10가지 일반적인 인보이스 발행 실수(및 이를 방지하는 방법)

누구나 실수를 하지만, 실수를 피하기 위해 최선을 다해서는 안 된다는 의미는 아닙니다. 온라인 인보이스 발행의 경우 특히 그렇습니다. 최적이 아닌 지불 조건과 같은 오류는 수익 손실 및 현금 흐름 문제 또는 더 나쁜 시나리오로 이어질 수 있습니다.

대부분의 삶의 영역과 마찬가지로 이러한 청구 오류에 대한 최선의 방어는 지식과 준비입니다. 어떤 실수가 일어날 수 있는지 이해하면 경계를 늦추지 않을 것입니다. 또한 오류를 방지하기 위한 계획(또는 오류가 발생하는 경우 처리)을 마련하면 영향을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

이 기사에서는 인보이스 지연, 후속 조치 또는 지불 알림 전송, 놀라운 수수료 포함과 같은 가장 일반적인 인보이스 발행 실수 10가지에 대해 설명합니다. 또한 반복하지 않기 위해 취할 수 있는 조치에 대해서도 논의할 것입니다. 한 번 보자!

1. 고객에게 일관되지 않은 청구서 작성

예를 들어 인보이스를 지연시키거나 매달 다른 날짜에 보내는 방식으로 일관되지 않게 송장을 보내는 것은 저지르기 쉬운 실수입니다. 매월 날짜가 같은 요일에 해당하지 않기 때문에 이해할 수 있습니다. 많은 사람들이 월요일 아침이나 금요일 오후를 선택하고 일을 시작합니다.

그러나 이것은 고객과 귀하 모두에게 문제를 일으킬 수 있습니다. 고객은 청구서를 언제 받을지 거의 알지 못하기 때문에 지불이 지연될 수 있습니다. 해결책은 달력에서 작업하고 인보이스 발행 기간을 매월 일반 날짜로 설정하는 것입니다. 중간 지점도 마찬가지로 많은 일관성을 제공할 수 있지만 이것은 일반적으로 첫 번째 또는 마지막 날입니다. 앞으로는 청구 주기를 예측할 수 있으므로 고객이 지불을 준비하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

2. 미납 송장에 대해 채무자를 추적하지 않음

인보이스 발행은 한 가지이지만 보내기를 누르면 작업이 끝난 것이 아닙니다. 사실, 미납 인보이스를 쫓는 것은 단순히 한 달의 일을 마감하는 것 이상입니다. 그렇게 하지 않으면 성장 능력이 심각하게 저해될 수 있습니다.

기본 수준에서 이 실수에 대한 수정은 더 나은 조직입니다. 인보이스가 전송되면 즐겨 사용하는 캘린더 애플리케이션에서 미리 알림을 설정할 수 있으므로 부채를 쫓는 것을 기억할 수 있습니다. 그 때가 되면 각 고객에게 보내는 이메일은 고객의 행동을 자극하기에 충분해야 합니다.

그러나 Hiveage 사용자는 각 지불의 현재 상태를 관리하는 데 도움이 되는 포괄적인 감사 추적을 제공하는 송장 상태 추적 및 계정 에이징 보고서를 활용할 수도 있습니다.

또한 Hiveage와 같은 대부분의 인보이스 발행 소프트웨어에는 전체 고객 기반에 대한 자동 알림 기능이 포함되어 있습니다.

3. 불명확한 결제 조건 제공

송장을 처리하도록 배정된 담당자가 부기와 관련된 다양한 용어와 전문 용어에 익숙할 것이라고 생각하면 용서받을 수 있습니다. 물론 가치 있는 금융 종사자는 업계에 대한 기본 지식이 부족할 것입니다. 그러나 불분명한 지불 조건을 제공하는 것은 여전히 ​​지불 프로세스를 방해할 수 있습니다.

예를 들어, 지불 날짜: 얼마나 많은 기업이 '순 15' 지불 조건을 제공하는지 고려하십시오. 즉, 인보이스가 발행된 후 15일 이내에 지불해야 합니다. 그러나 이는 금융 사슬의 어딘가에서 오해할 수 있을 만큼 충분히 모호한 메시지일 뿐입니다.

예를 들어, 'net 15'는 근무일만 포함하고 회사가 영업을 하는 주말은 제외합니까? '영업일 기준 15일'과 같이 명확하고 고정된 용어를 제공하는 것이 더 합리적이며 모든 사람이 이해할 수 있을 정도로 직접적입니다. 다행히 Hiveage를 사용하면 특정 송장 만기 날짜를 설정할 수 있으므로 이러한 혼동을 영원히 피할 수 있습니다.

4. 청구서에 청구 오류 포함

양심적이라면 결과물에 의도적으로 오류를 포함하지 않을 것입니다. 또한 제출하기 전에 작업이 적합한 표준인지 확인해야 합니다.

특히 정시에 지불을 받으려면 청구서에 동일한 주의를 기울여야 합니다. 그렇지 않으면 실수를 저지르는 것은 고객의 돈과 비즈니스입니다. 청구서에서 항목화 또는 (더 나쁜) 금전적 불일치를 보는 것은 보살핌과 주의가 부족하다는 비명을 지르게 합니다. 이와 같은 인보이스 오류로 인해 걱정을 하는 고객이 대체 공급업체를 찾을 것이라고 예상하는 것은 상상을 초월하는 일이 아닙니다.

고객의 신뢰를 유지하려면 부지런히 인보이스를 만들어야 합니다. Hiveage에는 기본적으로 시간 추적 기능이 포함되어 있지만 처음부터 정확한 세부 정보를 입력하는 것을 대체할 수는 없습니다. 전달하는 작업과 마찬가지로 송장을 보내기 전에 다시 확인하면 큰 차이를 만들 수 있습니다.

5. 고객이 지불하기 어렵게 만들기

다른 모든 것은 제대로 할 수 있지만 고객이 원활하게 지불할 수 있는 방법을 제공하지 않으면 많은 고객이 고령 채무자 목록에 포함되는 것을 보게 될 것입니다. 이를 피하는 한 가지 쉬운 방법은 여러 지불 옵션을 제공하는 것입니다.

우리는 여기서 이점에 대해 당신을 팔 필요가 없습니다. 간단히 말해서 전체 인보이스 발행 프로세스는 고객이 한 달 동안 완료해야 하는 가장 쉬운 작업을 지불하도록 조정되어야 합니다. 복잡한 지침과 세부 사항을 포함하는 복잡한 결제 프로세스와 지연된 결제 사이에는 직접적인 상관 관계가 있습니다.

이 문제를 처리할 수 있는 방법은 여러 가지가 있지만 다음과 같은 반복 결제 시스템이 자랑스럽습니다.

이 기능을 사용하면 매월 같은 시간에 인보이스 자동 발행을 설정하고 특정 횟수의 '발생'을 선택할 수 있습니다. 또한 포함할 수 있는 다양한 지불 옵션이 있으며, 모두 한 번의 클릭으로 전송한 청구서에서 직접 액세스할 수 있습니다.

6. 송장에 회사 브랜딩을 사용하지 않음

다음으로 중요한 영향을 미칠 수 있지만 우선 순위가 낮은 경우가 많은 인보이스 요소를 살펴보겠습니다. 브랜딩은 비즈니스의 거의 모든 고객 대면 측면에서 중요하며 여기에는 인보이스가 포함됩니다.

실용적인 관점에서 인보이스를 브랜딩한다는 것은 고객이 즉시 귀하가 누구인지 알고 있고 인보이스가 무엇과 관련되어 있는지 이해한다는 것을 의미합니다. 매력적인 로고와 명확한 전체 브랜딩을 사용하면 인보이스가 더미 내에서 발견되도록 하여 고객이 이를 넘길 가능성이 줄어듭니다. 또한 브랜드 인보이스에 내재된 전문적인 분위기가 있어 인지도와 위상을 높일 수 있습니다.

다행히 Hiveage에는 사용자 지정 송장 템플릿을 만들고 특정 요구 사항에 따라 브랜딩 요소를 추가하는 데 필요한 기능이 있습니다.

거의 모든 요소를 ​​취향에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다. 이는 함께 일할 수 있는 훌륭한 기반을 제공하고 브랜드 인지도를 높일 수 있는 또 다른 기회를 제공합니다.

7. 명확성과 항목화를 제공하지 않음

고객 기반을 구축하면 필연적으로 어느 정도의 회전율이 발생합니다. 그렇더라도 핵심에는 장기 고객이 있을 수 있으며 장부에 기록된 기간이 길어질수록 인보이스가 '느슨하게' 될 위험이 있습니다. 궁극적으로 이러한 친숙함은 단순히 총액이 포함된 인보이스를 보내거나 완료된 내용에 대한 모호한 설명을 볼 수 있습니다.

이것은 주로 어떤 작업이 완료되었으며 비용이 얼마나 드는지 둘 다 알고 있기 때문에 이해할 수 있습니다. 그러나 명확성을 높게 유지하고 모든 작업을 항목화하면 클라이언트-비즈니스 관계가 전문적인 기반을 유지할 수 있습니다. 이것은 작업별로 급여를 받는 것이 대기업보다 더 많은 것을 의미하는 소규모 비즈니스에서 특히 그렇습니다. 또한 각 송장에 대한 세부 수준이 높아져 쿼리가 발생할 수 있는 범위가 줄어듭니다.

우리의 의견으로는 이것은 조직의 문제입니다. 수행한 작업에 레이블을 명확하게 지정하고 모든 측면을 항목화하는 것은 프로젝트 시작부터 시작됩니다. 문구(예: "홈페이지 리디자인")를 선택하고 지속적으로 참조하는 것이 좋습니다. 여기에는 내부 문서 내에서 이메일의 제목으로 사용하는 것이 포함되며 가장 중요한 것은 고객 청구서의 항목으로 사용하는 것입니다.

8. 잘못된 사람에게 송장 보내기

여기서 우리는 직설적으로 말하며, 잘못된 사람에게 인보이스를 보내는 것은 특히 잠재적인 결과를 고려할 때 할 수 있는 가장 큰 인보이스 발행 실수 중 하나라고 말합니다.

클라이언트의 입장에서 생각해보세요. 시간을 들여 프로젝트를 진행했지만 결제 정보를 제대로 된 사람에게 보낼 수도 없습니다. 이 작은 작업으로 노골적인 실수를 저질렀다면 그들은 당신의 작업에서 어떤 다른 문제가 발생할 수 있는지 궁금해할 것입니다. 이 목록에 있는 다른 많은 인보이스 발행 실수와 마찬가지로 간단한 오류도 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.

Hiveage 사용자의 경우 이 문제는 과거의 일입니다. 고객 각각은 설정한 이메일 주소에 연결된 고유한 프로필을 가지고 있습니다. 그런 이유로 잘못된 사람에게 송장을 보낼 변명의 여지가 없습니다. 좋은 소식입니다. 올바른 장소에 전달하면 잠재적으로 훨씬 더 빨리 지불을 받을 수 있기 때문입니다.

9. 인보이스를 백업하지 않음

웹사이트 관리에 대한 기사를 읽었다면 기회가 있을 때마다 콘텐츠를 백업하라는 조언을 접했을 것입니다. 복구할 방법 없이 충돌하는 웹사이트는 돈을 낭비하기 때문에 이것은 필수적입니다.

인보이스는 백업에 매우 중요합니다. 특히 (귀하의 관할권에 따라) 특정 기간 동안 파일을 보관해야 하는 법적 의무가 있기 때문입니다. 또한 요청 시 고객 송장 아카이브를 제공할 수 있다는 것은 고객의 계정을 올바르게 관리하고 있음을 보여줍니다.

다행히 Hiveage는 중복 저장 공간을 사용하는 자동 백업 옵션을 제공하여 파일이 안전하고 건전한지 확인합니다. 매일 백업이 이루어지기 때문에 비즈니스 규모와 인보이스 발행 빈도에 관계없이 귀하의 정보는 안전합니다.

10. 청구서에 숨겨진 또는 놀라운 수수료 포함

이 마지막 인보이스 발행 실수는 결제 단계에 도달하기 전에도 방지해야 하는 실수입니다. 숨겨진 비용을 좋아하는 사람은 아무도 없으며 청구서에 포함하는 것은 많은 비즈니스 비용을 초래할 수 있는 나쁜 형태입니다.

놀라운 수수료의 피해자가 된 적이 있다면 고객이 어디에서 왔는지 알게 될 것입니다. 직설적으로 말하면 사기의 총체적인 악취에 예상치 못한 요금이 부과되었습니다. 적어도 지금은 신뢰 문제가 있습니다. 이것은 일반적으로 고객이 경쟁자 중 한 곳으로 향하고 결코 돌아오지 않고 도중에 당신을 욕하는 것으로 끝납니다.

대답은 단순히 모든 비용을 고객에게 미리 전달하는 것입니다. 이것은 믿을 수 없을 정도로 간단해 보이는 솔루션입니다. 프로젝트 비용뿐만 아니라 '킬 요금', 추가 기능, 세금 등을 자세히 설명해야 합니다.

세금과 관련하여 Hiveage에는 비용을 항목화하고 각 클라이언트에 대한 특정 설정을 저장하는 데 도움이 되는 유연한 기능도 포함되어 있습니다. 이렇게 하면 인보이스 처리 속도를 크게 높일 수 있습니다.

결론: 인보이스 프로세스에서 실수 방지

송장은 특히 프리랜서와 소규모 팀의 경우 비즈니스 수행의 핵심 부분입니다. 제때에 지불을 받는 것은 좋은 달과 나쁜 달의 차이일 수 있으므로 송장 발행 프로세스가 완벽하게 이루어지도록 하는 것이 중요합니다.

이 기사에서는 잘못된 사람에게 보내거나 브랜드 표시를 잊어버리는 등의 사소한 인보이스 발행 실수가 지불 능력을 얼마나 방해할 수 있는지 살펴보았습니다. 해결책은 Hiveage와 같은 강력한 온라인 인보이스 발행 솔루션을 선택하고 최선을 다하는 것입니다.

이 목록에서 누락된 인보이스 발행 실수가 있습니까? 아래 의견 섹션에서 경험에 대해 알려주십시오!