대행사가 고객에게 청구하는 것이 올바른 방법입니까?

당신이 대부분의 에이전시와 같다면, 고객으로부터 돈을 받는 것은 항상 승리처럼 느껴지며, 불을 켜고 팀을 계속 운영하고 집중할 수 있습니다. 그러나 청구 및 인보이스 처리 과정에서 스트레스를 받을 수 있습니다. 사실, 잘못하면 귀하와 귀하의 고객에게 혼란스럽고 어색한 과정입니다. 이는 또한 고객과 함께 일할 때 가장 중요한 단계입니다. 제시간에 급여를 받을 뿐만 아니라 전문성을 확립하고 긍정적인 장기적 고객 관계를 구축하는 방법이기도 합니다. 고통스러운 청구 프로세스를 고객과 대행사에게 훌륭한 경험을 제공하는 전략적 이점으로 전환하기 위해 오늘 할 수 있는 일을 보여드리겠습니다.

1. 분명한 기대로 놀라움을 피하라

고객이 귀하에게 와서 "이 청구서에 무슨 일이 일어나고 있습니까?"라고 묻는 것보다 고객 관계에 더 큰 부담을 주는 것은 없습니다. 그 한 가지 질문은 공황과 의심을 유발할 수 있습니다. 예상보다 많았습니까? 예상보다 빨리 왔습니까? 고객이 예상하지 못한 품목/서비스 및 수수료 청구서에 의문을 제기하는 고객은 처음에 새로운 고객을 방문할 때 오는 모든 좋은 감정을 죽일 수 있습니다.

여기서 핵심은 명확하고 상세한 견적 및 작업 범위를 설정하고 처음부터 고객을 참여시키는 데 시간을 할애하는 것입니다.

귀하와 고객이 귀하가 제공할 조건, 범위, 서비스 또는 상품에 동의하면 주요 결과물과 날짜를 강조하는 계약서에 모든 것을 기록하십시오. 고객이 검토하고 서명하게 하고 대행사의 다른 사람이 확인하도록 하여 모든 i에 점을 표시하고 T에 모두 표시했는지 확인하십시오.

2. 지불을 쉽고 각 클라이언트에 맞게 설정하십시오.

클라우드 기반 과금 서비스 이용

이것은 모든 사람이 인보이스가 어디에 있는지 확인하는 가장 쉬운 방법입니다. 클라이언트는 적절한 소프트웨어가 없기 때문에 액세스할 수 없는 파일을 열거나 이메일 더미를 검색할 필요가 없습니다. Hiveage와 같은 클라우드 기반 청구 서비스는 고객이 언제 어디서나 필요할 때 청구서에 액세스할 수 있음을 의미합니다.

또한 클라우드 기반 소프트웨어는 고객이 항상 이전 송장에 액세스할 수 있음을 의미합니다. 이는 세금 납부 시 도움이 될 수 있으며 고객과의 신뢰 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다. 또한 전체 기관이 한 곳에서 재정을 모두 추적할 수 있는 것이 좋습니다.

간편 결제 옵션 포함

고객과의 모든 접점은 좋은 인상을 줄 수 있는 기회입니다. 당신과 함께 일하기 쉬운지 확인하고 그들은 계속 돌아올 것입니다.

• 여러 결제 수단으로 원클릭 결제 옵션을 제공합니다 . 버튼을 클릭하는 것만큼 쉽게 지불을 받을 수 있도록 하면 바쁜 고객이 받은 편지함에 도착했을 때 청구서를 지불할 가능성이 더 큽니다. 어려울수록 더 오래 미루게 됩니다.
• 암호/보안 질문을 만들고 보낼 필요가 없도록 전자 송금을 위한 자동 입금을 설정 합니다.
• 가능한 한 많이 통합하십시오. 에이전시로서 한 클라이언트에 대해 여러 프로젝트를 수행하는 여러 팀이 있을 수 있습니다. 고객과 재무 부서가 원하는 방식으로 청구하는지 확인하되 가능하면 하나의 인보이스로 통합하십시오. 작업에 대한 명확한 분석을 포함하고 가능하면 여러 번 청구되는 것을 피하십시오.
• 부분결제를 제안합니다. 단계적으로 청구할 수 있는 유연성은 보증금을 받든, 대규모 프로젝트에서 작업하든, 또는 고객의 재정적 이유이든 상관없이 고객에게 핵심입니다. 고객을 수용할 수 있다는 것은 고객에게 함께 하고 있다는 것을 보여줍니다.
• 유연한 지불 방법 을 사용하십시오. 여러 유형의 지불과 여러 통화를 사용할 수 있는지 확인하여 국제 고객이 쉽게 사용할 수 있도록 합니다.

전문 청구서는 고객이 지불하는 방식을 넘어 청구서를 제시하는 방식도 중요합니다.

번호 매기기 시스템을 포함하고 요금 및 서비스에 대한 명확한 분석이 있고 지불 조건(수령 시, 30일 이내 등), 연체료 및 지불 방법이 포함된 전문 ​​템플릿을 사용하십시오.

3. 귀하와 귀하의 고객을 위해 청구 프로세스를 작동시키십시오.

자신의 최악의 고객 서비스 경험을 다시 생각해 보십시오. 인터넷이나 전화 제공업체와 거래를 하려고 몇 시간을 전화를 통해 한 사람은 한 가지만 말하고 다른 사람은 다른 내용을 들었을 수 있습니다. 그 후에도 문제는 해결되지 않았고 완전히 다른 응답을 받기 위해 다시 전화를 걸어야 했습니다. 이 중 많은 부분은 명확한 의사 소통과 인적 오류의 기회를 제거하여 해결할 수 있습니다.

클라우드 기반 인보이스 서비스를 사용하면 거의 모든 단계를 자동화할 수 있습니다.

• 청구 기간을 자동화하십시오. 송장 발송 프로세스는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 특히 발송할 송장이 많은 경우 이메일 추적, 각 고객에 대한 올바른 청구 기간 확인 등의 작업이 필요합니다. 한 번만 설정하면 전체 프로세스를 자동화할 수 있는 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하여 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 고객은 특히 반복 고객인 경우 송장을 언제 받을지 정확히 알고 있으므로 안심할 수 있습니다.
• 자동 후속 조치를 보냅니다. 연체된 송장에 대한 자동 알림을 만들어 시간과 정신적 에너지를 절약하십시오. 또한 이러한 이메일을 표준화하면 연체에 대해 불만이 있더라도 항상 전문적인 이메일을 보낼 수 있습니다.
• 자동 반복 청구를 설정합니다. 고객을 놀라게 하고 유지 또는 반복 계약을 체결한 후에는 반복 청구를 통해 일을 훨씬 더 쉽게 하십시오. 또한 올바른 청구 기간 동안 항상 인보이스를 발행할 수 있습니다. 선금을 추적하는 작업을 수행할 필요가 없는 것처럼 고객도 비용을 지불하기 위해 추가 작업을 수행할 필요가 없습니다.
• 자동 결제 영수증을 보냅니다. 위의 팁과 마찬가지로 이렇게 하면 시간이 절약되고 워크플로가 더 잘 자동화되므로 수동 영수증을 보낼 필요가 없습니다. 또한 고객과의 훌륭한 관계를 구축하는 데 도움이 되며 기록을 위해 거래 영수증을 제공합니다. 따뜻한 메시지로 이를 개인화하여 관계를 더욱 강화하고 비즈니스에 감사함을 알릴 수도 있습니다.

청구를 사용하여 고객 관계 강화

하루가 끝나면 일한 대가를 지불해야 합니다. 그러나 청구 프로세스는 거래 그 이상이며, 유능한 대행사는 감동을 줄 모든 기회를 포착합니다. 당신은 당신의 고객을 유치하기 위해 많은 노력을 기울였으며, 마지막으로 원하는 것은 엉성한 청구 프로세스와 같은 관계를 악화시키는 것입니다. 당신은 고객들이 당신과 함께 일하는 것을 번거롭지 않고 그들의 삶을 더 쉽게 만들어 주고 당신의 관계의 모든 측면으로 확장되는 것으로 보기를 원합니다.

작은 세부 사항이 추가됩니다. 처음부터 명확하고 솔직하고, 시간을 들여 고객에게 프로세스를 안내하고 고객이 지불하는 비용과 비용을 정확히 보여주고 가능한 한 간단하게 지불하도록 하십시오. 전문성을 높이고 훌륭한 고객 경험을 제공합니다. 또한 올바른 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 전체 프로세스를 손쉽게 처리할 수 있으므로 청구가 고객에게와 마찬가지로 원활하게 이루어집니다.