2023년 소기업을 위한 6가지 최고의 문서 관리 시스템
게시 됨: 2023-03-27효율적인 문서 관리, 공유 및 공동 작업은 모든 규모의 비즈니스에 매우 중요합니다. 이 기사에서는 소기업을 위한 최고의 문서 관리 소프트웨어를 살펴보고 장단점, 주요 기능 및 가격을 검토합니다.
문서 관리 시스템은 문서를 저장, 구성 및 관리하기 위한 플랫폼입니다. 최고의 시스템은 클라우드에 있으며 작업 위치에 관계없이 모든 인증된 사용자가 액세스할 수 있습니다.
그러나 소기업용 문서 관리 소프트웨어는 클라우드 스토리지와 다릅니다. 문서 관리 시스템은 문서 저장 외에도 관리 도구, 문서 공유를 위한 리소스, 워크플로 자동화를 제공합니다. 소기업을 위한 최고의 문서 관리 시스템은 조직의 모든 유형의 문서를 강력한 문서 보안을 갖춘 사용자 친화적인 플랫폼에 보관하도록 도와줍니다.
이 기사에서는 소규모 비즈니스를 위한 최고의 문서 관리 시스템(DMS)을 살펴보고 장단점, 주요 기능, 가격 또는 무료 평가판 옵션을 검토합니다.
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우리의 최고 추천
최고의 올인원 클라우드 기반 문서 관리 시스템
더 알아보기
파일 생성 및 편집에 적합
파일 저장 및 공유 간소화에 적합
소기업을 위한 문서 관리 시스템을 선택하는 방법
중소기업용 문서 관리 시스템은 모든 문서를 한 곳에서 호스팅해야 합니다. 쉬운 액세스와 안전한 파일 저장이 가능해야 합니다. 중소기업은 파일에 액세스하기 위해 기술 팀에 의존할 필요 없이 문서 관리 시스템을 쉽게 사용할 수 있기를 원합니다.
2023년 소기업을 위한 6가지 최고의 문서 관리 시스템
Connecteam — 최고의 올인원 클라우드 기반 문서 관리 시스템
사용 가능한
- 편물
- 아이폰 OS
- 기계적 인조 인간
Connecteam은 중앙 리포지토리에서 문서를 수집, 관리 및 구성하는 데 사용할 수 있는 가장 쉬운 플랫폼입니다. 중소기업을 위한 최고의 올인원 솔루션으로 평가되는 Connecteam은 HR, 온보딩 및 처리에 적합합니다. 직원들이 필요한 문서를 업로드하고 개인 파일을 한 곳에서 안전하게 관리할 수 있습니다. 이를 통해 온보딩 시간을 최소화하고 직원의 작업 속도를 높여 다른 중요한 작업에 시간을 할애할 수 있습니다.
만료 및 알림
직원 기록이 항상 최신 상태인지 확인하기 위해 자동화된 경고로 문서 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 직원 규정 준수 문서, 라이선스 또는 인증이 곧 만료될 예정임을 알리도록 알림을 설정하여 레코드를 업데이트할 수 있습니다.
데이터 사일로 제거
하나의 앱에서 모든 문서에 액세스할 수 있으므로 데이터 사일로 및 문서 관리 채널을 제거할 수 있습니다. 더 이상 이메일, Google 드라이브 또는 Dropbox를 사용하여 항목을 추적하고 항목이 저장된 위치에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
강력한 액세스 관리
저장한 모든 문서를 즉시 검색하고, 사용자에게 권한을 부여하고, 권한이 있는 사용자에게만 데이터를 제한할 수 있습니다. 이를 통해 승인된 사용자만 액세스할 수 있도록 하면서 팀 구성원 과 문서를 쉽게 공유할 수 있습니다.
지식 센터
또한 Connecteam을 사용하여 내부 팀을 위한 종합 지식 센터를 구축하고 원하는 만큼 파일을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 모든 온보딩 정보, 교육 문서, 회사 핸드북, 정책 및 FAQ를 신입 직원을 위해 설정된 영역에 저장할 수 있습니다. 또한 전역 변경이 쉬워 모든 사람이 최신 정보에 액세스할 수 있습니다.
채팅, 그룹 또는 직접 문서를 쉽게 공유
팀은 팀 채팅 에서 다른 팀 구성원과 직접 문서를 공유하거나 문서를 그룹에 할당할 수 있습니다 . Connecteam은 사무실 컴퓨터나 회사 이메일에 정기적으로 액세스할 수 없는 "책상 없는 직원"에게 특히 적합합니다.
주요 특징들
문서 수집, 저장 및 구성
강력한 문서 관리 팀
디지털 양식 및 체크리스트
작업 관리
지식 센터 기능
직원 교육
장점
직관적인 도구로 사용하기 쉬움
최소한의 저장 공간 사용
다른 DMS 솔루션에 대한 저렴한 대안
탁월한 고객 지원
단점
현재 문서 공동 작업을 지원하지 않습니다.
가격
처음 30명의 사용자는 월 $29 부터 시작합니다. 무료14일 평가판 무료 플랜 이용 가능
14일 무료 평가판, 신용카드 불필요
무료 평가판 시작Zoho Docs — 파일 생성 및 편집에 적합
사용 가능한
- 편물
- 아이폰 OS
- 기계적 인조 인간
Zoho WorkDrive는 중앙 리포지토리에서 문서를 만들고 저장하는 것 이상의 또 다른 대체 문서 관리 소프트웨어입니다. 간단하고 사용하기 쉬운 안전한 공유 작업 공간을 제공합니다. 또한 이메일, 채팅, 통화 및 작업 관리를 동일한 공간에 통합합니다.
Zoho는 2023년 초에 독립형 문서 관리 프로젝트인 Zoho Docs를 중단했지만 이 기능을 Zoho WorkDrive에 롤백했습니다. 여기에는 Zoho Docs의 모든 기본 제공 공동 작업 도구가 포함되어 있어 사용자가 파일을 실시간으로 연결, 통신, 검토, 댓글 달기 또는 편집할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 또한 특정 팀 구성원이나 그룹에 작업 할당을 용이하게 합니다.
Zoho 문서에 대해 자세히 알아보기주요 특징들
- 문서 분류
- 전자 서명
- 버전 제어
- 감사 추적
장점
- 팀 협업 및 커뮤니케이션을 위한 안전한 공유 작업 공간
- 빠른 응답과 간편한 사용
단점
- 파일이 저장된 위치를 모르는 경우 파일 찾기가 어려울 수 있습니다.
- 엔트리 및 중간 레벨 옵션에 이중 인증(2FA)이 없습니다.
가격
$5/사용자/월부터 시작 평가판: 예 무료 요금제: 예
Box — 파일 저장 및 공유 간소화에 적합
사용 가능한
- 편물
- 아이폰 OS
- 기계적 인조 인간
- 윈도우
- 맥
Box for Business를 사용하면 조직 전체에서 문서를 쉽게 업로드하고 공유할 수 있습니다. 개인 파일을 호스팅하고 직접 링크를 보내거나 보내기 전에 콘텐츠를 다운로드할 수 있습니다. Box for Business를 사용하면 링크를 사용자 지정하여 보기 또는 편집 권한을 부여하고 암호로 보호된 링크를 생성할 수도 있습니다. 링크는 사용자 지정 URL을 포함할 수 있으며 특정 간격 후에 자동으로 만료되도록 설정하고 문서 다운로드를 허용하거나 차단할 수 있습니다.
사용자는 파일 저장을 위한 직관적인 인터페이스를 사용하여 빠르게 시작하고 실행할 수 있습니다. 그러나 일부 사용자는 권한 및 관리자 설정이 약간 까다롭다고 생각합니다.
오프라인에서도 편집할 수 있습니다. 동기화된 문서는 온라인 상태가 되면 자동으로 업데이트됩니다. 그러나 약간의 지연 시간이 있습니다. 클라이언트 및 고객과 같은 외부 사용자에게는 읽기 전용 권한만 부여되며 문서를 편집할 수 없으므로 공동 작업이 복잡해질 수 있습니다.
박스에 대해 더 알아보기주요 특징들
- 드래그 앤 드롭 기능
- 사용자 지정 가능한 템플릿
- 워크플로 관리
- 아카이빙 및 보존
장점
- 무제한 데이터 저장
- 미리 알림 및 승인과 같은 작업 자동화
단점
- 광학 문자 인식을 지원하지 않습니다.
- 위치를 모르면 문서를 찾기 어려울 수 있습니다.
가격
$20/사용자/월부터 시작 평가판: 있음 — 14일 무료 플랜: 없음
Microsoft Sharepoint — 공유 작업 환경을 위한 Microsoft 365 사용자에게 적합
사용 가능한
- 편물
- 아이폰 OS
- 기계적 인조 인간
Microsoft SharePoint는 독립 실행형 제품 또는 Microsoft 365 구독의 일부로 작동합니다. 컨텐츠 협업 및 고급 검색 기능을 제공합니다. 일부 사용자는 복잡하고 탐색하기 어렵다고 생각합니다. 그러나 Microsoft 365에 정통한 경우 학습 곡선이 훨씬 적을 것입니다. 문서 저장 외에도 사용자는 정보, 작업 일정 및 연락처 공유를 위한 인트라넷 사이트를 구축할 수 있습니다.
SharePoint는 Microsoft 365에 내장되어 있기 때문에 많은 기업에서 널리 사용됩니다. SharePoint를 사용하면 문서를 관리하고, 보안 수준 및 권한을 설정하고, 스캔 및 캡처 도구와 통합할 수 있습니다. 또한 사용자가 문서 메타데이터를 입력하고 관리할 수 있습니다.
설정 및 유지 관리는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 일부 즉시 사용 가능한 기능이 포함되어 있지만 일부 기능을 구축하려면 숙련된 사용자 또는 개발자가 필요합니다. 그러나 문서 관리 기본 사항으로는 소규모 비즈니스에 적합합니다.
Microsoft Sharepoint에 대해 자세히 알아보기주요 특징들
- 협업 도구
- 워크플로우 관리
- 주석 및 메모
- 마이크로소프트 365와 통합
장점
- 사용자 지정 가능한 템플릿
- 맞춤형 인트라넷 사이트 구축 가능
단점
- 버전 제어 또는 감사 추적을 지원하지 않습니다.
- 전자 서명을 지원하지 않습니다
가격
$4.59/사용자/월부터 시작 평가판: 없음 무료 플랜: 없음
SmartVault — 문서 저장 및 공유에 적합
사용 가능한
- 편물
- 아이폰 OS
- 기계적 인조 인간
- 윈도우
SmartVault 는 안전한 클라우드 기반 문서 관리 및 저장을 위해 설계되었으며 규정 준수 및 워크플로를 강조합니다. 브랜드 클라이언트 포털 생성을 포함하여 클라이언트와 문서를 공유하는 데 좋습니다. SmartVault에서 문서를 편집할 수는 없지만 표준화된 템플릿을 사용하여 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
SmartVault는 소비자 등급 클라우드 앱보다 높은 수준에서 문서를 보호하기 위해 "은행 수준 보안"을 선전합니다. 클라이언트 상호 작용을 허용하는 동안 클라이언트는 플랫폼의 모든 문서에 액세스할 수 있는 계정이 있어야 합니다.
SmartVault에 대해 자세히 알아보기주요 특징들
- 암호화된 문서 관리
- 협업 도구
- 드래그 앤 드롭 기능
- 워크플로 관리 도구
장점
- 강력한 액세스 제어 및 권한
- 자동화된 감사 추적
단점
- SmartVault에서 문서를 편집할 수 없음
- 실시간 문서 동기화를 지원하지 않습니다.
가격
사용자가 최소 5명인 경우 사용자당 월 $20부터 시작 평가판: 있음 — 14일 무료 요금제: 없음
Google 드라이브 — 파일 저장 및 공동 작업에 적합
사용 가능한
- 편물
- 아이폰 OS
- 기계적 인조 인간
Google 드라이브는 파일에 대한 암호화된 액세스를 제공하며 Google 문서, Google 스프레드시트 및 Google 프레젠테이션을 비롯한 Google 제품군과 원활하게 작동합니다. 팀원들과 실시간으로 협업할 수 있습니다. 기본 파일 저장소 및 중앙 아카이브 로 잘 작동 하지만 일부 비즈니스에 필요한 강력한 파일 관리 및 문서 관리 시스템을 제공하지 않습니다. 예를 들어 규정 준수 , 고급 버전 제어 또는 자동화된 워크플로 에 대한 지원을 제공하지 않습니다 . 그러나 기본 문서 관리와 파일을 위한 중앙 집중식 공동 작업 장소를 위한 확실한 선택입니다.
Google 드라이브는 Microsoft Office 파일과도 작동하므로 Word, Excel 또는 PowerPoint 문서를 변환하지 않고 온라인으로 업로드하고 편집할 수 있습니다.
Google 드라이브에 대해 자세히 알아보기주요 특징들
- 드래그 앤 드롭 인터페이스
- 검색 및 필터 기능
- 협업 및 추적 도구
- 버전 제어
장점
- 사용의 용이성
- 오프라인 문서 액세스도 제공합니다.
단점
- 전자 서명을 지원하지 않습니다
- 워크플로 관리를 지원하지 않습니다.
가격
첫 15GB 평가판 무료: 없음 무료 플랜: 있음
2023년 소기업을 위한 6가지 최고의 문서 관리 시스템
| 주제 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 리뷰 |   | | | | | |
| 가격 | 처음 30명의 사용자에 대해 월 $29 부터 시작합니다. | $5/사용자/월부터 시작 | $20/사용자/월부터 시작 | $4.59/사용자/월부터 시작 | 사용자가 최소 5명인 경우 사용자당 월 $20부터 시작합니다. | 첫 15GB 무료 |
| 무료 시험판 | 예 14일 | 예 | 예 14일 | 아니요 | 예 14 일 | 아니요 |
| 무료 플랜 | 예 최대 30명의 사용자 | 예 | 아니요 | 아니요 | 아니요 | 예 |
소기업을 위한 문서 관리 시스템이란?
문서 관리 시스템(DMS)은 문서를 저장, 관리 및 공유하는 온라인 플랫폼입니다. DMS를 사용하면 문서 관리를 중앙 집중화하고 실제 파일을 디지털 파일로 변환할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간 소모적인 수동 문서 정리 및 검색이 줄어들고 인증된 사용자와 공유할 수 있습니다.
선택한 DMS에 따라 전자 서명 및 온라인 공동 작업 과 같은 최신 도구를 편집하고 활용할 수 있습니다 .
중소기업용 문서 관리 소프트웨어는 어떻게 작동합니까?
문서 관리 소프트웨어를 사용하면 문서를 중앙 데이터베이스에 디지털 방식으로 캡처하고 저장할 수 있습니다. 최고의 문서 관리 솔루션은 클라우드 기반으로 연결되고 인증된 모든 사용자에게 액세스를 제공합니다.
사용자는 문서에 액세스하여 공동 작업을 수행하고 다른 승인된 사용자와 문서를 공유하며 워크플로를 자동화할 수 있습니다. 또한 문서 라우팅, 승인 및 알림을 위한 도구에 액세스하여 효율성을 높일 수 있습니다.
대부분의 DMS 솔루션은 이전 버전의 문서를 보관하고 변경 사항을 추적하여 감사 추적을 제공할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어의 이점
문서 관리 소프트웨어는 소기업이 워크플로우와 운영을 간소화할 수 있도록 도와줍니다. 이점은 다음과 같습니다.
- 저장 공간 감소 : 물리적 파일 캐비넷, 상자 및 보관 문서에 대한 바인딩이 필요하지 않습니다.이렇게 하면 필요한 문서를 더 쉽게 찾을 수 있을 뿐만 아니라 설치 공간도 줄어듭니다.
- 구성 : 문서 관리 소프트웨어에서 문서를 찾고, 저장하고, 검색하는 것이 훨씬 쉽습니다.
- 문서 백업 및 복구 : 화재 및 수해 발생 시 물리적 문서가 유실되거나 파기될 수 있습니다.DMS는 비즈니스 연속성 및 재해 복구를 위한 자동화된 백업을 제공합니다.
- 작업 흐름 개선 : 최근 한 연구에 따르면 모든 비즈니스의 거의 절반이 문서를 찾고 공유하는 데 어려움을 겪고 있으며 약 1/3은 버전 관리에 대해 우려하고 있습니다.소기업을 위한 최고의 문서 관리 소프트웨어는 이러한 문제를 해결할 수 있습니다.
- 규정 준수 : 진화하는 산업 및 정부 규정을 준수하는 것은 어려울 수 있습니다.올바른 DMS는 규정 준수를 보장합니다.
- 보안 : 안전하고 암호화된 DMS가 문서를 안전하게 보호합니다.
- 공유 및 공동 작업 : DMS 도구는 공유 및 공동 작업을 간단하게 만들어 원격 작업자, 분산된 인력 및 클라이언트를 지원합니다.
- 접근성 향상 : 물리적 문서는 한 곳에만 저장되며 액세스가 제한될 수 있습니다.디지털 스토리지를 사용하면 기다릴 필요 없이 액세스 권한이 있는 모든 사람과 공유할 수 있습니다.
종이 파일을 관리하고 유지하는 것은 더 이상 실용적이지 않습니다. 서류 캐비넷과 상자에서 파일 과 폴더를 찾는 데 더 생산적으로 사용할 수 있는 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 모든 파일이 온라인에 있더라도 적절하게 관리되지 않으면 파일을 정리하고 액세스할 수 있는 상태를 유지하기가 여전히 어려울 수 있습니다.
효율적인 DMS를 사용하면 정확한 파일 형식, 이름 또는 위치를 몰라도 단어나 구를 사용하여 검색할 수 있습니다. 한 설문 조사에 따르면 사무직 근로자의 절반 이상이 작업 시간보다 파일 검색에 더 많은 시간을 할애한다고 합니다 . 같은 연구는 정보가 즉시 필요할 때 이것이 얼마나 어려울 수 있는지를 보여주었습니다. 설문 조사에 참여한 사무실 전문가의 81%는 상사나 고객이 긴급하게 필요한 문서를 찾을 수 없다고 말했습니다.
근무 장소에 관계없이 정보에 액세스해야 하는 원격 및 하이브리드 작업자에게는 이러한 문제가 더욱 어려워졌습니다.
소기업을 위한 문서 관리 시스템 비용은 얼마입니까?
소규모 비즈니스 문서 관리 시스템은 액세스 수준과 선택한 요금제에 따라 한 달에 수백 달러에 이르는 제한된 수의 사용자에게 무료로 제공됩니다.
예를 들어 Connecteam의 소기업 패키지는 처음 10명의 사용자에게 100% 무료입니다. 약간 더 큰 팀(최대 30명)이 있더라도 Connecteam의 기본 플랜은 월 $30에 불과합니다 .
이에 비해 SmartVault를 사용하는 사용자 10명은 한 달에 $400의 비용이 듭니다. 가장 저렴한 Microsoft SharePoint 계획은 10명의 사용자에 대해 월 50달러 또는 Microsoft 365 E3 라이선스의 일부로 월 230달러입니다.
FAQ
문서 관리 시스템의 유형은 무엇입니까?
콘텐츠 및 기록 관리, 워크플로 관리, HR 문서 관리 및 문서 이미징을 비롯한 여러 유형의 문서 관리 시스템이 있습니다 . DMS를 평가할 때 비즈니스에 필요한 도구가 포함되어 있는지 확인하려고 합니다.
문서를 관리하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
클라우드 기반 문서 관리 시스템을 사용하면 문서 저장, 구성 및 공유가 간단해집니다. 모든 문서를 위한 중앙 위치를 제공하여 검색 및 공동 작업을 더 쉽게 만듭니다.
문서 관리 시스템에서 무엇을 찾아야 합니까?
소기업을 위한 최고의 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 비즈니스 방식에 맞게 솔루션을 사용자 정의할 수 있습니다. DMS가 사용하기 쉽고 강력한 보안 및 규정 준수를 제공하며 워크플로우 자동화를 지원하고 기존 기술 스택과 통합되는지 확인하십시오.
클라우드 기반 문서 관리 시스템은 안전합니까?
예, 클라우드 기반 문서 관리 시스템은 안전합니다. 문서의 자동 암호화를 제공하고 액세스 관리 및 개인 정보 보호 도구를 허용하는 솔루션을 찾으십시오. 플랫폼 공급자가 보안을 모니터링하고 소프트웨어 패치 및 업데이트가 적용되도록 하기 때문에 클라우드 관리 시스템은 실제로 온프레미스 서비스보다 더 안전합니다.
소기업을 위한 문서 관리 시스템의 결론
소기업을 위한 강력하고 안전한 문서 관리 시스템은 작업 흐름을 간소화하고 문서 저장 및 검색을 더 간단하게 만들고 팀원 및 고객과 공유할 수 있도록 합니다. 필요한 도구를 제공하고 조직의 생산성을 향상시키는 데 사용하기 쉬운 DMS를 찾으십시오.
Connecteam은 문서 관리를 개선하려는 중소기업을 위한 최고의 선택입니다. 지금 Connecteam 과 함께 자신을 위한 작은 발걸음과 비즈니스를 위한 큰 도약을 시작하십시오 . 비즈니스를 관리하는 데 필요한 모든 것에 대해 Connecteam의 Small Business Plan을 확인하는 것을 잊지 마십시오 .