클라이언트 커뮤니케이션이 성공적인 협업의 핵심인 이유

의사 소통은 삶의 모든 측면에서 필수적이며, 이는 특히 고객을 프리랜서로 다룰 때 더욱 그렇습니다. 사실, 좋은 클라이언트 커뮤니케이션은 프로젝트의 목표를 성공적으로 실현하고 업계에서 긍정적인 평판을 구축하는 가장 큰 열쇠 중 하나입니다(가장 큰 열쇠는 아닐지라도).

프리랜서라면 작업의 품질과 성과로 얻게 될 평판은 모두 전적으로 귀하의 손에 달려 있습니다.

고객의 요구 사항을 준수하고 모든 단계에서 고객과 의사 소통함으로써 자신의 능력과 작업 중인 모든 프로젝트를 통제할 수 있다는 확신을 고객에게 전달할 수 있습니다.

명확한 클라이언트 커뮤니케이션은 오해, 오류 및 지연의 위험을 최소화하는 동시에 귀하와 귀하의 서비스에 대한 신뢰를 심어줌으로써 클라이언트의 마음을 편안하게 합니다. 다음은 좋은 클라이언트 커뮤니케이션에 대해 알아야 할 사항과 특히 프리랜서 프로젝트에서 이것이 중요한 이유입니다.

클라이언트 커뮤니케이션이 중요한 이유

고객의 기대에 부응하는 고품질 프로젝트를 완료하기 위해 고객과의 명확한 의사 소통이 필수적인 수십 가지 이유가 있습니다. 적절한 클라이언트 통신:

• 처음부터 끝까지 매끄럽고 쉬운 프로세스를 보장하며 잘못된 의사 소통, 좌절 및 불필요한 지연이 없습니다.
• 선택하는 작업을 처리하는 지식이 풍부한 전문가로 자신을 소개할 수 있습니다.
• 고객이 기대하는 바를 관리하고 가능한 한 이를 충족할 수 있도록 돕습니다.
• 현재 진행 중인 프로젝트의 속도와 톤을 설정합니다.
• 원하는 결과를 산출하지 못할 수 있는 계획된 프로젝트의 일부에 대한 실행 가능한 대안을 제안할 수 있습니다.
• 능력, 가격, 직업 윤리 및 직업적 경계에 대해 솔직하고 정직하며 투명하다는 평판을 얻습니다.
• 프로젝트 목표와 KPI를 아웃소싱된 팀 구성원이나 VA(가상 비서)에게 효과적으로 전달할 수 있습니다.
• 고객의 요구 사항과 요구 사항을 정확하게 측정하고 공감과 외교로 처리할 수 있습니다.
• 위험 신호를 감지하고 프로젝트를 실현하는 동안 지나치게 통제할 수 있는 고객을 정중하게 거절할 기회를 제공합니다.
• 언제, 얼마나 자주 고객이 프로젝트에 대한 업데이트와 관련하여 연락하기를 원하는지 정확히 알 수 있습니다.
• 친절하고 유쾌하며 편안한 상호 작용과 자신과 고객 간의 강력한 업무 관계를 촉진합니다.

새로운 클라이언트를 생성하는 것보다 기존 클라이언트를 유지하고 작업하는 것이 훨씬 더 쉽다는 것은 프리랜서 사이의 일반적인 지식입니다. 적절한 클라이언트 커뮤니케이션은 클라이언트를 유지하는 데 도움이 되고, 기술과 능력에 대한 현실적인 기대치를 구축하도록 격려하고, 업무에 계속 만족하도록 합니다.

부적절한 커뮤니케이션은 불행히도 고객을 몰아내고 비즈니스를 원상태로 되돌릴 수 있습니다.

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성공적인 클라이언트 커뮤니케이션을 위한 10가지 팁

1. 클라이언트 온보딩 프로토콜 개발

프로젝트 초기에 클라이언트의 기대치를 설정하고 프리랜서 비즈니스를 위한 클라이언트 온보딩 프로세스를 만들어 관련된 모든 당사자가 명확하게 정의된 목표와 기대치를 갖도록 할 수 있습니다.

클라이언트 환영 패킷을 개발하는 것은 현재 진행 중인 프로젝트에 관계없이 클라이언트가 받는 경험이 일관되고 예측 가능하며 신뢰할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다. 이것은 고객이 자신의 속도로 프로세스를 탐색할 수 있는 기회를 제공하면서 고객의 포트폴리오를 환영하는 좋은 방법입니다.

환영 패킷을 전달하면 클라이언트가 가질 수 있지만 초기 프로젝트 상담 중에 질문할 시간이나 지식이 없었을 수 있는 일반적인 질문을 해결할 수 있습니다.

2. 모든 수준에서 투명하게 유지

투명성은 좋은 고객 커뮤니케이션 관행을 유지하고 자신과 고객 간의 신뢰를 구축하는 열쇠입니다. 가격 책정 가이드를 제공하는 것부터 클라이언트에게 작업 일정 및 배송 날짜를 제공하는 것에 이르기까지 작업하는 프로젝트의 모든 단계에서 정직하고 투명해야 합니다.

잠재적 지연에 대해 정직하고 작업을 완료하는 데 추가 시간이나 자원이 필요할 때 고객과 ​​직접 소통하십시오.

3. 자주 소통하라

귀하의 작업에서 아직 주요 개발 사항이 발생하지 않았더라도 고객은 항상 귀하의 업데이트에 감사할 것입니다.

고객에게 귀하가 프로젝트에서 열심히 일하고 있으며 논의한 대로 다음 이정표 또는 마감일에 도달하고 있음을 알리면 정기적으로 시기 적절한 업데이트를 제공할 수 있습니다. 전문가들은 이러한 업데이트를 일주일에 한 번 보낼 것을 권장합니다.

앞으로도 계속 업데이트할 것을 약속하고, 항상 그렇듯이 발생하는 문제나 지연에 대해서도 즉시 알려주십시오.

4. 친근한 언어 사용

고객과 계속 연락할 때 강력한 법률 또는 업계 전문 용어를 피하는 것이 가장 좋습니다.

대신 평이하고 전문적인 언어를 사용하고 그들이 당신의 프로세스나 서신에 대해 가질 수 있는 질문을 환영합니다. 가능한 한 고객의 질문을 선제적으로 예측하고 답변하는 것을 강조해야 합니다.

고객과의 회의 후 논의한 내용을 요약하고 프로젝트의 다음 단계에 대한 귀중한 정보를 제공하는 메시지를 보내십시오.

어떻게 진행할 것인지 정확히 말하고 이전에 논의한 계획을 합리적으로 변경할 수 있는 기회를 주십시오.

5. 전문적이지만 친근감을 유지하십시오.

차갑고 로봇적인 상호 작용을 높이 평가하는 사람은 거의 없습니다. 물론 고객을 대할 때는 항상 전문적인 태도를 유지해야 하지만 고객이 편안하게 소통할 수 있도록 노력해야 합니다.

그들과 존중하는 인간 관계를 구축하면 상호 유익한 업무 관계를 더 잘 구축하고 유지할 수 있습니다.

6. 사명과 개인 작업 스타일에 충실하십시오

프리랜서로서의 당신의 사명은 당신이 하는 모든 일에서 분명해야 하며, 이는 클라이언트와의 커뮤니케이션에서도 마찬가지입니다. 고객과의 서면 서신에는 개인의 업무 스타일과 정신을 반영하는 필수 문구와 용어가 포함되어야 합니다.

최고의 자질과 능력을 전달하기 위해 커뮤니케이션에 "고급", "맞춤형", "신뢰할 수 있는" 및 "최첨단"과 같은 용어를 사용하는 것을 고려하십시오.

7. 올바른 커뮤니케이션 매체 사용

일부 커뮤니케이션 채널은 다른 채널보다 특정 상황에 더 적합합니다. 고객에게 뉴스와 업데이트를 전달하는 최선의 방법을 고려해야 합니다. 일부 대중적인 통신 방법에는 이메일, 인스턴트 메시지, 전화 통화, 문자, 개인 서신 및 팩스가 포함됩니다.

올바른 커뮤니케이션 채널을 선택하는 비결은 일반적으로 고객의 개별적인 선호도에 있습니다. 일부 고객은 WhatsApp 메시지 형식의 빠른 업데이트를 선호할 수 있지만 다른 고객은 이메일과 같은 보다 전문적인 매체를 선호할 수 있습니다.

고객이 가장 편안하게 느끼는 채널이 무엇인지 잘 모르겠다면 주저하지 말고 언제 어떻게 연락하기를 원하는지 물어보십시오. 이것은 당신이 그들과 가장 편안한 방식으로 연결되기를 원한다는 것을 보여줍니다.

8. 개인화된 연락 일정 만들기

고객과의 연락 유지에 대해 말하자면, 고객의 의견을 반영한 연락 일정을 만들어 고객과 효과적이고 정기적으로 의사 소통할 수 있도록 더 많은 조치를 취할 수 있습니다.

위에서 언급한 대로 각 클라이언트와 함께 앉아서 업데이트 및 진행 보고서를 원하는 빈도, 가장 적합한 시간 및 선호하는 의사 소통 방법을 물어보십시오.

그들이 매주 전화 통화를 원하고 인스턴트 메시지를 통한 연락을 선호하는 경우 그들의 요구를 충족시키기 위해 편안한 지대에서 벗어나야 할 수도 있습니다. 그러나 플러스 측면에서 이것은 대인 커뮤니케이션 기술을 키우고 더 수용적인 프리랜서가 되는 데 도움이 될 수 있습니다.

9. 고객이 주도권을 잡도록 하십시오

당신은 이 시나리오의 전문가일 수 있지만 고객은 사양에 따라 작업을 완료하기 위해 당신에게 돈을 지불하고 있습니다. 이것은 당신이 당신의 전문 지식을 전달하는 방법과 당신이 맡는 프로젝트에 대해 당신을 통제하는 방법을 의식해야 함을 의미합니다. 너무 강압적이거나 독단적이라면 소중한 고객을 몰아낼 위험이 있습니다.

의사소통 중에는 참석하고 주의를 기울이되 대부분의 경우 고객이 주도권을 잡도록 하십시오. 그들이 말할 때 끼어들지 말고 그들이 당신의 업무 관계에서 무엇을 기대하는지 명확하게 알 수 있도록 하십시오.

그들이 언급한 내용 중 명확하게 했으면 하는 사항이 있다고 생각되면 질문하십시오.

10. 실적 추적

커뮤니케이션 측면에서 목표나 기대치를 설정했다면 이를 고수하는 것이 중요합니다. 가상 비서가 있는 경우 피드백을 제공하고 성능을 개선할 수 있는 방법을 알려주십시오.

고객과 의사 소통하는 사람이라면 자신의 전략을 평가하고 의사 소통 전략을 완성하기 위해 해결해야 할 영역에 대해 정직하십시오.

클라이언트 커뮤니케이션을 개선하는 방법

클라이언트 커뮤니케이션 방식을 최적화하는 데 어려움을 겪고 있다면 이 문제를 해결하기 위한 첫 번째 단계는 발생한 문제를 진단하는 것입니다.

의사소통 과정이 명확한 의사소통을 방해합니까?
선택한 커뮤니케이션 채널이 생각했던 것보다 덜 최적입니까?
당신이 일하는 클라이언트는 의사 소통이 어렵습니까?

명확하게 의사 소통하는 능력을 방해하는 것이 무엇인지 파악하면 접근 방식을 개선하기 위한 전략을 개발할 수 있습니다.

도전적인 클라이언트 다루기

클라이언트가 문제의 원인이라고 의심되는 경우 처음부터 호환되지 않을 수 있는 클라이언트를 제거하는 것이 좋습니다. 이 가이드는 위험 신호를 감지하고 보다 조화로운 수준에서 함께 작업할 수 있는 고객을 찾는 데 도움이 됩니다.

문제의 진실은 당신의 과정을 따르려 하지 않는 고객들이 당신의 노력의 최종 결과에 만족하지 않을 가능성이 높다는 것입니다. 프로젝트를 진행하는 동안 그들과 정기적으로 의견 충돌을 겪을 수 있으며 많은 경우 앞으로 나아갈 방향에 대해 전혀 동의하지 않을 수 있습니다. 이러한 경우에는 이러한 고객을 정중하게 거절하는 것이 가장 좋습니다.

당신이 일하는 모든 클라이언트와 첫날부터 확고한 경계를 유지하고 명확한 의사 소통을 유지하십시오. 프로세스에 대해 타협하지 않을 것이며 작업을 만족스럽게 완료하는 데 필요한 전문 지식을 보유하고 있음을 분명히 하십시오.

당신은 전문가가 아니라 전문가입니다!

클라이언트가 프로세스의 흐름을 지시하고 프로젝트 시작부터 귀하를 제어하게 하면 이러한 경향은 시간이 지날수록 악화될 것입니다.

적극적인 듣기 연습

적합한 클라이언트를 선택했으면 등급을 매기는 작업을 생성하기 위해 요구 사항에 적극적으로 귀를 기울여야 합니다. 고객과 의사 소통하는 사람은 대화에 집중하고 필요한 경우 메모를 해야 합니다.

효과적으로 의사 소통하고 그들이 당신에게 기대하는 바를 이해하려면 고객과 전문가 간의 토론에 완전히 참여해야 합니다. 이것은 고객이 상호 작용하는 동안 존중받고 가치 있다고 느끼도록 하는 데 큰 도움이 될 것입니다.

초기 회의 중에 메모를 하는 것은 고객이 달성하고자 하는 것에 대한 명확하고 정확한 그림을 만드는 좋은 방법입니다.

항상 일관성 유지

일관성은 효과적인 의사 소통의 암묵적인 황금률입니다.

고객과의 첫 번째 의사 소통은 전문적인 관계의 분위기를 설정하고 관련된 양 당사자에 대한 미래의 기대치를 설정합니다.

고객이 귀하의 서신으로 인해 혼란스럽거나 오도된 느낌을 받지 않도록 앞으로의 모든 커뮤니케이션을 원래 어조에 맞추십시오. 정기적인 커뮤니케이션 일정을 유지해야 합니다.

일주일에 한 번 프로젝트에서 클라이언트 업데이트를 시작한 경우 프로젝트 기간 동안 해당 업데이트 빈도를 유지하십시오. 그들은 작업 진행 상황에 대해 제공하는 정보의 양에 만족해야 합니다.

예의 바르고 전문적이어야 합니다.

당연한 얘기지만 고객을 대할 때는 매너와 에티켓을 지키는 것이 중요합니다. 고객 커뮤니케이션에서 "제발", "고맙습니다", "친절한 안부"와 같은 기본적인 예의는 전문적인 관계를 원만하게 유지하는 데 도움이 됩니다.

달리 명시되지 않는 한 고객과의 커뮤니케이션을 업무 시간(월요일~금요일, 오전 9시~오후 5시) 사이에 유지하십시오.

클라이언트가 다른 시간대에 거주하는 경우 해당 위치의 시간을 확인하고 그렇게 하기 전에 연락할 적절한 시간인지 확인하십시오. 피드백을 제공하고자 하는 선의의 프리랜서라도 새벽 3시에 모닝콜을 받는 것을 고맙게 여기는 사람은 아무도 없습니다.

가정하지 마십시오

필요하다고 느낄 때 고객의 요구 사항에 대해 질문하는 것을 주저해서는 안 됩니다. 답이 뻔해 보일지라도.

먼저 스팀을 시작하기 전에 클라이언트가 무엇을 요구하는지 항상 확인하고 다시 확인하십시오. 기대치와 요구 사항에 대한 생각이 다를 수 있습니다. 이것은 오해의 가능성과 좌절스러운 프로젝트 지연의 가능성을 제거하는 데 도움이 됩니다.

마찬가지로, 아무리 사소한 것이라도 고객이 묻는 모든 질문에 대답해야 합니다. 당신이 그들의 질문에 적절하게 대답했는지 그들에게 물어보고 그들이 확신하지 못하는 대답을 명확히 할 기회를 주십시오.

고객의 요구에 따라 더 나은 결과를 얻을 수 있다고 생각되면 고객이 제안하는 것에 대한 대안적 접근 방식에 대해 전문적인 제안을 하십시오.

고객을 매달린 상태로 두지 마십시오.

아무도 유령이 되는 것을 즐기지 않지만 고객을 대할 때 응답하지 않는 것은 비통한 직업적 실수입니다. 가능한 한 빨리 고객에게 후속 조치를 취하고 고객의 질문에 간결하고 정중하며 자세하게 답변하십시오.

이렇게 하면 프로젝트에 우선 순위를 부여하고 있으며 계속 진행할 수 있음을 알릴 수 있습니다. 모든 사람이 같은 페이지에 머물 수 있도록 작업 상태에 대해 자주 보고하고 당신이 전달할 수 있다고 확신하지 않는 한 확고한 약속보다는 확신을 가지십시오.

고객에게 피드백을 요청하세요

클라이언트 커뮤니케이션 접근 방식의 효율성에 대해 여전히 확신이 없다면 클라이언트에게 어떻게 생각하는지 물어보는 것이 어떻습니까?

그들은 귀중한 피드백을 제공할 수 있으며 의사 소통 스타일이나 빈도를 개선할 수 있는 방법에 대한 유용한 권장 사항을 제공할 수 있습니다.

추가된 기능이 구현되는 즉시 검토하도록 고객에게 요청하는 것이 좋습니다. 새로운 작업을 어디에서 찾을 수 있는지, 그리고 어떻게 테스트하거나 평가할 수 있는지 알려주십시오.

이렇게 하면 클라이언트가 검토해야 할 항목을 쉽게 찾고 이해할 수 있으며 향후 작업에도 더 명확한 방향을 제시할 수 있습니다.

성공의 열쇠를 쥐다

투명성, 신뢰 및 개방성은 성공적인 클라이언트 커뮤니케이션의 열쇠입니다.

프리랜서로서 말하기 및 듣기 기술을 완벽하게 하고, 고객을 대하는 모든 부분을 이해하고, 작업 프로세스를 명확하게 전달하기 위해 노력해야 합니다. 이를 통해 고객을 만족시키고 서비스에 대한 기대치를 충족할 수 있습니다.

모든 고객과 모든 프로젝트는 고유합니다. 따라서 처리하는 각 작업과 클라이언트의 선호도와 복잡성에 따라 접근 방식을 조정하는 것이 좋습니다.

정직하고 자주 의사 소통하면 비즈니스에 놀라운 성과를 거둘 수 있습니다. 그것은 당신이 높은 보수를 받는 고객을 유지하고 추천과 환상적인 업계 평판을 통해 새로운 고객을 유치하는 데 도움이 될 것입니다.

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