W9 フォームとは何ですか?またどのように使用されますか?

納税の季節が近づいてきました！ 準備はできていますか? 税金を申告したり給与を管理したりする場合、正しいフォームを理解して使用することが不可欠です。 特に、ある形式は比較的一般的ですが、よく誤解されています。 この記事では、W9 フォームとは何なのか、誰が記入する必要があるのか​​、なぜ企業と個人にとって同様に重要なのかについて説明します。 この重要な文書について詳しく知りたい方は、読み続けてください。

W9フォームとは何ですか?

W-9 フォームは、個人または企業から情報を収集するために使用される IRS 文書です。 これには、氏名、住所、雇用主識別番号 (EIN)、その他の重要な情報が含まれます。 この情報は、税金の申告や給与計算書類の作成時に使用されます。 年間を通じて適切な税務申告を行うためには、フォームに正確な情報を提供することが重要です。 このフォームを使用すると、企業に対して行われた支払いを適切な連邦、州、地方機関に期限内に報告できるようになります。

フォーム W-9 - 納税者識別番号および証明書フォームの要求に記入する必要がある人

会社から支払いを受け取るサプライヤー、請負業者、または中小企業の経営者は、フォーム W-9 に記入する必要があります。 取引のある企業から支払いを受け取るには、このフォームに記入する必要があります。 これに加えて、所得税申告書で租税条約の恩恵を申請するすべての個人もこのフォームに記入する必要があります。

• 企業にサービスを提供する独立請負業者。 独立請負業者とは、企業に雇用されず、フリーランスまたは契約サービスを企業に提供する自営業者です。
• さまざまな収入源からの支払い。 不動産取引、借金の帳消し、配当金、住宅ローン利息、ロイヤルティなどのその他の収入源から金銭や支払いを受け取っている個人は、支払者に W9 を提供する必要があります。
• 企業の従業員。 企業が収入から税金を源泉徴収していない場合、従業員は W9 フォームに記入する必要があります。 これにより、支払者はどれくらいの税金を支払わなければならないかを知ることができます。
• 投資顧問や金融機関。 投資アドバイザーおよび銀行や信用組合などの金融機関は、受け取った収入を適切に報告するために、すべての顧客に W9 フォームを提供する必要があります。
• 有限責任会社。 LLC は、受け取った収入を報告するために所有者向けの W9 フォームに記入する必要があります。 これにより、適切な税金が確実に支払われます。
• 不動産または信託。 不動産または信託から資金を受け取った場合は、W9 納税フォームを介してその資金を報告する必要があります。 信託または遺産は支払いを行う必要はありませんが、行われた支払いは報告する必要があります。

W9 納税フォームに記入する方法

W9 納税フォームに記入するときは、要求されたすべての情報に細心の注意を払うことが重要です。 情報が間違っていると納税申告が遅れる可能性があります。 フォームに記入するために入力する必要がある項目は次のとおりです。

ここからW9納税フォームをダウンロードしてください

あなたの名前

所得税に表示されているように、適切なボックスに正式な氏名を入力します。 LLC の場合は、税法を確実に遵守するために、代わりに LLC の名前を入力してください。 すべての名前の綴りが正確かつ正確であることを確認してください。

商号

1 行目に示されている法人名と異なる場合は、ビジネス名を含める必要があります。 同じ場合は空白のままで大丈夫です。

連邦税の分類

このセクションでは、フォームの名前セクションに記載されている個人の正しい税分類のボックスにチェックを入れる必要があります。 分類オプションには、個人/個人事業主または単一メンバーの LLC、C Corporation、S Corporation、パートナーシップ、信託/不動産、有限責任会社、およびその他が含まれます。

免除コード

ここで、申請する免除のコードを入力します。 これらのコードは特定のエンティティにのみ適用され、個人には適用されません。 受取人が源泉徴収を免除されている場合、免除受取人コードをここに入力できます。

住所

税務書類が適切な場所に確実に送信されるように、該当する部屋番号を含む会社の郵送先住所をここに入力します。 この情報は税務申告に使用されるため、最新の情報であることを確認してください。 これを間違えると、将来的に問題が発生する可能性があります。

口座番号のリスト

このステップはオプションであり、ベンダーなどから受け取る予定の支払いに関連付けられた口座番号をリストすることができます。 これは追跡目的に役立ち、税金の申告が容易になります。

正しい納税者識別番号 (TIN)

このセクションには、会社の EIN、社会保障番号、または個人の納税者番号を入力する必要があります。 返金を受け取る際に問題が発生しないようにするには、TIN がボックス 1 に記載されている名前と一致する必要があります。

署名と日付

最後に、フォームに署名と日付を記入することを忘れないでください。 この文書に署名すると、偽証罪の罰則に基づいて、正しい情報を提供したこと、およびボックス 1 に記載されている納税者であることを証明したことになります。 フォームを送信する前に、フォームが正確であることを必ず校正してください。

W-9 をいつ依頼すべきですか?

企業は、特にその取引に提供されたサービスに対する支払いが含まれる場合、取引を行う当事者に対して W-9 フォームを要求する必要があります。 具体的には、企業は次の場所から W-9 フォームを要求する必要があります。

• 独立請負業者: 独立請負業者に暦年で 600 ドル以上を支払っている場合は、年末に 1099-NEC フォームを発行する必要があります。 1099-NEC を完了するには、W-9 で提供される情報が必要です。
• フリーランサー: 独立請負業者と同様に、フリーランサーに 1 年以内に 600 ドル以上を支払う場合は、税務シーズンに備えてフリーランサーから W-9 を徴収する必要があります。
• サプライヤー: 商品やサービスを提供する他の企業や個人と取引している場合は、W-9 を収集することをお勧めします。 この情報は、将来の税務申告に必要になる場合があります。
• 法律事務所: 特定の状況では、法律事務所への支払いも報告する必要があります。 したがって、W-9 フォームをリクエストする必要がある場合があります。
• 家主: 企業が経費として家賃を差し引く場合、家主に 1099 フォームを発行する必要がある場合があります。 W-9 フォームは、これを行うために必要な情報を提供します。
• 中小企業: 中小企業と取引している場合は、記入済みの W-9 フォームを中小企業からファイルに保管しておくことが賢明です。 これはビジネスの記録管理にとって重要であり、税務申告にも必要になる可能性があります。
• 租税条約の恩恵を請求する個人: これらの個人は、W-9 フォームに記入して必要な情報を IRS に提供する必要があります。

W-9 フォームを収集することで、税務報告義務を遵守するために必要な情報を確実に入手できるため、将来的に発生する可能性のある税金関連の問題が軽減されます。 この情報には機密情報が含まれるため、常に安全に保管してください。

フォーム W-9 に準拠していない場合の罰則

納税フォーム W9 への違反は、個人と企業の両方に重大な影響を与える可能性があります。 潜在的な落とし穴を避けるために、すべての関連団体がこのフォームに正確かつ徹底的に記入することが不可欠です。 この義務を遵守しない場合、次のような影響が生じます。

• 罰金と罰金: 内国歳入庁 (IRS) は、支払いを行っている組織から W9 フォームを回収しなかった企業に罰金を課すことができます。 2021 年の私の知識の限界の時点では、W9 を取得せず、必要な場合にバックアップ源泉徴収を行わなかった場合の罰金は、インシデントごとに最高 530 ドルになる可能性があります。 フォームに提供された情報が不正確または不完全な場合、IRS は罰則を課す場合もあります。
• 支払いの遅延: 完了した W9 を取引先の企業に提供しない場合、支払いが遅延または保留される可能性があります。 これは、彼らがあなたに行った支払いを正確に報告するために W9 上の情報が必要であるためです。
• バックアップ源泉徴収: 支払者が受取人から正しく記入された W9 フォームを受け取らない場合、支払者は「バックアップ源泉徴収」として知られる、受取人への支払いの一部を保留するよう求められる場合があります。 2021 年の時点で、バックアップ源泉徴収率は 24% です。
• 税金の誤報: W9 上の TIN またはその他の重要な情報が不正確な場合、支払いが IRS に誤って報告される可能性があります。 これは、潜在的な監査を含め、受取人と支払者の両方にとって税務上の複雑な問題を引き起こす可能性があります。
• 法的影響: 税法の違反は、罰金や罰金のほかに、他の法的影響をもたらす可能性があります。 これには、不遵守の規模と性質に応じて、民事訴訟または刑事訴訟の可能性が含まれます。

このような潜在的な結果を考慮すると、W9 フォームが要求されたときに正確かつ迅速に記入されるようにすることが重要です。 提供された情報を常に再確認し、疑問や質問がある場合は税務専門家に相談してください。

IRS W-9 フォームのヒント

IRS フォーム W-9 に正確かつ完全に記入することが重要です。 必要な情報を入力する際に​​役立つヒントをいくつか紹介します。

• 指示を注意深く徹底的に確認してください。 これにより、フォームに必要なすべての情報を確実に理解できるようになります。
• 必ず最新バージョンのフォームを使用してください。 IRS はフォームを頻繁に更新するため、最新バージョンを使用していることを確認してください。
• 名前、住所、納税者番号など、必要な情報をすべて必ず含めてください。
• 租税条約の恩恵またはバックアップ源泉徴収を請求する場合は、所得税申告書とともに記入済みの W-9 を必ず提出してください。
• エラーの可能性を減らすために、提供したすべての情報を再確認してください。
• 生活を楽にするために、自営業者に最適な税務ソフトウェアを必ず調べて使用してください。
• 最後に、完成した W-9 のコピーを記録用に保管してください。 いつ必要になるかわかりません。

W9 フォームは他のタイプのフォームとどう違うのですか?

他の種類の税務フォームと比較すると、W9 フォームは報告目的のみに使用されるという点で独特です。 収入を報告する必要はありません。 代わりに、誰が支払いを受け取り、いくら支払われたかに関する情報を IRS に提供します。

このフォームで収集された情報は他の税金関連の目的に使用される場合がありますが、W9 自体は納税申告書や納税額の計算には使用されません。

フォーム W9 とフォーム W4

個人の源泉徴収税の計算に使用されるフォーム W4 とは異なり、W9 フォームは厳密に報告目的です。

どちらのフォームも個人の名前、住所、納税者番号に関する情報が必要ですが、W9 フォームは通常、企業が他の企業への支払いを報告するために使用し、W4 フォームは個人が自分の収入と源泉徴収状況を報告するために使用します。

W9 フォームと W4 フォームのその他の重要な違いには、W9 フォームは通常企業のみが入力できるのに対し、W4 フォームは個人と企業の両方が入力できるという事実が含まれます。

IRS W9 フォームと IRS W2 フォーム

IRS W-9 フォームと IRS W2 フォームの相違点は、W2 フォームは従業員の賃金と源泉徴収税を報告するために使用されるのに対し、W9 フォームは企業が他の企業または個人に行った支払いを報告するために使用されることです。

もう 1 つの違いは、W2 フォームは雇用主によって IRS に送信される必要があるのに対し、W9 フォームは通常、支払者によって記入され、受取人に直接送信されるという事実です。

さらに、W2 フォームには従業員の源泉徴収状況と社会保障番号に関する情報も含まれていますが、W9 フォームは基本的な支払い情報を収集するだけです。

全体として、W9 フォームと W2 フォームは両方とも、税務コンプライアンスを確保し、年間を通じて行われた支払いを報告するために重要です。

1099 フォーム vs W-9 フォーム

1099 フォームと W9 フォームの主な違いは、1099 フォームは独立請負業者に対してのみ行われた支払いを報告するために使用されることです。

どちらのフォームでも同じ基本情報が必要ですが、1099 フォームではより詳細なレポートが必要です。 雇用主向けの 1099 規則を必ず理解してください。

W-9 はどのくらいの頻度で入手する必要がありますか?

W-9 フォームは、毎年、または新しい企業や従業員の場合は、情報が変更されたときに必ず取得する必要があります。 年間を通じて適切な納税申告と報告を確実に行うためには、この情報を最新かつ正確に記録しておくことが重要です。 頻度に関係なく、情報や納税ステータスの変更が正確に反映されていることを確認するために、毎年、受取人から新しい W-9 を取得することをお勧めします。 これは簡単で、時間と手間を大幅に節約できます。

W9 を IRS に報告する必要がありますか?

いいえ、W-9 を IRS に直接報告する必要はありません。 ただし、後で情報を参照する必要がある場合に備えて、完成した W-9 のコピーを記録として保管しておくことをお勧めします。 税金を適切に申告する方法がわからない場合は、IRS のフリーダイヤル カスタマー サービス ラインから無料の税金に関するアドバイスを受けることができます。

内国歳入庁フォーム W-9 を提出する最も安全な方法は何ですか?

IRS に W-9 を提出する最も安全な方法は、通常、電子ファイルまたは安全なオンライン ポータル経由です。 これにより、機密の個人情報や財務情報が常に保護されます。 送信中のデータをさらに保護するために、暗号化ソフトウェアまたはその他のセキュリティ手段の使用を検討することもできます。 どの方法を選択する場合でも、強力なパスワードを使用し、電子メールで機密情報を決して共有しないなど、オンラインの安全性とセキュリティを適切に実践することが重要です。

EIN または SSN をフォーム W-9 に入力する必要がありますか?

IRS はあなたへの支払いを報告するときに EIN または SSN のいずれかを使用する可能性があるため、この質問に対する明確な答えはありません。 ただし、一般的には、個人情報の盗難や詐欺に対する追加の保護層が提供されるため、常に W-9 フォームに EIN を入力することがベスト プラクティスです。 EIN をお持ちでない個人または個人事業主の場合は、いつでも代わりに SSN を使用できます。

W9 フォームへの記入を拒否できますか?

はい、W-9 フォームへの記入を拒否することができます。 ただし、そうする場合、それを要求した個人または企業は、あなたへの支払いに対して源泉徴収して税金を支払う義務が生じる場合があります。 したがって、通常は、W-9 フォームの要求に従い、必要な情報を提供することが最善の利益になります。

誰が私に W9 フォームへの記入を依頼するでしょうか?

通常、W-9 フォーム要求は、課税年度に他の個人または企業に支払いを行う組織によって送信されます。 これには、雇用主、銀行、金融機関、貸し手、および実行されたサービスまたは購入した商品に対して個人または団体に支払いを行うその他の企業が含まれる場合があります。 個人が、家賃の支払い、ロイヤルティ、雇用などで企業から収入を得ている場合にも、このフォームへの記入を求められる場合があります。このフォームが要求された理由について懸念や質問がある場合は、その企業に直接問い合わせて詳細を確認してください。情報。

税金について報告する必要がありますか?

はい、W-9 フォームが要求された収入または支払いを受け取った場合は、その収入を納税申告書で報告する必要があります。 これには、購入した商品や実行されたサービスに対して雇用主、金融機関、その他の企業から受け取った支払いが含まれます。 家賃の支払い、ロイヤルティ、雇用による給与 – これらはすべて、税金を申告する際に課税対象額に含める必要があります。 該当する税額控除または税額控除を差し引いて、合計金額を算出します。

W-9 は自営業者に使用されますか?

はい、W-9 フォームは通常、自営業者および独立請負業者に使用されます。 これは、雇用主によって源泉徴収されるのではなく、通常、彼らは自分で税金を支払い、収入を報告する責任があるためです。 フリーランサーであろうと中小企業経営者であろうと、W-9 とそれが税務コンプライアンスと申告の確保にどのように役立つかを理解することが重要です。 中小企業経営者や自営業の推定納税額に関する回答を必ず調べてください。

最後の言葉

要約すると、W9 フォームは企業と個人にとって重要な文書です。 これにより、年間を通じて行われた支払いを正確に報告できるようになり、税金が適切に源泉徴収または支払われるようにすることができます。 最初は恐ろしい作業のように思えるかもしれませんが、時間をかけてフォームにどのような情報を提供する必要があるかを理解することで、間違いや欠落による潜在的なペナルティを減らすことができます。

このフォームが Form W4 や 1099 などの他の IRS フォームとどのように比較されるかを理解することは、現在の規制に従って納税申告書をより適切に作成するのに役立ちます。 これらのヒントを念頭に置いておけば、W-9 を完了することはもはや困難に感じることなく、むしろ通常の会計ルーチンの一部となるはずです。 また、自営業者に最適な税務ソフトウェアを調べて、正しく入力しているかどうかを確認することで、フォーム入力の不安を軽減することもできます。

画像: Envato 要素