製品ドキュメントが必要な理由

ほとんどのビジネス オーナーと同様に、製品ドキュメントは後付けであると考えるでしょう。 他のすべてが終わって、時間が余ったときに作成するものです。

製品を開発するときは、ユーザーがすぐに使い始められるように、いくつかの簡単な指示をまとめます。

ただし、製品ドキュメントはビジネスの最も重要な部分の 1 つであり、製品と顧客の間の架け橋です。 製品ドキュメントの背後にある力を認識しないと、ビジネスにとって破滅的な結果を招き、急上昇すべきときにその地位を維持できなくなる可能性があります。

こちらもお読みください。 技術文書が重要な理由。

製品ドキュメントとは何ですか?

あなたはそれが何であるかを知っているので、私はこれを簡単に説明します.

製品ドキュメントは、顧客が新しくリリースまたは更新された製品を理解して使用するのに役立つように作成された、あらゆる種類の情報です。

これは、Web サイトの FAQ ページや、物理的な製品に付属する詳細な PDF マニュアルなどの小さなものである可能性があります。 一般に、次の 2 つのカテゴリに分類されます。

技術的には、あらゆる形式の指示が製品ドキュメントとしてカウントされます。 それでも、機能し、目的に合ったドキュメントと、十分ではないドキュメントがあることは明らかですが、以下でこれについて正しく説明します.

Docsie などのツールを使用すると、ドキュメントを簡単に作成できます。

企業が製品ドキュメントを必要とする理由

ビジネスの観点から、製品ドキュメントはいくつかの理由で重要です。

時間を節約できます

最大の利点は、時間とお金を節約できることです。 適切な製品ドキュメントを作成することで、サポートへの電話やメールの数を大幅に減らすことができ、コストを節約できます。

これは、機能の力をユーザーの手に委ねているためであり、ユーザーはセルフサービスを利用できます。 これは、お客様に連絡して製品について詳しく説明するよう依頼する時間が短縮され、サポート スタッフが他の問題に専念できるようになることを意味します。

これにより、顧客満足度とロイヤルティが向上します。

顧客が探している答えを簡単に見つけることができれば、顧客は製品と会社に満足するでしょう。

製品やサービス (SaaS など) を誰かに提供する場合、ほとんどのユーザーは、提供するものの核心にこだわりたいだけです。 彼らは、顧客の電話回線に座ったり、ライブ チャットに参加したりしたくありません。 彼らはただ物事を進めたいだけです。

適切でよく考え抜かれた包括的な製品ドキュメントがあれば、これを簡単に行うことができます。なぜなら、彼らはセルフサービスが可能であり、自分でセットアップして直面している可能性のある問題に対処する方法を正確に知っているからです。

これは、製品ドキュメントが単なる付属品やボルトオンではなく、製品エクスペリエンスの一部であるためです。

Apple と Google が製品パッケージでこれをどのように行っているかを考えてみてください。

洗練されたミニマルなデザインですが、効果的です。 圧倒されることなく、製品について知る必要があるすべてをすばやく簡単に説明します。 それが、製品ドキュメントで目指すべきものです。

顧客はあなたの製品で良い経験をしているので、顧客はあなたを推薦し、あなたの製品やサービスを使い続ける可能性が高くなります. これにより、使用する指標に関係なく、評判を高め、ビジネスとしての成功を高めることができます.

カスタマーサポートの向上

製品ドキュメントは、一般的な質問に対するすべての回答の中心的な場所を提供することで、カスタマー サポートの改善にも役立ちます。

付属のドキュメントについてはあまり話していませんが、代わりに、ユーザーがセットアップして遭遇する可能性のある最も基本的な問題に対処するのに役立つ製品ドキュメントを製品とともに提供することがより一般的になっています.

ユーザーがさらにヘルプを必要とする場合は、通常、より広範なコンテンツを含む製品のオンライン ナレッジ ベースに誘導されます。

このオンラインの知識は引き続き製品ドキュメントとしてカウントされ、すべて製品のエクスペリエンスの一部であるため、これを考慮する必要があります。

たとえば、Google サポート ベースを見てみましょう。

問題が発生している製品や、何をしようとしているのかは問題ではありません。ナレッジ ベースは、ユーザーが結果を得るために必要なものを提供するのに役立つ、非常に簡単で強力な方法でレイアウトされています。

最終的に、顧客は支援なしで問題を解決できるので、これは理想的なシナリオです。

顧客が製品ドキュメントを必要とするのはなぜですか?

効果的な製品ドキュメントは、ユーザーがデバイスの電源を入れる方法やバッテリーをどこに置くかを理解するための単なる手段ではありません。 それだけではありませんが、それでも多くの企業がこれを認識していません。 したがって、彼らは、彼らのビジネスに何の役にも立たない標準以下の製品ドキュメントを発行し続けています。

製品ドキュメントは、いくつかの理由で強力なものです。

1. あなたの製品を理解するのに役立ちます

製品ドキュメントは、製品がどのように機能し、それで何ができるかを顧客が理解できるようにするために不可欠です。 彼らがあなたの製品を購入する理由は 1 つかもしれませんが、製品の可能性を最大限に教育することで、価格に見合った価値から恩恵を受けているように感じ、製品体験を最大限に活用するための多くの扉が開かれます。 .

ユーザーの教育が進むほど、ユーザーはより多くのエンゲージメントを獲得し、製品とやり取りするようになり、より価値のあるビジネスを見つけることができます。 これが、忠実なリピーターを生み出す方法です。

2. 時間を節約する

優れた製品ドキュメントが時間を節約するのと同じように、ユーザーの時間も節約します! カスタマー サポートに連絡したり、フォーラムでヘルプを検索したりするのではなく、製品ドキュメントを参照するだけで、探している答えを見つけることができます。

優れた製品ドキュメントとは?

さて、この投稿の核心に入りましょう。 効果的な製品ドキュメントとは? 手順とよくある質問のリストを入力するだけで完了できないのはなぜですか?

理論上はできますが、役に立たないでしょう。 繰り返しになりますが、製品ドキュメントは製品エクスペリエンスの中核部分であり、これだけでは十分ではありません。 この 2 つは、ドキュメントが単なる付属品またはオプションの余分なものではなく、互いに補完し合うものです。

優れた製品ドキュメントを作成するには、いくつかの要素があります。

1. 見つけやすい

製品ドキュメントは、顧客が簡単に見つけられるようにする必要があります。 ドキュメントが見つからないという理由で、顧客が答えを探すのをあきらめてしまうことは、最も避けたいことです。 Web サイト、製品インターフェイス、またはパッケージから簡単にアクセスできることを確認してください。

2. 包括的です

製品ドキュメントは包括的で、製品の主要な機能と使用例をすべて網羅している必要があります。 複雑な製品の場合は、複数のレベルのドキュメント (初級、中級、上級など) を作成して、顧客が探しているものを簡単に見つけられるようにすることを検討してください。

ここで、詳細で広範でありながら簡単にナビゲートできるデジタル知識ベースの出番です。 物理的な製品の場合、本と同じくらい分厚いマニュアルを物理的に用意することはできません。 あなた、あなたのターゲットオーディエンス、そしてあなたの特定の製品にとって適切なバランスを見つける必要があります.

3. 最新です

製品ドキュメントは、製品の最新の変更に合わせて最新の状態に保つ必要があります。 新しい機能をリリースしたり、既存の機能に変更を加えたりした場合は、それに応じてドキュメントを更新してください。 これにより、顧客は常に製品に関する正確な情報を得ることができます。

4. よく書かれている

製品ドキュメントは適切に記述され、専門用語が含まれていない必要があります。 ドキュメントは、顧客が製品に対して抱く第一印象となる可能性が高いため、明確かつ簡潔であることを確認してください。

ユーザーに過負荷をかけたり、何をすべきかわからないことでストレスを与えたりしたくはありません。 イケアのフラットパックの説明書は、面白い意味で少し有名ですが、すべてのビジネスに当てはまるわけではありません。

たとえば、SaaS ユーザーは、物事を機能させる方法を理解するためにわざわざ行きたがりません。 彼らは学習曲線があることを理解していますが、できるだけ早くオンボーディングしたいと考えています。

ビジネスとして、これはまさにあなたが望んでいることでもあります。 できるだけ楽にあなたのビジネスに統合された、幸せで機能している顧客。 それを実現するのはあなた次第です。

また、ここでちょっとしたヒントを。

対象読者向けに書いていることを確認してください。 子供向けのボードゲームの説明書を書く場合、子供たちが理解できるように書く必要があります。 これは、例えば会計ソフトの指示書の書き方とは大きく異なります。

成功する製品ドキュメントを作成する方法

ステップバイステップガイドで製品ドキュメントを作成する方法に関する完全なガイドを作成できますが、実際には非常に多くの変数があります. 競合他社の製品でうまくいくものは、スタイルやデザインの点であなたにはうまくいかないかもしれません.

文字通りのマニュアルが必要な製品 (工場レベルでの印刷機の製造など) もあれば、知っておくべきポイントの簡単なフラッシュカードで優れている製品もあります。 あなた次第です。

ただし、成功する製品ドキュメントを作成することは複雑である必要はありません。 これらの簡単なヒントに従って、プロセスを支援してください。

1. 整理整頓

製品ドキュメントはよく整理されていて、簡単にナビゲートできる必要があります。 見出し、小見出し、目次を使用して、顧客が探しているものを見つけやすくすることを検討してください。

2.視覚化する

製品ドキュメントは、視覚的に魅力的で理解しやすいものでなければなりません。 画像、スクリーンショット、ビデオを使用してテキストを補足し、複雑な概念を説明します。 優れた製品ドキュメントとは、できるだけ多くの価値ある情報を最も簡単な方法で伝えることです。これを実現するために画像を使用してください。

3. 適切なツールを使用する

Word 文書を開いて製品ドキュメントを作成することもできますが、その一部を見るためには Word 文書が必要になります。 つまり、適切なツールを使用して、目的に合った理想的なドキュメントを作成する必要があります。

役立つツールを次に示します。

• エンドツーエンドのプロセス全体を合理化および自動化するのに役立つ、Docsie などのドキュメント作成ツール
• コンテンツの作成を支援する Jasper などの AI ライティング ツール
• グラフィックとビジュアルを作成するためのPiktochart
• 最終コンテンツの正確性とプロフェッショナリズムをチェックする Grammarly などのツール

4. 聴衆のために書く

製品ドキュメントは、対象読者向けに作成する必要があります。 専門用語や過度に複雑な言葉の使用は避けてください。 代わりに、ドキュメントを明確かつ簡潔にすることに集中してください。

5. 最新の状態に保つ

製品ドキュメントは、製品の最新の変更に合わせて最新の状態に保つ必要があります。 これにより、顧客は常に製品に関する正確な情報を得ることができます。 これには時間がかかる場合がありますが、アプローチが整理されて生産的である限り、自分に合ったワークフローを見つけることができるはずです。

オーバー・トゥ・ユー

製品ドキュメントは、企業にとっても顧客にとっても不可欠です。

よくある質問や問題に回答することで、顧客満足度を高め、取引を繰り返すことができます。 優れた製品ドキュメントを作成することは難しくありませんが、ある程度の計画と努力が必要です。

積極的にアプローチすることで、製品ドキュメントが提供する多くの利点を確実に得ることができます。