직장에서 효과적인 의사 소통을 위한 10가지 팁

오늘날 거의 모든 작업에는 정보를 공유하고 다른 사람과 의사 소통하는 작업이 포함됩니다. 직원들에게 성과 피드백을 제공하거나, 전화를 걸거나, 팀 회의에 참석하거나, 회사 업데이트에 대한 이메일을 보내는 등 직원의 97%는 커뮤니케이션이 매일 업무(및 업무 수행 능력)에 영향을 미친다고 말합니다.

효과적인 의사 소통이란 무엇이며 직장에서 어떻게 보일 수 있습니까? 좋은 의사 소통은 연결에 관한 것이며 관련 정보가 정확한 시간에 올바른 팀 구성원에게 전달되도록 하는 것입니다. 모든 사람이 업무를 완료하기 위해 질문을 하고 효과적으로 의사 소통할 수 있도록 하고 근로자가 지원을 받고 있다는 느낌을 갖도록 하는 것입니다.

직장 커뮤니케이션을 개선해야 하는 이유

직장에서의 효과적인 의사 소통은 정보가 원활하게 흐르고 모든 사람이 몰입감을 느끼고 업무를 수행하는 데 필요한 리소스를 갖게 함으로써 회사 문화를 강화할 수 있습니다. 이는 더 나은 비즈니스 결과로 이어질 수 있습니다. 소셜 기술을 사용하여 커뮤니케이션을 개선하는 작업장은 생산성을 최대 25%까지 높일 수 있습니다.

훌륭한 팀 커뮤니케이션을 방해하는 요소는 무엇입니까?

미국에서 설문조사에 응한 근로자의 7%만이 조직의 커뮤니케이션이 개방적이고 시기적절하며 신뢰할 수 있다는 데 동의했습니다. 의사 소통 문제는 다음을 포함한 여러 요인으로 인해 발생할 수 있습니다.

• 업무 공간 변경: 2020년 이후 업무 공간은 데스크리스, 하이브리드 및 원격 직원에 더 중점을 둡니다. 현재 인력의 약 9%가 대부분 원격으로 작업하고 11%는 완전히 원격으로 일하고 있습니다. 전 세계 노동력의 약 80%에 해당하는 27억 명의 근로자가 책상이 없습니다. 이 직원들은 서로 다른 의사 소통이 필요합니다. 그들은 작업을 수행할 때 매우 독립적일 수 있으며 작업을 수행하기 위해 더 많은 정보(비동기식으로 전달될 수 있음)가 필요할 수 있습니다.
• 팀 구성원 간의 다양한 커뮤니케이션 요구 사항: 관리자는 이메일을 선호하지만 일부 직원은 대면 대화를 선호할 수 있습니다. 일부 직원은 보다 개인화된 피드백을 원할 수 있고 다른 직원은 직무 기대치에 대한 보다 일반적인 정보를 원할 수 있습니다. 일부 팀 구성원은 많은 의사 소통을 원하고 다른 구성원은 "알 필요"에 따라 정보가 전달되는 최소한의 접촉을 선호합니다. 팀의 의사 소통 선호도는 성격, 나이, 배경, 문화 및 기타 요인에 따라 다를 수 있으며 모든 사람을 항상 기쁘게 하기는 어려울 수 있습니다.
• 어려운 대화의 필요성: 직장에서 의사 소통에 대한 한 가지 큰 문제는 관리자나 리더가 어려운 대화를 해야 할 때입니다. 직원에게 성과 검토에 개선이 필요하다고 말하거나 인력을 줄여야 한다는 의사를 전달하는지 여부에 관계없이 나쁜 소식을 전하는 대화는 직원의 몰입도를 떨어뜨리거나 화나게 할 수 있습니다. 이러한 유형의 의사 소통이 민감하게 처리되지 않으면 직원이 불만을 느끼고 조직을 떠나고 싶어할 수도 있습니다.

직장에서 발생할 수 있는 커뮤니케이션 문제에 대해 더 관심이 있으시면 Connecteam에 문제 해결 가이드가 있어 솔루션을 찾는 데 도움이 됩니다.

이제 회사에서 강력한 의사 소통 방식을 구축할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

어떻게 훌륭한 팀 커뮤니케이션을 만들 수 있습니까?

직장에서의 효과적인 의사 소통은 직원들이 지원을 받고 있다고 느끼고 정보와 아이디어가 올바르게 흐르는 작업 환경을 만드는 데 달려 있습니다. 직장에서 이러한 종류의 의사 소통을 촉진할 수 있는 10가지 방법이 있습니다.

1. 명확하고 단순한 커뮤니케이션 경로를 만드십시오.

팀의 누군가가 특정 정보를 필요로 하는 경우 어디로 가야 하는지 또는 누구에게 문의해야 하는지 알고 있습니까? 원활한 의사 소통은 채팅, 이메일, 프레젠테이션, 회의, 성과 검토 등을 통해 팀과 연락하는 모든 방법을 정의하는 것에서 시작됩니다. 다음으로 의사 소통에 필요한 사항을 고려하십시오. 팀원들이 일정과 교대조를 이해하도록 도와야 합니까? 근로자가 업무를 수행하는 데 도움이 되는 교육 및 체크리스트를 제공해야 합니까?

회사에서의 원활한 의사 소통에는 다양한 유형의 상호 작용이 포함됩니다. 조직에서 공유해야 하는 모든 정보와 현재 의사 소통 방식을 나열하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 많은 커뮤니케이션 도구와 플랫폼을 사용하는 경우 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 Connecteam과 같은 솔루션을 사용하면 직원이 컴퓨터나 모바일 장치가 있는 곳이면 어디에서나 액세스할 수 있는 하나의 플랫폼에서 일정을 개발하고, 교육을 제공하고, 직원과 안전한 앱에서 채팅하는 등의 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원들은 항상 한 곳에서 필요한 모든 정보를 얻을 수 있다는 사실을 알게 됩니다. 하나의 시스템 또는 최소한의 시스템 수는 손실되는 항목이 적고 직원이 방향을 전환할 수 있는 위치가 더 명확해짐을 의미합니다.

직원들이 특정 유형의 정보를 찾을 수 있는 위치를 찾을 수 있는 그래픽이나 리소스 시트를 만드는 것도 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에서 HR 양식, 특정 온라인 교육 리소스를 찾을 수 있는 위치 또는 현재 겪고 있는 특정 문제에 대해 이야기해야 할 대상을 결정해야 하는 경우 지정할 수 있는 지정된 장소가 있습니다.

2. 양방향 의사소통을 장려하라

가장 좋은 의사소통 형태는 공유 하고 경청하는 것입니다. 멀리 떨어져 있거나 책상이 없는 직원이 있더라도 시간을 내어 피드백을 요청하고 직접 또는 화상 회의를 통해 만나십시오.

팀과 의사 소통할 때 적극적으로 경청하십시오. 이 아이디어는 1957년 Carl Rogers와 Richard Farson에 의해 처음 개발되었으며 구체화되고 긍정적이며 완전히 현재적인 방식으로 주의를 기울이는 것을 포함합니다. 적극적인 경청을 통해 팀원들에게 집중하고 존중하며 열린 마음으로 의사소통에 접근하고 있음을 보여줌으로써 직원 참여도를 높일 수 있습니다. 능동적인 듣기를 팀으로 함께 연습할 수 있습니다. 이 방법에는 다음이 포함됩니다.

• 양방향 의사 소통에 참여하기 전에 모든 방해 요소를 제거하십시오.
• 충분히 주의를 기울이고 말하는 사람의 말을 경청합니다.
• 화자가 말하는 것을 완전히 멈출 때까지 판단을 보류하고 끼어들거나 말하는 것을 피합니다.
• 응답하기 전에 잠시 시간을 허용합니다.
• 대화 중에 어깨가 조이는 등의 반응이 있는지 몸으로 확인하십시오. 이것은 당신이 반응하지 않도록 할 수 있습니다. 몸이 긴장되는 것을 느끼면 숨을 쉴 수 있는 시간을 더 주고 대화를 즐겁고 전문적으로 유지하기 위해 노력하십시오.
• 말한 내용을 요약하고 자신의 말로 다시 설명하여 전달한 내용을 확실히 이해할 수 있도록 합니다.
• 화자의 아이디어와 관점을 이해했다고 느낄 때만 자신의 아이디어와 응답을 소개합니다.

책상이 없거나 원격 직원이 있는 경우 양방향 통신은 액세스에 의존합니다. Connecteam Chat과 같은 보안 앱을 사용하면 직원이 필요할 때 연락할 수 있고 온라인 일대일 채팅 및 그룹 채팅에서 적극적으로 경청하는 연습을 할 수 있습니다.

3. 정기적인 체크인

효과적인 의사 소통은 의사 소통 방법 뿐만 아니라 빈도 도 중요합니다. 직원들이 잘 듣고, 지원하고, 참여하고 있다는 느낌을 줄 수 있을 만큼 충분히 자주 의사 소통하지만, 잦은 회의로 인해 업무가 중단되기 때문에 직원들이 짜증을 내는 경우는 많지 않도록 균형을 유지하려고 합니다. 적시에 효과적으로 커뮤니케이션하려면 몇 가지 유형의 커뮤니케이션 채널을 설정하는 것이 좋습니다.

• 비동기식 채널: 팀이 업무를 수행하는 데 필요한 일상적인 정보, 교육, 업데이트 및 문서를 위해 온라인 또는 대면 장소를 모든 사람이 필요할 때 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 직원이 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있도록 모든 항목에 명확하게 레이블을 지정하고 효과적으로 구성해야 합니다. 팀이 항상 필요한 것만 준비할 수 있도록 오래된 자료를 폐기하거나 보관하십시오.
• 실시간 커뮤니케이션 및 공동 작업: 회사 회의, 팀 회의 및 개별 회의는 모든 사람에게 최신 정보를 제공하고, 큰 변경 사항을 발표하고, 프로젝트에서 공동 작업하거나 성과 피드백을 제공하는 데 필요할 수 있습니다. 팀 규모와 필요에 따라 분기별, 월별 또는 더 자주 실시간 회의 일정을 잡을 수 있습니다.
• 시간에 민감한 커뮤니케이션: 때때로 정전, 급작스러운 마감 마감 또는 작업에 영향을 줄 수 있는 기상 조건에 대해 긴급한 커뮤니케이션이 필요합니다. 긴급성은 스트레스를 유발할 수 있으므로 가능한 경우 즉각적인 응답이 필요한 메시지 수를 줄이십시오. 시간에 민감한 사항을 보내야 하는 경우 채팅 앱과 같은 실시간 통신 시스템을 고려하고 이메일 및 푸시 메시지와 같은 여러 채널을 통해 메시지를 보내 중요한 정보가 필요한 모든 사람에게 도달할 수 있도록 합니다. .

4. 회사 커뮤니케이션에 대한 피드백 받기

조직으로서 의사 소통 기술을 구축하면서 의사 소통 요구 사항 및 스타일에 대한 피드백을 얻으십시오. 더 많은 체크인, 더 적은 수의 체크인 중 무엇을 보고 싶어하는지 팀에 물어보십시오. 그들이 필요하지만 보지 못하는 특정 유형의 정보나 커뮤니케이션이 있는지 물어보십시오. 모든 사람이 의사소통 방식에 편안합니까 아니면 해결해야 할 문제가 있습니까? 모든 사람의 우려 사항을 해결할 수는 없지만 패턴이 나타나면 변경을 원할 수 있습니다.

무엇보다도 팀 커뮤니케이션을 정기적으로 측정하고 싶을 것입니다. 혼란이 줄어들고 좌절감이 줄어들고 효율성이 향상되고 있습니까? 균열을 통해 떨어지는 정보가 더 적습니까? 올바르게 평가하려면 회사 커뮤니케이션 측정에 대한 가이드를 읽으십시오.

5. 사람을 우선으로 하는 커뮤니케이션 스타일 만들기

보다 효과적으로 의사 소통하는 한 가지 방법은 전문 용어를 제거하고 직접 대면 및 텍스트로 의사 소통을보다 개성있게 만드는 것입니다. 글머리 기호와 단편적인 구문을 사용하는 대신 완전한 문장을 사용하십시오. "패러다임 이동" 또는 "서클 백"과 같은 전문 용어를 사용하는 대신 "변경" 또는 "다시 논의"와 같은 더 간단하고 명확한 언어를 사용하십시오. 두문자어를 사용해야 하는 경우 "다양성, 형평성 및 포용성(DEI)"과 같이 먼저 철자를 쓰고 그 뒤에 두문자어를 포함하십시오. 청중을 염두에 두고 글을 쓰고 전문적인 연락처와 함께 사용하는 언어를 사용하면 음색이 더 따뜻하고 매력적으로 들릴 수 있습니다. 또한 메시지를 더 명확하게 만들 수 있습니다.

개인이나 팀과 의사 소통할 때 먼저 연락하는 사람에게 체크인하여 메시지를 개인적으로 만드십시오. 예를 들어, 팀원과 회의를 시작하는 경우 "안녕하세요?"라고 진심으로 묻는 것으로 시작하십시오. 그리고 그 대답을 온전히 경청합니다. 팀을 진정으로 돌보며 관계를 구축하면 청중과 그들의 요구를 알게 되면서 의사 소통이 더 쉬워질 수 있습니다.

6. 팀으로 함께 개인 기술 개발

감성 지능, 말하기 기술 및 쓰기 기술과 같은 기술에 대해 공동으로 작업하면 팀으로서 아이디어와 정보를 보다 효과적으로 공유하는 데 도움이 될 수 있습니다. 강사를 고용하여 의사 소통 기술을 향상하고 함께 의사 소통하기 위한 지침을 수립하도록 설계된 세션을 실행할 수 있습니다. 직원 교육 응용 프로그램을 사용하면 의사 소통 기술을 중심으로 과정을 만들고 참여를 추적할 수도 있습니다.

7. 포용적 의사소통 만들기

미국 장애인법(Americans with Disabilities Act, ADA)의 제목 I에 따라 미국 고용주는 장애를 가진 근로자를 위해 합리적인 편의를 제공해야 합니다. 모든 직원이 정보에 액세스할 수 있도록 회의 녹음에 자막을 제공하고 연설 또는 구두 의사 소통 후에 서면 온라인 메모를 제공할 수 있습니다. UN에는 의사소통을 포용적으로 만들기 위한 추가 아이디어로 가득 찬 온라인 가이드가 있으며 ADA에는 효과적인 의사소통에 대한 개요가 있습니다.

8. 모든 의사소통 방식에 대처하기

다음 네 가지 주요 커뮤니케이션 유형을 고려하여 포괄적이고 효과적인 직장 커뮤니케이션에 대해 생각해 볼 수도 있습니다.

통화, 프레젠테이션 및 대인 대화를 포함한 구두 의사 소통

사전에 통화 및 프레젠테이션을 연습하고 이를 검토하여 언어 중 누구도 배제되지 않는지 확인할 수 있습니다. 모든 직원이 정보를 다시 방문하거나 필요에 따라 참조할 수 있도록 슬라이드 데크 또는 프레젠테이션의 서면 버전을 제공합니다.

이메일, 편지 및 보고서를 포함한 서면 커뮤니케이션

글을 쓸 때 좋은 글쓰기 에티켓을 알아두십시오. 예를 들어 대문자를 모두 사용하거나 느낌표를 너무 많이 사용하지 마십시오. 보내기 전에 항상 자료를 확인하여 일부 청중에게 문제가 될 수 있는 오류나 표현이 없는지 확인하십시오. 예를 들어, 인종 편견에 뿌리를 두고 있고 일부 사람들이 소외감을 느낄 수 있으므로 "와우" 및 "할아버지"와 같은 용어를 사용하지 마십시오. 인종차별주의자, 능력주의자, 연령차별주의자 또는 기타 해로울 수 있는 문구에 주의하십시오. 언어는 항상 변하기 때문에 글을 쓸 때 가이드를 참조하는 것이 유용할 수 있습니다. American Psychological Association은 포괄적인 언어에 대한 유용한 개요를 제공합니다. 가능하면 공유하기 전에 문제가 있는지 누군가가 귀하의 서면 자료를 살펴보게 하십시오.

서면으로 정보를 보낼 때 시각 장애가 있는 사람이 정보에 접근할 수 있는 방법을 고려하십시오. 직원이 쓸 수 있는 메모를 소리내어 읽어주는 소프트웨어나 앱이 있습니까? 이것은 시각 장애가 있는 사람들뿐만 아니라 다른 팀원들에게도 도움이 될 수 있습니다. 정보에 액세스할 수 있는 다양한 방법을 사용함으로써 직원들은 가장 효과적이고 자신에게 가장 편안한 방법을 선택할 수 있습니다.

적절한 경우 다른 사람들이 텍스트에 댓글을 달거나 추가하거나 편집할 수 있도록 살아있는 문서를 만드십시오. 이를 통해 모든 사람이 참여할 수 있는 기회를 제공하고 팀원들에게 또 다른 커뮤니케이션 옵션을 제공하는 비동기식 피드백이 가능합니다.

비디오 및 사진을 포함한 시각적 커뮤니케이션

사진과 영상을 공유할 때 이미지가 불쾌감을 줄 수 있는지 고려하십시오. 다른 사람을 희생시키는 농담이 있습니까? 팀원 모두의 사진이나 동영상이라면 공유할 수 있도록 모든 사람의 허가를 받았나요?

시각 커뮤니케이션을 공유할 때 자막을 사용하거나 정지 사진에 대한 설명을 사용하여 시각 장애가 있는 사람들을 돕습니다. 이렇게 하면 느린 인터넷 연결을 사용하고 로드 속도가 느린 이미지를 쉽게 볼 수 없는 사람에게도 도움이 됩니다.

9. 비언어적 커뮤니케이션 신호 처리

자세, 몸짓, 표정을 포함한 비언어적 의사소통은 메시지의 55%를 차지하며 7%만이 사용하는 단어로 구성됩니다. 그러나 그들이 어떤 인상을 줄 수 있는지 알고 있는 전문가는 거의 없습니다.

다른 참가자의 허락을 받아 회의 및 프레젠테이션을 비디오 테이프로 녹화하여 목소리, 높낮이, 몸짓 및 몸짓 언어를 평가합니다. 코치 또는 팀의 다른 사람들로부터 피드백을 받으세요. 비언어적 의사 소통으로 인해 메시지를 이해하거나 참여하기가 어렵습니까?

코치와 함께 일하면 더 효과적인 연설자가 될 수 있습니다. 미디어 코치는 또한 더 나은 언어 및 비언어적 의사 소통을 위해 바디 랭귀지, 표정 및 자신감을 마스터하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

10. 자신의 내부 의사 소통에주의하십시오

내부 커뮤니케이션은 회사 커뮤니케이션에 대해 이야기할 때 자주 논의되지 않지만, 때때로 당신이 알지 못하는 방식으로 다른 사람들과 상호 작용하는 방식에 영향을 미칠 수 있습니다. 우리 모두는 우리가 경험한 것에 대해 "이야기"를 만드는 경향이 있습니다. 예를 들어, 누군가가 팔짱을 끼고 있다면, 그렇지 않더라도 누군가가 화를 내는 것으로 해석할 수 있습니다. 당신은 자신도 모르게 이런 가정을 할 수 있고, 다른 사람과의 상호작용은 당신의 잠재의식적 해석에 영향을 받을 수 있습니다.

자신에게 이야기를 할 때 인지하는 데는 약간의 연습이 필요합니다. 누군가와 의사 소통할 때 좋은 습관은 자주(그리고 조용히) 스스로에게 몇 가지 질문을 하는 것입니다.

• 이 상황에 대한 사실은 무엇입니까?
• 그것들은 정말로 사실입니까, 아니면 가정입니까?
• 나는 이 상황에 대해 어떤 이야기를 하고 있는가?
• 내가 나 자신에게 하는 이야기가 사실입니까, 아니면 다른 가능한 설명이 있습니까?

사실에 집착하기보다 자신에게 이야기를 하는 자신을 발견하면 다른 사람의 최선의 의도를 가정한 다음 명확히 하는 것이 유용할 수 있습니다. 때때로, 자신이 이런 식으로 길을 벗어나는 것을 발견하면 다음과 같이 말함으로써 확인할 수 있습니다. . .그러나 나는 사물을 다음과 같이 해석하고 있습니다. . . 제가 같은 입장인지 확인하기 위해 명확히 말씀해 주시겠습니까?” 이 직접적인 접근 방식은 잘못된 의사 소통을 줄일 수 있으므로 전체 팀이 이를 채택하도록 가르치는 것이 좋습니다.

마지막 말

당신의 하루 중 대부분은 정보를 받거나 다른 사람들과 공유하는 데 보낼 것입니다. 회선 연결, 전화 끊김 및 잘못된 해석이 발생하지만 조직에서 효과적인 커뮤니케이션 기술을 사용하면 팀원이 필요할 때 명확하고 시기적절한 정보와 신뢰할 수 있는 리소스를 경험할 수 있는 직장이 될 수 있습니다.