비즈니스 미팅: 피해야 할 7가지

비즈니스 회의가 어려울 수 있습니다. 우리는 모두 늦게 시작하고 주제에서 벗어나 논쟁을 일으키고 올바른 결론에 도달하지 못하는 회의에 참석했습니다. 그러나 반드시 그래야 하는 것은 아닙니다. 좋은 회의를 운영하는 것은 예술이며 누구나 배울 수 있는 것입니다.

이를 염두에 두고 이 기사에서는 실제적이고 긍정적인 결과를 가져오는 회의를 운영하기 위해 피해야 할 7가지 사항을 살펴보겠습니다.

크랙하자!

1. 불필요한 회의

가장 먼저 고려해야 할 사항부터 시작하여 회의를 소집하기 전에 정말 회의를 개최해야 하는지 결정하십시오. 무의미한 회의를 하는 것은 당신의 시간 낭비일 뿐만 아니라 참석하는 모든 사람들의 시간 낭비입니다.

Harvard Business Review에는 회의가 올바른 선택인지 판단하는 데 도움이 되는 멋진 의사 결정 트리가 포함된 기사가 있습니다.

또한 회의에 초대하려는 사람들의 의견이 필요한지 확인하십시오. 외부 피드백이 정말로 필요하다고 느끼면 필요한 것이 무엇인지, 진행하는 데 필요한 지식을 가진 사람을 찾으십시오.

회의를 더 크고 중요하게 보이기 위해 불필요한 사람들을 초대하지 마십시오. 앞으로 나아갈 수 있도록 도와줄 수 있는 사람만 초대하는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 또한 기여가 필요하지 않은 다른 사람들이 작업을 계속할 수 있도록 허용합니다.

2. 개인화

비즈니스 회의는 바로 비즈니스에 관한 것입니다. 참석한 대부분의 사람들은 처음부터 모든 사람에게 주제에 계속 머물도록 상기시켜주는 것에 감사할 것입니다.

참석한 모든 사람의 믿음, 좋아하는 것, 싫어하는 것을 알지 못하는 한 개인 이야기의 미지의 영역으로 방황하는 것은 위험하다는 것을 기억하십시오. 유익하고 긍정적인 회의를 원한다면 중요한 문제를 고수하고 참석자도 그렇게 하도록 하십시오.

주제에서 벗어나지 않도록 함으로써 다른 사람이 하지 않도록 하는 더 나은 위치에 있게 됩니다. 이에 대해 확고히 하고 연사들에게 회의 주제에 집중하도록 상기시켜 개인적인 이야기를 빨리 중단하십시오.

3. 시간 낭비

늦게 시작하거나 시간이 지남에 따라 진행되는 회의는 회의 참석자의 존재를 위협합니다. 이러한 불행을 스스로 겪지 않으려면 회의가 정시에 시작될 것임을 분명히 하고 약속을 지키십시오. 또한 5분 이상 지각하는 사람은 즉각적인 출석을 장려하기 위해 입장이 허용되지 않는다는 사실을 알릴 수도 있습니다.

누군가가 회의 참석 여부를 알려주기 위해 응답하지 않은 경우 적극적으로 자신을 확인하거나 누군가에게 확실히 알아보도록 위임하는 것이 좋습니다.

할당된 시간에 지울 수 있는 의제를 설정하고 그것을 고수하십시오. 또한 회의를 분할하여 각 지점에 적절한 시간이 할당되도록 하고, 이 시간 척도가 무엇인지 모든 사람에게 알리고, 시간이 다 되면 계속 진행하십시오.

허용된 시간 내에 실제로 해결되지 않은 문제가 있는 경우 문제를 해결할 수 있는 사람들과 후속 작업을 예약하십시오.

4. 날개를 달다

비즈니스 회의에서는 준비가 가장 중요합니다. 미리 정해진 구조 없이 회의를 하는 것은 문제를 불러일으키는 것입니다. 토론하고 싶은 주제와 관련이 있든 없든 모든 사람이 자신만의 주제를 가지고 있다는 것을 알게 될 것이며 좋은 아이디어는 소음 속에 빠져들 수 있습니다.

사전에 참가자들과 협력하여 토론 주제를 결정하고, 그 중에서 의제를 만들고 배포하여 모든 사람이 회의에서 다룰 내용을 정확히 알 수 있도록 합니다.

회의 전에 배포할 의제가 있으면 준비할 수 있고 참석해야 하는 다른 사람들도 준비할 수 있습니다. 그런 다음 개인과 비공식적인 회의 전 채팅을 하고 초기 피드백을 기반으로 응답을 계획할 수 있습니다.

5. 대결

건전한 토론은 회의에서 좋은 일이지만 일이 손에 잡히지 않기 쉽습니다. 회의에는 종종 매우 다른 성격을 가진 사람들이 참여하며 논쟁이 생길 수 있습니다. 이것은 생산적인 회의를 위한 죽음의 신호일 수 있으므로 갈등이 발생하지 않도록 노력하십시오.

당신이 공손한 말투를 취하면 다른 사람들도 따라할 것입니다. 따라서 누군가가 유모차에서 모든 장난감을 던지더라도 대화에서 어른이 되어 침착하지만 단호하게 대처하십시오.

누군가가 방해가 될 가능성이 있다는 것을 알고 있다면 미리 말을 하고 예상되는 행동에 대해 설명하십시오. 회의 자체에서 개별 기여에 대한 시간 제한을 설정하여 누군가가 마음에 드는 고충을 방황하더라도 신속하게 처리할 수 있습니다.

'우리', '우리'와 같은 집단 명사를 사용하고 공통의 도전이나 승리를 강조하여 공감대를 형성하십시오. 주도권을 잡으십시오. 회의를 비난하는 데 사용하지 말고 인신공격을 용납하지 마십시오. 당신의 어조가 공정할수록 개인 의견을 표출하기 위해 다른 사람들에게 더 적은 영향력을 행사할 수 있습니다.

6. 이탈

종종 한 두 사람이 회의에서 빠져 나와 서로 대화를 시작하는 것을 볼 수 있습니다. 이것은 매우 파괴적이며 처리해야 합니다.

필요한 경우 회의를 중단하여 그들의 작은 채팅에 집중하십시오. 이것은 그들의 관심을 끌 것입니다. 당신이 그것을 가질 때, 주요 토론에 대한 그들의 의견을 요청하고, 그들이 다시 길을 잃지 않도록 정기적으로 그들에게 계속 돌아가십시오.

사람들에게 전화를 끄도록 요청하십시오. 생사가 없는 한, 배우자가 출산을 앞둔 경우가 아니라면, 한 시간 정도 전화가 없는 것은 큰 일이 아닐 것입니다. 테이블에 있는 모든 사람이 항상 이메일을 확인하고 있다면 대부분의 회의에서 너무 방해가 됩니다.

7. 후속 조치를 취하지 않음

많은 회의가 끝이 납니다. 그리고 회의가 끝나면 사람들이 회의실에 들어왔을 때보다 더 현명하지 않습니다. 회의의 필요성과 논의할 내용을 신중하게 생각했다면 실행 가능한 결과를 기대하게 될 것이기 때문에 이것은 매우 부끄러운 일입니다.

이를 달성하려면 특정 문제를 해결하거나 결과를 달성하도록 하는 책임자에 대한 세부 정보를 포함하여 토론 중에 합의된 조치 목록인 '요점' 세트를 만들어야 합니다.

마지막으로 회의 중에 메모를 합니다. 의제의 모든 요점은 결론을 내려야 하며 참석한 사람들의 의견과 동의를 받는 동안 기록해야 합니다.

회의가 끝나면 이러한 행동과 그 소유자를 설명하는 사후 보고서를 작성하여 참석한 모든 사람에게 배포합니다. 그런 다음 이를 체크리스트로 사용하여 계획이 일정대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.

결론

효과적이고 생산적인 비즈니스 회의를 개최하는 것은 비즈니스를 운영하는 데 중요한 도구이지만 실수를 하기 쉽습니다. 좋은 회의를 위해 다음을 수행해야 합니다.

1. 정말 회의가 필요한지 분석하세요.
2. 개인적인 문제를 피하십시오.
3. 시간 관리를 잘못하지 마십시오.
4. 미리 잘 준비하세요.
5. 대결을 피하십시오.
6. 참여를 권장합니다.
7. 회의를 요약하는 것을 잊지 마십시오.

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