인쇄 관리: 게임에서 앞서 나가십시오

조직에 인쇄 관리를 구현하는 것이 지금 당장은 의제가 아닐 수 있지만 아마도 그래야 합니다.

결국 우리 대부분은 재택근무를 하고 있으며 현재 상황으로 인해 몇 주 또는 몇 달 동안 사무실을 볼 수 없을 수도 있습니다.

현 상황이 우리에게 시사하는 바가 있다면, 불필요한 지출을 줄여야 할 필요성이 그 어느 때보다 중요하다는 것입니다.

기업이 평소와 같이 업무를 재개하면 환경이 매우 달라질 것입니다. SMB는 피해를 입을 것이며 COVID-19 발생의 재정적 영향은 오랫동안 느껴질 것입니다. 인쇄 관리는 가장 필요할 때 불필요한 비용을 줄이는 데 상당한 도움이 될 수 있습니다.

인쇄시 낭비

대부분의 비즈니스 리더는 인쇄 습관으로 인해 원하는 것보다 더 많은 비용이 든다는 것을 막연하게 알고 있을 것입니다.

그러나 실제 비용은 정말 충격적일 수 있습니다. 다음은 폐기물이 얼마나 우려되어야 하는지를 보여주는 7가지 인쇄 통계입니다.

1. 평균 직원의 인쇄 습관은 회사에서 연간 725달러의 비용을 발생시킵니다.
2. 직원들은 하루 평균 34페이지를 인쇄하며 그 중 17%는 읽지 않은 상태입니다.
3. 기업의 90%는 인쇄 비용을 추적하지 않습니다.
4. 추측을 사용하여 인쇄 비용을 식별하는 회사는 평균 40% 과소 평가합니다.
5. IT 부서는 인쇄 관련 문제를 해결하는 데 평균 15%의 시간을 할애합니다.
6. 지난 20년 동안 미국의 종이 소비량은 9,200만 톤에서 2억 8,000만 톤으로 126% 증가했습니다.
7. 평균적인 기업의 종이 소비는 매년 22%씩 증가합니다. 즉, 불과 3년 반 만에 소비가 두 배가 될 것입니다.

여기서 결론은 조직의 인쇄 습관에 대한 통제력이 없다면 원하는 것보다 훨씬 더 많은 비용을 지출할 가능성이 매우 높다는 것입니다. 현재 비즈니스 환경을 고려할 때 이에 대한 영향이 확대됩니다. .

환경 적 영향

또한 인쇄 폐기물이 환경에 미치는 영향은 엄청납니다.

사용 가능한 섬유를 만들기 위해 나무 껍질을 태우는 것을 포함하는 종이 제조 공정은 지구에 심각한 결과를 초래한 무거운 오염 물질인 유독한 온실 가스를 방출합니다.

세계에서 상업적으로 절단된 목재의 40%가 종이 생산에 사용되며, 이 생산을 보충하기 위해 매년 3천만 에이커 이상의 숲이 파괴됩니다.

기술과 제조의 발전으로 종이 생산량이 늘어났고 소비도 증가했습니다.

이는 지속 가능하지 않으며 모든 규모의 기업은 조만간 조직 내에서 지속 가능성 문제를 해결해야 합니다.

생산성 영향

인쇄가 직원의 생산성에 미치는 영향은 처음에는 분명하지 않을 수 있습니다.

몇 년 또는 수십 년에 걸쳐 동일한 구조를 따라왔다면, 그것이 매일 영향을 미치더라도 시간이 지남에 따라 천천히 커지는 문제를 찾아내는 것이 어려울 수 있습니다.

제조, 접객, 법률 등 업종에 관계없이 중소기업은 관리되지 않는 인쇄의 결과로 생산 인력과 관련된 동일한 문제로 일관되게 어려움을 겪고 있습니다.

직원들은 필요한 정보를 검색하는 데 하루에 총 1.8시간, 일주일에 9.3시간을 너무 많은 시간을 소비합니다.

이는 SMB에게 이중적인 문제를 야기합니다. 인쇄 비용으로 손실을 입을 뿐만 아니라 작업자가 인쇄와 관련된 비효율적인 문서 관리 프로세스를 통해 여유를 되찾고 작업하기 때문에 노동력 손실로 인해 손실을 보고 있습니다.

전 세계 데이터의 90%가 지난 2년 동안 생성되었습니다.

매년 빅데이터의 등장으로 존재하는 데이터의 양이 기하급수적으로 증가하고 있습니다.

이는 이러한 데이터 유입을 수용하기 위해 더 많은 종이가 사용되며 결과적으로 더 많은 시간(및 비용)이 낭비되고 있음을 의미합니다.

인쇄 관리란 무엇이며 어떻게 도움이 됩니까?

인쇄 관리는 인쇄 요구 사항에 대해 타사와 협력하는 것을 의미합니다.

이것이 실제로 의미하는 바는 제3자가 귀하의 요구를 평가하고, 귀하에게 가장 적합한 하드웨어를 결정하고, 장기적으로 해당 하드웨어에 대한 부품 및 공급품으로 귀하에게 서비스를 제공할 것이라는 것입니다.

그들은 소프트웨어를 사용하여 사용량을 추적하고 예산 목표를 준수합니다.

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워크플로 솔루션

서비스 파트너와 컨설턴트는 종종 인쇄 관리를 광범위한 디지털 혁신 전략의 첫 번째 단계로 사용합니다.

그 이유는 인쇄가 손에 꼽힐 정도의 성과이며 특히 수익을 의식하는 SMB에게 상당한 ROI를 제공할 수 있기 때문입니다.

회사가 아직 인쇄 능력을 갖추지 못했다면 비용이 많이 들고 비효율적이며 미래에 대한 준비가 되어 있지 않은 경우가 많습니다.

워크플로 솔루션은 문서 프로세스를 간소화하도록 설계된 다기능 프린터 제품군(필요한 경우) 및 워크플로 소프트웨어의 도입으로 작업을 크게 강화할 수 있습니다.

예를 들어 매일 여러 장의 종이를 인쇄하는 대신 문서를 스캔하여 클라우드를 통해 액세스할 수 있는 모든 사람이 즉시 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.

데이터와 문서를 효과적으로 정리하면 많은 번거로움을 줄일 수 있습니다. 직원들이 문서를 검색하는 데 거의 2시간을 소비하는 문제가 더 일찍 발생했습니까? 이제 그들은 디지털 방식으로 저장되고 액세스하기 쉽기 때문에 종이 산 아래에 숨어 있는 한 가지 핵심 정보를 찾는 데 문제가 없을 것입니다.

이렇게 하면 작업자의 생산성이 크게 향상되고 종이에 대한 지출이 줄어들며 결과적으로 수익이 향상됩니다.

공급 보충 및 가시성

프린터 제품군을 감독하는 파트너가 있으면 도구를 사용하여 지출 및 사용을 분석하고 평가할 것입니다.

이전에는 가시성이 없었지만 이제는 사용 중인 제품을 정확히 알려줄 수 있는 파트너가 있습니다. 예산을 초과하고 있습니까? 그들은 당신이 그것을 유지하는 데 도움이 될 것입니다.

또한 공급품이 부족할 때와 보충해야 할 양을 알려줄 수 있습니다.

요컨대, 당신은 완전히 어둠 속에 있고 필요한 것보다 더 많이 구매하여 원하는 것보다 훨씬 많이 지출하는 것과는 대조적으로 얼마나 사용하고 있는지와 목표와 일치하는지 훨씬 더 잘 이해할 수 있습니다. .

또한 문제가 발생하면 고품질 서비스 제공업체가 서비스 계약의 일부로 문제를 해결하기 위해 즉시 현장에 도착합니다.

상의

숙련된 관리 서비스 제공업체가 인쇄 관리의 모든 측면에 대해 지원을 제공할 수 있습니다.

이것은 단순히 프린터를 구입하고 하루 만에 전화를 거는 과정이 아니며 안주해서는 안 됩니다.

파트너는 직원을 인터뷰하여 프린터 배치를 도와야 합니다. 다른 프린터 간에 사용에 불균형이 있습니까? 생산성을 극대화할 수 있는 위치에 있습니까? 직원의 현재 습관은 무엇이며 이것이 전략에 어떤 영향을 미칩니까?

이는 모두 비용을 절감하고 생산성을 향상시키는 데 도움이 되는 인쇄 관리의 주요 측면입니다.

녹색 이니셔티브

귀하의 파트너는 귀하의 비즈니스가 탄소 발자국을 줄이는 데 도움이 되는 친환경 이니셔티브를 제공할 수 있어야 합니다.

이것은 Impact에서 하는 것처럼 미국에서 녹색 종이를 소싱하거나 토너 재활용 프로그램에서 또는 재식림 노력에서 귀하의 역할을 할 수 있는 PrintReleaf와 같은 프로그램을 사용하여 얻을 수 있습니다.

종이를 재활용할 때 종이 소비량에 해당하는 "재엽"을 할 수 있고 심지어 심을 장소를 선택할 수 있는 기회도 있습니다.

결론

주요 내용은 다음과 같습니다. 현대의 인쇄 환경은 보조를 맞추지 못한 대다수의 기업보다 훨씬 더 많은 변화를 가져왔습니다. 종종 다른 무엇보다도 단순한 정보 부족을 통해 말입니다.

파트너십에 투자하면 낭비와 원치 않는 지출(많은 부분이 있는지조차 모를 수 있음)을 크게 줄이고 미래에 대비할 수 있습니다.

이제 인쇄 관리를 제자리에 배치하면 우리가 정상으로 돌아올 때 놀라운 일이 될 수 있습니다. 그러면 또 다른 원숭이가 사라지고, 비즈니스가 간소화되며, 이를 추구하기 위해 선택해야 하는 추가 디지털 구현을 준비할 수 있습니다.

인쇄 관리는 예산에 민감하고 지출을 줄이고 환경에 미치는 영향을 줄이는 방법을 찾는 많은 중소기업에서 비용을 줄이는 데 중요한 부분입니다. 인쇄 관리가 귀하를 위해 할 수 있는 일에 대한 자세한 내용은 관리 인쇄 서비스 페이지를 살펴보고 관리 서비스 공급자와의 파트너십을 통해 얻을 수 있는 것이 무엇인지 알아보십시오.