디지털 문서 워크플로 설명

디지털 문서 워크플로 정의: 문서 관리 및 디지털화의 의미는 주로 디지털 수단에만 의존하는 비즈니스 내에서 문서 워크플로를 설정하는 데 사용되는 방법 및 프로세스를 나타냅니다. 여기에는 일반적으로 클라우드 기술과 자동화가 통합되어 문서 관련 프로세스의 효율성이 향상됩니다.

디지털 문서 워크플로는 수년 동안 SMB의 열망이었습니다.

조직이 업무 프로세스를 디지털 방식으로 변환하는 이점을 보기 시작하면서 그 이유가 더욱 분명해졌습니다.

현재 CIO가 디지털화에서 오는 경쟁 이점을 활용하기 위해 전략에 통합하려는 디지털 솔루션 및 기술 목록이 있습니다.

SMB의 3/4은 디지털 기술이 비즈니스 환경을 변화시키고 있다는 데 동의하고 48%는 비즈니스 범위에 혁신적 조치를 추가할 추가 방법을 찾고 있습니다.

워크플로를 변환하는 것은 북미에서 고유한 우선 순위를 차지하는 중요한 디지털 트렌드입니다.

관련 사례 연구: 보험 회사가 AP 및 청구를 재구성하는 데 도움이 되는 새로운 문서 관리 절차

이 지역의 기업은 유럽 기업에 비해 거의 두 배의 종이를 소비합니다.

워크플로를 디지털 방식으로 변환하는 것은 단순히 종이 기반 프로세스를 대체하는 것이 아니라 오래된 작업 프로세스에 소요되는 시간과 비용이 기업의 핵심 추진 요인이라는 점에는 의심의 여지가 없습니다.

오늘은 고품질 디지털 문서 워크플로를 통해 비즈니스에서 얻을 수 있는 것과 기대할 수 있는 이점에 대해 살펴보겠습니다.

문서 관리 및 디지털화 의미

문서 관리 및 디지털화 의미: 문서 관리 및 디지털화는 디지털 문서 워크플로를 구성하는 동일한 프로세스를 나타냅니다.

문서 관리 및 디지털화는 조직에서 PDF든 종이 파일이든 문서를 캡처, 추적 및 저장하는 데 사용하는 솔루션으로 생각할 수 있습니다.

디지털 문서 워크플로에 대해 이야기할 때 문서 관리 및 디지털화를 그렇게 하는 주요 구성 요소로 생각할 수 있습니다.

열악한 디지털 문서 워크플로의 문제

직원이 정보에 액세스하는 데 너무 오랜 시간을 소비함

디지털 혁신과 관련하여 항상 그렇듯이 당면한 핵심 문제는 생산성입니다.

제조업이든 숙박업이든 모든 산업의 기업은 비즈니스 운영을 간소화하고 생산성을 향상시키기 위해 디지털 혁신 전략을 활용하고 있습니다.

직원들은 매일 평균 1.8시간을 데이터를 검색하고 수집하는 데 사용합니다. 이는 일주일에 9시간이면 더 가치 있는 일을 하는 데 소비할 수 있는 시간입니다.

오늘날 기업에 ​​존재하는 데이터의 양을 고려할 때 데이터를 처리하고 공유할 수 있는 수단을 개선하는 것이 중요합니다. 이를 고려하면 전 세계 데이터의 90%가 지난 2년 동안 생성되었습니다.

따라서 직원들이 끊임없이 조사해야 하는 정보의 양이 계속 증가하고 있습니다. 아직 디지털 솔루션을 사용하지 않은 조직에서 이는 직원이 필요한 것을 찾는 데 많은 시간을 낭비한다는 것을 의미합니다.

직원이 쉽게 사용할 수 없는 정보

이러한 문제를 더욱 악화시키는 것은 많은 SMB에서 직원들이 적절한 문서 워크플로로 즉시 사용할 수 없는 데이터에 액세스하는 데 어려움을 겪고 있다는 것입니다.

다양한 이유가 있을 수 있지만 가장 일반적으로 이는 회사 전체의 부서마다 데이터 관리 시스템이 다르기 때문입니다. 일반적으로 회사의 나머지 부서와 단절된 레거시 시스템입니다.

이는 한 부서의 누군가가 액세스 권한이 없기 때문에 다른 부서에서 데이터를 검색하는 것이 사실상 불가능할 수 있음을 의미합니다.

데이터 기반 조직은 고객을 확보할 가능성이 23배, 고객을 유지할 가능성이 6배, 결과적으로 수익을 낼 가능성이 19배 더 높습니다.

이를 데이터 사일로라고 하며 비즈니스 비효율의 주요 원인입니다.

이는 생산성과 관련하여 문제이며 IT 부서는 데이터 사일로로 인해 직간접적으로 발생하는 문제를 해결하는 데 시간의 80%를 보내는 것으로 추정됩니다.

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하찮은 일을 끊임없이 수행하는 것에 대한 불만

한 연구에 따르면 직원의 시간 중 22%가 반복적인 작업에 사용됩니다. 1년 동안 작업자가 이제 자동화할 수 있는 수동 작업에 시간을 낭비하는 데 얼마나 많은 돈이 낭비되는지 상상할 수 있습니다.

일상적인 수동 작업은 문서 워크플로에 대한 디지털 변환을 아직 구현하지 않은 기업에서 흔히 볼 수 있습니다.

이러한 작업은 일반적으로 데이터 입력 또는 일상적인 데이터 처리를 중심으로 이루어집니다.

예를 들어, 직원 복리후생 데이터를 수동으로 입력하는 HR 직원을 찾거나 모든 고객 송장 및 영수증을 수동으로 입력할 수 있습니다.

기업이 이러한 사소한 작업을 단순히 비즈니스 운영의 일부로 받아들이는 데 익숙해진 경우입니다.

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그러나 진실은 디지털 문서 워크플로 때문에 이러한 문제를 완전히 피할 수 있는 경우가 많다는 것입니다.

최종 결과는 직원들이 디지털 문서 워크플로(또는 부족)가 생산성에 도움이 되지 않기 때문에 좌절하게 된다는 것입니다.

그들은 디지털화할 수 있는 작업을 효과적으로 수행하고 있으며, 이 경우 고객 문의와 같이 사람의 손길이 필요한 일에 에너지를 집중할 수 있습니다.

표준 이하의 디지털 문서 워크플로는 비즈니스 비용과 직원의 시간을 낭비합니다.

열악한 디지털 문서 워크플로의 원인

데이터 사일로

데이터 사일로는 연결되지 않은 디지털 위치에 존재하기 때문에 나머지 비즈니스와 효과적으로 차단된 데이터 그룹입니다.

이는 의도적일 수 있지만, 대부분 장기간에 걸쳐 서로 다른 부서에서 시스템을 전환한 결과로 인해 거의 항상 의도적이지 않습니다.

그 결과 회사 데이터는 구조화되지 않고 활용하기 어렵습니다. 이는 현대 SMB에게 매우 중요합니다.

조직의 87%는 분석 및 비즈니스 인텔리전스 성숙도가 낮아 데이터가 활용되지 않고 있습니다.

디지털 트랜스포메이션은 정보의 원활한 흐름에 따라 살고 죽습니다. 기업이 문서 워크플로를 관리하는 능력이 뒤처지는 경우 해결해야 하는 문제입니다.

관련 게시물: 데이터 사일로 분해: 비즈니스 데이터 통합

데이터 사일로를 용인하는 모든 회사는 자체 생산성을 저해하고 있습니다.

다음은 열악한 디지털 문서 워크플로에서 발생하는 데이터 사일로 문제의 몇 가지 예입니다.

• 데이터 분석: 사일로는 정보가 종종 일관성 없는 파일 형식으로 다른 위치에 저장됨을 의미합니다. 이것은 비즈니스 결정을 위한 분석을 훨씬 더 어렵게 만듭니다.
• 액세스: 권한 및 액세스 문제는 사일로에서 일반적입니다. 최종 결과는 직원들이 필요한 데이터를 충분히 빨리 얻을 수 없어 작업 프로세스가 크게 느려지는 것입니다.
• 불필요한 작업: 비즈니스 전반에 대한 가시성이 제한된다는 것은 액세스를 공유하고 사일로를 제거하면 시간과 에너지를 절약할 수 있을 때 여러 팀이 결국 같은 작업을 동시에 수행하게 된다는 의미입니다.

잘못된 의사 소통

조직 내에서 부적절한 커뮤니케이션과 부족한 디지털 문서 워크플로는 서로 밀접한 관련이 있습니다.

관련 게시물: 부서 간 커뮤니케이션이 DX에 필수적인 이유

디지털 문서 워크플로가 충분히 활용되지 않으면 일반적으로 데이터가 고립될 뿐만 아니라 문화도 고립된다는 사실을 알 수 있습니다.

비즈니스 내의 부서는 자체 데이터 및 프로세스를 사용하여 독립적으로 작업하기 시작합니다.

Impact에서 우리는 고객과 우리 모두의 성공을 보장하기 위해 강력한 문화를 갖는 것이 디지털 혁신에 얼마나 중요한지 확인했습니다.

문서 워크플로를 무시하면 문화가 일관되지 않고 부서가 너무 많은 자율성을 갖는 함정에 빠지기 쉽습니다.

시간이 많이 소요되는 문서 작업 프로세스

우리는 직원들이 하찮고 수작업으로 수행해야 하는 작업으로 인해 종종 방해를 받는 방법에 대해 이야기했습니다.

이는 종종 수동 데이터 입력 작업과 관련이 있지만 종이 프로세스는 또 다른 일반적인 위반입니다.

노동 비용이 많이 드는 지루한 데이터 입력과 마찬가지로 종이도 이중적입니다.

주로 종이 기반 프로세스로 운영되는 회사에서 직원은 물리적 문서를 처리하는 데 귀중한 시간을 소비해야 합니다.

이것은 종이 자체에 지출된 큰 금액에 추가됩니다.

직장인은 1년에 10,000장의 종이를 읽습니다.

이와 같은 회사는 시간과 비용을 절약하는 훌륭한 디지털 문서 워크플로를 희생하면서 운영하는 경우가 많습니다.

열악한 문서 워크플로 비용은 얼마입니까?

열악한 문서 관리로 인해 발생하는 위의 문제 중 일부에 대해 언급했듯이 대부분은 "숨겨진" 비용으로 설명할 수 있는 것이며, 대부분은 기업이 이를 받아들이는 경향이 있기 때문에 대부분 눈에 띄지 않습니다. 상수로.

이에 대한 가장 좋은 예는 평균 직원의 인쇄 습관으로 인해 회사에서 연간 725달러의 비용을 지출하는 종이 소비입니다.

관련 인포그래픽: 귀하의 비즈니스에 종이 비용이 얼마나 듭니까?

종이 사용량이 매년 평균 22%씩 증가하는 것을 고려할 때 종이 비용은 3.3년마다 약 두 배입니다.

대부분의 기업에서 이러한 종류의 지출은 특히 종이 소비 비용만 크게 줄일 수 있는 디지털 대안이 있는 경우 실현 가능성이 점점 낮아지고 있습니다.

또한 열악한 문서 워크플로가 인건비에 미치는 영향, 즉 직원이 필요한 문서를 찾고 액세스하는 데 필요한 시간보다 훨씬 더 많은 시간을 소비한다는 점을 고려할 때 디지털화된 문서 관리 시스템에 대한 주장이 훨씬 더 명확해집니다.

문서 작업 흐름: 알아야 할 비용 통계 인쇄

문서 관리를 위한 기술을 구현해야 하는지 여부를 고려할 때 이러한 인쇄 통계를 염두에 두십시오.

인쇄는 회사 자원의 일반적인 소모이며, 인쇄 자료의 상당 부분(거의 5분의 1)이 직원이 읽지 않고 사용하지 않는다는 사실로 인해 더욱 악화됩니다.

• 기업의 90%는 인쇄 비용을 추적하지 않습니다.
• 추측을 사용하여 인쇄 비용을 식별하는 회사는 평균 40% 과소 평가합니다.
• IT 부서는 인쇄 관련 문제를 해결하는 데 평균 15%의 시간을 할애합니다.
• 지난 20년 동안 미국의 종이 소비량은 9,200만 톤에서 2억 8,000만 톤으로 증가했습니다.
• 인쇄된 문서의 17%가 읽히지 않습니다.

원천

열악한 디지털 문서 워크플로에 대한 솔루션

오토메이션

모든 유형의 비즈니스에서 로봇 프로세스 자동화의 사용이 급증하고 있습니다.

예를 들어, Deloitte는 조직의 거의 2/3가 팬데믹에 의해 노출된 구식 프로세스에 대응하기 위해 RPA에 투자하고 있다고 보고했습니다.

그 이유는 매우 명확합니다. 자동화를 활용하면 낭비되는 시간과 리소스가 많이 절약됩니다.

다음은 RPA를 사용할 수 있는 몇 가지 작업입니다.

• 데이터 추출: 많은 양의 데이터를 탐색하여 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 데이터 관리: 데이터 집계 및 큐레이션
• 운영활동 : 물류 및 운영지원
• 조달-지급: 송장 처리 및 보고
• 재고 및 공급망: 분류 및 관리

요컨대, 자동화를 아주 조금만 활용하는 회사는 디지털 문서 워크플로에서 급격한 개선을 볼 수 있습니다.

구름

클라우드에서 회사 데이터를 통합하는 것은 많은 조직의 디지털 전략에서 중요한 단계입니다.

지난해 전 세계 퍼블릭 클라우드 서비스 시장은 1,820억 달러에서 2022년에는 3,310억 달러로 성장할 것입니다.

클라우드를 사용하여 디지털 문서 워크플로를 간소화하고 비즈니스 전반에 걸쳐 액세스를 개선하는 것은 프로세스를 업그레이드하는 비교적 간단하고 효과적인 방법입니다.

클라우드 기반 서버의 보안에 대한 역사적 우려는 최근 몇 년 동안 사라졌습니다.

이는 주로 데이터 센터의 엄청난 개선 덕분입니다.

특히 Tier IV 데이터 센터는 온프레미스 서버만큼 안전하거나 더 안전합니다.

문서 디지털화 워크플로의 장점

이 블로그 게시물에서 언급했듯이 정보 및 데이터에 대한 디지털 문서 처리가 제대로 이루어지지 않으면 여러 가지 문제가 발생합니다.

이러한 문제를 해결하려면 먼저 문서 생성이 주요 비즈니스 기능이며 캡처, 저장 및 워크플로 측면에서 문서 생성이 처리되는 방식이 디지털 문서의 이점과 이점을 실현하는 데 중요하다는 것을 이해하는 것으로 시작합니다.

다음은 몇 가지 이점입니다.

하드카피 문서에 대한 의존도 줄이기

종이 기반 프로세스를 버리는 것이 회사에 큰 변화가 될 수 있다는 사실을 무시하지 않습니다.

그러나 많은 사람들에게 디지털 문서 워크플로를 어느 정도 수용하는 것은 필요한 변화입니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템(ECM)을 활용하면 워크플로의 생산성을 크게 높일 수 있습니다.

이렇게 하면 물리적인 종이 기반에 비해 시간과 재료를 절약할 수 있습니다.

또한 회사를 통과하는 문서 및 데이터에 대한 훨씬 더 큰 가시성과 제어를 제공하므로 다른 방식이 아닌 워크플로를 지시할 수 있습니다.

더 나은 시간을 보낸다

데이터와 정보를 검색, 저장 및 처리하는 데 소요되는 시간이 줄어들어 직원들은 문서 흐름 자동화 및 고품질 문서 관리 절차가 마련될 때 시간을 더 잘 활용할 수 있습니다.

이는 회사와 직원에게 이점을 제공합니다. 직원은 시간을 덜 낭비하는 반면 고용주는 직원에게 현재 즉시 액세스할 수 있는 문서를 찾는 데 지나치게 많은 시간을 할애하도록 비용을 지불하지 않습니다.

규정 준수 준비

좋든 싫든 규정 준수는 오늘날 기업에서 심각한 고려 사항입니다.

CCPA, SHIELD와 같은 법률 및 HIPAA와 같은 산업별 법률로 인해 조직은 법으로 제정되는 새로운 규정을 쉽게 준수할 수 있는 방식으로 보유 정보를 구성하는 것이 필수가 되고 있습니다.

고객에 대한 중요한 정보, 특히 민감한 데이터 또는 식별 데이터를 보유하는 기업의 경우 정보를 효과적인 방식으로 안전하게 저장하는 문서 디지털화 워크플로를 마련하는 것이 현명한 투자입니다.

테이크아웃:

• 열악한 디지털 문서 워크플로는 효율성과 불만족으로 이어집니다.
• 이는 고립된 데이터, 빈약한 커뮤니케이션, 시간 소모적인 서류 처리로 인해 발생합니다.
• 자동화, 클라우드, 조직 내 종이 의존도 감소는 운영 프로세스와 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

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