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読者は次のように尋ねます。
仮想アシスタントは何をしますか?そして、どうすれば私のビジネスに役立つでしょうか?私は中小企業を経営していますが、電子メールや顧客からの問い合わせの量が爆発的に増えています。整理整頓を維持するのは難しいです。しかし、フルタイムの管理アシスタントやオフィスマネージャーを雇う余裕はありません。私たちのオフィスは小さいため、スペースもありません。同僚が仮想アシスタントを雇うことを提案してくれました。仮想アシスタントが実行できるタスクの種類について少し教えていただけますか?
— ハワード、ニューメキシコ州アルバカーキ出身
ハワード、これは素晴らしい質問ですね。 はい、仮想アシスタントが何をするのかを正確に説明します。 私たちはあなたのためにもっと良い方向に進みます。
この記事の最後では、小規模企業向けに仮想アシスタント (VA) が実行できる 42 の異なるタスクについて概説し、活用できる例を示します。 その前に、いくつかの基本的な情報に答えましょう。
バーチャル アシスタント (VA と略されることが多い) は、リモート作業環境で業務を遂行し、管理タスク、事業開発イニシアチブ、ソーシャル メディア管理、マーケティング キャンペーンなどのさまざまな分野で支援を提供する専門家です。
これらの専門家は、中小企業、起業家、管理職の日常業務において極めて重要であり、定期的なタスクを管理し、貴重な時間を消費する管理作業を処理することでサポートを提供します。
これらのアシスタントは通常、自宅のオフィスで業務を行っていますが、地理的な場所は米国内または海外のどこにでもあります。
仮想アシスタントは、主にその柔軟性により、過去 10 年間で中小企業内で人気が高まりました。
ビジネス ニーズに応じて、VA はパートタイムまたはフルタイムで雇用できます。 サービスが週 20 時間、30 時間、あるいは丸 40 時間必要な場合でも、VA はお客様固有の要件に応える多用途性を提供します。
仮想アシスタントの報酬モデルは非常に多様です。 時間単位での支払いを希望する人もいれば、毎週または毎月の固定給を選択する人もいるでしょう。
多くの場合、次のような理由から、フルタイムのバーチャル アシスタントを雇用することで、より良い価値提案が見つかる可能性があります。
バーチャル アシスタントには、主に 2 つのタイプがあります。独立したフリーランサーと、会社または代理店に所属するフリーランサーです。
バーチャル アシスタント会社と協力する場合、多くの場合、ニーズを理解し、業務に最適な VA を確保してくれるマネージャーとコミュニケーションをとることになります。
ペースの速いビジネスの世界では、仮想アシスタントを使用すると生産性が大幅に向上します。 考えてみてください。ビジネス オーナーや主要なマネージャーが自分の時間をどのように配分するかが、ビジネスの成功の最も重要な決定要因となる可能性があります。
したがって、日常業務や管理業務は信頼できる仮想アシスタントに任せて、価値の高い活動や戦略的事項に集中することが不可欠です。
Work Better Now 会長のロブ・レビン氏は、自身の経験に基づいて次のように述べています。
「価値の高い活動に時間を費やすためには、価値の低い活動に費やす時間を減らすことが私にとって重要でした。 これが、私が 5 年前にバーチャル アシスタントを雇っただけでなく、他のビジネス オーナーにバーチャル アシスタントを提供するために Work Better Now という会社を共同設立した理由です。」
Levin 氏のパートナーで Work Better Now の CEO である Andrew Cohen 氏は、同社の将来の顧客からの最も一般的な質問は「仮想アシスタントは私に何をしてくれるのですか?」であると述べています。
その質問に答えるために、コーエン氏は仮想アシスタントが実行できる 47 のタスクのリストを提供しています。
仮想アシスタントは、膨大なタスクをリモートで実行する高度なスキルを持つ独立した請負業者です。 退役軍人員の任務は、面接の予定調整からメールの審査や返信に至るまで多岐にわたります。
しかし、スケジュール設定と電子メールは氷山の一角にすぎません。 タスクをオンラインで実行できる場合、VA はそれを十分に実行できます。
このリソースは、仮想アシスタントの世界をナビゲートするための包括的なガイドであり、仮想アシスタントの役割を明確にし、仮想アシスタントがビジネスにもたらす大きなメリットを強調します。
カレンダーを管理するという作業は、仕事上でも個人上でも、起業家にとって最大の課題の 1 つとなることがよくあります。
ここで仮想アシスタントが介入し、リマインダーを提供したり、予定を設定したりすることで、困難なタスクを楽なプロセスに変換します。 彼らは次のサービスを提供します。
1. 電話と約束を調整してスケジュールします。このタスクにより、ビジネス オーナーは週に約 10 時間を節約でき、面倒だと感じるこれらのタスクから解放されます。
ここでの成功の鍵は、誰をいつスケジュールするかなど、スケジュールに関する明確なルールを VA に提供することです。 また、他のチームメンバーのスケジュール調整を支援することもできます。
2. 予定を確認します。特に翌日の確認する予定のリストを退役軍人庁に提供することをお勧めします。 これにより、約束の忘れや相手の直前のキャンセルによる時間の無駄を防ぐことができます。
3. 電話や約束についてのリマインダーを提供します。特にオフィスにいないときや立て続けに会議をしているときは、電話をかけるのを忘れてしまいがちです。 退役軍人庁は、約束を忘れないように、約束の数分前に電話やテキスト メッセージを送って、タイムリーなリマインダーを提供できます。
4. 電話と約束のスケジュールを変更します。VA はコミュニケーションの橋渡し役としても機能し、スケジュールの変更を相手に通知し、再スケジュールされた時間を確認します。
5. スケジュールの変更を他の人に通知します。仮想アシスタントは相手に通知を提供し、再スケジュールされた時間を確認してもらいます。
6.時間を守る。VA は、不必要な中断から時間を守るのにも役立ちます。 彼らは介入して、最優先事項ではないかもしれない会議の要求を丁重に断ることができます。
7. 「保留リスト」を送信し、維持します。仮想アシスタントは、会議や通話の要求に応答しなかった人のリストを毎週提供し、介入が必要な場合に警告を発します。
8. あなたが外出するときは、大切な人に知らせてください。VA は、あなたの愛する人たちに旅行のスケジュールを知らせることもできます。 郊外の日付やフライトとホテルの詳細を含むカレンダーの招待状を共有できるため、シームレスなコミュニケーションが確保されます。
デジタル時代には、大量の電子メールが受信トレイに殺到する可能性があり、最新の連絡先リストを維持すること自体が作業になることがあります。
ここで、仮想アシスタントの専門知識が役に立ちます。 これらのタスクを VA に任せることで、貴重な時間を取り戻すことができます。 VA が処理できる活動の範囲は次のとおりです。
9. 電子メールを選別します。仮想アシスタントは、ユーザーが設定した特定のルールに基づいて受信トレイを管理できます。 電子メールの削除、返信、転送、注意を促す重要な電子メールへのフラグ付けなどのタスクを実行できます。
10. 連絡先に人を追加します。電話、会議、またはその他の形式のやり取りであっても、新しい人と関わるたびに、VA はその人の詳細が連絡先に即座に追加されるようにすることができます。
11. 人々の情報を連絡先に更新します。連絡先のすべての情報にすぐにアクセスできない場合があります。 このような場合、VA はこれらのギャップを徐々に埋め、電子メール署名の詳細などの情報が利用可能になったときに連絡先に情報を追加します。
12. CRM に連絡先を追加します。中小企業が CRM アプリケーションを効果的に活用できない主な理由は、データ入力に時間がかかることです。 VA はこのタスクを引き受けて、CRM システムに追加して組織化することができます。
電話応対を行ったり、物理的な存在を必要とせずに簡単な受付業務を実行したりする必要がある場合、バーチャル アシスタントがその場面で活躍します。
13. 簡単な受付業務を行います。重要な電話がかかってくると思っていても、個別に応答できない場合があります。 ここで、仮想アシスタントが非常に貴重になります。
このような通話を VA にリダイレクトすることで、重要なコミュニケーションを見逃すことなく、中断されることなく目の前の主要なタスクに集中することができます。
14. ボイスメールを文字に起こす。ペースの速いデジタル時代では、ほとんどのボイスメールに電子メール経由でアクセスできます。 これらは VA に転送でき、VA はボイスメールの内容を書き写すだけでなく、必要なフォローアップ活動も行うことができます。
これには、発信者に連絡したり、応答するためのリマインダーを設定したりすることが含まれ、それによってコミュニケーション プロセスが合理化されます。
出張のための航空券とホテルを手配する作業は、驚くほど時間がかかるプロセスであり、多くの場合、中核的な業務から遠ざかってしまいます。 ここでは、仮想アシスタントのスキルが不可欠であることがわかります。 VA は以下を処理できます。
15. フライトを調査する。希望する航空会社、座席配置、時刻などの特定の基準を考慮すると、VA はさまざまなフライトのオプションを徹底的に分析できます。
その後、最適な代替案を提示してくれるので、快適な旅行だけでなく、1 年間でかなりの時間を節約できるようになります。
16. ホテルをリサーチする。フライト調査と同様の方法で、VA はお客様独自の好みに基づいてホテルの選択肢を詳しく調べることができます。
これには、宿泊施設のタイプ、場所、利用可能なアメニティ、権利のある特別料金などの要素が含まれる場合があります。 その後、候補リストに残った選択肢を編集できるため、多数のオプションを参照する手間が省けます。
17. 航空券とホテルを予約する。あなたが決定を下し、クレジット カードとマイレージ情報を準備すれば、VA が予約プロセスを担当できます。
これを個人で処理するには面倒な作業になる可能性がありますが、VA がこれを効率的に管理できるため、時間を節約し、エラーの可能性を減らすことができます。
18. 交通手段の選択肢を調べる。これには、レンタカーやライドシェア、さらには地元の公共交通機関に至るまで、お客様の好みや旅行の性質に応じて、さまざまな可能性が含まれます。
19. 交通手段を予約する。最適なオプションが特定されると、VA はさらに一歩進んで、航空券やホテルの手配を管理するのと同じように、予約を処理できます。 これにより、最初から最後までシームレスな旅行体験が保証されます。
20. イベントを手配する。旅行にイベントへの参加や主催が含まれる場合、VA が調査を担当し、必要な手配を行うことができます。 これには、ビジネスディナーに適したレストランを見つけたり、会議スペースを予約したり、地元のコンサートのチケットを確保したりすることも含まれます。
21. 新聞や郵便を停止します。あなたが不在の場合、退役軍人庁は、新聞配達や郵便などのあなたの住居での通常のサービスが一時的に停止されることを保証できます。 これにより、旅行にさらなる利便性が加わり、不在中でも自宅での業務が確実に行われます。
ビジネス開発のタスクとなると、仕事量は膨大かつ多面的になる可能性があります。
LinkedIn などのプラットフォームでの潜在的なリードの調査から、電子メール アドレスなどの重要な連絡先情報の検索まで、これらの活動には時間のかかる基礎作業が必要になることがよくあります。
仮想アシスタントがこれらのタスクの手綱を引き、販売を成功させるために極めて重要な対人関係に集中できるようになります。
22. LinkedIn でのリサーチリード。B2B ビジネス、および場合によっては B2C 事業にとって、潜在的な顧客のリストを維持することは不可欠なタスクです。 お客様の要件を深く理解した後、バーチャル アシスタントが LinkedIn で徹底的な検索を実行し、お客様の理想的な顧客プロファイルに合致する見込み客の網羅的なリストを作成します。
23. 電子メール アドレスを検索します。VA は、データベースを巧みにナビゲートし、効果的な Google 検索戦略を採用して、連絡を取りたい潜在的な顧客の電子メール アドレスを見つけることができます。 これにより、正しい連絡先情報が得られるだけでなく、自分で連絡先を見つける時間と労力も節約されます。
24. プレゼンテーションをデザインする。VA は、見込み客のロゴを見つけて挿入し、それに応じてテキストの色を合わせることで、提案にプロフェッショナルな雰囲気を加えることができます。 さらに、必要に応じてスライドをアニメーション化してプレゼンテーションを強化し、ビジネス開発の取り組みを有利に進めることができます。
ビジネスが成長するにつれて、必然的にさまざまな管理機能に対する需要が高まります。 これには、膨大な量の既存データの照合が必要となる可能性のある、クライアント向けのレポートの作成などのタスクが含まれる場合があります。
あるいは、チームの拡大を検討しており、採用活動の支援が必要な場合もあります。 仮想アシスタントはこれらの責任を担うことができ、ビジネスのより戦略的な側面に集中するための時間と柔軟性を提供します。
25. レポートをまとめる。VA は、所定の間隔で主要業績評価指標 (KPI) を追跡するレポートを設計および生成できます。 これらのレポートはビジネスのパフォーマンスの明確なスナップショットを提供し、情報に基づいた意思決定を支援します。
26. 従業員の採用を支援します。適切な人材を見つけるための闘いは、クライアントをめぐる競争と同じくらい、あるいはそれ以上に激しいものになることがよくあります。
VA は、指定された基準に基づいて LinkedIn プロフィールをスクリーニングし、チームに適している可能性のある候補者のリストを作成します。 これにより、採用プロセスが簡素化されるだけでなく、より幅広い人材の中から選択できるようになります。
帳簿の管理や請求書の発送など、ビジネスの財務面の管理に不安を感じている場合は、これらのタスクを仮想アシスタントに委任する時期が来ているかもしれません。
27. 帳簿を保管します。適切なトレーニングと指示を受ければ、仮想アシスタントは取引の確認と照合、月次調整の実施などの財務タスクを処理できます。 これにより、帳簿プロセスが合理化され、ビジネスの一貫した財務記録が保証されます。
28. 請求書を作成して送信します。請求書テンプレートを利用することで、仮想アシスタントは専門的な請求書を作成し、クライアントに配布できます。 これにより、タイムリーかつ正確な請求が保証され、健全なキャッシュ フローに貢献します。
29. 支払いを追跡する。売掛金プロセスを確立することは、すべてのビジネスにとって重要です。 VA は、このプロセスに従って期限内の支払いを回収できます。これには、必要に応じて事業主または関係者に問題をエスカレーションすることが含まれます。
ビジネスの繁栄と並行して、個人的な生活上の責任も管理するのは、大変なことです。 レストランの予約や贈り物の発送などの仕事は、個人的な関係を維持するために不可欠です。
ただし、時間がかかる場合もあります。 仮想アシスタントのサービスを利用することで、これらの責務をより効率的にこなすことができます。
30. レストランを個人的に予約します。お客様の個人設定や Open Table などの予約プラットフォームのログイン詳細にアクセスできるため、VA はお客様に代わってレストランの予約を行ったり、ゲストと調整したりすることもできます。
31. 購入します。場合によっては、Amazon のようなプラットフォームでも必要なものがなかったり、購入プロセスが面倒だったりすることがあります。 VA は、必要な商品を確保するためにオンライン ショッピングをお手伝いします。
32. リサーチしてギフトを送る。一般的なギフトカードでは不十分な場合は、アシスタントが何か特徴的なものを見つけて配達の手配をすることができます。
33. 趣味の物流を管理する。ガレージ バンドのリハーサル用のスタジオを確保する場合でも、読書クラブの会議を主催する場合でも、VA を利用すると物流上の負担が軽減され、ストレスなく趣味に没頭できるようになります。
34. 問題のある注文を追跡します。注文品が予定通りに到着しない場合、VA はサプライヤーと連絡をとり、保留時間の処理やトラブルシューティングを行い、プロセス全体を通じて常に情報を提供します。
35. 家族のカレンダーを管理する。家族のイベントのスケジュール設定や予定の追跡は仮想アシスタントによってシームレスに処理できるため、個人の時間をより多く確保できます。
36. 医療予約をスケジュールします。生年月日や保険情報などの関連情報があれば、VA は医師の診察を手配し、必要な書類の記入を開始することもできます。
37. 個人請求書を支払う。頻繁に購入しない場合や、オンライン支払いオプションを提供しないベンダーの場合は、仮想アシスタントが請求書の支払いを管理できます。
38. 店舗に電話して情報を入手する。希少なスコッチ ボトルや特別なギフトをお探しの場合でも、VA が必要な電話をかけて、お探しの商品を取り揃えている店舗を見つけることができます。
中小企業の経営者は、会社の将来に向けた戦略計画を立て、新しい製品やサービスを概念化し、ビジネスを向上させる取り組みを推進することに重点を置く必要があります。 したがって、オンライン フォームへの入力やファイルの管理などの運用タスクを、信頼できるサポート システムである仮想アシスタントに委任できます。
39. オンラインフォームに記入します。関連する企業詳細情報を備えた仮想アシスタントは、Software as a Service (SaaS) 製品のサブスクリプションに必要なフォームなど、さまざまなフォームに入力できるため、貴重な時間を節約できます。
40. ウェビナーからメモを取ります。ウェビナーの内容に興味はあるが、視聴する時間が取れない場合は、たとえオンデマンドであっても、VA があなたの代わりに「出席」し、重要なポイントをメモし、包括的な概要を提供します。
41. ファイルを変換します。別のファイル形式 (PDF ではなく JPEG など) が必要な場合は、VA が変換を処理できます。
42. 研究を実施する。VA は、さまざまな SaaS 製品を評価してお客様のニーズに最適なものを確認するなど、重要な決定を下すための初期調査を実行できます。
43. プロジェクト管理システムでプロジェクトを設定します。VA は、プロジェクト管理ツールで新しいプロジェクトをセットアップし、関連する参加者に招待状を送り、スムーズなキックオフを保証できます。
44. ファイル管理を処理します。Dropbox であれ、ファイル ストレージ用のローカル サーバーであれ、仮想アシスタントは正確な命名規則に従って適切なファイル構成を確保できます。 また、アクセス許可が正しく割り当てられていることも保証します。
45. ソーシャルメディアをスケジュールする。仮想アシスタントは、概要を示したプロセスに従って投稿をスケジュールすることで、ソーシャル メディア戦略を効率化できます。
46. 手紙、ブログ、プレゼンテーションを校正および編集する。圧倒的なワークロードにより、不注意によるエラーが発生することがあります。 VA は、手紙、ブログ、プレゼンテーションなどの重要なコミュニケーションの校正と編集を支援し、プロフェッショナルでエラーのないコンテンツを保証します。
47. 仮想アシスタントのマニュアルを維持します。ビジネスオーナーは多くの場合、プロセスを厳密に遵守するよりもプロセスを確立することを好みます。 VA は自分のタスクを文書化したマニュアルを保管しておくと、特に急な欠勤の際に便利です。
以下は、仮想アシスタントが処理できるさまざまなタスクの概要であり、すべてが便利な比較表にきちんとパッケージ化されています。
| タスクのカテゴリ | VA が実行できるタスクの例 |
|---|---|
| カレンダー管理 | 予定のスケジュール設定、リマインダーの提供、予定の再スケジュール |
| 電子メールと連絡先の管理 | メールのスクリーニング、連絡先の更新、CRM への連絡先の追加 |
| 電話のタスク | 簡単な受付業務、ボイスメールの文字起こしなど |
| 旅行の手配 | 航空券・ホテルの調査・予約、交通機関の手配、定期便の運休 |
| 事業開発 | 潜在顧客の調査、電子メール アドレスの検索、プレゼンテーションのデザイン |
| 管理タスク | レポートの作成、従業員の採用支援 |
| 会計 | 帳簿の整備、請求書の作成、売掛金の管理 |
| 個人的な用事 | 予約、オンラインショッピング、個人のスケジュール管理 |
| オペレーション | フォームへの記入、ウェビナーのメモの作成、ファイルの管理、ソーシャルメディアのスケジュール設定 |
| VA が実行しないタスク | 特定の VA サービス、ルール、境界によって異なります |
もちろん、仮想アシスタントではできないことがいくつかあります。 仮想アシスタントに何かを頼んだ場合、その態度を心配する必要はありません。 VA は次のことを行いません。
ビジネスを拡大したい場合でも、煩わしいタスクをやめたい場合でも、単に自由な時間を増やしたい場合でも、VA はゲームチェンジャーです。 バーチャル アシスタントを雇うことが成功の鍵となることがお分かりいただけたと思います。 この記事が、VA があなたのビジネスに適しているかどうかを判断するのに役立つことを願っています。
幸運を！
仮想アシスタントの詳細については、以下を参照してください。
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