올인원 협업 소프트웨어란 무엇이며 왜 사용해야 합니까?

오늘날의 디지털 시대에 협업은 모든 비즈니스의 필수 구성 요소입니다.

원격 근무가 보편화됨에 따라 기업은 한 곳에서 의사소통 및 공동 작업, 파일 공유, 작업 관리 및 프로젝트 추적을 위한 효율적인 방법이 필요합니다.

올인원 협업 소프트웨어가 필요한 곳입니다.

올인원 협업 소프트웨어는 여러 커뮤니케이션 및 협업 기능을 하나의 플랫폼에 통합하여 팀이 더 쉽게 협업할 수 있도록 합니다.

이 블로그 게시물에서는 올인원 협업 소프트웨어가 무엇인지, 이것이 비즈니스에 어떤 이점을 줄 수 있는지, 왜 사용을 고려해야 하는지 살펴보겠습니다.

올인원 협업 소프트웨어란?

전통적인 협업 소프트웨어의 역사는 기업이 IT 부서를 구성하기 시작하고 업무를 수행하는 데 필요한 모든 기능을 얻기 위해 다양한 공급업체의 제품을 결합해야 했던 30여 년 전에 시작되었습니다. 당시 협업 소프트웨어는 작업 관리, 데이터 또는 채팅 등 팀의 단일 사용 사례를 위한 단일 솔루션이었습니다.

기술적으로 진보된 현재로 빠르게 이동하여 포인트 솔루션이라고 하는 이러한 유형의 협업 소프트웨어는 여전히 존재하지만 오랫동안 올인원 협업 솔루션보다 성능이 뛰어났습니다.

올인원 협업 소프트웨어는 팀이 문서, 파일 및 기타 유형의 데이터를 공유, 관리하고 장소와 장치에 구애받지 않고 프로젝트 및 작업에 대해 함께 작업할 수 있도록 하여 팀의 생산성과 효율성을 높이도록 설계되었습니다. .

올인원 협업 소프트웨어의 이점

협업 소프트웨어에는 많은 이점이 있습니다. 아마도 가장 중요한 것은 같은 사무실, 같은 국가 또는 같은 시간대에서 일하지 않아도 되는 팀 간의 생산성을 향상시킬 수 있는 기회일 것입니다.

다음은 올인원 협업 소프트웨어의 몇 가지 다른 이점과 이들이 생산적인 팀워크로 이어지는 방법입니다.

향상된 커뮤니케이션

그들은 의사소통이 팀워크의 핵심이라고 말합니다.

대면 커뮤니케이션과 공동 작업은 훌륭하지만 이것이 불가능할 때 올인원 공동 작업 소프트웨어와 같은 온라인 도구는 대화, 피드백 및 아이디어의 흐름을 유지하는 데 도움이 됩니다. 효율적인 커뮤니케이션은 생산성을 높일 뿐만 아니라 문제를 더 빨리 예방하고 해결하는 데 도움이 됩니다.

향상된 프로젝트 관리

하나의 프로젝트를 관리하는 것은 간단한 작업일 수 있지만 동시에 수십 개의 프로젝트를 관리하는 것은 어떻습니까? 협업 도구의 도움 없이 이벤트나 프로젝트를 조직하고 조정하는 과정에서 길을 잃지 않으려면 어떻게 해야 할까요?

운 좋게도 걱정할 필요가 없습니다. 올인원 협업 소프트웨어는 프로젝트나 개별 작업을 지연시킬 수 있는 실수와 혼란을 피하기 위해 모든 것이 순조롭게 진행되도록 합니다.

더 나은 조직

작업 관리, 통신 및 파일 저장을 위해 다양한 도구를 사용할 때 무엇이 ​​수행되었는지, 수행되지 않았는지, 누가 무엇을 말했는지, 어떤 작업을 참조했는지 추적하기가 쉽습니다. 모든 것이 엉망입니다. 그러나 프로젝트 및 작업의 모든 측면을 체계적으로 유지하는 것이 복잡할 필요는 없습니다. 올인원 협업 소프트웨어는 프로젝트 및 이벤트의 열린 커뮤니케이션과 조정을 통해 모든 것을 하나의 플랫폼에 유지하여 아무것도 잃어버리지 않도록 함으로써 팀의 워크플로우를 차분하고 체계적으로 만드는 데 도움을 줍니다.

데이터 기반 의사 결정

데이터 분석 솔루션의 힘으로 팀은 더 이상 데이터를 얻기 위해 스프레드시트를 분석하는 데 시간을 낭비할 필요가 없으며 대신 수집된 통찰력에 집중하고 회사에 도달하는 데 도움이 되는 사실을 기반으로 선택하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 목표와 목적이 더 빨라집니다. 다른 모든 생산성 도구와 함께 한 곳에서 사용할 수 있으면 데이터 기반 의사 결정 프로세스에 즉각적인 수월함과 효율성이 제공됩니다.

슬링샷 시도

올인원 협업 소프트웨어 주요 기능

모든 협업 소프트웨어는 다르지만 대부분의 도구에는 다음 기능이 포함됩니다(또는 포함되어야 합니다).

프로젝트 관리 – 계획 및 스케줄링에서 리소스 할당 및 실행에 이르기까지 프로젝트의 모든 측면을 구성합니다 .

작업 관리 – 계획에서 실행까지 수명 주기 동안 작업을 관리하는 데 필요한 모든 것입니다. 기한, 종속성 및 우선 순위를 설정하고 프로젝트가 순조롭게 진행되고 제시간에 완료되도록 합니다.

문서 관리 – 문서 관리 기능은 모든 올인원 협업 소프트웨어에 중요합니다. 타사 클라우드 스토리지 앱을 플랫폼에 쉽게 통합하여 사용자가 함께 문서를 공유하고 작업할 수 있습니다. 이 기능은 또한 문서를 한 곳에 깔끔하게 정리하여 모든 사람이 언제든지 쉽게 액세스할 수 있도록 도와줍니다.

교차 기능적 협업 – 조직 내 모든 사람(마케팅, 영업, HR, 물류, 개발자, 지원 등)이 함께 모여 목표 또는 프로젝트 작업을 수행하는 단일 장소입니다.

내부 메시징 – 이것은 커뮤니케이션을 체계적이고 주제에 맞게 유지하는 데 도움이 되는 필수 기능입니다. 모든 사람이 언제든지 참조할 수 있는 역사적인 토론 기록을 유지하면서 의견, 피드백 및 아이디어를 공유하는 개별 작업 및 프로젝트에 대해 앱 내에서 소통하고 공동 작업할 수 있는 기능입니다. 대부분의 올인원 공동 작업 도구는 사용자에게 작업 및 프로젝트 수준에 대해 설명하고 파일을 첨부하여 작업 및 프로젝트를 추가로 지원하는 기능도 제공합니다.

데이터 분석 - 이 기능은 흔하지는 않지만 비즈니스 상태에 매우 유용합니다. 실시간 데이터에 액세스함으로써 사용자는 직감 기반이 아니라 주요 데이터 통찰력으로 뒷받침되는 더 나은 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 오늘날 데이터 분석은 모든 회사에서 필수입니다. 신생 기업도 이를 무시해서는 안 됩니다. 데이터는 신생 기업이 훨씬 빠르게 성장하는 데 도움이 될 수 있습니다 .

알림 - 작업, 언급, 토론 등에 대한 모든 최근 수정 사항을 최신 상태로 유지합니다.

통합 기회 – 올인원 협업 소프트웨어를 통해 사용자는 모든 유형의 문서, 파일 및 리소스에 액세스할 수 있어야 하며 그 중 일부는 타사 애플리케이션에 저장되어 있습니다. 따라서 선택한 올인원 협업 소프트웨어 솔루션이 Dropbox, Google Drive 등과 같은 도구와 강력한 통합 기회를 제공하는 것이 중요합니다.

직관적인 인터페이스 – 훌륭한 올인원 협업 소프트웨어는 직관적이고 사용자 친화적이어야 하며 익숙해지는 데 며칠 이상 걸리지 않아야 합니다. 이러한 종류의 도구의 목적은 작업 프로세스를 단순화하고 보다 효율적으로 만드는 것이므로 협업 소프트웨어의 가장 중요한 기능 중 하나는 단순하고 직관적이라는 것입니다.

모바일 친화적인 디자인 – 올인원 협업 도구는 휴대폰과 태블릿에서도 제대로 작동할 수 있어야 합니다. 원격 근무자나 이동이 필요한 업무를 수행하는 직원이 항상 데스크탑 앞에 있는 것은 아니므로 이동 중에도 생산성을 유지하고 작업을 수행할 수 있는 솔루션을 제공하는 것이 최우선 과제가 되어야 합니다.

보안 – 올인원 협업 소프트웨어 솔루션이 제공하는 기능에 집중할 때 데이터 보호 및 보안의 중요성을 잊어서는 안 됩니다. 일부 무료 협업 소프트웨어 도구는 엔터프라이즈 도구보다 보호 수준이 낮지만 모두 플랫폼에서 공유되는 데이터와 정보를 보호하기 위해 로그인과 암호가 필요합니다. 협업 소프트웨어가 이중 인증을 제공한다면 더 좋습니다. 보안 위반을 방지하고 사용자의 신원을 확인하는 데 도움이 됩니다.

올인원 대 포인트 협업 소프트웨어

협업 도구는 팀의 효율성과 생산성을 증가시키기 때문에 훌륭하고 비즈니스를 위해 그것을 원하지만 실제로 어떤 유형의 솔루션을 선택해야 하는지에 대한 딜레마에 직면하게 됩니다: 올인원 또는 포인트 솔루션?

몇 가지 주요 차이점과 각 솔루션의 장단점을 더 잘 이해할 수 있도록 참조용 비교표를 만들었습니다.

올인원 협업 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 사항은 무엇입니까?

팀을 위한 올인원 협업 소프트웨어를 확보하는 것은 중요한 비즈니스 결정입니다. 시장에서 사용 가능한 모든 솔루션을 테스트하는 데 시간과 비용을 낭비하고 싶지 않을 것입니다. 선택의 폭을 좁혀 팀과 비즈니스 모두를 위해 가능한 최선의 결정을 내릴 수 있도록 도와드립니다.

올인원 협업 솔루션을 선택할 때 염두에 두어야 할 6가지 주요 요소는 다음과 같습니다.

1. 요구 사항 - 올인원 협업 소프트웨어를 선택하는 첫 번째 단계는 조직의 요구 사항을 이해하는 것입니다. 즉, 팀이 현재 어떻게 작업하고 있는지, 업무 프로세스에서 개선할 수 있고 개선해야 하는 사항은 무엇인지, 업무가 구조화되어 있는지 비구조화되어 있는지 등을 파악하는 것입니다. 이러한 질문에 대한 답을 찾으려면 멀리서 팀워크를 관찰할 뿐만 아니라 그들과 상의해야 합니다. 그들은 결국 이 협업 소프트웨어를 사용할 사람들이기 때문에 그들의 요구 사항과 문제에 대한 그들의 의견이 우선적으로 가장 관심을 기울여야 하는 것입니다.

이 첫 번째 단계에서 고려해야 할 다른 사항은 솔루션이 웹 호스팅인지 온프레미스인지 여부입니다. 조직의 데이터와 파일이 안전합니까? 특정 요구 사항을 결정한 후 다음 단계로 이동할 수 있습니다.

2. 기능 – 올인원 협업 소프트웨어가 제공하는 기능은 조직의 퍼즐 조각입니다. 소프트웨어는 팀을 위한 효과적인 생산성 도구가 되기 위해 필요한 모든 기능을 제공해야 합니다. 응답성이 뛰어나고 사용하기 쉬워야 하며 물론 팀이 작업을 보다 효율적으로 수행하는 데 도움이 되어야 합니다.

3. 비용 – 이러한 종류의 소프트웨어에 예산이 얼마나 허용됩니까? 귀하의 투자는 합리적이어야 하며 소프트웨어가 귀하의 팀과 조직을 위해 가질 수 있는 장기적인 가치는 물론 향후 업그레이드, 유지 관리 등과 같이 수반될 수 있는 기타 모든 비용을 고려해야 합니다.

4. 지원 - 안정적인 지원은 필수입니다. 팀은 교육을 받아야 하며 자습서 및 지식 기반에 액세스할 수 있어야 합니다. 공급업체에서 이를 제공하지 않으면 다음 공급업체로 이동하는 것이 좋습니다.

5. 다른 도구와의 통합 – 팀에서 이미 사용하고 있는 도구와 통합할 수 있는 협업 소프트웨어를 찾아야 합니다. 팀에 필요한 다른 도구와 통합할 수 없는 도구를 선택한 경우 이 요소를 무시하지 마십시오. 그러면 소프트웨어가 그다지 도움이 되지 않습니다. 팀은 여전히 ​​모든 것에 액세스할 수 있도록 앱 간에 전환해야 합니다. 작업을 완료하는 데 필요합니다.

6. 보안 – 보안은 중요하므로 어떠한 경우에도 데이터의 안전을 보장하는 보안 기능이 함께 제공되는 솔루션을 선택해야 합니다. 또한 데이터를 저장할 위치를 선택할 수 있어야 합니다. 벤더가 보안 기능을 제공하지 않거나 취약한 보안만 제공하는 경우 해당 벤더와 작별하고 더 나은 솔루션을 계속 찾으십시오.

완벽한 올인원 협업 소프트웨어 Slingshot

Slingshot은 최신 프로젝트 및 팀 파일 관리 , 채팅 및 데이터 분석을 모두 하나의 앱에 통합하여 협업을 단순화합니다. 이 모든 요소를 ​​팀원들과 한 곳에서 쉽게 공유하고 외부 팀원들과 프로젝트를 공유할 때 평온함이 회복됩니다. 강력한 생산성이 즉시 사용 가능하며 원활하게 작동하여 지속적인 협업 워크플로우를 지원하도록 설계되었습니다. 이를 통해 팀은 협업 사일로를 건너뛰고 작업 중단을 방지하며 팀이 더 쉽게 협력할 수 있습니다.