W9 フォームとは何ですか?どのように使用されますか?

公開: 2023-01-14

納税の季節が近づいてきました！準備はいいですか？税金を申告したり、給与を管理したりするときは、正しいフォームを理解して使用することが不可欠です。特に、1 つの形式は比較的一般的ですが、誤解されることがよくあります。この記事では、W9 フォームとは何か、誰がフォームに記入する必要があるのか、なぜそれが企業や個人にとって重要なのかを説明します。この重要なドキュメントの詳細については、以下をお読みください。

W9 フォームとは何ですか?

W-9 フォームは、個人または企業から情報を収集するために使用される IRS 文書です。これには、名前、住所、雇用主識別番号 (EIN)、およびその他の重要な情報が含まれます。この情報は、税金の申告や給与計算書類の作成に使用されます。年間を通じて適切な税務申告を確実に行うために、フォームに正確な情報を提供することが重要です。このフォームを使用すると、企業への支払いを適切な連邦、州、および地方の機関に期限内に報告できます。

w9フォーム

フォーム W-9 の記入が必要な方 - 納税者番号と認証フォームのリクエスト

企業から支払いを受け取るサプライヤー、請負業者、または中小企業の所有者は、フォーム W-9 に記入する必要があります。このフォームは、取引先の企業から支払いを受け取るために記入する必要があります。これに加えて、所得税申告書で租税条約の恩典を主張するすべての個人も、このフォームに記入する必要があります。

企業にサービスを提供する独立請負業者。 独立請負業者は、会社に雇用されていない自営業者であり、代わりに企業にフリーランスまたは契約サービスを提供します
さまざまな収入源からの支払い。 不動産取引、債務の取り消し、配当、住宅ローンの利子、およびロイヤリティなどのその他の収入源から金銭と支払いを受け取っている個人は、支払人に W9 を提供する必要があります。
ビジネスの従業員。 ビジネスが収入から税金を源泉徴収しない場合、従業員は W9 フォームに記入する必要があります。これにより、納税者はどれだけの税金を支払わなければならないかを知ることができます。
投資顧問および金融機関。 銀行や信用組合などの投資顧問や金融機関は、受け取った収入を適切に報告するために、すべての顧客に W9 フォームを提供する必要があります。
有限責任会社。 LLCは、受け取った収入を報告するために、所有者のためにW9フォームに記入する必要があります。これにより、適切な税金が確実に支払われます。
エステートまたはトラスト。 ある人が不動産または信託から資金を受け取った場合、それらの資金を W9 税務フォームで報告する必要があります。信託または遺産は支払いを発行する必要はありませんが、行われた支払いは報告する必要があります。

W9 納税申告書の記入方法

W9 税務フォームに記入する際は、要求されたすべての情報に細心の注意を払うことが重要です。誤った情報は、納税申告を遅らせる可能性があります。フォームに入力する必要がある項目は次のとおりです。

ここから W9 納税申告書をダウンロードしてください

あなたの名前

所得税に表示されているように、適切なボックスに氏名を入力してください。 LLC の場合は、税法の遵守を確保するために、代わりに LLC の名前を入力してください。すべての名前のつづりが正しく正確であることを確認してください。

商号

商号が 1 行目に表示されている正式名称と異なる場合は、商号を含める必要があります。同じ場合は空欄で構いません。

連邦税分類

このセクションでは、フォームの名前セクションに記載されている人物の正しい税分類のボックスにチェックを入れる必要があります。分類オプションには、個人/個人事業主または単一メンバー LLC、C コーポレーション、S コーポレーション、パートナーシップ、信託/不動産、有限責任会社、およびその他が含まれます。

免除コード

ここでは、申請する免除のコードを入力します。これらのコードは特定の団体にのみ適用され、個人には適用されません。受取人が源泉徴収を免除されている場合、免除受取人コードをここに入力できます。

住所

税務書類が適切な場所に送付されるように、該当するスイート番号を含む会社の郵送先住所をここに入力してください。この情報は税務申告に使用されるため、最新の情報であることを確認してください。これを間違えると、後で問題が発生する可能性があります。

口座番号の一覧表示

このステップはオプションであり、ベンダーなどから受け取る予定の支払いに関連付けられた口座番号をリストすることができます。これは追跡目的に役立ち、税金の申告を容易にすることができます。

正しい納税者番号 (TIN)

このセクションでは、会社の EIN、社会保障番号、または個人の納税者番号を入力する必要があります。払い戻しを受ける際に問題がないように、TIN はボックス 1 に記載されている名前と一致している必要があります。

署名と日付

最後に、フォームに署名して日付を記入することを忘れないでください。この文書に署名すると、偽証の罰則の下で、正しい情報を提供し、ボックス 1 に記載されている納税者であることを証明したことになります。フォームを送信する前に、フォームが正確であることを確認してください。

W-9 はいつ要求する必要がありますか?

一般に、サプライヤー、請負業者、中小企業など、ビジネス取引を行っているすべての当事者に W-9 を要求する必要があります。

これにより、連邦および州の税務当局の要求に応じて、これらの当事者への支払いをタイムリーに報告できます。

さらに、所得税申告書で租税条約の恩典を請求する個人も、W9 フォームに記入する必要があります。

準拠していないフォーム W-9 に対する罰則

完全で正確な W9 フォームを提供しない場合、多くの潜在的な罰則があります。

これらには、内国歳入庁からの罰金、ビジネスパートナーからの支払いの遅延、負の税への影響が含まれます。

これらの結果を避けるために、時間をかけてこのフォームに適切に記入することが重要です。

IRS W-9 フォームのヒント

IRS フォーム W-9 を正確かつ完全に記入することが重要です。ここでは、必要な情報を入力するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

指示を慎重かつ徹底的に確認してください。これにより、フォームに必要なすべての情報を確実に理解できます。
必ず最新バージョンのフォームを使用してください。 IRS はフォームを頻繁に更新するため、最新バージョンを使用していることを確認してください。
名前、住所、納税者番号など、必要なすべての情報が含まれていることを確認してください。
租税条約の恩典または予備の源泉徴収を請求する場合は、所得税申告書と一緒に記入済みの W-9 を必ず提出してください。
エラーの可能性を減らすために、提供するすべての情報を再確認してください。
生活を楽にするために、自営業者に最適な税務ソフトウェアを調査して使用するようにしてください。
最後に、記録用に完成した W-9 のコピーを保管しておいてください。いつ必要になるかわかりません。

W9 フォームは他の種類のフォームと比べてどうですか?

他の種類の税務フォームと比較して、W9 フォームは報告目的のみに使用されるという点で独特です。収入を報告する必要はありません。代わりに、誰が支払いを受け取り、いくら支払われたかに関する情報を IRS に提供します。

このフォームで収集された情報は、他の税関連の目的に使用される場合がありますが、W9 自体は、納税申告書の提出や税債務の計算には使用されません。

フォーム W9 とフォーム W4

個人の源泉徴収税の計算に使用されるフォーム W4 とは異なり、W9 フォームは厳密に報告目的に使用されます。

どちらのフォームも個人の名前、住所、納税者番号に関する情報を必要としますが、W9 フォームは通常、企業が他の企業への支払いを報告するために使用し、W4 フォームは個人が収入と源泉徴収状況を報告するために使用します。

W9 フォームと W4 フォームのその他の主な違いとして、W9 フォームは一般に企業のみが記入するのに対し、W4 フォームは個人と企業の両方が記入できるという事実があります。

IRS W9 フォームと IRS W2 フォーム

IRS W-9 フォームと IRS W2 フォームの相違点は、W2 フォームは従業員の賃金と源泉徴収税を報告するために使用されるのに対し、W9 フォームは企業が他の企業または個人に行った支払いを報告するために使用されることです。

もう 1 つの違いは、W2 フォームは雇用主が IRS に送信する必要があることです。一方、W9 フォームは通常、支払人が記入して受取人に直接送信します。

さらに、W2 フォームには、従業員の源泉徴収ステータスと社会保障番号に関する情報も含まれますが、W9 フォームは基本的な支払い情報を収集するだけです。

全体として、W9 フォームと W2 フォームはどちらも、税務コンプライアンスを確保し、年間を通じて行われた支払いを報告するために重要です。

1099フォーム対W-9フォーム

1099 フォームと W9 フォームの主な違いは、1099 フォームは独立請負業者への支払いのみを報告するために使用されることです。

どちらのフォームにも同じ基本情報の一部が必要ですが、1099 フォームにはより詳細なレポートが必要です。雇用主のための 1099 規則を認識していることを確認してください。

W-9 はどのくらいの頻度で取得する必要がありますか?

W-9 フォームは、毎年、または新しいビジネスや従業員の場合は、情報が変更されるたびに取得する必要があります。年間を通じて適切な納税申告と報告を行うために、この情報を最新かつ正確に記録しておくことが重要です。頻度に関係なく、受取人の情報または税務ステータスの変更が正確に反映されるように、毎年、受取人から新しい W-9 を取得することをお勧めします。これは簡単で、多くの時間と手間を省くことができます。

W9 を IRS に報告する必要がありますか?

いいえ、W-9 を IRS に直接報告する必要はありません。ただし、後で情報を参照する必要がある場合に備えて、記録用に完成した W-9 のコピーを保管しておくことをお勧めします。税金を正しく申告する方法がわからない場合は、IRS のフリーダイヤルカスタマーサービスラインから無料の税務アドバイスを受けることができます。

内国歳入庁フォーム W-9 を送信する最も安全な方法は何ですか?

W-9 を IRS に提出する最も安全な方法は、通常、電子ファイルまたは安全なオンラインポータル経由です。これにより、機密性の高い個人情報や財務情報が常に保護されます。また、送信中のデータをさらに保護するために、暗号化ソフトウェアまたはその他のセキュリティ対策の使用を検討することもできます。どの方法を選択する場合でも、強力なパスワードを使用したり、電子メールで機密情報を共有したりしないなど、オンラインの安全性とセキュリティを適切に実践することが重要です。

フォーム W-9 に EIN または SSN を入力する必要がありますか?

IRS は、あなたへの支払いを報告する際に EIN または SSN のいずれかを使用する場合があるため、この質問に対する明確な答えはありません。ただし、個人情報の盗難や詐欺に対する追加の保護層が提供されるため、一般的には常に W-9 フォームに EIN を入力することをお勧めします。 EIN を持っておらず、個人または個人事業主である場合は、いつでも代わりに SSN を使用できます。

W9 フォームへの記入を拒否できますか?

はい、W-9 フォームへの記入を拒否できます。ただし、お客様がそうする場合、それを要求した個人または企業は、お客様への支払いに対して源泉徴収を行い、税金を支払う義務を負う場合があります。したがって、通常は、W-9 フォームの要求に従い、必要な情報を提供することが最善の利益になります。

誰が私に W9 フォームへの記入を依頼する可能性がありますか?

W-9 フォームのリクエストは、通常、課税年度に別の人または企業に支払うエンティティによって送信されます。これには、雇用主、銀行、金融機関、貸し手、および実行されたサービスまたは購入された商品に対して個人または団体に支払いを行うその他の企業が含まれる場合があります。賃貸料の支払い、ロイヤルティ、雇用などのために会社から収入を受け取っている個人も、このフォームに記入するよう求められる場合があります。なぜそれが要求されたのかについて懸念や質問がある場合は、詳細についてエンティティに直接連絡する必要があります。情報。

税金について w9 を報告する必要がありますか?

はい、W-9 フォームが要求された収入または支払いを受け取った場合、その収入は納税申告書で報告する必要があります。これには、雇用主、金融機関、およびその他の企業から購入した商品や提供されたサービスに対して受け取った支払いが含まれます。家賃の支払い、ロイヤルティ、雇用からの給与 - これらはすべて、納税時に課税対象額に含める必要があります。該当する税額控除または税額控除を差し引いて、合計金額を計算します。

W-9 は自営業者に使用されますか?

はい、W-9 フォームは通常、自営業者や独立請負業者に使用されます。これは、通常、雇用主から源泉徴収されるのではなく、自分の税金を支払い、収入を報告する責任があるためです。あなたがフリーランサーであろうと中小企業の経営者であろうと、W-9 を理解し、それが税務コンプライアンスと報告を確実にするのにどのように役立つかを理解することが重要です。中小企業の所有者と自営業者の推定納税額に関する回答を必ず調査してください。

最後の言葉

要約すると、W9 フォームは企業や個人にとって重要な文書です。これにより、年間を通じて行われた支払いを正確に報告できるようになり、税金が適切に源泉徴収または支払われるようになります。最初は気が遠くなるような作業に思えるかもしれませんが、時間をかけてフォームに入力する必要がある情報を理解することで、間違いや省略による罰則を減らすことができます。

このフォームがフォーム W4 や 1099 などの他の IRS フォームとどのように比較されるかを理解することは、現在の規制に従って納税申告書をより適切に準備するのに役立ちます。これらのヒントを念頭に置いて、W-9 を完成させることはもはや困難ではなく、通常の会計業務の一部になるはずです。また、自営業者向けの最高の税務ソフトウェアを調べて、フォームに記入する際の不安を和らげて、正しく行っていることを確認することもできます。

画像: Envato Elements