PR オートメーションは PR 専門家にとって何を意味しますか?

公開: 2020-05-08

世界は以前よりもはるかに速く動いており、デジタルとソーシャルメディアの影響により、PR専門家の役割は劇的に進化することを余儀なくされています。 幸いなことに、PR 自動化ソリューションは、世界中のチームがますます複雑化するメディア環境に適応するのに役立ちました。

情報の伝達方法がますます複雑になっていることで、コミュニケーションチームの時間的余裕がなくなったわけではありませんが、AI を活用したテクノロジーは、PR プロフェッショナルがよりスマートに仕事を進めるのに役立ちます。

レポーターへの売り込み、記事のモニタリング、キャンペーンの戦略立案、ROI の証明など、PR 自動化ツールはコミュニケーションの専門家が時間を節約し、人間関係を育み、共感を呼ぶメッセージを作成するという最も得意なことに集中するのに役立ちます。

PR 自動化が AI とデータ主導の戦略を通じてコミュニケーションチームの生産性を解放する方法をいくつか見てみましょう。

コンテンツ

PR と自動化はどのように連携しますか?
メディアアウトリーチの自動化
メディア監視の自動化
PRレポートの自動化
ソーシャルメディアの自動化
PR企画の自動化
自動化と PR は共存する必要がある

PR と自動化はどのように連携しますか?

AI が一般の人々の意識の中で成長し、ビジネスの現場でより一般的なものになるにつれて、共通の懸念は、テクノロジーが最終的に人間の専門家に取って代わることです。

確かに、PR の自動化が職業の中心である人間関係に当たると感じる人もいます。結局のところ、人々との関係を自動化することはできません (または、少なくともそうすべきではありません)。

ただし、すべてを自動化したいわけではありませんが、PR プロの役割に伴う多忙な作業の一部を処理するために自動化を使用できることは確かです。

正しく活用すれば、メディア監視、メディア活動、ソーシャルメディア、レポートなどの一部のタスクを自動化すると、時間を節約できると同時に、計画と結果も向上します。

「ツールを使用してタスクを自動化すると、生産性を向上させながら、より賢く仕事を進めることができます」と、マルクスコミュニケーションズ社長のウェンディマルクス氏は述べています。「これにより、PR は直感的な芸術から、データと分析に裏付けられたより厳密な専門職へと変わります。」

Meltwater Suite のような AI を活用したテクノロジーソリューションは、PR プロフェッショナルがより多くの成果を上げ、具体的なビジネス結果を生み出す PR 戦略を作成するのに役立ちます。 Meltwater は、面倒な手動タスクを自動化し、PR チームにハードデータを提供することで、より焦点を絞ったメディア関係プログラムを構築し、視聴者をより深く理解し、より多くの情報に基づいた意思決定を行えるようにします。

広報担当者が日々の業務に自動化をどのように組み込んでいるかを、いくつかの例とともに詳しく見てみましょう。

メディアアウトリーチの自動化

メディアリストを作成するのは、確かに面倒です。自動化を使えば、そのようなことは少なくなる可能性があります。

Meltwater の Media Relations ソリューションのようなテクノロジーは堅牢なメディアデータベースを備えているため、PR 専門家はアウトリーチやピッチングに非常に集中できます。さらに、当社のソフトウェアはデータベースのジャーナリストプロフィールを最新情報で自動的に充実させ、定期的に新しい連絡先を追加しています。

静的なメディアリストの作成に何時間も費やす必要はありません。Meltwater はそれを過去のものにします。

「デジタル PR としてアウトリーチリストを作成するために 10 年間手作業で検索を行ってきましたが、リスト作成の自動化により、リリースごとに平均 3 日かかっていた作業が最大で午前 1 日の作業にまで短縮されました」と、Corinne Card の共同創設者は述べています。フルストーリーメディア。

アウトリーチ活動の最適化

リストの構築だけでなく、自動化は PR 専門家のフォローアップにも役立ち、チーム全体でのアウトリーチの最適化が容易になります。 Meltwater のようなソリューションは CRM のようなツールを備えており、チームのメディア活動の取り組みを同期して、ジャーナリストが 2 人の異なるチームメンバーから同じ記事についてアプローチを受けるなどの状況を回避するのに役立ちます。

これはジャーナリストとのやり取りを追跡するのにも役立ち、これまでのすべてのやり取りの記録が残るため、ジャーナリストとの関係を構築しやすくなります。 Meltwater Media Outreach を使用すると、送信された電子メール、開封率、直帰率などの指標を簡単に追跡することもできます。 これらのソリューションは、時間を節約しながら、アウトリーチをより効果的にすることを目的としています。

「私のピッチを誰が開封したかを追跡することで、私のメッセージを一瞥して脇道にそれてしまった可能性のある記者と、未開封のメッセージを見た記者に合わせてフォローアップすることができます。その理由は、記者が読まずにメッセージを削除したか、まだメッセージを待っているためかは関係ありません。読んでください」とスタントン・コミュニケーションズのシニア・アカウント・エグゼクティブ、アダム・ヨシム氏は述べています。

最新のテクノロジーを利用することで、あなたとあなたのチームは手作業に費やす時間を短縮できます。 Meltwater のようなソリューションは現在、生成 AI を活用してプレスリリースの作成を自動化しています。 Chat GPT を活用することで、Meltwater の PR Assistant が AI で作成されたプレスリリースの草案を作成できます。リリースの内容について自然言語で説明をシステムに与えるだけで、ツールがコピーのドラフトを作成します。

メディア監視の自動化

過去 10 年間でメディアを取り巻く状況は複雑さを増すばかりです。 PR プロフェッショナルは、従来のニュース、ソーシャルメディア、ブログ、ポッドキャスト、オンラインフォーラムなどで誰が自社のブランドやクライアントについて話しているのかを知る必要があります。ここで疑問が生じます。一体どうやってそんなことをするのでしょうか？

メディアソースを大規模に監視する

幸いなことに、最新のテクノロジーはメディア監視プロセスの自動化に役立ち、すべてのデータをくまなく調べて、PR 戦略に伝えるために必要な適切なストーリーをチームに見つけます。

Meltwater のメディアモニタリングソリューションのようなツールは、世界中の 270,000 以上のニュースソースをスキャンします。さらに、いつでも最大 15 個の異なるソーシャルメディアチャネルを選択して監視できます。

「毎朝午前 7 時にメディアの自動言及レポートが表示されるので、クライアントの業界で何が起こっているかを知ることができて 1 日を始めることができます」と、Element の PR マネージャーである Chloe DeYoung 氏は説明します。「クライアント、その広報担当者、業界ニュース、さらには競合他社の言及に関するアラートを受け取ります。」

最新の PR テクノロジーは「切り抜き」を収集するプロセスを自動化できるため、チームはその日のニュースを精査する代わりに、効果的なキャンペーンを作成し、関連するメッセージを作成することに多くの時間を集中できます。 さらに、AI はそのコンテンツすべてをスキャンし、メンションやセンチメントなどを分析できます。

「最初の生協の斡旋では、私は『切り抜き』をしました」と、リトルパブリックリレーションズカンパニーの社長であるセリアソローズは言います。「ニュースに関する言及をファックスで受け取り、新聞数紙に目を通し、記事を切り取って紙に貼り付け、コピーして届けました。単語数のカウントと分析は手動で行われました。今日、私はプラットフォームにログインして、ストーリーと分析を入手します。」

AI が危機監視にどのように役立つか

このプロセスの自動化は、危機管理に関して特に重要です。

Meltwater のソーシャルリスニングソリューションを使用すると、PR 専門家は、人々があなたのビジネスや業界について話し合うときに言及される可能性のあるブランド名やその他の関連キーワード (製品名、上級幹部など) の検索を構築できます。また、ソーシャルメディアで議論されている用語が異常に急増した場合に、主要な関係者にアラートが送信されるように設定することもできます。

ヒント:メディア監視分析レポートの作成方法については、ブログを参照してください。

PRレポートの自動化

PR 専門家は、自らの取り組みの成功を実証し、広報活動が目に見えるビジネス成果をもたらしているという決定的な証拠を示すことができる必要があります。残念なことに、多くの PR チームにとって、レポートのプロセスはしばしば問題となることがあります。

しかし、新しいテクノロジーによりレポート作成プロセスの多くが自動化できるため、PR プロフェッショナルはパフォーマンスに関する動的な最新の指標に常にアクセスできるようになります。

「自動化は、正しく使用すれば、キャンペーン指標の追跡に非常に役立ちます」と、ラセル大学のコミュニケーション講師、クリスティーナマルコス MLS は言います。「データと指標に即座にアクセスできることが重要です。」

カスタマイズ可能なダッシュボードの威力

Meltwater のようなソリューションを使用すると、PR チームは分析ツールを介してカスタマイズ可能なダッシュボードにアクセスできます。 Meltwater を使用すると、PR プロフェッショナルにとって重要な次のようなさまざまな指標をシームレスに追跡できます。

メディアの露出
広告価値相当額（AVE）
感情
ソーシャルメディアでのリーチ
声のシェア

カスタマイズ可能なダッシュボードは、日、月、または前年比など、チームが選択したタイムスケールのライブデータで常に更新されます。そうすれば、最新で最も関連性の高い情報を数秒で入手できます。

「代理店としての私たちの仕事についてレポートするとき、私たちは従来のメディアからソーシャル、インフルエンサーのコンテンツに至るまで、包括的な報道を見ることができます」とデヤング氏は言います。「その後、分析を活用してウェブサイトへの訪問とその取り組みによる経路を追跡します。」

これらのダッシュボードを使用して、定期的に電子メールで送信される自動レポートを作成できます。さらに、最新のメディア報道を自動ニュースレター形式で電子メールで同僚と共有できるため、PR チームの成功が社内で常に注目されるようになります。

ソーシャルメディアの自動化

ソーシャルメディアの自動化は、多くの PR プロフェッショナルにとって状況を一変させました。ブランドが投稿をスケジュールして時間を節約し、サイトへのトラフィックを増やすことができるツール。

ソーシャルメディアへの投稿を自動化するのは便利ですが、フォロワーとの関わりも依然として重要です。

「ソーシャルメディアは単なるリンクの捨て場ではありません」と、Orbit Media の共同創設者兼最高マーケティング責任者の Andy Crestodina 氏は言います。「ここは会話をする場所です。これらの自動化されたソーシャル投稿がストリーム内にある唯一のものである場合、それは良くありません。」

さらに、Meltwater のようなテクノロジーは、ソーシャルメディアイニシアチブに関するレポートの自動化に役立ちます。

私たちのプラットフォームを使用すると、投稿のパフォーマンスをリアルタイムで追跡できます。個々のチャネルのパフォーマンスだけでなく、有料とオーガニックの両方のすべてのソーシャルチャネルにわたる上位コンテンツをハイライトするクロスチャネルビューも確認できます。また、分析を分割して特定のキャンペーンを追跡し、その結果を通常のソーシャルプログラミングと比較することもできます。

PR企画の自動化

自動化は、キャンペーンや PR 戦略の計画において重要な役割を果たします。 PR のプロは、視聴者が関心を持っているトピックや、あなたのブランドが参加する可能性のあるオンラインでの会話を理解する必要があります。

Meltwater のようなソーシャルリスニングソリューションは、こうした会話を利用するのに役立つ可能性があります。これにより、トレンドのトピックを追跡できるため、競合他社よりも先にニュースに飛びつくことができます。

自動化とデータに裏付けされた戦略を活用してトレンドを活用することで、広大なオンラインメディア環境でブランドの存在感を維持できるとともに、チームが視聴者の関心を正確に把握していることを示すことができます。

Skyword の PR およびソーシャルメディアスペシャリストであるローレンクランストン氏は、「特定の時間帯に、どのような種類のコンテンツがどの視聴者の共感を呼んでいるかを知ることがすべてです」と述べています。「ソーシャルメディアのアクティビティは変動するため、自動化された情報をすぐに利用できることは、戦略の構築に不可欠です。」

自動化と PR は共存する必要がある

世界の大手 PR 代理店は、自動化と AI を活用して、キャンペーンの計画、メディアソースの監視、総合的なレポートの提供などを行っています。今日のペースの速いオンラインメディア環境では、テクノロジーの助けを借りずに、1 つのチームがこれらすべてのタスクを常に把握し続けることはあまりにも困難です。

Meltwater のようなテクノロジーは、PR 専門家がプロセスを自動化し、より多くの情報に基づいた意思決定を行い、より良い結果を達成し、PR 戦略の ROI を証明するデータと分析を提供するのに役立ちます。

そうすることで、チームは専門職の中核である人間関係の構築を忠実に守りながら、より効率的に働くことができます。

以下のフォームにご記入いただくと、Meltwater が PR プロセスの自動化にどのように役立つかについて詳しくご覧いただけます。