会議の前に議題を配布したり、通話中に仮想ホワイトボードを使用したりできるため、従業員の時間を最大限に活用できます。

しかし、強力な会議ソフトウェアは、企業が従業員の働き方を理解しているというメッセージを送ります。

中小企業は、モバイル コンポーネントを備えた会議ソフトウェアを優先する必要があります。 それは当然のことのように聞こえますが、すべてのハイテク企業はデスクトップ製品を補完するモバイル アプリを構築すべきではないでしょうか。しかし、信頼性の高い会議ソフトウェアと、サポートされている最先端の技術に精通したモバイル アプリを製造するベンダーを見つけるのはさらに困難です。一部の人が思っているよりも。 さらに、このソフトウェアが統合システム内で動作する場合、モバイル会議であっても、ワークフローのガイドや更新に役立つデータが採掘されます。

従業員は理論的には世界中からソフトウェアを使用することになるため、中小企業では、監督者が事後的にレビューできるようにアクティビティ ログを維持するテクノロジーを使用することが重要です。 セキュリティ侵害が発生した場合、これは何が起こったのかを追跡し、成長期を通じて存続するように脆弱性にパッチを適用する上で非常に貴重なリソースとなる可能性があります。

バーチャル会議の基準と実践

中小企業は、効率を念頭に置いてソフトウェア スイートを構築する必要があります。 すべてのルールに例外を適用できる従業員が少数しかいない場合、この側面は見落とされがちですが、会社が成長すると、新入社員、特に新任マネージャーが入社したときのベスト プラクティスを確立することが重要になります。

このソフトウェアは前例も確立しています。現在では、何か重要な問題が発生した場合、従業員は、情報が効果的に伝達されることと、配線が混入した場合に備えて仮想の紙の記録が存在することがわかっているため、仮想会議を開催して情報を広める動機が与えられています。

最も重要なことは、ビデオ会議ソフトウェアは中小企業の時間を節約することです。これは、あらゆる規模の企業が何としても保護しなければならない必需品です。