비즈니스 프로세스 자동화 – 이점, 애플리케이션, 예제 및 자동화 단계

직원이 불필요하게 작업을 반복하거나 완료하기 전에 작업을 포기하거나 세부 사항을 간과하거나 워크플로의 단계를 건너뛰지 않도록 기업은 표준화된 프로세스를 설정합니다. 이러한 비즈니스 프로세스는 회사 운영 방식의 규정 준수 및 적합성을 보장합니다. 따라서 비즈니스 프로세스는 반복 실행에 대해 일관성을 유지해야 합니다. 여기서 BPA(비즈니스 프로세스 자동화)가 작동합니다.

BPA는 효율성을 극대화하고 비용을 절감하며 원활한 운영을 보장하기 위해 일상적인 IT 프로세스 및 비즈니스 기능을 자동화하는 데 중점을 둡니다. Markets and Markets 의 보고서에 따르면 전 세계 비즈니스 프로세스 자동화 시장 규모는 2020년 98억 달러에서 2026년 196억 달러로 연평균 12.2% 성장할 것으로 예상됩니다.

IT 인프라를 클라우드로 마이그레이션하려는 기업 , 비즈니스 연속성 향상 및 비즈니스 운영 개선 과 같은 다양한 요인으로 인해 조직 전체에 BPA가 널리 채택되었습니다.

다음 기사에서는 비즈니스 프로세스에서 자동화 를 구현하는 단계와 함께 비즈니스 프로세스 자동화 방법론 의 이점에 대해 설명합니다.

그러나 그 내용에 들어가기 전에 먼저 비즈니스 프로세스 자동화와 로봇 프로세스 자동화의 차이점을 이해하여 개념을 보다 명확하게 이해합시다.

자, 더 이상 고민하지 않고 뛰어 들어 봅시다!

BPA 대 RPA – 차이점은 무엇입니까?

비즈니스 프로세스 자동화는 종종 로봇 프로세스 자동화와 혼동되지만 둘 다 고유한 방식으로 구별됩니다. 그러나 이들은 서로를 보완하며 전사적 디지털 혁신 을 원활하게 구현하는 데 도움이 될 수 있습니다.

로봇 프로세스 자동화 를 통해 소프트웨어 사용자 는 규칙 기반 비즈니스 프로세스를 학습, 모방 및 실행할 수 있는 소프트웨어 로봇 또는 봇을 만듭니다. RPA 자동화를 통해 사용자는 인간의 디지털 작업을 관찰하여 봇을 만들 수 있습니다. 각 봇 은 단일 특정 작업을 위해 설계되었습니다.

예를 들어 시스템에 로그인하고 데이터를 복사한 다음 해당 데이터를 스프레드시트에 붙여넣는 봇을 만들 수 있습니다.

반면 BPA는 처음부터 끝까지 비즈니스 프로세스를 최적화하고 자동화하는 전체적인 접근 방식입니다. BPA는 전체 비즈니스 프로세스를 자동화하기 위한 종단 간 솔루션이며 RPA는 견고한 BPA 접근 방식을 보완합니다. 또한 BPA는 RPA에서 찾을 수 없는 다양한 기능을 제공합니다. 여기에는 협업을 강화하고 프로세스 성능에 대한 데이터와 통찰력을 제공하는 기능이 포함됩니다.

이제 RPA와 BPA의 주요 차이점을 살펴보았으므로 BPA가 비즈니스에 어떤 이점을 제공하는지, 그리고 수동 프로세스를 자동화할 때 BPA가 이상적인 접근 방식인 이유를 더 자세히 알아보겠습니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 이점

이 섹션에서는 비즈니스 자동화 의 주요 이점 과 조직의 전반적인 효율성을 향상시킬 수 있는 방법에 대해 설명합니다.

비용 절감

비즈니스 프로세스를 수동으로 실행할 경우 상당한 양의 리소스가 낭비되고 비효율적일 가능성이 높아집니다. 보고서 에 따르면 조직은 비효율적인 프로세스로 인해 매년 수익의 20-30%를 잃습니다. 수동 프로세스에서 자동화 프로세스로 전환하면 오류를 최소화할 수 있습니다. 그렇게 하면 문제를 해결하는 데 시간과 돈을 들일 필요가 없습니다. 또한 자원을 최적으로 활용하고 낭비를 제거합니다.

유럽 ​​최고의 보험 제공업체인 Generali는 최고의 비즈니스 프로세스 자동화 사례 중 하나입니다 . 시간과 비용이 많이 드는 종이 기반 프로세스에서 자동화된 비즈니스 프로세스로 전환했습니다. 따라서 재사용 가능한 프로세스를 통해 복잡한 작업을 승인하는 시간을 절반으로 줄이고 최대 90%까지 절약할 수 있습니다.

향상된 고객 경험

BPA의 가장 흥미로운 이점 중 하나는 고객 , 비즈니스 경험 및 서비스 방식 에 대한 긍정적인 영향입니다 .

BPA를 사용하면 고객의 시간을 존중하고 동시에 고객의 요청과 쿼리에 성공적으로 응답하여 고객에게 효율적이고 빠르게 응답할 수 있습니다.

몇 시간 또는 며칠이 걸리던 작업이 이제는 몇 분 만에 완료됩니다. 물론 이것은 주문 처리를 포함한 다양한 고객 상호 작용에 적용될 수 있습니다.

이것은 긍정적인 입소문과 강력한 온라인 리뷰를 통해 청중들 사이에서 회사의 평판을 향상시킬 것입니다.

향상된 운영 효율성

비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어를 구현하면 많은 운영상의 이점을 얻을 수 있습니다. 우선 자동화된 프로세스는 대부분 수동으로 진행되므로 프로세스의 한 작업이 다음 작업으로 진행되고 있는지 개인적으로 확인할 필요가 없습니다.

또한 비즈니스 프로세스 자동화를 통해 워크플로의 오류 및 병목 현상을 식별하고 수정할 수 있습니다. 이는 전반적으로 더 높은 프로세스 효율성에 기여합니다.

예를 들어, Adidas는 비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어를 구현하여 프로세스를 표준화하고 재무, 마케팅, 전자 상거래 및 소매를 포함한 다양한 부서를 자동화했습니다. 매우 성공적인 이니셔티브는 기존의 자체 개발에 비해 출시 시간을 2/3로 단축하고 운영 효율성을 60%까지 높였습니다.

가시성 및 투명성

자동화를 통해 사용자 정의 가능한 대시보드를 통해 조직 전체의 프로세스 가시성을 개선할 수 있습니다. 여러 프로세스에 대해 설정된 핵심 성과 지표(KPI)를 쉽게 추적할 수 있습니다. 프로세스 성능에 대한 심층 보고서는 개선이 필요한 영역에 대한 귀중한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

자동화는 또한 비즈니스 프로세스의 투명성을 촉진합니다. 이를 통해 팀은 할당된 작업에 대한 정보를 얻고 책임감을 장려할 수 있습니다.

예를 들어, 글로벌 자산 관리 회사인 Insight Investment는 비즈니스 프로세스를 문서화, 검색 및 디지털화하여 투명성을 구축하기를 원했습니다. 사용자 지정 가능한 대시보드를 사용하여 데이터를 시각화함으로써 복잡성을 줄이고 고위 경영진에게 가시성을 제공하며 작업을 보다 안정적으로 전달하는 보고 시스템의 기반을 만들었습니다.

직원 사기 향상

비즈니스 프로세스 자동화 방법론 의 주요 이점은 직원의 사기가 높다는 것입니다. 자동화를 통해 직원들은 마찰 없이 작업을 효율적으로 완료할 수 있습니다. 승인이 더 빨라지므로 팀이 관리자를 기다리거나 상기시키는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다.

프로세스의 투명성은 고성과자가 마땅히 받아야 할 인정을 받는 데 도움이 됩니다. 자동화로 확보된 대역폭은 직원들이 업무 수행 방식을 혁신하고 개선하도록 동기를 부여할 수 있습니다.

이제 비즈니스 프로세스 자동화가 무엇인지 이해 하고 비즈니스 프로세스 자동화 예제 와 함께 주요 이점을 살펴보았으므로 이제 엔터프라이즈 프로세스 자동화 의 주요 사용 사례를 살펴보겠습니다 .

비즈니스 프로세스 자동화의 주요 애플리케이션

비즈니스 프로세스 자동화 사용 사례 는 고용에서 예산 승인, 영업 및 마케팅에 이르기까지 광범위한 운영 영역을 포괄할 수 있습니다. 이 중 몇 가지를 더 자세히 살펴보겠습니다.

채용 및 인사

채용 및 HR은 관리해야 하는 프로세스 및 문서 작업의 수로 인해 자동화가 필요한 핵심 영역입니다.

온보딩 및 채용은 종종 지루하고 시간 소모적인 프로세스입니다. 그러나 자동화가 구현되면 채용 공고를 게시하거나 신입 사원에 대한 규정 준수를 수행하는 등 수동 작업 방식을 자동화할 수 있습니다.

HR은 많은 수동 문서 작업을 필요로 하는 또 다른 부서이며 그 중 많은 부분이 자동화될 수 있습니다. 이러한 작업 중 일부에는 직원의 작업표 추적, 면접 종료, 성과 관리 등이 포함됩니다. 프로세스 자동화로 절약된 시간은 HR 직원이 더 중요한 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다. HR 팀은 직원의 교육, 문화 및 건강을 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다.

송장 처리

열거 가능한 송장을 추적하는 것은 지칠 수 있으며 수동으로 처리하면 오류가 발생할 수 있습니다. BPA를 사용하면 송장 처리를 자동화하고 공급업체에 대한 적시 지불을 보장할 수 있습니다. 이것은 또한 지불 과정에서 인적 오류와 부정확성을 줄일 것입니다.

자동화를 사용하면 계정 팀의 시간을 많이 절약할 수 있고 예산 결정 및 예측과 같은 우선 순위가 높은 작업에 집중할 수 있습니다.

구매 주문

구매 주문은 전체 조달 프로세스에서 중요한 역할을 합니다. 이를 통해 조직은 운영에 필요한 상품과 서비스를 조달할 수 있습니다. 그러나 이 프로세스는 물리적 형식과 수동 데이터 입력으로 인해 수렁에 빠졌습니다. 직원들은 매주 대부분의 시간을 동일한 구매 주문서 작성과 같은 반복적인 작업에 보냅니다.

비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어 의 도움으로 이 전체 프로세스를 손쉽게 간소화할 수 있습니다. 구매 주문 양식을 디지털화하고 SQL 데이터베이스에 연결하여 고객 정보를 가져올 수도 있습니다.

비용 청구

경비 보고를 수동으로 관리하면 처리 시간이 길어지고 조직이 경비 사기에 취약해집니다. 예를 들어 직원이 과장하거나 허위 주장을 할 수 있습니다. BPA를 사용하면 각 단계를 간소화하고 인적 오류의 위험을 줄일 수 있는 자동화된 워크플로를 생성할 수 있습니다.

직원들은 전자 양식을 빠르게 작성하고 영수증도 포함할 수 있습니다. 비용 청구가 제출되면 양식이 자동으로 관리자에게 전달되며 관리자는 즉시 검토할 수 있습니다.

이 프로세스 동안 직원은 비용 청구를 추적할 수 있습니다. 자동화된 프로세스는 또한 직원들이 제 시간에 환급을 받을 수 있도록 하고 명확한 추적이 있기 때문에 비용 사기를 줄입니다.

예산 승인

예산 승인은 재무 계획과 관련하여 필수적인 문서입니다. 이를 통해 조직은 예산을 효과적으로 관리하고 미래를 계획할 수 있습니다. 그러나 예산 승인을 수동으로 관리하는 것은 특히 이를 검토하고 승인해야 하는 재무 팀의 경우 지루하고 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

자동화 소프트웨어를 사용하여 예산 승인을 위한 맞춤형 양식을 쉽게 생성할 수 있습니다. 소프트웨어를 사용하여 모든 양식을 올바른 승인자에게 전달하는 자동화된 워크플로를 생성할 수도 있습니다.

영업 및 마케팅

비즈니스 프로세스 자동화 솔루션 에서 엄청난 이점을 얻을 수 있는 또 다른 중요한 영역 은 영업 및 마케팅입니다. 영업 담당자와 BPA 솔루션이 함께 작동하면 리소스 할당, 판매 예측, 관리 작업 등을 개선할 수 있습니다. 영업 담당자는 고객과 대면하는 시간과 고객 경험 을 늘림으로써 보다 고객 중심적인 사람이 될 수 있습니다 .

비즈니스 프로세스 자동화 솔루션을 마케팅 부서에 적용하면 이메일 마케팅 및 리드 관리에 엄청난 잠재력이 있습니다. 비용 효율성을 제공하고 원하는 비즈니스 결과를 제공합니다. 또한 리드 육성, 리드 캡처, 리드 자격 및 리드 스코어링에 도움이 됩니다. 또한 자동화된 응답/고객 지원도 지원합니다.

휴가 요청

직원은 개인적인 긴급 상황이나 질병으로 인해 휴가 요청을 제출할 수 있습니다. 물리적 양식이나 이메일로 이러한 요청을 처리하는 것은 매우 어려울 수 있습니다. BPA를 사용하면 이 프로세스를 간소화하고 직원이 휴가 요청을 더 쉽게 제출할 수 있습니다. 이를 통해 프로세스에 대한 가시성을 확보하여 승인 속도를 높일 수 있습니다.

또한 관리자가 직원에게 적절한 보상을 할 수 있도록 휴가 요청에 대한 프로세스를 마련하는 것이 중요합니다.

가격 견적

잠재 고객이 견적을 요청할 때 그것은 그들이 당신과 거래하는 데 매우 관심이 있다는 것을 의미합니다. 그러나 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되는 자세한 가격 정보가 필요합니다. 이 프로세스가 지연되면 잠재적으로 잠재 고객에게 손실이 발생할 수 있습니다.

영업 팀은 BPA 소프트웨어를 사용하여 가격 견적을 신속하게 작성하고 검토를 위해 관리자에게 자동으로 보낼 수 있습니다.

가격 견적을 자동화하면 고객에게 좋은 첫인상을 줄 수 있습니다. 고객에게 가격 견적 링크를 보내기만 하면 고객이 바로 문서에 서명할 수 있으므로 주고받는 이메일을 처리할 필요가 없습니다.

비즈니스 프로세스 자동화를 구현하는 단계

설문 조사 에 따르면 75%의 조직이 BPM과 기술이 조직이 목표를 달성하는 데 도움이 되었다고 생각합니다. 또한 73%는 BPM에 대한 조직의 관심 수준이 지난 몇 년 동안 완만하거나 빠르게 증가했다고 보고했습니다.

이 통계는 전 세계 조직이 생산성을 개선하고 비즈니스 프로세스를 개선하기 위해 자동화로 전환하는 방법을 보여줍니다.

이 섹션에서는 조직에서 엔터프라이즈 프로세스 자동화를 성공적으로 구현하는 데 도움이 되는 몇 가지 단계를 나열했습니다.

그럼 바로 들어가 보겠습니다.

반복 작업 식별

비즈니스 프로세스 자동화 서비스 를 선택하는 첫 번째 단계 는 비즈니스에서 개선 기회가 있을 수 있는 반복적인 작업과 영역을 식별하는 것입니다.

이러한 영역과 문제를 식별하려면 비즈니스에 대한 깊은 이해가 중요합니다. 가장 좋은 방법은 흐름도를 사용하여 현재 워크플로를 시각적으로 표현하는 것입니다. 이렇게 하면 비즈니스를 더 잘 이해하고 반복적인 작업을 식별하는 데 도움이 됩니다.

이는 프로세스의 실제 사용자 및 주요 이해 관계자와 긴밀히 협력하여 수행해야 하는 중요한 단계입니다.

또한 효과적인 비용 절감 및 시간 절약 측면에서 순 비즈니스 프로세스 자동화 이점 을 고려해야 합니다 . 이는 이러한 비즈니스 프로세스의 자동화를 지원하는 명확한 비즈니스 사례를 제시하는 데 도움이 됩니다.

목표 정의

다음 단계는 현재 워크플로를 벤치마크로 사용하여 비즈니스 목표와 목표를 정의하는 것입니다. 목표는 이메일 작성 및 보내기, 팀원들에게 알리기 또는 작업 상태 업데이트와 같은 일상적인 작업을 자동화하는 것일 수 있습니다.

또한 직원이 데이터 입력에 많은 시간을 소비하는 대신 프로세스 통찰력과 최적화에 더 집중하기를 원할 수도 있습니다.

무엇이든 가능하지만 자동화를 사용하여 목표를 달성하는 방법과 목표를 측정하고 성과를 추적하는 방법을 정당화할 수 있어야 합니다.

올바른 자동화 솔루션 선택

비즈니스 프로세스를 자동화하기 위해 맞춤형 코딩 소프트웨어에 수백만 달러를 지출할 필요가 없습니다. 기업 이 비즈니스 프로세스를 설계하고 자동화하는 데 도움이 될 수 있는 비즈니스 프로세스 자동화 서비스 및 데이터 분석 서비스 가 시중에 많이 있습니다. 소프트웨어를 선택하거나 조직에 가장 적합한 맞춤형 소프트웨어를 구입하십시오. 데모를 요청하고 자동화 도구가 비즈니스 목표를 어떻게 지원할 수 있는지 알아보십시오.

특정 요구 사항에 따라 3~5개의 공급업체를 선정하고 비교 분석을 수행하여 최상의 공급업체를 선택할 수 있습니다. 선택한 소프트웨어가 간단하고 사용자 친화적이며 사용자가 쉽게 적용할 수 있는지 확인하십시오.

사용자 교육

조직에서 자동화 도구를 구현한 후 다음 단계는 직원이 새 소프트웨어를 사용하도록 교육하는 것입니다.

경영진이 가져온 새로운 변화는 일반적으로 직원들이 불필요하다고 생각하는 저항에 부딪힙니다. 따라서 첫 번째 단계 자체부터 최종 사용자를 포함하는 것이 필수적입니다. 그들이 과정을 더 잘 이해하고 아이디어와 피드백을 공유할 수 있도록 그들을 토론의 일부로 만드십시오.

기존 수동 프로세스에서 새로운 자동화 시스템으로의 명확한 전환 경로를 제공하고 적절한 교육을 제공하면 이러한 전환을 성공적으로 수행하는 데 큰 도움이 될 것입니다.

진행 상황 추적

새로운 자동화 시스템을 실행하고 나면 KPI를 계속 추적 하고 워크플로 시스템을 개선하는 것이 중요합니다.

사용자는 프로세스에 대한 귀중한 피드백을 제공합니다. 문제를 수정하고 현재 워크플로를 개선하기 위해 해당 피드백을 구현해야 합니다.

자동화된 워크플로를 지속적으로 모니터링하고 측정하면 병목 현상을 식별하고 개선할 영역을 제안하는 데 도움이 됩니다. 새로 업그레이드된 워크플로에 대한 지속적인 평가는 팀의 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.

마지막 생각들

비즈니스 프로세스를 자동화하면 비즈니스가 선형에서 더 빠르게 성장하는 데 도움이 될 수 있습니다. 재고 관리 에서 직원 온보딩 및 핵심 프로세스 디지털화에 이르기까지 간소화된 자동화 시스템이 수동 처리를 없애고 매끄럽고 오류 없는 작업을 수행한다는 것을 알게 될 것입니다.

번거로운 수동 프로세스의 비용을 줄이고 비즈니스 프로세스를 간소화 하려는 경우 Appinventiv와 같은 유명한 AI 소프트웨어 개발 회사 에 문의할 수 있습니다. Appinventiv는 비즈니스 프로세스를 효율적으로 자동화하는 데 필요한 모든 복잡한 기술을 처리하는 데 능숙합니다.

예를 들어, 우리는 최근 글로벌 은행이 인공 지능 및 기계 학습 기술을 사용하여 은행 업무 를 자동화하도록 도왔습니다 . 당사의 비즈니스 자동화 솔루션은 실시간으로 고객 불만을 해결하고 신용 카드 도난 사례 보고와 같은 복잡한 작업을 처리하는 데 도움이 되었습니다.

자동화를 통해 고객 유지율이 20% 증가하고 수동 프로세스가 35% 감소했습니다.

따라서 비즈니스 프로세스를 자동화하는 데 도움이 필요한 경우 당사에 문의하십시오 . 당사의 전문가가 저렴하고 사용하기 쉬운 포괄적인 솔루션을 제공할 것입니다. 또한 소프트웨어에 포함할 수 있는 비즈니스 프로세스 자동화의 중요한 기능을 안내합니다.